Você se lembra do seu primeiro dia no trabalho? Aquela mistura de animação e frio na barriga enquanto entrava pela porta? Eu vou gostar do trabalho? Eu vou fazer as coisas direito? Eu vou gostar da galera? Eles vão gostar de mim? Vou me enturmar logo?
Então você começa a se apresentar para as pessoas. Para mim foi algo mais ou menos assim:
"Oi! Meu nome é Eric."
"Oi! Sou o Eric. Prazer em te conhecer."
"Olá! Eu sou novo aqui. Meu nome é Eric."
Devo ter dito isso umas 40 vezes nos primeiros dias.
O problema é que toda vez que eu dizia “Eric”, a outra pessoa me dava um nome para lembrar. Victor, Eva, Rafa, Angela, Carlos, Caio, José Carlos, David... Jesus!
E quem era essa gente? Eu queria saber mais, mas não tinha lugar nenhum para descobrir. Como uma startup, a gente não podia se dar ao luxo de designar uma pessoa só para manter o organograma funcional de uma empresa pequena que estava começando, como a nossa. Então eu mesmo fiz isso!
Veja agora como montar o organograma de uma empresa usando Trello, sem dominar nenhuma habilidade técnica, sem site na internet e sem orçamento! E o melhor disso tudo? Eu fiz de um jeito que cada um fizesse um pouco do trabalho!
Qual o nome dela mesmo?
Eu tive uma boa experiência na integração de novos funcionários quando comecei a trabalhar na Typeform. Nossa equipe de Operações de Pessoas (você deve chamar essa equipe de RH em sua empresa) me levava de um lado para o outro pelo escritório apresentando todo mundo.
Uma outra parte da integração era um quadro Trello personalizado. Diferentes listas de cartões ajudavam a gente a se acostumar com nossa nova experiência de trabalho: como pedir almoço, como funciona a folha de pagamento, como achar o cara de TI, onde ficavam os banheiros etc.
Um dos cartões tinha um organograma de uma empresa: a nossa empresa! Apesar de ser um organograma funcional de uma empresa pequena (tem uns 60 nomes neste organograma) e com um layout bem bacana, parecia mais uma teia de aranha... e tinha 3 grandes problemas:
1. Nada de fotos. Novas contratações precisam de fotos. Dava para ver que Santi, Marc e Victor estavam na equipe de I/O. Mas eu não tinha ideia da aparência destas pessoas. (E, por falar nisso, o que é uma equipe de I/O, afinal? Eu volto a este assunto mais tarde). Eu provavelmente tinha conhecido essas pessoas no meu passeio pelo escritório, mas é muito fácil ser pego de surpresa nesse momento e se esquecer de associar a cara da pessoa com seu nome. Um deslize que a gente só se dá conta no segundo seguinte em que a pessoa sai da sua frente.
2. Não são apenas rostos, são pessoas. Pessoas que fazem alguma coisa na empresa e têm toda uma história de vida fora do escritório. Todo mundo parecia tão legal e eu queria saber mais sobre eles. E isso leva tempo, principalmente com minha memória de ostra.
3. O quadro do organograma da empresa não estava atualizado. Por causa do complexo design personalizado não era fácil de atualizar a teia de aranha. E nós estávamos contratando gente feito loucos. Em apenas algumas semanas eu passei de novato a veterano. Foi difícil lidar com a situação.
Então, como a gente poderia atualizar o organograma funcional da empresa rapidamente e depois mantê-lo sempre organizado?
Ferramentas fáceis de integrar
A Typeform já usa o Trello para todo tipo de coisa: de integração a uma ágil gestão de produtos e até para o calendário editorial do nosso blog. Uma tarde eu estava repassando nosso calendário editorial com Sançar, Nosso “Head of Marketing Growth” quando eu dei por mim: um Quadro Trello “Quem é Quem”!
Trello tem um design “clean” em 3 níveis: você começa com um quadro, adiciona listas e então adiciona cartões a cada lista. O perfeito organograma de uma empresa: um quadro para a organização como um todo, uma lista para cada equipe e um cartão para cada funcionário.
Eu tracei um checklist informal, tudo deveria ser:
- Fácil de fazer, sem necessidade de grandes conhecimentos técnicos
- Fácil de treinar, sem necessidade de treinamento
- Simples, com uma interface “clean” que pudesse incluir textos e fotos
- Obedecendo a um padrão, mas flexível
- Prático de manter e atualizar em períodos de altíssimo crescimento
Perfeito! Trello é capaz de tudo isso. O “Quadro Quem é Quem” passou pela primeira etapa de validação da ideia.
