Domine seus processos de gerenciamento de projetos no Trello

Como gerente de projetos, você tem muitas funções e acumula muitas responsabilidades ao mesmo tempo. É como se você fosse malabarista profissional. Porém, às vezes a profundidade e o peso de suas responsabilidades não são tão divertidos. Acompanhar um projeto do começo até o fim exige que você:

• Administre muita informação

• Acompanhe tarefas

• Alinhe o andamento com cada parte interessada no momento certo para evitar gargalos no progresso

Você basicamente precisa garantir que os projetos sigam em frente com o mínimo de falhas possível enquanto você mantém a pose :) e o otimismo.

Então, se você sente que já está quase tendo um treco, pode se acalmar.

Com um processo de gerenciamento de projetos sólido e com ajuda de alguns Power-Ups poderosos, você vai conseguir dar um show inesquecível.

As quatro fases do processo de gerenciamento de projetos 🌑🌒🌓🌕

Antes de mergulharmos nos processos e nas ferramentas que você pode usar para dominar o gerenciamento de projetos, vamos voltar ao básico. Quer você esteja desenvolvendo um novo produto, redesenhando o site da sua empresa ou planejando o seminário da sua equipe, seu projeto vai passar pelas mesmas quatro fases: planejamento, construção, implementação e conclusão. A seguir, veja um breve resumo do que constitui cada fase.

1. Planejamento

A fase de planejamento é exatamente o que parece ser: o passo em que você mapeia seu projeto. Nessa fase, suas atividades principais incluem fazer pesquisa para determinar as metas e os requisitos do projeto, identificar as partes interessadas, definir os objetivos do projeto, determinar o escopo e os recursos e mapear as tarefas principais. É uma das fases mais importantes, pois é nela que você transforma as expectativas e os requisitos do projeto em um plano coerente.

2. Construção

Agora que você tem a “planta”, está na hora de começar a construir o projeto. Porém, antes de começar, você precisa reunir a equipe e mostrar clareza quanto à direção sobre cronograma, orçamento, recursos, expectativas e requisitos. Uma ótima maneira de começar bem qualquer projeto é fazer uma reunião inicial para explicar o plano, revisar os processos e responder a quaisquer perguntas da equipe.

3. Implementação

A fase de implementação é onde a mágica acontece. É a fase da ação — da execução do trabalho. É aí que o plano do seu projeto pega no embalo. É essencial que você, como gerente do projeto, monitore as tarefas, o cronograma e o orçamento, relate o progresso e mantenha aberto o canal de comunicação com todas as partes interessadas do projeto.

4. Conclusão

Ufa! Pode lavar as mãos e encerrar o dia — só que não tão rápido assim. Mesmo que a fase de conclusão marque o fim do projeto, você ainda tem um pouco de trabalho pela frente. A fase de conclusão do processo de gerenciamento de projetos é a hora de avaliar o desempenho e discutir os sucessos e as melhorias necessárias para o futuro.

Os projetos mais bem-sucedidos sempre têm um histórico de tomada de decisão em vários pontos do processo. O Trello fornece à equipe uma visão clara da situação, do progresso e do sucesso dos projetos.

Além disso, os Power-Ups trazem uma nova perspectiva aos quadros para tomarmos as decisões certas. Não só isso, mas ajudam você a trabalhar com quadros integrados, fomentando a colaboração entre equipes.

Vamos aplicar essa abordagem de fases no processo de gerenciamento de projetos através de um fluxo de trabalho no Trello:

Arrumando a casa: a fase de planejamento 🐥

Como você transforma um quadro em branco em um fluxo de trabalho poderoso? Tudo começa com um plano. Na fase de planejamento do projeto, você vai fazer pesquisa, estabelecer metas e requisitos e montar o escopo dos recursos e das tarefas principais.

O Trello vai ajudar você e sua equipe a monitorar os planos, as tarefas e o progresso do projeto com facilidade. É claro, você pode usar o fluxo de trabalho clássico: “Pendentes”, “Em andamento” e “Concluído”.

No entanto, esse método não é um processo de gerenciamento de projetos sólido ou flexível o suficiente para você organizar o que precisa.

O quadro do Trello começa com uma lista de Informações Gerais com instruções importantes nos cartões sobre a data de lançamento, a visão geral do projeto, as regras sobre como usar o quadro, as responsabilidades da equipe, as métricas, os KPIs e o plano da empresa.

