Você já ouviu falar na Matriz de Eisenhower? Talvez ela seja uma boa solução para você.
Você sempre tem muito o que fazer. Além de todos os seus projetos atuais, parece que você tem também 50 outras coisinhas que precisam de sua atenção.
Tem uma tonelada de emails não respondidos, um colega de outro grupo de projeto que precisa desesperadamente de sua ajuda em alguma coisa e eles estão bem atrasados! Sem falar que uma pilha de roupa suja está esperando por você em casa.
Com todas essas prioridades zunindo ao redor do seu cérebro ao mesmo tempo, é difícil dar conta de qualquer uma delas. A ansiedade de não saber por onde começar está te deixando em um estado de dúvida paralisante. Você se sente travado e pressionado.
Mas não temos apenas más notícias. Soluções para priorizar tarefas e tomar decisões não são nenhuma novidade. Na verdade, uma das grandes ferramentas práticas para se tomar decisões surgiu há meio século atrás, de autoria do tradicional mestre da produtividade e um cara bastante ocupado: Dwight Eisenhower, o 34º Presidente Americano.
A matriz de Eisenhower
A Matiz de Eisenhower é um jeito fácil de definir como priorizar suas tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes.
A ideia é que todas as suas tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência. Esses 4 quadrantes recebem um valor de 1 a 4 baseado em sua prioridade.
“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.” – Dwight Eisenhower, 34º Presidente Americano
Ao usar a Matriz de Eisenhower, tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e “Urgentes” recebem um nível de prioridade 1, e devem ser o seu foco. Do outro lado da escala, tarefas que são consideradas tanto “Não Importantes” quanto “Não Urgentes” devem ser deixadas de lado. No meio estão as tarefas que podem ser agendadas mais para adiante ou mesmo delegadas para outras pessoas.
Por que é tão difícil tomar decisões?
Pesquisas mostram que a tomada de decisão está intrinsecamente ligada a emoção. A parte de seu cérebro ligada à racionalidade e a tomada de decisão, o córtex orbito-frontal, e a parte de seu cérebro associada com emoção, a amígdala, na maior parte do tempo estão trabalhando juntas quando você está processando pensamentos complexos.
Isso significa que a tomada de decisão está, na verdade, ligada ao seu estado de humor. De fato, a ansiedade e a depressão são normalmente definidas como sentimentos de imobilidade, de estar travado, e a uma incapacidade de tomar decisões.
É por isso que usar uma ferramenta gráfica como a Matriz de Eisenhower ajuda a fazer a triagem de suas tarefas ou das decisões que tem que tomar, é um jeito fácil de reduzir sua carga emocional.
Deixe visível
A Matriz de Eisenhower pode ser transportada para um quadro Trello com suas tarefas. Faça uma lista para cada quadrante e também uma lista de “entrada”, onde você pode jogar tudo que precisa fazer e triar quando estiver pronto. Vai ficar algo parecido com isso:
Só de bater o olho no seu quadro com a Matriz de Eisenhower já vai te dar um alívio ao perceber que as coisas estão equilibradas. Você tem um monte de cartões na lista “Não Importante / Não Urgente”? Comece a dar um jeito em alguns deles para fazer essa lista parecer mais gerenciável.
Só ponha o que está realmente pressionando você na lista “Importante / Urgente”. São tarefas que não podem ser postergadas e às quais você deve dar sua total atenção pessoal. Tarefas que são “Urgentes”, mas não necessariamente “Importantes” são normalmente tarefas que podem ser delegadas para outra pessoa quando necessário.
Lembre-se que definir as prioridades das tarefas pode ter um significado diferente dependendo de cada pessoa. Para você, reservar aquele voo para a conferência pode ser urgente porque se você não fizer isso logo, os preços das passagens aéreas vão fazer um rombo em seu orçamento. Para outros isso talvez possa ser delegado a um assistente.
Se você trabalha de perto com outra pessoa, como um assistente e até mesmo marido ou esposa (pode ser trabalho ou afazeres domésticos), inclua-os no quadro, assim você vai poder passar algumas tarefas para eles.
Se você quiser manter o quadro só para você, pode usar a função de copiar cartão e mover para outro quadro onde está colaborando com outros.
Entradas automáticas
Parte da ansiedade de ter múltiplas tarefas é o fato de não poder visualizá-las todas no mesmo lugar. Se você está no seu email e vê alguma coisa que precisa responder, mas não tem tempo agora, use a função de Criar Cartão por Email para o Quadro Trello para enviar isso automaticamente para a lista de entrada. Depois de juntar alguns desses cartões, você sabe que é hora de fazer uma triagem para as categorias da Matriz de Eisenhower.
Você também pode usar a ferramenta de automação Zapier para criar cartões na sua lista de entrada. Conecte outros apps que você usa ao Trello e quando eventos específicos acontecerem, isso vai disparar um Zap e enviar um cartão à sua lista Trello.
Por exemplo, automaticamente crie um cartão Trello toda vez que uma nova linha for criada em uma planilha do Google. Ou se você estiver com pressa e fazendo anotações com o Evernote, configure para dar um Zap e enviar para seu quadro Trello para depois ver como colocar em prática tudo que anotou.
E não se esqueça que você pode simplesmente acrescentar cartões de outros quadros Trello no seu quadro da Matriz de Eisenhower usando a função de cópia para suas listas de ações.
Supere o medo de tomar decisões
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta visual que pode ser usada com os aplicativos de produtividade que você já usa, como o Trello, para manter tudo organizado. É uma maneira fácil de direcionar tarefas em 4 níveis de prioridade, sendo que um deles você descarta imediatamente (Não Importante / Não Urgente). Então, na verdade, são apenas 3 categorias de tarefas dignas de merecer sua atenção.
Em resumo, você realmente tem muitas coisas para fazer. Não faça o processo de definir prioridades ser ainda mais uma coisa que você tem que fazer. Agradeça ao Eisenhower!
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