Um manual de integração de funcionários não deve ser tratado como um volume arcaicos escrito por alguém que se aposentou em 1998 e cuja maior contribuição tecnológica foi plastificá-los.
O manual de integração de novos funcionários não é um peso de papel; ele contém as políticas estabelecidas para ajudar seus funcionários a trabalhar melhor e mais felizes. Ele deve ser um documento vivo. Ah, e lembre-se: se está vivo, às vezes precisará ser regado.
Com o crescimento da empresa, juntar recursos expansíveis para seus funcionários pode ser difícil. Acessar e adaptar a informação é uma ótima maneira de manter a flexibilidade e abaixar a barreira à entrada para o acesso a recursos relevantes.
Seu manual de integração de funcionários é um recurso eficaz? Aqui apresentamos algumas características que determinam se seu manual é útil para sua equipe:
Adaptável e escalável
O manual de integração de funcionários muda com o tempo. Às vezes, é uma mudança pequena, como o processamento de reembolso de recibos de viagem, e às vezes é enorme, como permitir que seus funcionários trabalhem de casa em tempo integral. O lugar onde toda essa informação fica guardada precisa ser facilmente atualizável.
Confira o nosso modelo de manual de integração de funcionários:
Uma maneira de manter seu manual vivo é utilizar um quadro do Trello. Nosso Quadro do Trello Manual do Funcionário se apresenta com cada política sendo um cartão, dentro da lista apropriada. Alguns exemplos de listas são “Benefícios”, “Férias e Feriados”, “Despesas de Deslocamento”, e, como somos uma equipe decentralizada, “Trabalho Remoto”.
Cartões são facilmente editáveis conforme a informação muda:
Cartões podem ser arrastados para cima e para baixo em uma lista se você deseja reordenar a ordem de apresentação da informação:
Anexável
Recursos externos como links para contas, fotos, e documentos importantes podem ser anexados a cartões específicos. Seja um PDF com explicações sobre planos de saúde, ou uma foto indicando onde algo está localizado no escritório, o que importa é que todos esses recursos externos existam em um espaço centralizado.
Se você fez o upgrade para o novo Trello Business Class, você pode também ver prévias desses anexos habilitando o item extra Google Drive. Arquivos inteiros podem ser anexados e visualizados de dentro do cartão.
Em vez de caçar informações específicas a cada vez que um funcionário novo tem uma pergunta, eles sabem que todo o material está facilmente acessível e referenciado em um único lugar.
Accessível
Você pode ter o melhor manual de integração de funcionários, o mais aprofundado do planeta, mas se ele não estiver disponível a seus funcionários onde quer que eles estejam, então, sinceramente, para que serve? A habilidade dos funcionários de localizar informações relevantes sobre a empresa é tão crucial quanto a própria informação.
“Seus funcionários têm mais chance de ler e fazer referência a algo facilmente acessível”, explica Lydia M., Coordenadora de Recrutamento no Trello, “Colocar seu manual de integração do funcionário em um documento ou como uma página web separada, por exemplo, adiciona um passo a mais para referenciar algo, então as pessoas tem menos motivação para fazê-lo”.
Isso é tipicamente verdade no Trello, onde metade de nossa equipe de 55+ pessoas trabalha à distância. Nossas necessidades e perguntas variam muito de funcionário a funcionário e essas perguntas podem surgir de locais e fusos horários diferentes. Como todos nossos recursos estão localizados em um quadro Trello, isso significa que qualquer pessoa na equipe pode rapidamente ver nossas políticas de qualquer lugar.
Por exemplo, se você estiver numa livraria querendo comprar um livro para o trabalho e se perguntando se pode ser reembolsado pela empresa, essa informação está disponível em um telefone:
Compre já, a sua empresa reembolsa!
Ao final, se o seu manual é lido diariamente ou uma vez a cada seis meses, é importante que ele seja adaptável, anexável e, o que é mais importante, acessível. Esse tipo de transparência faz que seja mais fácil para seus funcionários (e você!) receber a informação necessária para ajuda-los a trabalhar melhor.
Dê uma olhada no nosso modelo de manual de integração de novos funcionários. Inspire-se ou copie e adapte para sua equipe!
A informação neste quadro modelo foi tirada diretamente do nosso Manual do Funcionário interno. É um ótimo lugar para trabalhar! Ah, e se você quiser sua própria cópia do manual, estamos contratando.
Veja mais em nosso blog: Mãos à obra: como o Trello organiza reuniões gerais produtivas
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