Microgestão de equipes remotas: veja as principais causas, os problemas gerados e como evita-lo

Gerenciar um time remoto certamente tem seus desafios: você está sendo solicitado a organizar e liderar pessoas de diferentes países, fuso horários, culturas e backgrounds. Ainda por cima, você naturalmente não tem a chance de ir fisicamente na mesa deles e ver se está tudo como o esperado. Como resultado disso é fácil ter uma microgestão, mesmo que de forma inconsciente, como uma forma de liberar o sentimento de ansiedade de não estar no controle das coisas.

A necessidade de atualizações de tarefas somados a frequentes falhas de comunicação geralmente levam ao microgerenciamento. Você pode não ter mostrado os traços de um "control freak - louco por controle" antes, mas quando não existe um processo efetivo de comunicação remota, é fácil sairmos desse padrão comum para um padrão de abundâncias de "reuniões e atualizações de tarefas".

Como gerente, é sua responsabilidade criar um bom relacionamento de trabalho com todos da equipe e manter o estado de espírito do time saudável. Uma microgestão resultará apenas no oposto - companheiros de time descontentes e um ambiente de trabalho tóxico.

Aqui estão algumas estratégias para remover a mentalidade de microgerenciamento do seu time remoto.

Fomente a iniciativa de "deixar a porta sempre aberta"”

Se os colegas de equipe são hesitantes em fazer perguntas ou pedir ajuda, alguns problemas podem continuar sem solução. No momento em que o problema chega às suas mãos, as coisas já podem ter virado uma bola de neve e uma crise pode ter começado.

Para evitar "apagar incêndios" de maneira recorrente é natural pensar que você deveria começar a ter uma microgestão, acreditando que você não está dando a estrutura necessária para seus funcionários ou que eles não são capazes de tomar boas decisões por conta própria.

Quando seus companheiros de equipe não estão fazendo perguntas ou compartilhando seus problemas, considere isso como uma bandeira vermelha na sua relação gerente-gerenciando. Isso pode demonstrar que você não é tão acessível quanto você gostaria de ser. As razões podem ser as mais diversas, desde diferentes fuso horários, diferenças culturais ou problemas pessoais. Independentemente das possíveis razões, duplicar o envolvimento no projeto e reuniões de updates certamente não é o melhor caminho.

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Ao invés disso, foque em criar um ambiente que estimula um alto nível de confiança, colaboração e transparência. Veja como:

• Não deixe suas mensagens sem serem respondidas: tenha certeza que as notificações estão ligadas ou comunique seu calendário e viabilidade para reuniões ou conversas.
• Peça feedback constantemente: tenha reuniões de feedbacks individuais ou faça pesquisas anônimas usando o Typeform ou SurveyMonkey.
• Faça as pessoas se sentirem confortáveis: tenha chats separados para conversas informais. Pergunte as pessoas como foi seu final de semana, se elas viram algum filme bom ou se foram a algum show interessante etc.
• Aprenda mais sobre a cultura deles e se mostre interessado quando eles se abrirem e compartilharem uma perspectiva diferente.
• Identifique a personalidade de cada pessoa da sua equipe e mude sua abordagem de acordo com o que você descobriu. Uma excelente forma de fazer isso é perguntando as pessoas se elas se sentem confortáveis em compartilhar o resultado do teste DISC.
• Tenha certeza que você está propagando e observando todas as mensagens, e-mails e até mesmo bons e maus comportamentos no slack para evitar ruídos de comunicação na sua empresa.
• Use ferramentas de agendamento para organizar suas reuniões e certifique-se de notificar as pessoas de forma antecipada caso você precise adiar a data.
• Seja consistente quando se trata de gerenciar expectativas. Diga o que você irá fazer e, claro, faça o que você diz.
• Lembre-se de celebrar com sua equipe quando as pessoas desenvolvem novas habilidades e quando os objetivos são alcançados.
• Encoraje sua equipe de forma recorrente: envie GIFs engraçados, reconheça o trabalho deles durante as reuniões, coloque as fotos dos melhores funcionários no chat geral da empresa etc.

