Como uma pessoa que passa a maior parte do dia criando e gerenciando processos - e trabalhando com pessoas que, às vezes, seguem esses processos e outras que às vezes não seguem, é bastante útil ter uma padronização.
Imagine ter modelos de cartões no seu quadro do Trello com todos os campos e informações de que você precisa. Essa é a beleza dos quadros prontos do Trello.
Há alguns meses, o Trello anunciou essa nova funcionalidade para criar modelos de cartão e de quadros do Trello. Nossa comunidade adorou isso, porque era uma funcionalidade aguardada há muito tempo. Antes, você podia fazer uma cópia do quadro para manter o formato original (e isso ainda é possível). Mas essa não era a solução ideal, especialmente para usuários do Trello que trabalham em equipes e precisam de mais organização nos seus processos.
Eu comecei a usar os modelos de cartões e de quadros prontos do Trello assim que a funcionalidade surgiu e estou animada para compartilhar algumas das minhas partes preferidas com vocês.
Como ter processos perfeitos com os quadros prontos do Trello?
Ter exemplos de quadros prontos do Trello (ou de cartões) pode ajudar a resolver a falta de ordem.
O Trello é uma ferramenta simples, mas poderosa. Mesmo pessoas iniciantes conseguem começar a usar a ferramenta com suas equipes. Mas, quando estamos apresentando novas formas de fazer algo (seja como fazer um roteiro de viagem, ou um calendário editorial, por exemplo), se você tem um modelo, não tem como errar.
Em vez de dizer "Adicione um cartão a esta lista e preencha os detalhes", você pode simplesmente compartilhar um modelo de cartão do Trello que especifica exatamente o que precisa ser feito e todos os detalhes!
Por fim, os modelos ajudam os usuários a serem consistentes em um projeto na medida em que todo mundo tem os mesmos parâmetros e informações. Então você não tem que se preocupar se as pessoas não vão saber o que fazer quando ingressarem no quadro!
Ah, e esqueça isso de ter que escrever um POP (procedimento operacional padrão) para "Como usar este quadro do Trello"... os usuários podem simplesmente criar um a partir nos modelos de quadros do Trello ou no cartões.
É a perfeição programada!
6 formas diferentes de usar cartões e quadros prontos do Trello
Por ser fácil de configurar, eu decidi explorar como eu posso usar os modelos de quadro do Trello para aprimorar meus próprios quadros e descobri várias formas de fazer isso:
- Gerenciamento de pedidos
- Monitoramento de hábitos
- Sprints em equipe
- Gerenciamento de projetos paralelos
- Organização de troca de presentes
- Gerenciamento de CRM
ℹ️Algo importante a se notar é que criar modelos de quadros do Trello privados ou visíveis apenas para o time é uma funcionalidade da versão paga. Usuários da versão gratuita podem criar modelos de quadros do Trello públicos!
1.) Gerenciamento de pedidos
Uma ótima forma de usar o Trello é para gerenciar pedidos de outras pessoas, tanto pedidos de um cliente, de funcionalidades de produtos, como pedidos de outras equipes dentro da sua empresa. Um quadro do Trello é um ótimo lugar para organizar ações que você e sua equipe precisam resolver e priorizar.
Os exemplos de cartões são a forma perfeita para reunir todos esses pedidos disputados.
Use a marcação em markdown para formatar a descrição do cartão com qualquer pergunta que você precise fazer para poder trabalhar e priorizar o pedido. Por exemplo, você pode pedir uma descrição do assunto, quais pessoas precisam estar envolvidas ou revisar o pedido, além de pedir para anexarem qualquer arquivo relevante.
Aqueles dias em que você tinha que mandar vários e-mails para conseguir uma informação ficaram para trás. Agora você não precisa ficar pedindo os arquivos ou perguntando tudo — ao invés, você pode ter tudo o que precisa logo de início com os modelos de cartões!