A lista seguinte é Pesquisa de Mercado, seguida pela Caixa de Entrada. A Caixa de Entrada é para você, gerente do projeto, conseguir filtrar os pedidos novos, as perguntas e o feedback.

As listas seguintes são a estrutura do fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos: Backlog, Em andamento, Bloqueado/Pausado, Pronto para Lançamento, e No Ar.

As tarefas são colocadas em cartões, e os membros envolvidos da equipe são adicionados a cada cartão. O cartão passa de lista em lista no fluxo de trabalho à medida que avança até que a tarefa seja concluída.

Copie este quadro

Organize suas prioridades

Dependendo do projeto, você provavelmente terá muitos cartões no quadro. Às vezes, pode ser difícil para os membros da equipe decifrarem quais tarefas têm mais prioridade. Para sua felicidade, agora com o Power-Up do airfocus, sua equipe não vai precisar ficar mais chutando o que deve ser feito primeiro.

O Power-Up do airfocus permite que você organize seus cartões no Trello em ordem de prioridade e faça um mapeamento mais eficaz do projeto. Você vai conseguir enxergar a pontuação de prioridade (a pontuação que você dá a uma tarefa para posicioná-la no nível de prioridade) e vai ter uma visão do mapeamento diretamente no seu quadro do Trello para manter sua equipe alinhada e concentrada.

Com o Power-Up do airfocus, você pode expor as pontuações de prioridade na capa dos cartões do Trello para que sua equipe consiga bater o olho e determinar o que é mais prioritário.

Você também terá acesso rápido a uma tabela de itens, gráfico de prioridade, quadro Kanban, mapeamento de Gantt — tudo isso para não precisar mudar de ferramenta com tanta frequência.

Isso vai ajudar você e sua equipe a economizar tempo na próxima reunião, quando estiverem decidindo qual será o próximo projeto.

Dicas para o planejamento

• Para criar as listas certas no seu quadro, pergunte: “Quais são os diferentes passos do nosso processo? Quais problemas queremos solucionar?” e crie as listas com base nas respostas.

• Crie uma lista com cartões de informações gerais para situar alguém que não saiba dos detalhes do projeto e tenha acabado de entrar no quadro.

• Quando as tarefas forem realizadas, organize os cartões em listas dos responsáveis. Assim, você pode usar esses cartões como referência e obter informações importantes sobre o volume de trabalho quando estiver preparando tarefas ou projetos futuros.

Se construir, dá certo: a fase da construção 🔨

Agora que você já determinou seu plano e o fluxo de trabalho no Trello já foi criado, está na hora de convidar sua equipe para a festa. Nessa fase, você vai precisar reunir sua equipe, alocar as tarefas certas para as partes interessadas e criar um cronograma para o projeto.

É uma boa hora para revisar com a equipe as regras, os processos e as expectativas do seu fluxo de trabalho no quadro do Trello para que todos estejam alinhados na execução do plano com coesão. Você pode começar isso adicionando pessoas ao quadro, designando cartões aos membros da equipe e estabelecendo prazos.

Como enxergar a visão geral com várias datas de entrega

Pode ser confuso ter várias datas de entrega e cronogramas para um projeto. Você pode facilmente juntar os cronogramas e visualizar seus cartões no quadro (e em outros quadros!) em um gráfico, usando o Power-Up de BigPicture.

O BigPicture exibe os cartões do Trello em formato de tarefas, que podem ser facilmente alocadas no gráfico de Gantt, acompanhado pelo painel de WBS (Work Breakdown Structure, ou “Estrutura Detalhada do Trabalho” em português).

Esse Power-Up dinâmico dá uma nova perspectiva sobre seu projeto exibindo dados selecionados do jeito que você quiser.

Se sua equipe usa um Modelo em Cascata, eles podem escolher visualizar todos os passos planejados e seus prazos associados no módulo Work Breakdown Structure.

Se você preferir uma tabela de Gantt e a capacidade de destacar as dependências, é fácil como dar um clique. Com o BigPicture, você e sua equipe podem bater o olho e conseguir avaliar o cronograma do projeto.

Dicas para a construção

• Quando você designar cartões aos membros da equipe, defina claramente o que isso significa. A pessoa é dona, executora ou referência no cartão?

