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Como saber se chegou a hora de criar um novo workflow, de acordo com a ciência

novo workflow Trello

Experimentar um workflow novo pode ser tão tumultuoso quanto mudar de emprego. Existe uma fase de novidade e empolgação, seguido de “Espera aí, talvez isso não seja tão perfeito quanto eu pensei” e inevitavelmente o temido “Sinto saudades do meu velho emprego – será que cometi um erro? ”.

Nesse momento você pode voltar a como era antes, ou seguir em frente com a nova oportunidade. Mas lembre-se: você estava descontente com o antigo processo por uma razão. Se você decidir continuar, você pode se tornar essa usina de produtividade que você sempre sonhou em ser (isso é o sonho de todo mundo, não?). Mudanças sempre precisam de tempo.

Para aprender como obter essa eficiência sendo feliz para sempre, vamos aprofundar a ciência de adaptar um novo fluxo de trabalho, usando o workflow do Trello.

Como saber que chegou a hora de mudar?

A ciência argumenta que mesmo se seus processos estão funcionando bem, uma rotina nova irá beneficiá-lo. Mudar de processos te encoraja a pensar de maneira mais criativa, porque você estará abordando uma tarefa de maneira totalmente diferente.

Quando você se adapta a um novo workflow, você exercita sua neuroplasticidade, ou a habilidade de seu cérebro de formar novas conexões entre áreas diferentes de seu pensamento. As pesquisas mostram que a neuroplasticidade pode ser melhorada até uma idade bem avançada, isso requer, porém, que tarefas mundanas, ou de rotina sejam abandonadas em proveito de novos desafios.

Então, mesmo se você pensa que está indo bem, vale a pena experimentar um novo processo pelo bem do seu cérebro.

Novo workflow Trello

Se jogar ou ir com calma?

Existem algumas maneiras de experimentar coisas novas: você pode adotar a abordagem “ou vai ou racha”, como se estivesse prestes a mergulhar em uma piscina, ou você pode adotar a abordagem “pouco a pouco”, como se estivesse entrando em uma banheira.

A APQC, a maior autoridade em melhores práticas em administração de negócios, chama essas abordagens de “reestruturação” e “overlayment” respectivamente.

A Abordagem “não automatize, aniquile”

A reestruturação requer uma substituição total de seu workflow atual pelo novo workflow. Ou seja, um dia você usa seu método original, no outro você está mergulhando de cabeça. De acordo com a APQC, empresas que adotaram essa abordagem relataram reclamações de funcionários resistentes à mudanças inicialmente, mas descobriram ao longo do tempo que mudanças radicais significavam uma adoção mais integral.

A Abordagem “vamos com calma”.

Por outro lado, o overlayment, requer que você use os dois métodos ao mesmo tempo. Digamos que você geralmente gerencia seu tempo com a técnica Pomodoro, (temos um workflow do Trello pronto para isso) mas que agora você irá usar o GTD. Em vez de imediatamente substituir seu cronômetro por um caderno, você escreveria todas as tarefas que você precisa acabar (à la GTD) e as atacaria em sprints cronometrados (à la Pomodoro).

Que abordagem é melhor? Bem, como sempre, depende. Estudos mostram que nossos cérebros constituem o conhecimento ao longo do tempo: o aprender continuamente sobre um assunto, nosso cérebro guarda essas lembranças em novos neurônios e fortalece o vínculo entre neurônios existentes.

Tendo isso em mente, use a abordagem overlay quando você estiver atacando uma tarefa extremamente diferente ou um fluxo de trabalho extremamente complexo – isso permitirá que você se adapte de maneira progressiva até que, de repente, tudo faça sentido. Mas para mudanças relativamente pequenas, o método de reestruturação é melhor, porque você não irá precisar de tanto tempo para treinar seu cérebro.

O mito dos “21 dias” para a formação de hábitos

Novo workflow Trello

Você ouviu dizer que leva aproximadamente três semanas para formar um hábito. Então quando você atingir os 21 dias e o novo workflow ainda parecer estranho e ineficiente, você decide parar a experiência e voltar ao antigo workflow.

Faz sentido – se a regra de 21 dias para formar um habito não fosse tão real quanto a mula sem cabeça.

De acordo com uma pesquisa realizada pela University College of London, precisamos de em torno de 66 dias para adotar um novo comportamento (e efetivamente, esquecer o antigo). Contudo, esse dado de “66 dias” é igualmente enganador.

Como o psicólogo Jeremy Dean aponta em seu livro “Making Habits, Breaking Habits: Why We Do Things, Why We Don’t, and How to Make Any Change Stick”, os participantes levaram tempos muito distintos para formar novos hábitos dependendo dos hábitos. As pessoas que estavam fazendo pequenas mudanças demoraram menos de 20 dias para se adaptar, enquanto os que estavam fazendo grandes ajustes precisaram de até 254 dias.

Mas não se assuste, você não precisa alocar oito meses e meio para mudar de processo.

“As primeiras repetições produziram os maiores ganhos para estabelecer um hábito”, escreve Dean. “Com o passar do tempo, esses ganhos ficam menores. É como tentar subir uma ladeira que começa íngreme e vai se aplanando. ”

Em outras palavras, a primeira parte é a mais dura. Se você concentra sua energia em passar do período de juste, você irá conseguir.

Como amenizar as dores do crescimento

Mesmo sabendo que o período de ajuste ao novo workflow sempre será difícil, existem coisas que podemos fazer para torna-lo mais ameno.

Primeiro, escreva o novo processo. Ter o passo a passo concreto em um papel na sua frente evitará que você pule um passo ou cometa um erro; além do que, cientistas descobriram que o simples fato de ter um plano faz com que fique mais fácil focar no trabalho em si. Quanto mais complexo for um novo workflow, mais seu plano deverá ser detalhado.

Segundo, lembre-se do por quê você está mudando. Brad Power, pesquisador de inovação de processos, explica, “O custo da mudança deve ser menor que o custo de não mudar. Portanto, o custo de não mudar deve ser claro”.

Talvez você esteja cansado de ficar acorrentado a seu inbox, então você decide experimentar o “batching”. Todos os dias das 8 às 9 da manhã e das 17 às 18 da tarde, você responde a e-mails. Mas você está sempre lutando contra o impulso de verificar seus e-mails—então, ouvindo o conselho de Power você pensa em como é ineficiente responder a e-mails o dia todo. Esse “lembrete mental” te dá motivação suficiente para continuar com o novo método.

Mesmo com esse conhecimento, nada garante que todo novo workflow ou processo novo que você implementar será perfeito.

Afinal, a maioria de nós precisa ficar com várias pessoas antes de encontrar aquela pessoa especial. Mas pelo menos as primeiras fases serão menos turbulentas.

Veja também: Como mudar seu time para o Trello criando um fluxo de trabalho eficiente