Você também pode incluir checklists no cartão para que cada vez que um pedido for feito, sua equipe saiba rapidamente quais são os próximos passos e riscá-los da lista de tarefas diárias. E a cereja do bolo: os checklists facilitam muito para mostrar o andamento para quem fez o pedido.
2.) Diário e monitoramento de hábitos
Ano passado, eu escrevi sobre como ter controle de hábitos com o Trello e, esse ano, com os modelos de cartões, esta estratégia evoluiu.
Parte daquele quadro do Trello incluía uma lista chamada "diário", na qual eu criei um cartão diário com campos personalizados para atualizar os dados sobre meu dia, e eu usei um checklist para acompanhar quais hábitos eu tinha alcançado. Funcionou muito bem, mas toda semana eu tinha que criar novos cartões, copiando os antigos e clicando nas caixinhas do checklist para limpar os campos personalizados.
Agora, tudo o que eu tenho que fazer é criar um modelo que tenha os campos personalizados e os itens de checklist que eu quero e já posso criar um novo cartão do zero toda semana!
Eu posso atualizar os campos personalizados e, em vez de copiar esse cartão e limpar as informações, posso criar um novo cartão que tem todos os campos e itens de checklist que preciso sempre que eu estiver pronta para dominar um novo hábito.
3.) Sprints de equipe
Muitos times usam o Trello para acompanhar o trabalho usando uma metodologia ágil como Scrum ou Kanban. Como o Trello é a ferramenta perfeita para manter o controle de tudo que você precisa realizar, além de dividir as atividades em tarefas menores, os modelos podem tornar isso ainda mais fácil.
Muitos quadros Kanban/Scrum seguem um formato semelhante para planejar cada sprint (um período de tempo em que a equipe trabalha em tarefas predeterminadas - veja esse tutorial de Scrum).
Você pode usar o modelos de quadros do Trello para criar um quadro pronto para usar em seu sprint. Nele você monta todas as listas que você precisa (como A fazer, Fazendo e Feito) e todo mundo envolvido entra no quadro logo de início.
Você também pode usar modelos de cartões para garantir que cada tarefa feita durante o sprint tenha exatamente o que você precisa. Por exemplo, instruções, perguntas, checklists, etiquetas pré definidas... você pode acrescentar tudo isso e muito mais! Se você está na área de desenvolvimento de software, pode ter muitos exemplos de quadros do Trello disponíveis para criar diferentes cartões, caso esteja acrescentando uma nova funcionalidade ou corrigindo um bug.
Precisa que alguém aprove uma tarefa antes que ela esteja oficialmente concluída?
Então pode fazer isso direto no seus modelos de quadros do Trello com o Power-Up de Aprovações! Basta adicionar os membros que validam a tarefa e você já pode ver se a atividade foi aprovada ou não.
4.) Gerenciamento de projetos paralelos
Eu gosto de praticar minhas habilidades e também gosto de ganhar dinheiro, então eu encontrei alguns projetos paralelos que são uma ótima forma de fazer exatamente isso. Se você tem vários projetos ou clientes, provavelmente já sabe que eles têm um fluxo semelhante e diferem apenas nos detalhes.
(P.S. As palavras "fluxo semelhante e diferem apenas nos detalhes" deveriam ser um gatilho para você criar um quadro pronto do Trello!)
Você pode facilmente criar um modelo de quadro do Trello para projetos paralelos que têm uma configuração padrão na qual o cliente faz um pedido (reveja a seção acima sobre usar modelos para gerenciar pedidos), uma lista para mostrar o que está trabalhando no momento, o que foi feito, e inclusive uma lista para compartilhar relatórios e atualizações!
Eu posso usar os modelos para criar um "Cartão relatório" no qual a cada semana eu mostro os detalhes da campanha da semana anterior. Estamos falando do Trello, então você também pode anexar capturas de tela, arquivos ou links a um cartão para que seu cliente possa ver tudo o que eles precisam para entender o contexto geral.