Pare de ficar obsessivo em relação ao processo

Estabelecer processos é necessário para qualquer time funcionar de maneira efetiva, especialmente se esse time é remoto, onde a comunicação é assíncrona.

Se comprometer em excesso com o processo pode, no entanto, levar gerentes a ter uma visão limitada e de curto prazo se um determinado processo está realmente funcionando para o seu time. Isso geralmente leva gerentes a demandar mais documentação, atualizações e reuniões, quando o aumento da transparência e da co-criação com os funcionários pode revelar e criar as fases do processo mais rapidamente.

Quando funcionários não são convidados a compartilhar suas opiniões em como o processo está funcionando, eles provavelmente irão ficar frustrados. Isso ocorre por uma série de razões:

• Eles sentem que a liberdade criativa deles está sendo violada
• Eles não estão tendo a oportunidade de evoluir de forma proativa
• Parece que os gerentes não confiam neles para estruturar o seu próprio trabalho
• Constantes intervenções no processo torna complicado para eles se manterem focados
• Muito tempo focado em documentação significa menos tempo gasto em trabalho duro

Veja essa avaliação feita na Glassdoor sobre microgestão:

"para ter as coisas feitas você precisa… ser um seguidor rigoroso do processo"

Aqui algumas maneiras de você chutar a obsessão por processos para bem longe:

• Comunique o resultado esperado de uma maneira bem clara: a qualidade, a quantidade e o prazo de entrega.
• Use ferramentas de colaboração para mensurar o progresso e realizações de objetivos do seu time sem ter que importuná-los com constantes pedidos de atualização.
• Seja democrático e colaborativo. Se um membro da equipe tem uma alternativa melhor, dê a ele a chance de apresentar sua ideia e tenha um debate construtivo sobre a mudança.
• Se a mudança proposta é relativamente pequena, confie nos seus membros de equipe e dê a eles a autonomia para implementar a ação.
• Tente descobrir quanto tempo seu time está gastando em documentação e tente reduzir isso quando for possível.

Reconheça seus pontos fracos

Imagine o sentimento de falta de autonomia que um designer tem quando constantemente ele recebe ordens de um líder de equipe, que não tem expertise nenhuma em design, sobre  quais cores usar. Ou como um redator se sente quando alguém de nível mais alto corrige seu texto porque "dessa forma soa melhor". Esse tipo de comportamento deixa qualquer pessoa se sentindo sufocada e desmotivada.

Para times remotos esse efeito pode ser ainda mais severo, especialmente se a comunicação for escrita. Isso ocorre porque é sempre complicado entender qual a intenção, o contexto e o tom de voz usado na conversa.

Veja esse designer extravasando sua frustração em ser microgerenciado:

O primeiro passo para não ter esse tipo de comportamento é identificar seus pontos fracos em termos de habilidades e áreas de conhecimento. Sabendo disso ficará fácil para afastar o seu ego da tomada de decisões.

Ninguém está pedindo a você que dê aos seus colegas de equipe liberdade para fazer o que quiserem. Você ainda é o ponto de conexão entre os objetivos macros que seu time precisa atingir e como seu time está trabalhando para chegar lá.

Entretanto, não torne sua presença excessiva ao dar sugestões ou conselhos que não foram solicitados, ou fazendo pedidos desnecessários quando está claro que você não tem a expertise necessária na área. Ao invés disso, dê a eles a liberdade para completarem suas tarefas por eles mesmos e foque apenas em remover obstáculos do caminho deles. Dessa forma eles podem fazer o que eles fazem de melhor: o papel que você contratou eles para executarem.

Isso irá ajudar você a nutrir as forças dos seus colegas de equipe e moldá-los em um time unido e eficaz. Se você ainda se encontra no momento de querer dar feedback, tente pedir ajuda de um colega que tenha expertise nessa área ou peça aos seus colegas de equipe para fazer programas de treinamento.

Vamos em frente, mas de forma gradual

Se você está começando a criar agora o seu time remoto é plausível que você explique para eles que inicialmente você será mais presente e colocará a "mão na massa". No entanto, você também deve ser claro com eles que esse tempo mais presente irá diminuir gradativamente ao longo do trabalho.

