Como aumentar a produtividade (na hora) com micro tarefas

micro tarefa

Vá devagar. Um passo de cada vez. De grão em grão, a galinha enche o papo.

Você já ouviu essas expressões? Claro que sim — dividir projetos em partes menores é uma premissa bastante presente nos processos de gerenciamento de projetos.

Aqui no Trello, nós gostamos de chamá-la de “micro tarefa”. Está achando que acabamos de inventar essa palavra? Acertou.

A micro tarefa é importante

A gente acha que o termo “micro tarefa” engloba perfeitamente a essência desse conceito. É muito mais fácil (e menos assustador) se concentrar em dar um passo de cada vez — ao invés de paralisar ao ver a maratona inteira que você ainda tem pela frente.

“Dividir as tarefas em partes menores nos ajuda a enxergar as tarefas maiores como mais viáveis e reduz nossa tendência a procrastinar ou adiar tarefas por simplesmente não saber por onde começar,” explica Melissa Gratias, Ph.D., coach e palestrante sobre organização e produtividade no trabalho.

Faz sentido, não? Mas, tem um detalhe: você já parou para se perguntar por que essa tática funciona tanto? No fim das contas, você faz basicamente a mesma quantidade de trabalho. Então, por que achamos essa estratégia de “um passo de cada vez” tão útil?

dicas para organizar o tempo

Dividir as tarefas em partes menores nos ajuda a enxergar as tarefas maiores como mais viáveis e reduz nossa propensão a procrastinar ou adiar tarefas por simplesmente não saber por onde começar.

— Melissa Gratias, Ph.D., coach e palestrante sobre organização e produtividade no trabalho.

 Fomos atrás da ciência e da psicologia para identificar os motivos pelos quais preferimos matar “leões” a um golpe de cada vez.

1. Seu cérebro é limitado (sem ofensas!)

“A memória humana é falha e limitada,” diz Dra. Gratias. “Todos sabemos disso. Não conseguimos nos lembrar de tudo.”

Apesar de os limites da memória serem diferentes para cada pessoa, estudos recentes mostram que a capacidade média da nossa memória operacional (que é usada para tarefas da nossa mente) é de apenas 3 a 5 itens. Qualquer coisa a mais que isso corre o risco de ser deletada do seu cérebro.

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“Se dependermos da nossa memória, vamos parar a cada passo da tarefa e pensar: ‘O que preciso fazer agora?’” explica Dra. Gratias. “Essas paradas são oportunidades para se distrair, desandar ou pisar em falso.”

Em outras palavras, dividir um projeto grande em micro tarefas nos ajuda a identificar com facilidade qual deve ser o próximo passo.

Isso me leva a mais uma observação importante: esse processo não deve acontecer mentalmente (pois, caso já tenha esquecido, sua memória não é das melhores).

Esses passos individuais devem ser escritos fisicamente na sua lista de tarefas ou em uma checklist em um cartão do Trello, por exemplo - a propósito, já conhece a psicologia do checklist?

Você pode usar a lista como um guia para seu projeto quando não conseguir se lembrar do próximo passo.

2. Você tem mais organização e produtividade com metas específicas

Você tem um projeto enorme nas costas — por exemplo, está encabeçando o lançamento de um site completamente novo para a sua empresa.

De relance, sua meta parece simples: deixar o site pronto. Porém, na realidade, esse objetivo está vago demais. O que define “estar pronto”? Quando o site precisa estar no ar? Como você vai fazer isso acontecer? Não existe uma direção muito clara na meta “deixar o site pronto”.

É exatamente por isso que a especificidade é um dos elementos principais da Teoria do Estabelecimento de Metas, desenvolvida pelo psicólogo Edwin Locke no final da década de 1960.

Em um artigo publicado na Oxford Research Encyclopedia of Psychology sobre essa teoria, o autor e professor de Eficácia Organizacional, Gary Latham, cita 4 razões principais pelas quais metas específicas são tão poderosas:

  1. Metas específicas nos forçam a decidir alcançá-las — e, como resultado, excluem tudo que é irrelevante. Isso aumenta nossa organização do tempo por estarmos focados, além de intensificar nosso senso de propósito.

  2. De modo similar, metas específicas fomentam o esforço, que é outro alicerce da motivação.

  3. Metas específicas nos inspiram a ser mais persistentes ao entendermos com mais clareza o que é o sucesso.

  4. Metas específicas imediatamente fazem nossa mente ir a mil por hora pensando nas estratégias necessárias para alcançá-las.