Próxima questão: Como conseguir as informações para esse Quadro “Quem é Quem” da empresa?
Como eu trabalho na Typeform, eu conheço uma grande ferramenta para coletar informações: um typeform. Typeform usa uma interface simples, na forma de diálogos, para deixar mais fácil para as pessoas responderem suas perguntas. Fazendo uma pergunta de cada vez, as pessoas ficam focadas naquilo que você quer fazer. E a melhor parte? É fácil de mandar a informação que você coleta com Typeform direto para um quadro Trello usando Zapier.
Com essas ferramentas que descobri eu estava pronto para rodar um teste. Veja com fiz isso com 3 passos simples:
1. Criando um quadro Trello
Eu comecei criando um novo quadro no Trello. Adicionei uma lista para cada equipe: Design, Desenvolvimento, Dados & Análises, Operações de Pessoal e assim por diante.
Então eu incluí uma coluna no final chamada “PESSOAS NOVAS (para arquivo)”. Nós vamos voltar nisso em um minuto.
Eu também adicionei nossa coordenadora de integração ao quadro, assim ela recebe uma notificação sempre que um novo cartão é acrescentado ao organograma da empresa.
2. Criando um Typeform
O próximo passo foi criar um typeform simples para coletar as informações dos funcionários que deveriam aparecer no quadro Trello.
Havia as coisas óbvias: nome, foto, informações de contato, equipe e cargo. E também havia alguns extras. Detalhes mais humanos, como um campo para acrescentar informações pessoais, história, hobbies, interesses, etc., além de links para páginas na internet. Para finalizar, um campo para fazer upload de uma foto.
Na tela de agradecimento do typeform nós também adicionamos a URL do quadro Trello “Quem é Quem”. Assim que alguém preenche suas informações, já tem acesso por esse link ao organograma da empresa para conhecer o resto do pessoal.
Dê uma olhada no typeform original em inglês: Who’s Who typeform.
3. Criando um Zap
Com o Typeform e o quadro Trello prontos, era hora de integrar tudo isso com o Zapier. E é realmente simples seguir as instruções do Zapier.
Primeiro é preciso definir o Gatilho: a nova entrada do Typeform. Toda vez que alguém preenche o Typeform “Quem é quem”, esse gatilho dispara uma Ação: um novo cartão Trello.
Lembra-se daquela lista “PESSOAS NOVAS (para arquivo)” no final do Quadro Trello? É lá que estes cartões são criados. Assim, nossa equipe de Operações de Pessoal pode ver facilmente quem adicionou suas informações. De lá, é só arrastar o cartão e soltar na equipe correta. Eles também podem ver quem não forneceu as informações ainda e dar um aviso para fazerem isso logo!
A última coisa é formatar. Você pode usar a sintaxe de formatação Markdown, que o Trello usa diretamente no Zap, assim a informação chega no seu quadro Trello do jeito que você quer.
Desse jeito, todo cartão Trello adicionado tem a mesma organização, consistentemente formatado, com links parecendo links e a foto aparecendo automaticamente no cartão.
O quadro no Trello quem é quem nasce!
Quanto tempo isso demora? Em menos de uma hora eu juntei tudo isso e rodei alguns testes. E funcionou. Então eu mandei isso para a equipe de Operações de Pessoal para ver se eles achavam útil. Eles acharam.
Tivemos uma conversa para saber exatamente quais informações deveriam ser incluídas e como preencher o novo organogram da empresa. Tínhamos que trabalhar em duas direções:
Primeiro: teríamos que incluir todos os funcionários já existentes. Para isso, foi só enviar um email com um link para o typeform. Um typeform simples e direto encorajou as pessoas a fazerem isso... depois de alguns lembretes.
Segundo: para fazer os novatos preencherem suas informações, nós incluímos um cartão ao nosso quadro de integração com um link para o typeform “Quem é quem”. Agora, sempre que alguém se junta ao time, ele é incluído no quadro como parte do processo de integração.
Agora nós temos praticamente todo mundo no quadro. E mesmo acrescentando em torno de 25 pessoas por trimestre, todos os novatos são incluídos desde o primeiro dia. Tempo de manutenção? Isso leva menos de um minuto por mês para nosso coordenador de integração acessar o Trello a arrastar os cartões novos para a equipe correta.
E temos uma nova funcionalidade: no topo da lista de cada equipe tem um cartão descrevendo o time, suas tarefas e suas métricas principais. Assim, sabemos o que cada departamento está fazendo e quem está colaborando para fazer isso acontecer.
Agora eu finalmente sei no que a equipe I/O está trabalhando. E ninguém mais perde tempo tentando adivinhar: Qual o nome mesmo daquela menina da programação?
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