Você quer ser uma pessoa multitarefa ou uma pessoa produtiva?

Em todos os inúmeros artigos e conselhos sobre produtividade, existe um mal que se esconde em nossas atividades, uma atividade que quando for dominada, abre a porta a um paraíso potencial de produtividade. Na verdade, as distrações (ou a falta delas) são o real cerne de trabalhar melhor. Elas são a maior causa de uma das coisas que mais destrói a produtividade no trabalho: a troca de contexto, uma característica inerente a uma pessoa multitarefa.

O que é a troca de contexto?

Em sua forma mais simples, a troca de contexto é pular de tarefa em tarefa sem que elas estejam relacionadas. Mesmo se você tiver a sorte de trabalhar de casa, trocas de contexto provavelmente estão sugando sua produtividade de outras formas.

Embora a troca de contexto seja uma forma característica da pessoa multitarefa, considere-a a gêmea má da forma tradicional de multitarefa com a qual você está acostumado. Isso não se trata de tentar responder a e-mails de maneira distraída durante uma videoconferência. Como a American Psychological Association aponta, existem três tipos de multitarefa:

• Multitarefa Clássica: Tentar realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo
• Troca rápida de tarefa: mudar de uma tarefa para outra em rápida sucessão.
• Troca de tarefa ininterrupta: precisar mudar de uma tarefa para outra, antes de completar a primeira; essa é a mãe de todos os buracos negros da produtividade.

A troca de tarefas ininterrupta é particularmente ruim por que ela pode ser a que mais distrai, a que mais depende de fatores externos e, embora seja a pior, é algo que uma pessoa multitarefa nem se dá conta que existe.

Quanto isso nos custa?

Infelizmente, o tempo e a produtividade perdidos devido à má gestão de tarefas é profundo. Segundo a Inc., o custo estimado da produtividade perdida devido às multitarefas é de 450 bilhões de dólares, e o custo para cada indivíduo é tão grave quanto.

Entre eles:

• Passamos, em média, 1 minuto e 15 segundos em uma tarefa antes de sermos interruptos.
• Demora uma média de 25 minutos para retornar a uma tarefa uma vez que somos interrompidos.
• Multiplicar as tarefas de maneira extensiva pode diminuir seu QI temporariamente por até 15 pontos.

Exatamente, isso literalmente nos deixa mais burros.

E esse infográfico nem tocou no stress que vem da troca de contexto; quanto do seu dia você passa, cheio de ansiedade, ssentindo que você está constantemente remando para se manter em cima de tudo enquanto você nada freneticamente contra a correnteza do Rio Correria do Trabalho?

Então, como podemos evitar isso?

Brinque com as correspondências

Parte da razão pela qual a troca de tarefas é tão difícil é que é duro se concentrar em um só assunto e logo mudar para outro totalmente diferente. Para facilitar essa transição árdua, tente agrupar tarefas e projetos similares em sua agenda:

Agende todas as suas reuniões para o(s) mesmo(s) dia(s) da semana:

Infelizmente, reuniões são um mal necessário para a maioria de nós, mas eles também são grandes culpadas da troca de tarefas. Mattan Griffel, Diretor Executivo da One Month, uma escola online de educação para empreendedores de tecnologia, tem uma política rígida de agendar todas suas reuniões às quartas feiras. Como ele diz, “o resultado liquido de ter reuniões em um dia da semana é ter blocos longos, ininterruptos de tempo durante os outros dias que permitem ter uma produtividade incrível”.

Organize categorias similares de tarefas e projetos em sua agenda:

Digamos que algumas de suas tarefas frequentes incluam agendar posts em mídias sociais e responder a usuários dessas mídias. Junte essas tarefas, já que ambas envolvem mídias sociais. Pesquisas mostram que agrupar tarefas parecidas nos permite ter mais iniciativas, e acabá-las.

Faça a triagem de seu e-mail

Sejamos sinceros, e-mails são uma das maiores distração de seu dia, principalmente se você for um apessoa multitarefa e ficar abrindo todos, assim que chegam, enquanto faz outra coisa. Como aponta a Harvard Business Review, você não deveria usar seu inbox do e-mail como lista de tarefas. E-mails talvez estejam contribuindo mais para troca de tarefas que você se dê conta. Por isso você precisa agendar um tempo para a triagem de seus e-mails.

Duas vezes por dia, separe 15 minutos de tempo para a “triagem dos e-mails”. Envie todos seus e-mails a uma lista em um quadro Trello chamada de “Triagem”. Uma vez que os e-mails estejam no quadro de triagem, eles podem se organizar da seguinte maneira: se eles pertencem a um projeto que já tem sua lista no Trello, eles vão para lá, se não, eles vão para uma lista “a fazer” no Trello.

Ah, e não seja como um cão de Pavlov. Notificações no celular e no computador distraem, mesmo se você não olhar. Admita, mesmo se você ignorar a notificação e continuar trabalhando, em algum lugar da sua cabeça você está se perguntando o que poderia ser.

Não basta silenciar o telefone, vire o celular de cabeça para baixo para que você nem veja a notificação na tela. Feche também o e-mail para que você não veja mensagens chegando. Só assim uma pessoa multitarefa deixará de se distrair com isso.

Desenvolva sua estratégia de “Cérebro Desligado”

Em dias em que a troca de tarefas é inevitável, ou que ela tenha acontecido de maneira inesperada e seu cérebro desligou e se declarou “fora de serviço”, não tenha medo: a produtividade ainda não está perdida.

Todos temos tarefas que devem ser realizadas, mas que não requerem muito pensamento crítico. Ataque essas tarefas quando você se der conta de que é o melhor que você pode fazer. Focar em uma tarefa mundana ajuda a centrar seu cérebro, e permite que você volte a pensar mais claramente. Como diz Kevan Lee da Buffer, “Você tem que engolir muitos sapos. Fica mais fácil se você os dividir em girinos.” É isso aí.

As forças externas, muitas vezes não planejadas que destroem sua produtividade nunca terminarão, mas é possível controlar as coisas para que elas funcionem melhor para você, em vez de contra. Portanto, evite ser uma pessoa multitarefa.

Veja mais: Será que os aplicativos de produtividade deixam as pessoas realmente mais produtivas?