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Compartilhar é cuidar: apresentação dos relatórios por e-mail e compartilhamento de comandos

Por | Publicado em | 4 min. de leitura
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Logo depois de algumas atualizações incríveis do Butler, a gente vai lançar dois novos recursos de automação que vão transformar você no especialista em produtividade do time: relatórios por e-mail e compartilhamento de comandos. 

Os relatórios por e-mail permitem que você crie com rapidez relatórios automatizados para informações importantes como cartões atrasados que podem ser compartilhados com qualquer pessoa. O compartilhamento de comandos é exatamente o que parece ser: você tem uma ótima regra em mãos, por que ficar com ela só para você quando você pode adicioná-la a outros quadros? Veja mais informações sobre estas duas novas adições de automação.

Até que enfim, alguma coisa útil na caixa de entrada

Mantenha todos informados sobre o que está sendo feito e o que está por vir, possíveis bloqueadores que estão impedindo o progresso do trabalho e a distribuição pessoal da carga de trabalho.

Com poucos cliques, agora você pode criar relatórios agendados por e-mail com informações gerais importantes do quadro sobre cartões atrasados ou a serem entregues em breve, cartões atribuídos a você e um snapshot semanal do quadro. Os relatórios por e-mail podem ser enviados por e-mail para qualquer pessoa, incluindo você mesmo, colegas do time, partes interessadas e até pessoas que não estão no quadro.

Prepare um relatório por e-mail em quatro passos simples:

  1. Clique no botão “Automação” na parte superior do quadro e selecione “Relatórios por e-mail”.
  2. Escolha um template de relatório: instantâneo de quadro, a ser entregue em breve, atrasado ou meus cartões. (Nota: clique em “Exibir relatórios por e-mail” para ir para a aba Comandos agendados no Butler, onde os relatórios por e-mail podem ser editados ou excluídos.)
  3. Configure o relatório: selecione a data e a hora para o envio do relatório, adicione até 10 endereços de e-mail de destinatários e personalize o assunto e a mensagem para dar mais contexto. Uma visualização do relatório vai aparecer no lado direito da tela enquanto você faz alterações.
  4. Selecione “Agendar relatório” para concluir a configuração ou “Envie uma versão de teste por e-mail” se quiser verificar tudo antes de salvar.

A partir de um relatório por e-mail na caixa de entrada, qualquer pessoa com acesso ao quadro pode ir direto para o quadro do Trello para ver mais informações, verificar tarefas ou fazer a redistribuição adequada do trabalho. Sejam eles usados para começar cada semana com o pé direito ou para celebrar todas as conquistas depois de uma semana agitada, a gente espera que os relatórios por e-mail sejam mais um recurso valioso na sua caixa de ferramentas de automação e que ela ajude a manter o time informado, economizando tempo.

Primeira regra da automação: não guarde uma boa automação só para você

Um dos aspectos mais poderosos da automação é que ela traz para o fluxo de trabalho um processo definido que vai além de apenas economizar tempo em tarefas chatas e remove todos os erros que são o que causam, na realidade, os maiores atrasos e dores de cabeça e no gerenciamento de um projeto. 

Quando você descobre um conjunto de regras e comandos de calendário ou data de entrega que funciona, não faz sentido ter que mover mundos e fundos para levar essas automações para outro quadro e replicar o processo. Afinal, a gente está tentando economizar tempo com as automações, não é? 

É por esse motivo que a gente introduziu o compartilhamento de comandos para comandos de regras, calendário e data de entrega. Com o compartilhamento de comandos, é rápido adicionar automações existentes a outros quadros ou editar em quais quadros uma automação já está sendo executada.

Veja como compartilhar um comando com outro quadro do Trello:

  1. No menu Automações, encontre o comando de Regra, Calendário ou Data de entrega que você gostaria de adicionar a outro quadro.
  2. Clique em “Adicionar a outro quadro” e, no menu suspenso da janela que aparece, selecione o quadro com que você gostaria de compartilhar. (Nota: você também pode digitar o nome do quadro no campo de entrada para pesquisar o quadro por nome.)
  3. Clique no botão “Adicionar ao quadro”.
  4. Em seguida, você vai poder revisar a automação e fazer as alterações necessárias para qualquer discrepância nos nomes das listas etc. 
  5. Se estiver tudo certo, clique em “Adicionar automação”.

Para ver em quais quadros um comando já está sendo executado e desabilitar o comando caso for necessário, clique em “Habilitado em 'x' quadros” e desmarque esses quadros. Nessa opção, você também pode adicionar o comando aos quadros. 

Agora você conhece os dois novos recursos de automação que a gente acha que vão facilitar muito o compartilhamento do progresso e do processo no Trello. Você tem alguma técnica favorita de automação para economizar tempo? Conte para a gente no Twitter!


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