Como o “Efeito Silo” Está Prejudicando a Colaboração Entre Suas Equipes

A expressão “efeito silo” pode parecer um pouco inquietante inicialmente, como o título de um filme esquisito de ficção científica realizado em uma fazenda. Mas, afinal, o que esse termo significa?

O efeito silo acontece quando departamentos distintos ou equipes dentro de uma organização não mantém uma comunicação interna eficaz entre eles – e a produtividade sofre, em consequência disso. Um exemplo fundamental do efeito silo é quando dois departamentos estão trabalhando em iniciativas praticamente idênticas, mas nenhuma delas está consciente do que a outra está fazendo.

Apesar do fato que funcionários estão mais bem conectados tecnologicamente que em qualquer momento do passado, o efeito silo continua a ser um problema em todo tipo de empresa. Não acredita? Confira essas estatísticas:

• 39% dos funcionários dentro de um grupo analisado acredita que não há colaboração suficiente entre pessoas de sua organização.
• 86% de executivos e funcionários entrevistados colocam a culpa de problemas e fracassos da equipe em falta de colaboração ou de comunicação.
• Menos de 50% dos entrevistados acreditavam que suas organizações discutiam problemas de maneira eficaz e sincera com seus funcionários.

Distâncias geográficas, espaços físicos, diferenças de gestão, problemas de segurança, entre outras coisas, são razões pelas quais silos podem se desenvolver na empresa. Afinal, equipes diferentes geralmente se especializam em áreas diferentes – e isso é bom. Um peão para toda obra não vira mestre em nenhuma, não é mesmo?

Porém, a segmentação excessiva prejudica a produtividade, a rentabilidade e a coesão entre equipes. Então mesmo que o efeito silo cause problemas para as empresas, se livrar de todos os silos tampouco é a solução.

Então, como podemos fomentar a colaboração entre equipes ao mesmo tempo em que mantemos a diferenciação necessária das funções?

Comece no topo

Enquanto funcionários individuais dentro das diversas áreas podem não trabalhar juntos no dia-a-dia, é importante que os gestores dessas equipes trabalhem.

Reuniões diárias (ou no mínimo semanais) podem ajudar a manter todo mundo informado sobre as atividades dos outros departamentos. Discussões sobre os objetivos gerais da empresa durante essas reuniões podem igualmente ajudar gestores a decidir a melhor maneira de dividir o trabalho entre os departamentos – o que dá aos funcionários uma oportunidade única de colaborar.

Às vezes, silos podem aparecer por causa de diferenças de opinião entre chefes de departamento sobre as prioridades da empresa. Esse é outro problema que pode ser aliviado com reuniões abertas e sinceras – ao contrário de ter um ou dois executivos sendo os únicos que sabem o que está realmente acontecendo.

Reúnam-se, agora mesmo

Colaborações criativas entre funcionários com habilidades variadas é outra maneira excelente de facilitar a comunicação interna de longo prazo. Dê aos funcionários a oportunidade de trabalhar juntos em projetos importantes de grande escala.

Segundo a HR.com, identificar e satisfazer habilidades diferentes é uma maneira de prevenir abordagens “tamanho único” à gestão. Identificando as diferentes capacidades de seus funcionários, é mais fácil encontrar áreas onde duas ou mais pessoas podem trabalhar juntas para amenizar suas fraquezas:

Fonte da Imagem: HR.com

Isso não só fomentará trabalho excelente, mas ajudará também a criar um sentimento de que todos estão envolvidos na construção de algo especial, em conjunto – e esse tipo de experiência coletiva cria laços de verdade!

Quando a Mainstreethost, uma agência de marketing e SEO, atualizou seu site, ela usou essa tática, com muito êxito. Como diz Jessica Marranco, Estrategista Chefe de Conteúdo do Departamento de Entradas:

“Reunir-nos para redesenhar o site de nossa empresa foi altamente impactante para todos os envolvidos. Não só foi um dos maiores projetos em que a maioria de nós havia trabalhado, como participavamos de departamentos diferentes, nunca havíamos trabalhado juntos em qualquer projeto. Com comunicação consistente através de um quadro Trello coordenado – bem como reuniões presenciais — fomos capazes de dar vida à nossa visão comum. Posso dizer sinceramente que cada membro da equipe emergiu com mais conhecimento que quando começamos o projeto.”