5.) Troca de presentes
Dar é melhor do que receber, certo? Se você não acredita nisso é porque nunca usou o Trello para gerenciar suas compras!
No fim de ano (e também nos aniversários ao longo do ano), comprar presentes é uma tarefa e tanto. Por isso, use os exemplos de quadros do Trello para organizar a troca de presentes e você vai ver como tudo fica menos estressante.
Você pode fazer um quadro para organizar a compra de presentes do Natal, por exemplo. Mas não pare por aí.
Que tal fazer um modelo para todos os aniversários na sua vida? Crie um modelo de cartão para qualquer pessoa que você queira presentear e use a descrição para inserir detalhes sobre o que você acha dessa pessoa. Em seguida, acrescente um checklist ao modelo para lhe ajudar a lembrar de comprar, embrulhar e, enfim, presentear essa pessoa!
6.) Crie um CRM e encontre um novo emprego
Se você trabalha com vendas, deve ter muitos leads e prospects para gerenciar (eu espero). Embora possa não ter pensado sobre isso, é fácil usar o Trello como uma ferramenta de CRM gratuita (customer relationship management).
Usar modelos de cartões é fácil porque cada contato terá um formato parecido. Você pode usar um modelo para definir um checklist de coisas que precisa fazer para cada lead. Também pode usar os campos personalizados para incluir detalhes sobre cada prospect, como telefone e e-mail. Você pode usar os comentários em um cartão para registrar as anotações de chamadas em vídeos para fazer um acompanhamento depois.
Assim como nas vendas, saber como procurar emprego é um pouco como saber "vender" a si mesmo para um grupo de empresas. Você pode usar essa mesma abordagem para gerenciar todos os leads de empregos que você encontrar e acompanhar a etapa em que você está em cada processo de seleção.
Como configurar modelos de quadros do Trello
Além da grande variedade de benefícios em usar os modelos de quadros do Trello, eles também são super fáceis de começar a usar.
Como criar um cartão pronto no Trello
Para criar um modelo de cartão do Trello, tudo o que você tem que fazer é criar um cartão no formato que deseja, como este aqui abaixo! Você pode incluir quantas informações quiser, como etiquetas, texto na descrição, membros e até checklists!
Agora, a qualquer hora (ou qualquer pessoa!) que quiser criar um novo cartão com o mesmo formato, você pode rapidamente clicar no ícone "Criar um novo modelo" na parte inferior de qualquer lista.
E só selecionar o modelo que você quer e bum! O novo cartão é gerado e está pronto para ser preenchido.
É simples assim - e super poderoso!
Como criar um quadro pronto no Trello
Apenas configure o quadro com suas preferências, como nomes e ordens de lista, qualquer cartão específico, descrições, membros e Power-Ups. Então, vá em "Menu" e clique em "Mais". Você vai ver a opção "Criar modelo".
Agora você (e outras pessoas) podem criar um quadro montado exatamente como o que você o criou! Basta clicar no banner que diz "Criar quadro do modelo."
Nota: como padrão, mesmo que seja um quadro público, a nova cópia do modelo será configurada automaticamente para o privado a não ser que você mude essa opção.
Agora é sua vez: como você usará os modelos de quadros e cartões do Trello?
Espero que esse texto com dicas do Trello tenha lhe dado algumas ideias de como aumentar a produtividade no trabalho (e na vida) ao garantir que os quadros e cartões sejam organizados da mesma maneira - sem gerar trabalho extra!
Você pode consultar todos os exemplos de quadros do Trello mencionados neste post aqui:
Encontre mais ideias de modelos de quadros do Trello na nossa galeria de modelos de quadros da comunidade do Trello. Caso tenha suas próprias ideias de quadro, a gente adoraria conhecer! Mostre para o mundo como você usa o Trello enviando para cá o seu modelo de quadro.
Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Siga-nos no Twitter (@trello)!
Leia mais: Modelos de quadros do Trello 100% úteis e prontos para usar