Parte do processo de deixar de lado a microgestão é entender o estilo de trabalho dos seus colegas de equipe, os diferentes fuso horários que você espera encontrá-los online e o método preferido de comunicação deles (chat, videoconferência, atualizações no Trello etc). Aqui algumas dicas adicionais:

• Crie pontos de verificação (por exemplo, uma lista de tarefas ou marcos a alcançar ou perguntas) para avaliar o progresso de cada membro da sua equipe.
• Cheque regularmente os níveis de confiança do time com retrospectivas de equipe.
• Dê aos membros do time autonomia para eles tomarem suas próprias decisões.
• Crie pequenos grupos com seu time e coloque alguma pessoa no comando de cada grupo. Dessa forma você poderá ir reduzindo de forma gradual sua supervisão direta.
• Ajude eles a estabelecer uma maneira padronizada de trabalhar ou a criar uma rotina diária. Isso garante maior consistência, clareza e coesão.
• Adote um processo de onboarding claro que descreva as expectativas de comunicação remota para que todos saibam o que esperar.

Abandone a perseguição ao perfeito

Um comportamento perfeccionista normalmente leva a inacabáveis conversas por e-mail, revisões e retrabalhos. Empilhar tarefas na busca do perfeccionismo torna difícil para os membros da sua equipe cumprir os prazos.

A maioria dos líderes perfeccionistas têm traços em comum e odeiam oposição.

Podemos imaginar porque a Monica nunca gerenciou um time. ;)

Abaixo algumas dicas de como superar o perfeccionismo:

• Se a qualidade do trabalho satisfaz todos os critérios necessários, não peça por incontáveis revisões.
• Certique-se de que você deu aos seus colegas de equipe a liberdade de cometer erros. O medo de "estragar tudo" pode impedir a inovação.
• Tenha um limite no número de revisões e não mude isso.
• Antes de delegar, imagine o que de pior pode acontecer se a tarefa não for entregue no prazo correto ou se não estiver no nível esperado. Então, regule seu envolvimento na tarefa de acordo com a possível severidade dos lapsos de tempo e qualidade.
• Crie objetivos realistas - tanto para você quanto para seus colegas de equipe.
• Seus feedbacks devem ser guias e não um checklist. Ao invés de mostrar aos seus colegas de time como fazer uma tarefa em específico, dê a eles aspectos macros.
• Quando alguém do seu time fizer um trabalho excepcional, dê a ele reconhecimento público e assegure-se de especificar de forma clara o que você gostou tanto e o porque foi um sucesso para que eles possam replicar esses pontos positivos no futuro.

Práticas de gestão para crédito extra com seu time

Junto com os cinco pontos mencionados acima, implementar os hábitos a seguir também pode te ajudar a banir o desejo de microgestão da sua equipe remota:

• Anote suas observações e debata depois. Ao invés de ficar enviando mensagens para seus colegas de equipe sempre que tiver uma ideia ou algo a dizer, faça anotações e converse sobre elas na sua próxima reunião 1:1.
• Predetermine os horários de reunião e auditoria de trabalho. Ao invés de verificar seus colegas de equipe aleatoriamente, agende uma hora, informe a todos e faça disso uma prática rotineira.
• Quando você está delegando uma tarefa, certifique-se de investir tempo suficiente antes dela começar a ser feita para que haja clareza suficiente sobre: o que fazer, quando deve ser concluída e a qualidade esperada.

Criando um vínculo além das fronteiras

Como gerente, cabe a você assumir a responsabilidade de criar seu estilo de liderança. Ter hábitos exagerados de microgerenciamento não só podem prejudicar a produtividade e a moral da sua equipe, como podem afetar sua organização como um todo.

Empresas oferecem a opção de trabalho remoto, pois elas almejam desenvolver uma cultura que oferece aos seus funcionários maior liberdade, criatividade e inovação além de encorajar a transparência e inclusão. Microgerenciar sua equipe de trabalho remoto vai totalmente contra esses valores fundamentais que fazem do trabalho remoto em ambiente de tanto engajamento. Confie no seu time e veja o quão longe o trabalho remoto pode levar como líder.

Será que hoje você está tendo uma microgestão do seu time? Deixe abaixo um comentário se você se identificou com algumas das situações acima.