Planejamento de projetos: use camisetas para definir o escopo das tarefas

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Lançamentos de projetos tendem a envolver aspectos emocionais extremos. Às vezes, parece que você nunca esteve tão animado na vida, e em outras, você atinge um nível sobrenatural de procrastinação.

Seja qual for a condição com que você se identifica, não é surpresa que começar um novo projeto leva tempo.

Você deve ter uma lista gigante de tarefas na mão, incluindo dados como tempo, escopo, orçamento, metas — sem contar o volume de trabalho em equipe que isso exige.

Lidar com algo tão impactante é assustador e empolgante, mas qual é uma boa tática para simplesmente começar?

Três palavras: tamanhos de camiseta. 👕

Não, terapia de compras não é a resposta (desta vez)...

Ao invés, estamos falando de uma técnica de planejamento de projetos chamada Tamanhos de Camiseta, algo que a equipe de conteúdo do Trello usa a todo momento!

Aprenda um pouco sobre o escopo

Formalmente, a técnica de Tamanhos de Camisetas é uma “técnica de estimativa de projetos”, ou seja, uma forma de descrever o que você vai precisar no planejamento de um projeto em termos de orçamento, tempo e energia.

Por exemplo, uma atividade de férias com o tamanho pequeno de camiseta poderia ser “acampar no quintal”, enquanto uma camiseta de tamanho grande seria “pegar voo para outro continente”.

Organizar suas ideias ou tarefas de projetos em vários tamanhos não só vai ajudar você a entender o modelo de escopo do projeto (a visão geral) do que você quer realizar, mas, ainda mais importante, vai ajudar sua equipe a entender a perspectiva de todos sobre as tarefas pendentes e o qual é o volume de trabalho demandado que conseguem entregar de fato.

Image of a Trello Board organizing a birthday party

Separar os tamanhos de camiseta em listas é um ótimo primeiro passo para organizar as tarefas de projetos no Trello.

A ressalva criativa

O método de Tamanhos de Camiseta faz com que a criatividade da sua equipe brilhe antes de desanimar com o gerenciamento do tempo do projeto pensando: “Esse projeto exige um compromisso de 5 horas ou 3 sprints do meu tempo”.

No Trello, gostamos de atribuir o tamanho GG para as ideias mais mirabolantes.

Exemplo: Fazer com que a Beyoncé nos mencione no próximo álbum ou colocar um anúncio do Trello em um satélite na lua (NASA, se você estiver lendo, manda mensagem no privado). Sacou? 😉

O que esse exercício ajuda a fazer é contextualizar qual deveria ser a complexidade de um projeto pequeno, médio e grande e garantir que todos na sua equipe estejam basicamente em sintonia quanto ao escopo do projeto.

Tudo bem, é improvável que sejamos mencionados no álbum de música de uma superstar, mas existe a possibilidade de um convidado especial participar de um episódio no podcast.

E a lua?

Talvez não aconteça, mas e quanto à possibilidade na Times Square? Não parece tão maluca agora, não é?

“Confie no processo de planejamento de projetos”

Uma armadilha comum para as equipes é o “Scope Creep”, que é quando adições que parecem inofensivas são discretamente inseridas ao cronograma do projeto depois que o plano inicial já entrou em ação.

Aplicar o método de Tamanhos de Camiseta nas suas ideias ajuda a combater essa expansão lenta de trabalho ao tornar possível discutir os parâmetros do projeto antes de o Scope Creep acontecer.

Se você notar que sua equipe está se distraindo do curso, é fácil apontar o fato de que o projeto agora é grande em vez de médio, que foi o tamanho inicial acordado.

Daí você fala, foco galera!

Há outras maneiras de definir o escopo do projeto: algumas equipes podem usar estimativas, enquanto outras atribuem um valor numérico na sequência Fibonacci (0; 0,5; 1; 2; 3; 5; 8 etc.) a várias tarefas dependendo de uma combinação de dificuldade e tamanho — que chamamos de “pontos de história” .

Por exemplo, escrever um post de blog pode equivaler a 5 pontos, enquanto escrever um romance pode equivaler a 100 pontos. Um sistema de pontuação ajuda a equipe a priorizar o que pode realizar com base nos pontos totais que tem disponíveis para o projeto.

No entanto, uma ressalva é que pode levar um tempo para algumas equipes desenvolverem um entendimento preciso do valor desses pontos, ou talvez sua equipe não precise adotar completamente um modelo ágil de gestão de projetos.

