Todos já fizemos isso antes, quer tenha sido parte da descrição do nosso emprego ou não: você já planejou o lançamento de um projeto. O time na expectativa dos resultados, pernas tremendo e as emoções a flor da pele, não é verdade?
Bem, não é todo mundo que tem a capacidade de adivinhar as coisas (eu também não tenho talento para isso), mas é razoável dizer que a maioria de nós já trabalhou com uma equipe planejando algum tipo de projeto. Começar um projeto novo pode ou não deixar as pernas bambas. Independente disso, ter um modelo de gerenciamento de projetos sólido é a essencial para obter grandes resultados.
A sua sorte é que temos um quadro do Trello prontinho, um exemplo de gerenciamento de projetos, que você pode copiar facilmente para lançar o seu próximo projeto em questão de segundos!
O tempero secreto do modelo de gerenciamento de projetos
Antes de entrarmos em detalhes, vamos falar sobre os pontos essenciais para gerenciar projetos de equipe. Um bom modelo de gerenciamento de projetos ajuda em 3 aspectos principais:
-
Organizar um monte de informações. E depois mais um monte.
-
Acompanhar tarefas durante todo o processo.
-
Reduzir gargalos envolvendo as partes envolvidas no momento certo.
Então, se traduzirmos isso diretamente em um modelo de gerenciamento de projetos, sua equipe precisa de:
-
Um local para
controlar todo mundoarmazenar todos os detalhes relevantes. -
Uma representação visual do que está em andamento atualmente, além do que já foi feito e quais são as próximas tarefas.
-
Uma maneira fácil de envolver as pessoas certas nas fases certas do projeto.
Então, vamos ver como fica esse modelo de gerenciamento de projetos na realidade!
Um modelo de gerenciamento de projetos estiloso! 😎
Essa é a posição da torre do vigia: seu quadro do projeto.
É aqui nesse modelo de gerenciamento de projetos que o seu time colabora sobre todos os detalhes — desde a reunião de lançamento até a última tarefa a ser feita. Cada lista tem informações importantes, então vamos explorar esse sistema de fluxo de trabalho em detalhes para entender como ele pode ajudar a manter tudo, e todos, na mesma página.
Lista: Recursos do projeto
Dentro do nosso modelo de gerenciamento de projetos, é aqui que você armazena as informações genéricas sobre o projeto. Essa lista é perfeita para todas as diretrizes ou dicas sobre o quadro (como detalhes sobre as etiquetas do quadro) e para ter uma relação completa de todos os participantes.
Também é um ótimo lugar para colocar em prática algumas dicas de boa comunicação no trabalho, como as atualizações de status assíncronas. Nesse modelo de gerenciamento de projetos, os membros da equipe também podem inserir uma atualização semanal (ou em outra frequência que fizer mais sentido dado o contexto). Isso significa que, só de bater o olho, você pode ter uma ideia do panorama geral através desse modelo de gerenciamento de projetos.
✨Bônus: Colocar atualizações de status nos cartões é uma prática muito usada no trabalho remoto!
Lista: Perguntas para a próxima reunião
Todos nós já participamos de uma reunião que deveria ter sido um email, e saímos determinados a aprender como fazer reuniões produtivas, não é verdade? Essa lista existe para garantir que suas reuniões de projeto em equipe não caiam nessa armadilha, que você saiba como organizar uma reunião de trabalho.
Todos os membros da equipe podem adicionar cartões a essa lista com perguntas ou atualizações que eles queiram discutir na reunião. Isso se torna útil de duas maneiras:
-
Acaba se tornando a agenda e ajudando (muito) a manter o foco da reunião.
-
Às vezes, as perguntas são respondidas no cartão — evitando a necessidade de dedicar um tempo ao assunto durante a reunião.
Que orgulho, suas reuniões estão tão focadas que a gente mal consegue se conter! Esse modelo de gerenciamento de projetos não é maravilhoso?