Claro, há muitas outras pesquisas que mostram que temos a tendência de fazer as coisas darem certo com metas específicas. Em apenas um estudo com 162 alunos de graduação participando de um teste computadorizado de coordenação motora, pesquisadores descobriram uma correlação entre a especificidade da meta e o nível de desempenho. Descobriram que, ao testar a dificuldade da meta, estabelecer metas pessoais específicas resultava em níveis mais altos de organização e produtividade.
Então, o que isso tem a ver com o conceito de micro tarefas?

Bem, dividir um projeto em tarefas menores nos permite estabelecer marcos mais específicos (ex.: “escrever o texto da página inicial até o fim da semana”) e, como resultado, continuar com motivação e ânimo na direção correta.

3. Feedback regular ajuda a concentrar na meta

Projetos maiores podem levar semanas — às vezes até meses ou anos. Existe alguma coisa mais frustrante do que investir todo esse trabalho em uma tarefa, só para descobrir bem mais tarde que você está indo na direção totalmente errada?

Esse é outro motivo pelo qual dividir essas tarefas em partes menores, ou micro tarefas, é tão crucial: você tem a oportunidade de receber feedback (que é outro elemento essencial da Teoria do Estabelecimento de Metas) e fazer ajustes quando necessário.

É fácil ver exemplos de feedback profissional bem desanimadores, particularmente quando os comentários são duros. No entanto, a ciência prova que feedback de qualquer tipo — seja ele positivo ou negativo — nos inspira a seguir em frente.

Em um estudo com 157 participantes que participaram de um jogo de exercícios para o cérebro, descobriram que:

  • O feedback negativo diminuiu sentimentos de competência, mas ainda assim melhorou a jogabilidade.

  • O feedback negativo motivou participantes a melhorar o desempenho no curto prazo.

  • O feedback positivo gerou motivação de longo prazo nos participantes.

Isso mostra que, talvez para a surpresa de muitos, comentários positivos e negativos ajudam a fazer ajustes e manter o foco na tarefa sendo realizada. Você vai sentir falta disso se tentar dar conta de uma meta inteira em uma tacada só.

Dividir um projeto grande em micro tarefas faz com que você receba feedback, corrija o curso e mantenha a motivação e produtividade até que o projeto seja concluído,” resume Dra. Gratias.

4. Seres humanos odeiam esperar resultados

“Como seres humanos, não somos bons no quesito ‘recompensa adiada’,” diz Dra. Gratias. “Gostamos de ver progresso, e gostamos de vê-lo com rapidez e frequência.”

como aumentar a produtividade com qualidade

Você deve conhecer o sentimento de adrenalina que sente quando consegue eliminar uma tarefa da sua lista. Mas, você sabe o que está acontecendo no seu cérebro quando você tica aquela caixinha ou risca aquele item da lista? Bem, seu cérebro libera dopamina — um neurotransmissor que está ligado a sentimentos de prazer e motivação.

Olha que interessante: esse sentimento traz prazer, então você vai dar o melhor de si para repetir o êxito. É o que os neurocientistas chamam de “aprendizagem autodirigida”, e é um grande motivo que justifica dividir projetos grandes em micro tarefas.
Ao dividir essas demandas de longo prazo em partes menores, você abre o caminho para experimentar recompensas mais frequentes (olha a dose de dopamina!), que inspiram você a continuar seguindo em frente.

“Quando suas tarefas são grandes demais, você perde oportunidades de sentir a adrenalina,” compartilha Dra. Gratias. “Estamos alimentando nossos próprios desejos de receber recompensa e feedback quando dividimos uma tarefa pesada em tarefas menores.”

Chegou a hora de quebrar projetos em micro tarefas!

Bom, você já sabe que a produtividade é pessoal: o que dá certo para uma pessoa pode dar errado para outra.

No entanto, quando estamos falando de projetos enormes e assustadores, o conceito de quebrá-los em uma lista de tarefas menores é a melhor dica que conhecemos de como aumentar a produtividade com qualidade.

micro tarefas
A micro tarefa é a nova lista de tarefas. Saiba por que é cientificamente comprovado que dar “um passo de cada vez” é a melhor maneira de fazer mais.

“Existem elementos comuns na maneira como seres humanos pensam e agem,” conclui Dra. Gratias. “Quebrar uma tarefa grande é muito útil para pessoas que estão se sentindo sobrecarregadas ou que não estão progredindo em seus projetos e tarefas.”

O que resta fazer? Pegar aquele projeto importante (você sabe qual… aquele que você tem adiado faz um tempo...), quebrá-lo em micro tarefas individuais, inseri-las na sua lista de tarefas diárias e colocar a mão na massa.

Talvez você não "mate um leão por dia". Mas, no fim de uma semana ou mês, "a galinha vai ter enchido (muito mais) o papo"!🐔


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