Com o método de Tamanhos de Camisetas, não existe uma fórmula matemática para diferenciar o que define um GG de um P, mas há um entendimento geral da diferença de escopo entre os dois. Essa estrutura flexível torna esse método uma ótima maneira de começar seu processo de planejamento de projetos sem muita formalidade ou burocracia, buscando estimativas aproximadas sobre o investimento de tempo e de recursos para cada ideia de projeto.

Traduza tamanhos de camiseta para o Trello

Vamos supor que você tenha feito uma sessão de brainstorming, bolado algumas ideias sólidas com sua equipe e agora está colocando suas anotações no Trello.

Como você organizaria seus tamanhos de camisetas em um quadro de gerenciamento de projetos?

Com o Power-Up dos Campos Personalizados, fica mais fácil do que escolher uma camiseta no seu armário e trazê-la para sua próxima reunião. 

Quando você adicionar esse Power-Up ao seu quadro, personalize o campo com os tamanhos e parâmetros que fazem sentido para sua equipe. Gostamos de usar o campo personalizado de “menu suspenso”, acrescentando uma opção para cada tamanho de camiseta.

Lembrete: Não se esqueça de criar noções de tamanho para não estabelecer metas insensatas. Mesmo que não haja uma fórmula matemática para a real diferença entre uma ideia GG e uma P, existe um entendimento geral. (Assim como o impacto de uma propaganda na Times Square ou uma propaganda em um jornal local, é possível chegar em um consenso dependendo do contexto.)

Por exemplo, na minha equipe no Trello, uma tarefa GG é algo que leva pelo menos 8 horas ( mais do que um expediente completo) para concluir. Você pode estabelecer parâmetros básicos como esse para ajudar sua equipe a concordar com a definição dos seus tamanhos.


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Criamos um campo personalizado de camiseta com tamanhos e horas que equivalem ao que consideramos tamanhos diferentes de trabalho.

Uma vez que você atribui a seus cartões aos tamanhos de camiseta apropriados, fica mais fácil para o membro ou gestor de outra equipe bater o olho na sua lista e imediatamente entender a complexidade de um projeto.

Agora você tem uma lista que não só ajuda com seu projeto atual, mas também é uma lista com ideias “descartadas” que podem ajudar em futuros projetos.

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Por último, quer ver todos os seus projetos pequenos em cima e seus projetos maiores embaixo, em vez de em uma ordem aleatória?

O Power-Up do Butler, bem popular, permite que você crie regras rápidas e automaticamente reorganize seus cartões na ordem que quiser.

 

Image of the Butler-Up in Trello

O Power-Up Butler permite que você crie regras para campos personalizados, ordem dos cartões e mais.

Encaixando bem: o que fazer e não fazer

O método dos Tamanhos de Camiseta não serve só para um tipo de equipe.

É aplicável a tudo, desde o planejamento de projetos de design a projetos de vendas, até para planejar suas próximas férias.

No entanto, a lista do que fazer e não fazer no método de Tamanhos de Camiseta é a mesma, não importa a qual projeto você se refira.

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O que fazer

  • O que fazer: Permita-se sonhar um pouco neste exercício. Chegar até uma ideia possível será o resultado final, então não se preocupe com os detalhes a princípio.
  • Assegure-se de que a missão não está mudando: Com tantas ideias, é fácil se distrair do objetivo. Uma festa de aniversário pode facilmente virar um carnaval se você não tomar cuidado, então verifique que cada tamanho de camiseta está representando o que você precisa.

O que não fazer

  • Ter muitos tamanhos: Um erro comum que as equipes cometem é complicar demais um processo que tem a intenção de simplificar. É recomendável que não se tenha mais de 3-4 tamanhos.
  • Ficar preso ao conceito de “tamanhos”: Se tamanhos como pequeno, médio e grande não fizerem sentido para sua equipe, fique à vontade para mudar a terminologia contanto que ainda indique uma diferença em intensidade. Que tal animais? Algo que é classificado como “T-Rex” é definitivamente diferente de “Gatinho”.

Profissional de planejamento de projetos

Seja uma paralisia na hora da análise ou uma situação de muito cacique para pouco índio, pensar demais e calcular em excesso os detalhes do processo de planejamento de projetos antes da hora certa pode levar a uma perda de produtividade.

Separar suas ideias em categorias genéricas não só ajuda na comunicação da equipe, mas também força você a priorizar o que realmente é importante no seu projeto.

Vai fundo e vista sua camiseta!


Você tem alguma dica, truque ou técnica para economizar tempo? Escreva para atendimento@trello.com e conte para a gente!

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