Método GTD: o que é e como começar a usar

Você também é do tipo de pessoa que pensa em milhões de coisas ao mesmo tempo e quando dá uma paradinha para ver o relógio já está no final do dia e você não conseguiu realizar nem a metade das coisas que passou pela sua cabeça? Talvez nós temos algo em comum e este post irá te ajudar.

Ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar melhor o seu tempo, se engajando no que está fazendo. Tem a ver com mente plena, estar presente, e sem preocupações. Hoje em dia, a maioria das pessoas não sofre com o excesso e volume de coisas a se fazer, mas sim com o processo com que abrigam tais demandas em suas vidas. Isso faz com que elas esqueçam de realizar tarefas, a cabeça fica cheia e, por mais que consigam obter certo controle, não vêem perspectiva em suas ações.

Se você se encontra nessa situação, talvez o método GTD seja uma solução. Para quem não conhece, o GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen, um simpático senhor norte-americano que começou a trabalhar com produtividade há mais de 30 anos. Com o tempo, reunindo diversos aprendizados e técnicas de produtividade ao longo da vida, ele publicou um livro que deu base à metodologia: “Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer”, em português.

O GTD se baseia em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:

1. Capturar: Tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável.
2. Esclarecer: Este é o momento em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou e decidir o que demanda ação ou não.
3. Organizar: É importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
4. Refletir: Este é o momento de revisão de todo o nosso sistema para não perder nada de vista, atualizar as informações e obter perspectiva.
5. Engajar: É executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle.

O GTD se pauta bastante em um conceito chamado mind like water – mente como água, em português. Trata-se de uma analogia tirada das artes marciais (busque pelo termo no Google e encontrará dezenas de imagens do Bruce Lee) que faz jus à tranquilidade de ter tudo sob controle. Mas atenção: ter tudo sob controle não significa que sua vida é chata e previsível, mas que você sabe se organizar e se recompor novamente, caso tudo saia dos trilhos com situações imprevisíveis (que, sabemos, acontecem o tempo todo). Não existe um dia igual ao outro.

Dando os primeiros passos

Não existe melhor fonte para aprender o GTD que o livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer”. Porém, o que acontece é que o livro tem muita informação e pode ser demais para quem estiver começando. O próprio David Allen disse que, quando escreveu o livro, quis colocar tudo sobre o GTD nele, o que pode ter causado esse excesso. Portanto, vale ler e reler mas, acima de tudo, começar aos poucos, pois há bastante coisa a ser implementada.

Eu costumo dizer que o GTD tem o nível de complexidade que você quiser – desde organizar o seu dia a dia, suas tarefas, seus e-mails e seus compromissos, até seus objetivos e valores. Mas, para isso, tem que começar aos poucos. Eu mesma, que já li e reli o livro umas 200 vezes, sempre me pego lendo algo novo que não havia reparado antes. Isso depois de quase nove (!) anos. Trata-se de uma fonte riquíssima de informações.

Para aprender a usar o GTD tem que testar, praticar e se habituar. O GTD é uma habilidade como tocar violino – precisa ter disciplina e dedicação no começo até que vira algo que simplesmente flui e faz da sua vida uma linda melodia.

Como saber o que fazer no dia a dia?

O David sugere que, sempre que estiver pronto para executar, cada pessoa deve analisar primeiro o contexto em que está inserido, depois o tempo disponível e, por último, a sua energia e nível de atenção.

Por exemplo: se eu tiver 15 minutos antes de entrar em uma reunião, vou analisar em que contexto estou (ex: ao computador), o tempo disponível (15 minutos) e meu nível de energia (fraco, pois estou ansiosa para a reunião). Isso direciona a minha execução. Eu não vou tentar executar ações que demorem mais de 15 minutos, porque senão vou ter que parar na metade para ir para a reunião. Também não vou tentar trabalhar em algo que demande foco se eu estou me sentindo péssima emocionalmente.

Existem 3 tipos de atividades em nosso dia a dia

É importante saber que cada pessoa (e todas elas) tem três tipos de atividades em seu dia a dia:

1. Atividades não planejadas: são referentes às demandas do dia, imprevistos ou urgências, mas também pode ser aquela vontade que a gente tem de parar tudo e se jogar de cabeça em um projeto ou tocar violão.
2. Atividades pré-definidas: são as coisas que você já tem na sua agenda, nas suas listas de ações, projetos etc. Quanto mais alimentado estiver o seu sistema, maior a sua possibilidade de negociar prioridades com o chefe, por exemplo, ou ter controle sobre onde está investindo o seu tempo. Um sistema confiável que tenha tudo o que você precisa saber também dá bastante tranquilidade, porque você não fica com a sensação de que está esquecendo algo.
3. Atividades a serem definidas: que é basicamente o tempo que você passa processando, organizando suas listas e coletando novas informações. Não há milagre. Para ser produtivo, é necessário investir um tempinho ao longo do dia para fazer essas coisas.

Como você vai distribuir essas atividades ao longo do seu dia de trabalho é muito pessoal e varia de cargo, função e mesmo personalidade. Um gerente, por exemplo, passará mais tempo definindo o seu trabalho que um analista júnior, que atende mais demandas do dia. São particularidades que devem ser observadas para entender até mesmo como pode ser o aproveitamento de tempo do dia de cada um.

Uma ferramenta como o Trello pode te ajudar a manter todas essas atividades centradas em um só lugar e acessível esteja onde for. O quadro abaixo mostra os princípios do GTD aplicado no Trello.

Copie esse quadro e comece a usar a metodologia GTD em seu dia a dia.
(Nota: esse quadro não foi criado pela Thais Godinho—autora deste artigo.)

A pior prática possível com relação à nossa produtividade é se organizar e ter a sensação de que “espero que esteja tudo ok!”. Isso dá muita insegurança! Como podemos nos concentrar e trabalhar em ideias se nossa cabeça está cheia de preocupações? Não é possível.

Portanto, o estado de mente como água que estou buscando é justamente aquele por saber que meu inventário de ações está completo e atualizado, e todos os meus horizontes de foco estão integrados. Posso trabalhar nas minhas melhores ideias, prestar atenção à minha intuição e tomar decisões com a mente relaxada. Quem não quer isso? Isso é o GTD.