Logo depois de algumas atualizações incríveis do Butler, a gente vai lançar dois novos recursos de automação que vão transformar você no especialista em produtividade do time: relatórios por e-mail e compartilhamento de comandos.
Os relatórios por e-mail permitem que você crie com rapidez relatórios automatizados para informações importantes como cartões atrasados que podem ser compartilhados com qualquer pessoa. O compartilhamento de comandos é exatamente o que parece ser: você tem uma ótima regra em mãos, por que ficar com ela só para você quando você pode adicioná-la a outros quadros? Veja mais informações sobre estas duas novas adições de automação.
Até que enfim, alguma coisa útil na caixa de entrada
Mantenha todos informados sobre o que está sendo feito e o que está por vir, possíveis bloqueadores que estão impedindo o progresso do trabalho e a distribuição pessoal da carga de trabalho.
Com poucos cliques, agora você pode criar relatórios agendados por e-mail com informações gerais importantes do quadro sobre cartões atrasados ou a serem entregues em breve, cartões atribuídos a você e um snapshot semanal do quadro. Os relatórios por e-mail podem ser enviados por e-mail para qualquer pessoa, incluindo você mesmo, colegas do time, partes interessadas e até pessoas que não estão no quadro.
Prepare um relatório por e-mail em quatro passos simples:
- Clique no botão “Automação” na parte superior do quadro e selecione “Relatórios por e-mail”.
- Escolha um template de relatório: instantâneo de quadro, a ser entregue em breve, atrasado ou meus cartões. (Nota: clique em “Exibir relatórios por e-mail” para ir para a aba Comandos agendados no Butler, onde os relatórios por e-mail podem ser editados ou excluídos.)
- Configure o relatório: selecione a data e a hora para o envio do relatório, adicione até 10 endereços de e-mail de destinatários e personalize o assunto e a mensagem para dar mais contexto. Uma visualização do relatório vai aparecer no lado direito da tela enquanto você faz alterações.
- Selecione “Agendar relatório” para concluir a configuração ou “Envie uma versão de teste por e-mail” se quiser verificar tudo antes de salvar.
A partir de um relatório por e-mail na caixa de entrada, qualquer pessoa com acesso ao quadro pode ir direto para o quadro do Trello para ver mais informações, verificar tarefas ou fazer a redistribuição adequada do trabalho. Sejam eles usados para começar cada semana com o pé direito ou para celebrar todas as conquistas depois de uma semana agitada, a gente espera que os relatórios por e-mail sejam mais um recurso valioso na sua caixa de ferramentas de automação e que ela ajude a manter o time informado, economizando tempo.
Primeira regra da automação: não guarde uma boa automação só para você
Um dos aspectos mais poderosos da automação é que ela traz para o fluxo de trabalho um processo definido que vai além de apenas economizar tempo em tarefas chatas e remove todos os erros que são o que causam, na realidade, os maiores atrasos e dores de cabeça e no gerenciamento de um projeto.
Quando você descobre um conjunto de regras e comandos de calendário ou data de entrega que funciona, não faz sentido ter que mover mundos e fundos para levar essas automações para outro quadro e replicar o processo. Afinal, a gente está tentando economizar tempo com as automações, não é?
É por esse motivo que a gente introduziu o compartilhamento de comandos para comandos de regras, calendário e data de entrega. Com o compartilhamento de comandos, é rápido adicionar automações existentes a outros quadros ou editar em quais quadros uma automação já está sendo executada.
Veja como compartilhar um comando com outro quadro do Trello:
- No menu Automações, encontre o comando de Regra, Calendário ou Data de entrega que você gostaria de adicionar a outro quadro.
- Clique em “Adicionar a outro quadro” e, no menu suspenso da janela que aparece, selecione o quadro com que você gostaria de compartilhar. (Nota: você também pode digitar o nome do quadro no campo de entrada para pesquisar o quadro por nome.)
- Clique no botão “Adicionar ao quadro”.
- Em seguida, você vai poder revisar a automação e fazer as alterações necessárias para qualquer discrepância nos nomes das listas etc.
- Se estiver tudo certo, clique em “Adicionar automação”.
Para ver em quais quadros um comando já está sendo executado e desabilitar o comando caso for necessário, clique em “Habilitado em 'x' quadros” e desmarque esses quadros. Nessa opção, você também pode adicionar o comando aos quadros.
Agora você conhece os dois novos recursos de automação que a gente acha que vão facilitar muito o compartilhamento do progresso e do processo no Trello. Você tem alguma técnica favorita de automação para economizar tempo? Conte para a gente no Twitter!
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