Um estudo da Atlassian concluiu que reuniões desnecessárias custam às empresas US$ 37 bilhões em custos salariais. Economize dinheiro e dê um gás nas suas reuniões.
Lista: A fazer
Essa é provavelmente auto-explicativa, mas eu tenho que bater a meta de palavras por artigo, então vamos discorrer sobre o assunto. Mas é sério — todos nós precisamos de motivação para fazer o que nos comprometemos a fazer nessas reuniões tão repetitivas. 😉
Mantenha um cartão para todas as coisas que vão nesta lista. Qualquer nova tarefa de projeto deve começar aqui. É aqui que você pode ver todos os Qs: quem está trabalhando no quê e quando é o prazo. Uma baita dica de gestão de prazo em projetos!
É onde algumas das funcionalidades do Trello realmente brilham:
-
Adicionar membros da equipe aos cartões mostra rapidamente quem é o responsável de cada tarefa.
-
As datas de entrega dão uma vista rápido de quando uma tarefa precisa ser feita.
-
Os comentários permitem que discussões rápidas e assíncronas ocorram e sejam associadas à tarefa.
- E as checklists permitem que você planeje cada detalhe desse modelo de gerenciamento de projetos.
Isso organiza toda a discussão, feedback e compartilhamento de materiais em um único cartão que representa algo específico. Olha que coisa linda, é tanta organização que alguém pode realmente me confundir para um adulto responsável (#adulting).
Em seguida, à medida que cada tarefa progride, você pode movê-las para as outras listas que melhor representam seu status.
Lista: Pendente
Para manter sua lista de tarefas plena como o próprio Maluco no Pedaço, um exemplo de gerenciamento de projetos eficaz é usar a lista pendente para aqueles cartões que estão quase prontos. Enquanto o jurídico termina a revisão, ou enquanto a última pessoa termina a tarefa, você pode tirar o cartão da frente e passar para o próximo item.
Lista: Travado
Não seria um projeto real sem algum tipo de obstáculo. Pois é, um modelo de gerenciamento de projetos honesto precisa incluir esse tipo de situação comum da vida real! Em vez de deixar um cartão demorar, coloque-o nessa lista quando alguma tarefa estiver travada.
Nesse modelo de gerenciamento de projetos, isso faz com que a tarefa não seja esquecida em meio às tarefas a fazer e seja tratada com um prioridade especial. Faça uso das datas de entrega aqui para fazer um cartão ressurgir quando ele não estiver recebendo a devida atenção.
Assim como uma suculenta, é fácil negligenciar e esquecer de cuidar de um cartão. Confira o Power-up de envelhecimento do cartão para garantir que nenhum cartão seja ignorado. Isso acrescenta uma camada visual extra a seus quadros e impede que um cartão essencial seja esquecido! (Tipo, a última planta que inventei de cuidar.)
Lista: Concluído (ou seja, hora de comemorar!)
Desfrute da satisfação de colocar o cartão na lista de itens concluídos. 🎉 Você merece!
Além de tirar da frente as tarefas e os cartões concluídos, essa lista fornece uma boa visão geral do que foi concluído recentemente pela sua equipe dentro do seu novo modelo de gerenciamento de projetos. É o resumo perfeito para quem está procurando uma atualização rápida do status dos projetos.
Torne seu próximo projeto muito mais suave
Há sempre várias coisas acontecendo em um projeto, mas monitorar tudo não precisa dar tanta dor de cabeça. Deixe que esse quadro de planejamento de projetos faça com que você e sua equipe comecem com o pé direito!
Quando você centraliza um projeto e organiza o fluxo de trabalho, você se surpreende ao ver como todos os pequenos detalhes fazem sentido juntos. Então, experimente esse modelo de gerenciamento de projetos — o futuro agradece!
Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.
Leia mais: Domine seus processos de gerenciamento de projetos no Trello
Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Siga-nos no Twitter (@trello)!
