Como transformar o seu fluxo de trabalho usando a configuração de privacidade do Trello

No espírito de flexibilidade infinita, dá para ajustar até as configurações de privacidade do Trello para transformar e dar proteção instantânea ao quadro, dependendo do seu fluxo de trabalho exclusivo.

Cada quadro do Trello tem três configurações de privacidade:

• Privado
• Visível à área de trabalho
• Público
• Os clientes do Trello Enterprise têm uma quarta configuração, "Visível à organização", o que significa que o quadro fica acessível para qualquer pessoa no Enterprise. 

Dependendo de como você usa o quadro, cada configuração diferente pode ser útil por diferentes motivos. Veja como você pode ajustar as configurações e assumir o controle da privacidade. 

Como selecionar e ajustar as configurações de privacidade no Trello

Durante a criação de novos quadros no Trello, há algumas configurações de privacidade no aplicativo. 

Todos os quadros do Trello fazem parte de uma Área de trabalho. Quando você cria um quadro do Trello, a configuração padrão é Visível à área de trabalho. A propósito, as áreas de trabalho no Trello são agrupamentos de quadros do Trello e pessoas que costumam estar associadas a empresas, departamentos ou até mesmo sua família. 

Estas são as opções de privacidade por configuração do quadro:

• Se o quadro for Visível à área de trabalho, qualquer membro dessa área de trabalho pode visualizar, ingressar e editar os cartões.
• Se o quadro for Privado, apenas membros desse quadro específico vão poder ver seu conteúdo.
• Se o quadro for Público, qualquer pessoa com o link para o quadro vai conseguir ver o que tem nele.

Ao criar o quadro, a configuração padrão é exibida e você poder alterar como quiser clicando no link “Alterar”:

No exemplo acima, como tem algum time associado a este quadro (Time do Taco), o quadro vem com o padrão Visível à área de trabalho. Você pode alterar a visibilidade nessa hora ou depois que o quadro for criado:

Há sempre um ícone e um texto no canto superior esquerdo do seu quadro que indica a configuração de privacidade do quadro. Você pode clicar nele e alterar as configurações a qualquer momento. 

Quando usar cada configuração de privacidade

As três configurações de privacidade do quadro do Trello permitem que você faça coisas muito diferentes com o quadro do Trello. Veja a seguir algumas maneiras populares de usar cada opção.

Configuração do quadro: privado

Definir o quadro como Privado deixa ele mais seguro e apenas as pessoas adicionadas ao quadro podem entrar nele. 

Em geral, o ideal é usar o padrão Privado para proteger as informações e fluxos de trabalho no Trello. Estes são alguns fluxos de trabalho populares para quadros privados:

• One-on-ones de gerentes: é comum que os gerentes tenham reuniões regulares com os membros do time uma vez por semana ou talvez apenas uma vez por mês. Ter um quadro privado com os itens da pauta para discussão é ótimo para manter os itens confidenciais, mas também fácil de consultar depois.
  
  Fazer anotações ou colar links relacionados em cada item da agenda no cartão pode tornar esse local útil para abrigar essas informações para mais tarde. Se os funcionários quiserem discutir alguma questão ou explorar o avanço na carreira, essas discussões são mantidas privadas.
  
  Os quadros one-on-one privados do Trello são convenientes porque os membros podem adicionar cartões sempre quiserem, não apenas durante a reunião. Outra prática recomendada é adicionar uma lista “Precisa de acompanhamento” para mais atualizações na próxima reunião. O renomado designer de fontes Jonathan Hoefler usa esse fluxo de trabalho com seus colaboradores diretos.

• Lista pessoal de coisas para fazer: se você está apenas usando o quadro para acompanhar as tarefas pessoais, deixar o quadro privado pode ser bom para você ficar à vontade para vincular todos aqueles rascunhos iniciais meia boca, notas privadas ou anexar um Evernote ao cartão para capturar os fluxos de ideias. 

Configuração do quadro: visível à área de trabalho

Para ficar claro, a área de trabalho do Trello é um grupo de membros que têm acesso a algum agrupamento de quadros do Trello colocados nessa Área de trabalho.

Observação importante: as áreas de trabalho do Trello antes eram chamadas de "Times" e algumas imagens ainda podem refletir esse nome antigo.

Quando você entra no Trello.com, é possível ver os quadros aos quais você pertence agrupados por Área de trabalho. Ao lado do nome Área de trabalho, você também pode alternar para todos os quadros visíveis à área de trabalho do time, visualizar todos os membros da Área de trabalho e ver suas configurações.