• Identificar os papéis e as responsabilidades antes de designar os cartões vai ajudar a prevenir os gargalos.

Hora de decolar: a fase da implementação 🚀

Esta é provavelmente sua parte favorita do projeto: quando vai chegando o fim do trabalho. Com o plano acontecendo e as tarefas alocadas, o projeto está andando e progredindo pelo seu belo fluxo de trabalho.

Esse momento pode ser empolgante, mas pode gerar estresse também. É importante, como gerente do projeto, acompanhar, monitorar, controlar e reportar o progresso. Com o Trello, você pode se comunicar no quadro comentando e interagindo com os membros da equipe diretamente em seus respectivos cartões.

Nessa fase, os membros da equipe podem usar a funcionalidade de arrastar e soltar do Trello para mostrar o progresso de suas tarefas e do projeto em geral.

Mas e as tarefas que parecem ficar na lista “Em andamento” por muito tempo? Como garantir que os gargalos não impeçam o progresso do seu projeto? A resposta é o Power-Up do Time in List.

Começou a contagem regressiva

O Power-Up do Time in List automaticamente monitora há quanto tempo um cartão está na lista atual. Isso ajuda a informar quais tarefas ou membros da equipe podem estar em dificuldade.

Esse Power-Up mostra o tempo na frente de cada cartão, então é só bater o olho e ver quais cartões estão lentos, monitorar o desempenho das SLAs e ver quais tarefas precisam ser aceleradas para não atrasar o seu cronograma.

O Power-Up do Time in List é ótimo para reuniões de retrospectiva, caso você queira descobrir onde poderia ter trabalhado com mais eficiência durante o último projeto.

Dica para implementação

• Adicione etiquetas aos cartões para filtrá-los quando estiver procurando informações específicas. Por exemplo, adicione uma etiqueta “Alta Prioridade” aos seus cartões e filtre essa etiqueta para visualizar somente as tarefas com a etiqueta de alta prioridade.

Hora do encerramento: a fase de conclusão ⏰

Parabéns! Você despachou seu projeto, e sua equipe pode sair comemorando por aí o trabalho dentro do prazo e do orçamento. Porém, antes de cantar vitória, você ainda tem um último trabalho pela frente. A fase de conclusão é essencial para documentar os sucessos e os desafios do projeto para ajudar no planejamento de projetos futuros.

Você pode simplesmente arrastar todos os cartões no quadro do projeto para a lista “No ar” ou “Concluído”, mas isso não é o processo perfeito de conclusão. É bom garantir que você consiga acessar facilmente todos os documentos do projeto no futuro, e revisar as conquistas e os obstáculos quando precisar.

Você pode usar dois Power-Ups para organizar o plano e os relatórios do seu projeto da próxima vez:

Automação e planejamento para o futuro

Em vez de arrastar todo cartão para a lista de tarefas concluídas, você pode automatizar a limpeza do seu quadro com o Power-Up do Butler. Com esse Power-Up, você pode criar regras, agendar comandos e criar botões customizados para automaticamente realizar ações específicas no seu quadro e nos cartões do Trello.

Por exemplo: quando a Joana, da equipe de Controle de Qualidade, adiciona uma etiqueta verde a um cartão, você pode criar uma regra no Butler para mover esse cartão para as tarefas concluídas assim que a etiqueta é adicionada.

Quando seu projeto é concluído, é importante registrar o sucesso e o desempenho dele. Você pode criar facilmente uma apresentação de slides com o Power-Up do Slide. Ele permite que você transforme seu quadro do Trello em uma apresentação do Google Slides em apenas um clique.

Dicas para a conclusão

• Na sua Lista de Informações no quadro, adicione um cartão para descobrir o que define o sucesso do projeto. Você vai poder usar esse cartão como referência na retrospectiva e comparar as expectativas com a realidade.

Processos organizados: o melhor amigo do gerente de projetos

Gerentes de projeto são a cola que mantém as equipes unidas. Desde o planejamento, a comunicação até os relatórios, é essencial que você se organize e preste atenção nos detalhes para manter sua equipe caminhando na direção correta, visando o lançamento.

A qualquer momento você pode estar equilibrando uma montão de tarefas, reuniões e expectativas, mas com esse processo avançado de gerenciamento de projetos, você pode garantir o sucesso em cada estratégia, sprint e lançamento do seu projeto.

Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.

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