Estar ocupado é, muitas vezes, uma perda de tempo. Relaxar pode realmente ajudar a obter resultados melhores – basta perguntar à natureza.
Uma serpente do deserto, descansando, se camufla com a areia, por exemplo. A proximidade de um ratinho à distância, entretanto, apenas ressalta a estratégia e eficácia da serpente.
Que maneira de otimizar esforços, não é mesmo?
Enquanto isso, esse exército de formigas em espiral é o exemplo perfeito de que o excesso de ocupação pode ser prejudicial.
As criaturas mais ocupadas podem literalmente se matar por falta de um objetivo claro. A espiral acontece quando a rainha está ausente e cada formiga segue o perfume da formiga à frente. Por fim, todas morrerão por conta desse excesso.
Ocupar-se é algo natural
Nós dificilmente somos melhores. Na nossa loucura persistente, ainda usamos nossa ocupação como algo honroso. Estamos perversamente orgulhosos do tempo livre que não temos.
Um estudo com 1.000 funcionários do Reino Unido, realizado pela empresa de inteligência de negócios Xoomworks, prova isso, revelando uma tendência para 'ocupação competitiva'.
O estudo mostrou que 31% dos trabalhadores de escritório tinham enviado e-mails fora do horário de expediente para sinalizar a outros como eles estavam ocupados. Cinquenta e quatro por cento admitiram ficar até tarde apenas para impressionar seus superiores.
Estar ocupado é um fenômeno cultural e que dificilmente ajuda a melhorar a produtividade no trabalho. Afinal de contas, quando a ocupação é recompensada, a produtividade sofre.
Os alemães trabalham em média 256 horas a menos, por ano, do que os britânicos, mas continuam a representar o país mais produtivo da Europa, de acordo com o Office for National Statistics. E eles são o terceiro maior exportador do mundo.
Por que reduzir o ritmo pode ser chave para a melhorar a produtividade no trabalho
As técnicas de produtividade são excelentes para aproveitar a energia produtiva e reduzir o esforço desperdiçado.
Mas, às vezes, você simplesmente não consegue aproveitar a concentração necessária para ser verdadeiramente produtivo. O foco esmaece e você sente com se corresse na areia. E há uma razão para isso: chama-se fluxo.
O estado de fluxo é definido como aquela sensação indescritível de ser um só com a tarefa – também conhecido como estar 'na zona de sintonia'.
O autor e empresário Steven Kotler tem explorado e escrito amplamente sobre a neurociência do estado de fluxo, e ele diz que a eficiência mental ideal não é causada por hiperatividade no cérebro (vulgo 'metralhadora de pensamentos’), mas sim por hipoatividade, onde as partes do cérebro que podem nos distrair são abrandadas.
Kotler explica que o estado do fluxo ocorre quando nossas ondas cerebrais são retardadas para baixo das ondas beta, comuns na consciência quando estamos acordados, para o abrandamento da fronteira entre as ondas alfa e theta, associadas ao modo de sonho diurno.
Combinar esses dois estados mentais pode realmente aumentar a sua criatividade. Kotler explica: "Como a criatividade é o produto da informação nova que bate em pensamentos velhos para criar algo novo - podendo deslizar rapidamente entre pensamentos e combiná-los descontroladamente, isso realça a criatividade em um nível fundamental”.
Então aí está: sonhar acordado é bom para você e aumenta a produtividade no trabalho!
A importância de relaxar
Kotler recomenda tarefas imersivas e não relacionadas para aumentar a produtividade no trabalho e iniciar o estado de fluxo.
A maioria dos funcionários parece concordar com ele. De acordo com essa pesquisa, 74% passam pelo menos 30 minutos por dia ‘procrastinando’, e a maioria acredita que as pausas mentais realmente ajudaram a torná-los mais produtivos.
Quase um quarto desses empregados escolheu as mídias sociais como seus meios de procrastinação produtivos.
Outro estudo, esse da Universidade de Melbourne, reivindica que os trabalhadores que se ocuparam nas redes sociais como meio de recreação, por menos de 20 minutos, foram 9% mais produtivos no trabalho.
Então, se você achar que relaxar e procrastinar por meia hora faz com que seus fluidos criativos fluam, você deve se esforçar para isso.
Dica: inclua um intervalo de cinco minutos, no seu sistema Pomodoro, para ler tweets de influenciadores na sua área de atuação. A Técnica Pomodoro já inclui intervalos, mas a dica é usá-los para algo mais produtivo nas redes sociais.
