Liderando equipes de vendas no Trello e na Atlassian, tive o desafio e o privilégio de criar e administrar equipes de profissionais de vendas, executivos de contas e especialistas de onboarding, enquanto cuidava dos meus próprios clientes no processo de vendas.
Por causa de experiências anteriores, estava bastante acostumada a usar ferramentas e recursos tradicionais de vendas.
Muitas vezes a natureza ultrapassada e quantidade excessiva de campos obrigatórios fazia com que ninguém os usasse, o que prejudicava a própria finalidade delas!
Uma das coisas que eu queria fazer no Trello era garantir que minha equipe tivesse ferramentas fáceis de entender e que gostassem de usar.
Nessa linha, me dediquei a encontrar as melhores maneiras de usar o Trello no processo de vendas e - depois de várias tentativas e erros - construí e refinei 5 fluxos de trabalho você pode copiar e personalizar para usar no seu pipeline de vendas.
Compartilhe conhecimento com sua equipe
Em vendas, muito coisa é passada no boca a boca: novas contratações se sentam com veteranos e absorvem as informações compartilhadas.
O problema com esse método é a falta de consistência.
Como posso garantir que cada vendedor vai receber os mesmos materiais, as mesmas explicações e os mesmos recursos para entender o processo de vendas como um todo?
A maioria dos gerentes de vendas cria uma apostila ou manda um e-mail com essas informações, mas isso não constitui um documento vivo que é facilmente acessível a qualquer momento.
Então, criei um quadro do Trello de Materiais do Time de Vendas.
Cada vez que um vendedor ou novo funcionário perguntava sobre um processo, produto ou qualquer outra coisa, eu acrescentava um cartão ao quadro.
Exemplo de quadro de Materiais do Time de Vendas - Me copie!
Mas isso não é grande coisa.
Sei que não tenho todas as respostas, então abri o quadro para a minha equipe e os incentivei a acrescentar novos templates de e-mail, estudos de caso, apresentações e outros recursos que os ajudavam a fazer um bom trabalho.
Criei um quadro dinâmico de recursos que se tornou útil tanto para os novos funcionários quanto para os antigos.
Com o apoio dele, aprendo algo novo sobre o processo de vendas com a minha equipe todos os dias!
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Crie um pipeline de vendas compartilhado
Monitorar leads e a jornada deles no pipeline de vendas é uma necessidade básica de toda equipe, mas muitas vezes o processo vem preso a um software que exige muitos campos e separa cada pessoa em sua própria lista de contatos.
Com o Trello, consegui criar um pipeline de vendas flexível em que conseguimos adicionar, mudar ou remover algo quando necessário.
Quando entravam leads, eu conseguia roteá-los marcando um membro da equipe no cartão e vendo com quantos e quais leads cada um estava no momento.
Abrir o funil para a equipe inteira fazia com que frequentemente um membro da equipe desse uma ideia ou compartilhasse um contato ou recurso quando via um lead que reconhecia, fazendo com que todo mundo fosse mais eficaz!
Os recursos aumentaram com o tempo, como as etiquetas para mostrar quais leads estão “quentes” e devem ser contatados primeiro, checklists para acompanhar quais informações foram fornecidas, datas de entrega e muito mais.
Dica: Você pode encaminhar e-mails para qualquer cartão no Trello, facilitando o armazenamento de toda a comunicação no cartão que todos (inclusive eu) podem monitorar sem precisar pedir para alguém uma atualização da situação.
Esclarecer como estão os contratos
Um dos primeiros desafios de comunicação que tivemos foi monitorar o andamento dos vários contratos a qualquer momento.
Era comum eu receber contratos dos clientes e enviá-los para o jurídico, mas aí eu tinha que monitorá-los manualmente e cutucar o jurídico para saber do andamento do processo.
Inevitavelmente, o documento passava para a revisão técnica ou para outra pessoa olhar. Se eu estivesse fora do escritório, ninguém conseguia saber do status do contrato.
