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Como otimizar o processo de prospecção de clientes e aumentar vendas

propecção de clientes

Funil de vendas é algo que, hoje em dia, todo mundo fala. Mas apesar do nome do funil ser “de vendas”, só se consegue chegar a esta fase final da jornada do cliente - a venda - se o topo do funil for bem alimentado com leads, isto é: você precisa definir e conduzir um excelente processo de prospecção de clientes.

Mas não vamos falar aqui, hoje, do funil de vendas como um todo, vamos focar em sua etapa inicial: o processo prospecção de clientes e de atração de leads.

Se você quiser se informar mais sobre estes temas citados acima, antes de seguir a leitura, sugerimos duas postagens incríveis do nosso blog:

E para você saber tudo sobre o processo de prospecção de clientes, fomos buscar um especialista no assunto, Renato Ferreira, da Outbound Marketing. Confira tudo que ele contou para agente em um Workshop, promovido pelo Trello.

Como diminuir o  processo de prospecção de clientes de 3 horas para 5 minutos

Renato mostra com números e dados que o envio de e-mails para o aumento da produtividade em vendas envolve conceitos que você pode aplicar no dia a dia.

Um dos fatores fundamentais nesse processo de prospecção de clientes, é deixar claro para seus leads e prospects que você se interessa por eles e os conhece bem, pois pesquisou bastante e pode oferecer uma solução que vai solucionar suas dores.

Como? Veja só:

Como era o processo de outbound marketing no passado

Diferentemente do inbound marketing, o outbound foca em fazer contatos frios (seja por e-mail ou ligações). Mas frio não significa gelado! É preciso ter um certo conhecimento do cliente ao entrar em contato com ele.

Antigamente, buscavam lista em sindicatos, no Serasa e até no Linkedin para encontrar possíveis interessados em seu produto ou serviço. Descobria manualmente quais eram seus e-mails e fazia uma personalização um a um, tentando incluir algum dado pessoal sobre o cliente (que encontrou no LinkedIn, por exemplo).

Todo esse trabalho era extremamente demorado. Segundo Renato, um bom e-mail personalizado demora 3 horas para ser criado por um Hunter (nome do profissional que busca fazer contatos via outbound marketing).

Mágica: transformar 3 horas em 5 minutos

Para que todo este processo de prospecção de clientes aconteça muito mais rapidamente, 4 etapas precisam ser automatizadas:

1. Usar uma ferramenta de automação de e-mail

Renato comenta que existem várias no mercado para te ajudar a segmentar listas e automatizar o disparo. Mas ele recomenda o Reev para personalizar os templates de uma maneira que o lead perceba que você pesquisou e o conhece mais a fundo.

2. Construir templates personalizados por persona

Com o Reev é possível definir 3 partes principais no seu template:

  • Introdução: onde você explica o motivo do e-mail e fala brevemente de sua empresa.
  • Um espaço que gera a personalização específica: este é o mais importante. É aqui que a personalização vai te aproximar do cliente.
  • Fechamento com CTA para reunião, por exemplo: nesta parte o e-mail indicará o próximo passo, que pode ser uma reunião ou telefonema.

3. Tenha um IC no seu time

É preciso ter uma pessoa no seu time responsável por gerar mais IC (Inteligência nos Contatos) e as informações para alimentar os campos personalizáveis de seus e-mails: este profissional estará focado em pesquisar no LinkedIn, Facebook e outras fontes relevantes algo pessoal que possa ajudar na venda e que mostre que você conhece a empresa e a pessoa com quem está conversando.

4. Preencha as informações do seu IC nos templates e dispare

Depois que o IC passa as informações para o hunter, ele dispara esses emails. E o que antes levava 3 horas, passa a ser feito em 5 minutos.

Quais as vantagens de tudo isso?

A principal vantagem é que a inteligência do sistema, que foi alimentado com as informações do IC  (como tamanho da empresa, seguimentos, número de funcionário etc), começa a te mostrar quais os templates mais adequados por segmento de clientes, gerando muito mais conversões.

Mas não para por aí:

  • Diminuição de gastos e produtividade: como os e-mails são muito mais assertivos, o número de conversões aumenta.
  • Mais tempo para os Hunters dedicarem a cold calls: cold calls convertem mais que cold mails. Como eles ganharam 2 horas e 55 minutos por e-mail que enviavam, podem se preparar melhor e fazer muito mais ligações.

Como gerenciar toda essa produtividade?

Para finalizar, Renato sugere o uso de 3 ferramentas que vão agilizar todo o processo de prospecção de vendas:

  • Reev: para personalizar os e-mails e descobrir quais os templates que mais convertem por segmentos de clientes.
  • Pipedrive: para fazer a gestão do conhecimento, documentar e ter históricos de tudo que foi tratado, mostrando ao cliente que realmente você o conhece; além de controlar as atividades do time, verificar gaps no processo e acompanhar indicadores de performance.
  • Trello: para gerenciar sua equipe e focar mais tempo nos clientes mais quentes, categorizando-os nos fluxos de trabalho em 3 categorias: quentes, mornos e frios.

Uma frase do Renato que chamou a atenção foi: “Produtividade em vendas não se mede pelo número de ligações ou reuniões, mas pelo número de conversões”.

E este é o segredo que ele ressalta: ao diminuir o tempo gasto para gerar e-mails, o objetivo não é apenas enviar mais e-mails, mas ter mais tempo para se dedicar a cada oportunidade quente e transformar mais ligações e reuniões em vendas!

Você usa alguma dessas ferramentas em sua empresa? Trabalha mais com foco em outbound ou inbound marketing? Conte para a gente nos comentários.