Técnicas de take-home de Prince & Jerry Seinfeld
Como com quase todas as perguntas na vida, Prince, um dos músicos mais produtivos de todos os tempos, teve a resposta antes que alguém a perguntasse. Em 1985, em sua canção Raspberry Beret, Prince cantou:
“Seems that I was busy doing something close to nothing / But different than the day before”
“Parece que eu estava ocupado fazendo algo perto do nada / Mas diferente do dia anterior”
Em apenas 16 palavras, Prince iluminou a futilidade monótona de trabalhar mais do que qualquer influenciador do LinkedIn conseguisse. E Prince era monumentalmente produtivo!
Mais que isso: ele foi eficaz. Trinta e nove álbuns de estúdio, oito dos quais atingiram o topo das paradas, cinco singles também na liderança e 150 milhões de unidades vendidas são testemunhas disso.
O que Prince pode nos ensinar sobre ocupação, produtividade no trabalho, gestão de desempenho e eficácia?
● Escrevendo músicas e tocando cada instrumento? Ocupado
● Produzindo o álbum Purple Rain? Produtivo
● Vendendo 22 milhões de cópias de Purple Rain? Eficaz
Dica: a produtividade é boa, mas se você está procurando resultados, concentre sua energia na produtividade efetiva.
5 técnicas de produtividade para tentar
Então, como se faz a transição de ser ocupado para ser eficaz, por meio da produtividade no trabalho?
As técnicas de produtividade são projetadas para converter seu esforço em progresso. Mas lembre-se: se elas não surtirem efeito, tente outra coisa.
Técnica de produtividade 1: Pomodoro
O conceito é simples: dividir seu dia de trabalho em intervalos de tempo. Cronometre enquanto trabalha e quebre o fluxo de trabalho em intervalos fixos.
A abordagem tradicional é trabalhar por 25 minutos, com intervalos de 5 minutos, seguido de uma pausa mais longa. Seja disciplinado com seus intervalos.
Pomodoro é como se fala “tomate” em italiano. É o nome dado para o timer de cozinha usado por Francesco Cirillo ao desenvolver seu sistema de produtividade.
Técnica de produtividade 2: SMART listas de tarefas
Outro simples. Escreva uma lista das ações que você deseja concluir. A chave para obter o melhor desta abordagem é fazer a sua lista de itens S.M.A.R.T.
Eles devem ser eSpecíficos, Mensuráveis, Alcançáveis, Realistas e com Tempo certo. Por exemplo:
"Ligue para Kelly, Alex e Martha antes das 10h30" é bom.
"Ligue para alguns prospects " é ruim.
Técnica de produtividade 3: Get Things Done
O Getting Things Done de David Allen deve soar como alguém que sofreu uma espécie de fadiga criativa. Mas é um sistema personalizável projetado para ajudá-lo a fazer boas escolhas sobre como você gasta seu tempo e para fomentar a confiança em suas decisões.
Há regras a seguir, no entanto. Por exemplo, uma vez que você listou as coisas que têm sua atenção imediata, pergunte a si mesmo se há uma ação que você pode tomar. Se não, delegue-a a alguém, arquive-a ou dispense-a.
Técnica de produtividade 4: não quebre a corrente
Perfeito para metas de longo prazo. O sistema, supostamente usado por Jerry Seinfeld, exige que você escolha uma meta e defina-a em uma data no calendário pelo qual esse objetivo deve ser realizado.
Marque os dias anteriores e use a cadeia de dias como um motivador.
Muitos aplicativos populares usam o método de "corrente" para aumentar a participação do usuário. A corrente é muitas vezes chamada de "streak", ou um número sucessivo de dias em uma linha que um usuário entra no aplicativo.
Quanto mais tempo um usuário permanece sem quebrar esse elo, mais prêmios e distintivos ele recebe.
Aplicativos populares, como Duolingo, Headspace e até mesmo o New York Times Crossword usam esse método.
Técnica de produtividade 5: O método da ação
Isso é mais um sistema do que uma técnica. Originalmente desenvolvido pela Behance como um sistema de gerenciamento de projetos, requer que você atribua uma ação a cada interação.
Então, se você estiver em uma reunião, você precisa sair com uma lista de ações. Não metas, mas etapas específicas de ações que você precisa tomar.
Em geral, não há um método perfeito de produtividade no trabalho. Pense no que vimos anteriormente como estruturas para otimizar sua própria produção.
Experimente algumas, mantenha os elementos que funcionem e abandone o resto.
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