Quadro de Revisão de Contrato — Vendas e Jurídico - Me copie!
Em seguida, o próximo quadro que criei foi entre os departamentos de Vendas e Operações.
Agora, quando um contrato precisa ser revisado, ele vira um cartão no quadro.
Toda comunicação sobre o contrato acontece no cartão, e uma cópia do contrato é anexada ao cartão pelo Google Docs.
Assim, qualquer pessoa envolvida no processo de vendas pode ver o andamento e atualizar os documentos para os clientes a qualquer momento.
Em outras palavras, retirei o processo completamente das nossas caixas de entrada e aumentei a visibilidade dele ao mesmo tempo:
Dica: A integração do Google Drive no Trello permite que você pré-visualize documentos e crie novos diretamente do cartão.
Registrando os pedidos de novas funcionalidades
Não é novidade que frequentemente ouvimos feedback dos clientes sobre funcionalidades que eles gostariam de ver no nosso produto.
É importante que essas requisições não caiam no buraco negro que é a caixa de entrada de um vendedor, então criamos o quadro de Requisições de Novas Funcionalidades.
Se a funcionalidade não foi pedida ainda, acrescentamos um novo cartão e colocamos o nome e os detalhes do cliente.
Se a funcionalidade já foi pedida, simplesmente adicionamos o nome do cliente ao cartão.
Esse processo dá à equipe de produto a oportunidade de revisar o que as empresas querem do nosso produto.
O quadro também permite que a equipe de vendas tenha um repositório de rápido acesso de clientes para contatá-los quando uma funcionalidade requisitada for lançada.
Monitorar essa comunicação demonstra aos nossos clientes e leads em potencial que estamos dando feedback personalizado para cada empresa.
Exemplo de quadro de Requisições de Novas Funcionalidades - Me copie!
Avaliações de desempenho e retrospectivas do funcionário
Como a maioria das pessoas, estou sempre ocupada.
Isso quer dizer que muitas vezes algo acontece que quero elogiar ou anotar para fazer alguma sugestão de melhoria depois.
Temos um ótimo processo de avaliação no escritório do Trello, e tento me reunir regularmente para discutir o desempenho de cada pessoa individualmente.
No entanto, acabo perdendo tempo vasculhando minhas anotações para garantir que comentei todos os pontos que eu queria.
Então, criei um quadro para minhas conversas individuais e lá adiciono cartões para cada reunião.
Cada reunião tem cartões para cada membro da equipe com anotações nele.
Uso o quadro para conduzir a reunião e mantenho os cartões lá para consultar no futuro.
Desse modo, fica fácil ver no que trabalhamos juntos ao longo do ano e se a melhoria pretendida aconteceu ou não.
Exemplo de quadro de Avaliação de Funcionários - Me copie!
Na verdade, os quadros que nossa equipe de vendas usa são relevantes para diferentes equipes.
O time de vendas é um ótimo exemplo, porque constantemente temos novas contratações e fornecemos feedback contínuo nesse processo.
Enfim, eu realmente acredito que qualquer gestor de equipe possa usar esses exemplos de quadros do processo de vendas para melhorar a comunicação, a integração de novos funcionários e o desempenho deles.
Equipes de vendas, #TamoJunto!
Minha jornada usando o Trello com a minha equipe de vendas começou de forma inusitada.
Eu queria apenas garantir que estava usando ao máximo o nosso produto e assim dar instruções e conselhos relevantes para nossos clientes.
O resultado superou minhas expectativas:
Encontrei uma forma consistente de empoderar minha equipe e maximizar sua habilidade de fazer o que faz ela melhor: gerar leads e fechar negócios!
Por isso, experimente usar o Guia do Trello para Equipes de Vendas com a sua equipe.
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Leia mais: 5 Etapas de um Pipeline de Vendas com Pipedrive e Trello
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