Não são poucos os gestores e empresários que perdem o sono com a gestão financeira de seus negócios. São muitos clientes que se encontram em situações bem diferentes e em alguns casos, exceções precisam ser consideradas.
Isso sem falar na dificuldade da gestão do setor em si, com diferentes pessoas em funções específicas e números para todos os lados.
Bom, levando em consideração que a gestão financeira empresarial é a responsável pelo aumento do valor do patrimônio da empresa através da geração de lucros e da diminuição dos custos, um setor que não seja muito bem organizado e integrado com o restante da empresa, pode gerar grandes problemas como inadimplência, cobranças indevidas, pagamentos atrasados, comissões equivocadas e insatisfação em geral.
Em outras palavras, a gestão financeira empresarial é tão, ou mais, importante que o ilustre e memorável setor de vendas. Muito bem, exatamente por isso, estamos aqui te ajudar nessa missão quase impossível: tornar o seu setor financeiro ágil e eficiente!
O perigo das informações desatualizadas
Antes de mais nada, é preciso entender os perigos que giram em torno de informações desatualizadas ou até divergentes nos processos financeiros de uma empresa. Embora esse perigo não seja privilégio somente do setor financeiro, é nesta etapa que tal desarmonia pode trazer problemas irreparáveis.
Imagine uma situação onde um funcionário precisa atualizar a situação dos inadimplentes e ele não o faz da forma correta. O gestor ou diretor fica sem a possibilidade de entender a situação, e assim, fica impossível criar um plano de ação eficiente para acabar com essa situação.
Em suma, a base do planejamento e crescimento das empresas é o conhecimento de todos os dados referente à companhia, principalmente no que tange à gestão financeira empresarial.
Os processos (chatos) necessários
Bem, conhecida a necessidade das informações para o crescimento do seu negócio, é chegada a hora de ter plena consciência de quais são os processos necessários para que o financeiro da sua empresa funcione.
Em geral, existem inúmeros processos financeiros de uma empresa para cada etapa diferente, e cada ramo de atividade possui uma demanda diferente. Entretanto, alguns processos são bem parecidos e é exatamente deles que falaremos agora.
O quadro abaixo exemplifica um possível controle de como organizar um setor financeiro para esses processos, veja:
Acesse o nosso quadro modelo e copie para usar em sua empresa.
Processos financeiros pós-venda
- Conferência de dados do cliente: razão social, CNPJ, conta bancária, etc;
- Conferência de orçamento: todos os valores acordados entre cliente e vendedor;
- Faturamento: com o auxílio de sistemas que comportem essa função, como é o caso de um ERP;
- Transmissão de Nota Fiscal: mais uma vez com o auxílio de um sistema que comporte essa opção, principalmente porque deve se considerar que a partir de janeiro de 2017 a prefeitura deixa de realizar a transmissão de notas através de seu emissor gratuito;
- Envio de boleto: o boleto é, finalmente, enviado para o cliente.
Inadimplência
- Aviso: em geral, as empresas avisam com antecedência aos seus clientes que um boleto está próximo do vencimento;
- Cobrança: pode ser realizada via e-mails (com uma automação que permite o envio em dias e horários pré-escolhidos) ou por telefone;
- Atualização do boleto: uma vez solicitado pelo cliente, o setor financeiro pode realizar a atualização da data de vencimento do boleto;
- Suspensão: uma vez que a falta do pagamento se mantenha, o financeiro pode autorizar a suspensão do serviço prestado ou optar pelo envio ao jurídico;
- Jurídico: a partir daí o setor jurídico, em geral, tenta algumas abordagens amigáveis em busca da quitação da dívida, para somente depois, partir para uma abordagem mais efetiva e extrema.
Como melhorar, efetivamente, a gestão financeira empresarial?
Olha, este ponto pede minha máxima sinceridade! A única maneira de melhorar a eficiência do seu setor financeiro, e assim possibilitar a boa saúde financeira do negócio, é obtendo o controle pleno do setor e de seus muitos números. É preciso desenvolver os processos do setor financeiro de uma empresa adequadamente.
Para isso, é preciso seguir 7 passos certeiros. Veja:
- Organizar: todos os documentos referentes ao setor financeiro;
- Acompanhar: contas que devem ser pagas e recebidas de maneira a criar um fluxo;
- Controlar: o movimento do caixa;
- Classificar: todos os custos, que podem ser fixos ou pontuais;
- Definir: o pró-labore;
- Prever: o número de vendas de acordo com as metas e os resultados anteriores, bem como, prever o fluxo de caixa;
- Observar: a evolução da lucratividade da empresa.
Uma vez desenhados estes processos financeiros de uma empresa, é chegada a hora de tirar tudo isso do papel e partir para o sucesso, mas você pode estar se perguntando “afinal, como”? Bom... através das ferramentas certas.
E por falar em ferramentas, eu me arrisco a dizer que os responsáveis pelos setores financeiros das empresas e pela gestão financeira empresarial em geral entrariam em uma verdadeira crise de abstinência sem aquele monte de planilhas de Excel cheias de cores e fórmulas malucas, mas acredite, é possível sobreviver sem elas.
Aliás, o Excel está bem longe de ser uma ferramenta de fácil utilização e intuitiva, exatamente por isso, ela está mais suscetível a erros humanos, e assim, a prejudicar o controle final. Isso sem falar que se trata de uma ferramenta um tanto quanto limitada, não sendo possível delegar tarefas e enviar avisos, por exemplo. E foi por isso eu falei em ferramentas certas.
Usar ferramentas como o próprio Trello, que possibilita maior organização da gestão das tarefas e por consequência, maior controle através de um sistema bastante intuitivo e simples. Associado ao Trello, uma boa solução é a utilização de ferramentas como um ERP, que já possam emitir notas fiscais, fazer uma prévia consulta do crédito do cliente, controlar o fluxo de caixa, o estoque, as vendas, as interações com os clientes e muito mais.
Em resumo, se você acha que o sucesso do seu negócio está ligado ao quanto você está vendendo, você está com o copo meio cheio. Veja, aumentar o número de vendas sem contar com uma organização financeira empresarial em ordem, pode trazer mais perdas do que ganhos.
O sucesso do seu negócio depende, na verdade, da sua gestão financeira empresarial!
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