Existe algo mais gratificante do que completar uma longa lista de tarefas? “Não, não existe”, disse a nerd que coordenava suas pastas por cor e tamanho na quinta série. Mas, nerd ou bagunceiro, todos precisamos saber como fazer checklists para ficar atentos às tarefas que ainda precisamos cumprir; especialmente quando trabalhamos em grandes projetos com vários colegas.
Se você pensa que é o único que se sente satisfeito depois de riscar aquela última tarefa da lista, pense bem! Nossa equipe na Mainstreethost sabe exatamente como fazer checklists no Trello para monitorar o progresso de projetos de longo prazo. Nós nos empolgamos bastante quando aquele iconezinho verde aparece em cima do cartão do projeto porque significa que concluímos todos os itens da nossa longa lista e que o projeto acabou!
Mas como funciona essa psicologia do checklist? Porque é tal gratificante terminar um checklist de tarefas?
Na verdade existe uma razão por que nós – e muitos outros- nos sentimos assim.
Checklist: psicologia revelada!
Estabelecer metas “de verdade”
Metas grandes são importantes. Elas dão a você e à sua equipe um objetivo que deve ser atingido. Mas pequenas metas são igualmente importantes. Uma vez que um plano geral foi estabelecido (“Vamos trabalhar para aumentar o tráfego no blog do nosso site”, por exemplo), é hora de estabelecer tarefas pequenas e realizáveis para todos. Essas metas são “SMART” e são definidas como:
- Específicas
- Quantificáveis
- Alcançáveis
- Realistas
- Com Prazo Fixo
Mas, afinal, o que significa checklist? Ora, checklists devem ser compostos por tarefas pequenas, práticas e as pessoas e as equipes que trabalham para completá-las devem sentir que são realizáveis. Pequenas tarefas são igualmente intrinsecamente de curto prazo, o que é bom quando tentamos realizar tarefas maiores. Essa é a psicologia do checklist: acumular pequenas vitórias de curto prazo.
Metas maiores geralmente requerem mais tempo: elas tendem a ser complicadas, desafiadoras, e requerem paciência. É comum que fiquemos frustrados quando o processo demora mais do que o antecipado, o que é uma grande razão pela qual abandonamos projetos no meio do caminho.
Dividir essas tarefas grandes em tarefas menores nos ajuda a manter a motivação e o pensamento positivo ao longo de todo o projeto.
Então o que está acontecendo nos nossos cérebros?
Dopamina! É isso que está acontecendo. É este o segredo da psicologia do checklist.
A motivação é um elemento essencial e insubstituível do sucesso. Quando não estamos motivados, fracassamos. Quem nunca sentiu esse peso no meio de um projeto?
Quando sentimos que temos mesmo pequenas doses de sucesso, nossos cérebros liberam dopamina, que é associada a sensações de prazer, aprendizado e motivação. Quando sentimos os efeitos da dopamina, ficamos com vontade de repetir as ações que resultaram nesse sucesso que acabamos de sentir. Neurocientistas se referem a isso como “aprendizado autodirigido”.
Por isso, realizar pequenas tarefas é uma maneira tão eficaz de permanecer motivado durante projetos e processos de longo prazo.
Riscar tarefas de uma checklist libera pequenas quantidades de dopamina que em seguida nos dão energia para continuar riscando mais tarefas, ou seja, realizar mais coisas! Mas para obter os melhores resultados, os itens da checklist precisam ser tarefas reais e substanciais (continue lendo).
Tornar o trabalho divertido
Posso garantir que todos vocês já sentiram algum tipo de ludificação, mesmo se você não conhece o termo. É um processo que toma atividades cotidianas, mundanas, normais e que as transforma em atividades “divertidas” com elementos como competições e sistemas de recompensas. Essa é a mesma ideia da psicologia do checklist e é usada por muitas indústrias, setores e plataformas que podem ser surpreendentes, um desses exemplos é fazer um checklist.
Quando trabalhamos com um checklist, por exemplo, completamos ações e tarefas para receber algum tipo de recompensa. Mesmo que não seja no sentido tradicional, um projeto completo e um checklist completo são exemplos de coisas que nossos cérebros percebem como “recompensas”.
Pense no seu Smartphone. Se você tem um aplicativo de pedômetro, você pode ganhar uma medalha por completar sua meta de passos naquele dia. Na mesma linha de pensamento, o Trello dá um pequeno ícone verde quando você completa um checklist.
Essas recompensas podem parecer meio bobas ou simples, mas nossos cérebros respondem a marcos de sucesso gratificantes como esses e isso nos leva a realizar mais coisas! Porém, um aspecto crucial da ludificação é que as recompensas dadas devem ser realmente merecidas.
Não se trata de nenhuma razão moral entre colegas. Elas devem ser merecidas porque as pessoas sabem quando elas não mereceram uma recompensa realmente, e isso faz com que a recompensa perca parte do seu significado. E isso é fundamental para que a psicologia do checklist funcione.
Se as tarefas no seu checklist são pouco desafiadoras, o resultado será pouco gratificante. Acionar a liberação da dopamina requer um esforço sincero. Então mesmo quando dizemos que pequenas tarefas são mais eficientes que tarefas grandes, elas devem ser grandes o suficiente para que você sinta pelo menos algum tipo de satisfação e orgulho ao realiza-las.
Checklists para toda e qualquer coisa
As pessoas usam checklists para todo tipo de coisa: fazer malas para viagens, integrar novos membros à equipe, fazer deveres de casa, organizar coleções. Eles podem ser particularmente úteis em um âmbito profissional onde se lida com projetos colaborativos altamente complexos.
Por exemplo, nossa equipe usa a funcionalidade de checklist do Trello para marcar o progresso em trabalhos de grande conteúdo e de longo prazo como e-books. Com um e-book, o fato de escrever o texto é, obviamente, muito importante. Mas e todo o resto que é necessário para sua produção e distribuição? Temos muitas pessoas trabalhando em vários aspectos do projeto e os checklists compartilhados do Trello são um meio fácil de gerenciar as tarefas.
Veja um exemplo de checklist como esse:
Cada um dos itens representa um obstáculo que deve ser enfrentado. Riscar um item do checklist é incrivelmente gratificante para todos os envolvidos; e em seguida avançamos rumo ao próximo! Fluxos de trabalho como esse são aplicáveis em qualquer setor ou indústria. Só é preciso de um pouco de colaboração da equipe e um pouco de pensamento estratégico para começar a fazê-lo!
Vá em frente e faça algumas listas!
Depois de todos esses dados sobre a psicologia do checklist, o amor da nossa equipe pelo iconezinho verde do Trello faz total sentido. Ele não somente significa que um longo projeto chegou ao fim, mas que realizamos algo real e significativo. Cada item da checklist foi um desafio (grande ou pequeno) que foi vencido.
Então a próxima vez que você se sentir incrível depois de riscar todos os itens de uma lista de tarefas, você saberá exatamente por que. Continue sempre fazendo essas listas!
Lauren Marchese é especialista em Inbound Marketing na Mainstreethost, uma agência de marketing digital em Buffalo, NY. Ela tem experiência em marketing de mídias sociais e adora um quadro Trello super bem organizado.
Leia mais: A Técnica do Mapa Mental: Como definir metas mais produtivas
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