A seguir, veja alguns casos de uso comuns para a configuração Visível à área de trabalho:

• Diretório de funcionários para integração: o quadro "quem é quem" é o diretório digital de funcionários, visual e acessível. Quando novos funcionários entram para o time, fica fácil vincular os nomes aos rostos e aprender mais sobre seus novos companheiros de time clicando no cartão. Além disso, fazer seus próprios cartões é divertido para os novos funcionários!
  
  Esses quadros são definidos como Visível à área de trabalho para que qualquer pessoa na empresa possa acessar essas informações. É excelente para evitar aquela situação chata de conversar com alguém dezenas de vezes no intervalo e pagar mico perguntado seu nome, de novo! Basta consultar o quadro e pronto!
  
  Confira este guia fácil sobre como configurar o quadro Quem é quem do Trello.
  
  
• OKRs e planejamento de metas: apesar de ser impossível prever o futuro, OKRs e outras estruturas de definição de metas são importantes para pelo menos tentar estabelecer planos para o futuro.
  
  Os times costumam definir metas para o trimestre ou para o ano. Essas metas precisam estar acessíveis a outras pessoas do time, pois não são planos individuais; costumam ser tarefas de todo o time que exigem colaboração de vários membros.
  
  Essas metas precisam ser fáceis de consultar não apenas para os membros do time, mas também para que os gerentes e outras partes interessadas de nível mais elevado possam ver o que os times estão priorizando. Definir esses quadros como Visível ao time significa que ninguém precisa incomodar ninguém no chat para receber atualizações de status; basta verificar o quadro do Trello.
  
  O modelo abaixo ajuda na configuração de quadros de ORKs do Trello.
  
  

Configuração do quadro: público

Os quadros públicos são muito úteis para casos de uso muito específicos.

Atenção: QUALQUER PESSOA que tem o link pode ver esses quadros, mesmo quem não é da empresa. Como eles são links públicos, podem até aparecer nos resultados de pesquisa.

Apenas membros do quadro Público podem mover ou editar cartões, mas quem não é membro e até mesmo pessoas que não têm cadastro no Trello podem ver todos os cartões e versos. Agora, você pode estar se perguntando: por que alguém vai querer um quadro público se dá para compartilhar o quadro apenas com o time?

E aqui está o motivo: 

• Planos de ação públicos: grandes empresas como Slack e Twitter (e Trello!) muitas vezes precisam de alguma maneira pública de comunicar aos usuários as novidades futuras da parte da empresa.
  
  Os planos de ação públicos podem incluir novas atualizações de recursos ou alterações no modo como o produto vai funcionar. Eles são úteis para usuários e desenvolvedores externos saberem o que esperar. Algumas empresas até habilitam o Power-Up de Votação para que os usuários possam votar nos recursos que eles gostariam de ter. Você também tem a possibilidade de permitir comentários em cartões, como é comum no quadro público do Trello da Buffer.
  
  O Twitter lançou sua Plataforma de API em um quadro público do Trello para avisar os desenvolvedores de API sobre quais recursos estão sendo priorizados e quais estão sendo aposentados.
  
  

• Recursos e modelos: as pessoas que quiserem agrupar vários recursos para depois compartilhar tudo pela internet podem realizar essa ação com um quadro público do Trello. É um método útil para educadores on-line ou até mesmo pessoas que demonstram seu caso de uso específico do Trello com um quadro de exemplo.
  
  Muitos blogueiros e especialistas em produtividade usam quadros públicos para guardar links e recursos que eles gostariam de compartilhar com seus públicos. O coach ágil, Philip Rogers, usa um quadro do Trello definido como Público para compartilhar etapas passadas e exercícios.
  
  Para ver mais quadros públicos, confira a Galeria de modelos do Trello. Esses quadros permitem compartilhar milhares de quadros de exemplo excelentes que você pode copiar e personalizar para criar os seus próprios.

Conheça as opções — proteja seus quadros e fluxos de trabalho do Trello

Aí está! As três configurações de privacidade do Trello — Privado, Visível à área de trabalho e Público — permitem alguns fluxos de trabalho e casos de uso bastante diferentes.

Os quadros do Trello têm flexibilidade infinita, e é fácil criar algum que funcione para as necessidades do time. Não deixe de fazer o necessário para proteger as informações pessoais e privadas antes de começar a trabalhar.