Nos vemos na nuvem

É 2016, e já se foram os dias em que se mandavam centenas de documentos Word para lá e para cá em correntes intermináveis de e-mails. A maioria das empresas tem uma plataforma de bate-papo para ajuda-las a permanecer em contato com os colegas durante o dia.

Existem muitas ferramentas especificamente concebidas para facilitar a comunicação interna entre funcionários onde é que eles estejam. E quando você está tentando abrir linhas de comunicação entre grupos separados, a conveniência e a eficiência são particularmente importantes porque todos devem estar no mesmo patamar de informação.

O Google Drive é um exemplo óbvio de uma ferramenta que satisfaz esses requisitos. A funcionalidade ‘Documents’, por exemplo, permite que usuários múltiplos editem um só documento simultaneamente e em tempo real.

Google Drive Google Docs tem aplicações tão amplas que outras plataformas criaram extensões específicas para que seja mais fácil anexar e compartilhá-las em seu próprio software – incluindo o Trello.

O item extra Google Drive no Trello fornece pré-visualizações e metadados sobre o documento, incluindo atualizações mais recentes e a data de criação.

Em vez de anexar documento Word após documento Word com edições e reedições, o Trello permite que você se conecte diretamente a um Google Doc único. E você só precisa de um graças à funcionalidade de edição em tempo real.

Se você está procurando ainda mais capacidades de colaboração, o Slack é outra plataforma que permite combinar Google Docs, notificações do Trello, e outros anexos em um só lugar!

Pode-se dizer que esses três juntos são como uma trindade de transferências, um polo de produtividade, um cacho de comunicações.

O negócio é apagar as fronteiras

A diferenciação entre departamentos e equipes é um fato positivo, porém, às vezes pode ser vantajoso combinar habilidades e deveres.

O cenário tecnológico mudou completamente nossas concepções de alguns cargos de empresa. Isso significa que muitos profissionais tiveram que sair de suas zonas de conforto para se adequar a papeis que mudam com as tendências.

Um ótimo exemplo disso é o tradicional departamento de serviço ao consumidor. No passado, representantes de serviço ao consumidor se comunicavam com clientes por telefone, e depois através dos websites. Hoje em dia, contudo, os papeis dos especialistas em mídias sociais e de profissionais de serviço ao consumidor se confundem.

• 67% de americanos que fazem compras por internet usam mídias sociais (na maioria dos casos Twitter e Facebook) para fins de serviço ao consumidor.

Sem dúvida, essa tendência forçou especialistas em mídias sociais a desenvolver habilidades em relações com clientes e vice versa. Isso cria igualmente uma necessidade de desenvolver objetivos comuns, melhores práticas e uma voz consistente entre esses dois departamentos.

Você não pode ter uma pessoa no telefone dizendo uma coisa enquanto outra pessoa em outro departamento está twitando informações totalmente opostas. Em situações como essas, a colaboração entre equipes é absolutamente crucial.

Outros departamentos que também começaram a se aliar sistematicamente são: vendas e marketing (smarketing), concepção de produto e desenvolvimento web, consultoria de cliente e SEO, e muitos mais! Cada um requer um esforço colaborativo para manter todos informados de maneira igual.

Alguns chefes de empresa podem pensar que algumas das sugestões acima não valem o tempo ou o dinheiro para implementá-las, mas o custo de ter uma organização segmentada, sofrendo efeito silo é incalculável.

Se não for por outra razão, fornecer uma experiência agradável e ininterrupta para seus clientes e parceiros de negócios deve ser incentivo suficiente para começar a juntar um pouco mais suas equipes.