Sua semana de trabalho começa assim? É segunda feira. Você está com o cafezinho na mão, você olha seu e-mail, seu Trello, seu Slack, e seu Instagram, anotando as tarefas por vir, comentando sobre a viagem de sua irmã a Fernando de Noronha, e vendo todos os projetos que a sua equipe colocou em sua mesa.
De repente, chega a hora de uma reunião, em seguida aparece um projeto urgente, que atrasa um relatório cujo prazo está se aproximando, e no qual você não consegue se concentrar. Você faz uma descarga cerebral à la Getting Things Done. Tudo parece urgente. Tudo precisa ser feito.
As horas vão passando e você continua se sentindo sufocado, sobrecarregado de informações, e, pior, roído pelo Medo De Ficar Por Fora (FOMO-Fear Of Missing Out, em inglês). Você acaba o dia pensando em tudo o que você não fez. Você passou o dia ocupado, então por que você não se sente produtivo?
Por que sistemas de produtividade não melhoram a produtividade?
Não é um problema com o sistema em si. Todos funcionam para melhorar a produtividade – se você conseguir manter-se disciplinado. A técnica Pomodoro, Scrum, Deep Work, a lista continua. Se você usar e repetir esses sistemas de produtividade, você colherá seus frutos... então por que existem tantas barreiras?
A resposta pode não ser a que você pensa. Talvez seja a hora de mudar o foco dos sistemas externos para o foco e a motivação internos. Isso mesmo, pode ser que tenha chegado a hora de falar para sua rotina “não é você, sou eu”.
Pense sobre a regra 80 20 de Pareto, e aplique-a internamente. Se você aplicar 80% dos seus esforços focados em produtividade a 20% dos obstáculos internos recorrentes, os resultados seriam incríveis. Em vez de mudar constantemente seu processo de tomar notas, concentre seus esforços em descobrir por que você perde duas horas de concentração toda segunda feira, ou por que sua garganta se fecha a cada vez que você começa seu dia de trabalho.
E por que não começar agora a a plicar a regra de Pareto 80 20 ? Aqui estão alguns bloqueios mentais com os quais você deve ter cuidado.
Medo: o assassino inesperado da produtividade
Pense naquele momento de paralisia que invade seu dia de trabalho e inibe sua produtividade: O que você está sentindo? Provavelmente, seu corpo está em um estado clássico de luta/fuga/paralise, e escolheu ficar parado. Esse estado é bom para algumas ameaças físicas, mas menos útil para decidir se você irá organizar seu inbox ou fazer uma ligação a um cliente.
Existem infinitas variantes do medo que causa esse nó em seu estômago e que embaçam sua capacidade de tomar decisões. Na próxima vez, em vez de ignorar ou combater o medo, tome um momento para se perguntar a pergunta crucial “Do que eu tenho medo?”
A resposta pode te surpreender:
- Você tem medo de tentar uma coisa nova? Tente dividir a tarefa em tarefas menores, e atacar uma de cada vez, estabelecendo um sentimento de realização, ou coloque um cronômetro.
- Você tem medo de falhar? Ser específico sobre seus medos é sempre o primeiro passo. Uma vez que você sabe exatamente do que você tem medo (você tem medo de não conseguir pagar o aluguel, ou de parecer idiota em frente de seus colegas?) você pode decidir como enfrentar esse medo.
- E o FOMO? Todos nós sentimos medo de ficar por fora das coisas, e todos nós temos soluções diferentes. Saber exatamente o que você define como sucesso, e tomar decisões em função disso é um grande passo na direção certa. Você pode precisar parar de trocar de contexto, começar a meditar, ou baixar um aplicativo de gratidão.
Um “por que” nebuloso complica tudo
Você já ouviu aquela velha história dos pedreiros para quem alguém perguntou o que eles faziam? O primeiro disse “Estou colocando tijolos, óbvio! ” e o segundo olhou a obra inacabada e sorriu, “Estou construindo um templo.”
Você está colocando tijolos ou construindo um templo? Que você seja um empregado autônomo, ou que você trabalhe em uma multinacional, se você não conhece a razão de fazer seu trabalho, você está caminhando rumo a muita confusão.
Se você se vir confuso ao começar um projeto, ou se você tem problemas para estabelecer suas prioridades, tome o tempo de se aprofundar, e aprender o máximo possível sobre o “por que”, mesmo que seja só o porquê de aparecer para trabalhar naquele dia.
Muitos empreendedores e líderes estão de acordo que um caminho traçado com um propósito é um indicador claro de sucesso. Negócios com propósito são associados de maneira positiva com motivação, coesão, conectividade, e maior sucesso.
Talvez você esteja mesmo fazendo demais
Que seja o FOMO que causa que você diga não (ou sim) a tudo, ou uma paixão legítima pelo seu trabalho, se você tem coisas demais para fazer, não existe hipótese de conseguir fazer tudo.
Se você está constantemente enchendo seus dias com tarefas, é a hora de aplicar a técnica 80 20 a seu trabalho. Quais atividades trazem o maior retorno sobre seu investimento? Quais trazem o menor? Pode começar a cortar essas tarefas menores da sua lista e veja como você se sente. Você tem dificuldade em dizer não? Talvez seja a hora de aprender, e a regra 80 20 poe te ajudar com isso.
Sua vida invade seu trabalho?
Todos lidamos com bloqueios internos para melhorar a produtividade, mas se sua vida doméstica invade seu trabalho – se você não consegue parar de pensar na briga que você teve com sua irmã, ou nas notas terríveis do seu filho, ou no ar condicionado quebrado — é muito provável que você precise desenvolver técnicas para lidar com o stress em geral, o que ajudará a esvaziar sua mente quando chegue a hora de se concentrar no trabalho.
Existem tantas técnicas para lidar com o stress quanto existem formas de stress diferentes. A maioria envolve lidar com a emoção que você sente, ou lidar com o problema em si. Pode levar muitos anos de experimentação para aprender como você, como indivíduo, pode lidar da melhor maneira com o stress, mas é um experimento que vale a pena, e que pode melhorar drasticamente sua vida.
Melhore sua produtividade aplicando a regra 80 20
Durante os próximos três meses, tente aplicar a regra 80 20 de Pareto a seus esforços de produtividade – 80% de esforço aos 20% dos bloqueios internos mais difíceis que você identificar. Aprofunde-se, conheça-se a si mesmo e as respostas que você dá às perguntas corretas, e veja sua eficiência levantar voo.
Agora que você já conhece a regra 80 20 de Pareto, conheça outra regra famosa: Aprenda a “Regra do Cinco” Para Gerenciar Melhor a Sua Equipe
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