Sistema de CRM grátis no Trello: suas vendas decolando!

Se estiver na mesma fase que eu, você ainda não está pronto para uma ferramenta avançada como o Salesforce ou HubSpot, mas ainda assim gostaria de ter um sistema de CRM gratuito para organizar seus contatos de vendas.

Sem saber ao certo como achar um meio termo viável, decidi experimentar o Trello e descobri que ele atende a todas as necessidades que eu tinha para uma ferramenta de CRM gratuita — e o melhor de tudo — sem dificuldades na configuração e sem nenhum custo mensal de assinatura.

É fácil configurar e usar o Trello para administrar seus leads de vendas e contatos de clientes.

A seguir, vou mostrar passo a passo como estruturar um sistema de CRM grátis(Customer Relationship Management — ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português) com o Trello.

1. Comece com o layout certo

Ao criar seu quadro, comece com o layout. É melhor estruturar seu sistema de CRM com uma lista para cada estágio do seu pipeline de vendas.

Como é o seu funil? Ele começa com “procurar contato”, “considerar” e então “comprar”?

Faça uma lista com cada etapa do fluxo de seus potenciais clientes. Cada uma dessas etapas vai representar uma lista do Trello.

Este é um exemplo do meu quadro para mostrar como eu uso o Trello como software de CRM: 

Também adicionei duas listas no final para contatos que não converteram em vendas. As listas podem se chamar “Follow-up mais tarde” ou “Perdidos”.

Ter um fluxo de trabalho que representa sua realidade é essencial, pois se você não configurar seu quadro corretamente, não vai saber onde colocar seus contatos. Talvez você tenha que fuçar para achar outras maneiras de organizar seu quadro até ele fazer sentido.

Ao identificar um novo passo no seu funil, adicione-o ao quadro como lista. Se você sentir que dois passos, como “Considerar” e “Decidir”, são tão parecidos que não exigem um foco especial no pipeline para serem separados, una os passos em um só ou redefina o nome deles.

É por isso que usar o Trello como sistema de CRM (gratuito) é ótimo: você pode criar um passo novo no workflow ou mudar qualquer um deles quando quiser!

2. Adicione e organize seus contatos

Agora você pode começar a adicionar seus contatos.

Cada contato é um cartão do Trello. Você pode armazenar todas as informações de que precisa em um cartão, e o Trello tem milhares de funcionalidades para tornar esse processo fácil e organizado.

Você pode adicionar contatos manualmente, é claro, mas a vida é curta demais para fazer isso sempre.

De onde você extrai novos contatos? TypeForm? Google Forms? Há grandes chances de que sua ferramenta tenha uma funcionalidade que envia automaticamente os seus leads para o Trello.

Minha favorita é uma ferramenta chamada Zapier. O que acontece é: toda vez que alguém preenche seu formulário, essa informação é automaticamente enviada para um cartão na lista de “entrada” do seu quadro do Trello, pronto para você posicioná-lo no workflow.

Eu uso o Zapier para transformar as informações de um formulário no Google Form em um cartão do Trello. Isso é extremamente útil, já que a maioria dos meus leads vem de lá!

As pessoas que separam tempo para preencher o formulário são geralmente as que têm mais interesse no meu serviço, então eu definitivamente quero priorizá-las no pipeline!

Mesmo se você não usa o Google Forms, é provável que você consiga usar o Zapier ou um Power-Up para integrá-lo com o Trello. O JotForm, TypeForm, SurveyMonkey ou qualquer outra ferramenta de formulário são compatíveis.

Isso vai economizar muito trabalho manual na hora de adicionar um contato sempre que você receber um lead por formulário.

Se você recebe leads por e-mail, também pode usar o Zapier ou a funcionalidade nativa de e-mail para quadro do Trello (já já falamos mais disso).

Também tem um add-on do Gmail para o Trello que permite transformar um e-mail em um contato para o seu sistema de CRM com apenas um clique.

Quando você adiciona um contato, use etiquetas para ajudar a filtrar e classificar os leads. Por exemplo, você pode usar filtros para informar de onde eles vieram, em qual produto ou serviço eles estão interessados ou o nível de interesse deles.

Para acrescentar mais contexto, você pode usar o Power-Up de Campos Customizados para incluir informações relevantes sobre um lead que ficam visíveis quando você visualiza o quadro inteiro.

Você pode criar um Campo Customizado para mostrar informações do contato como: e-mail, telefone, valor previsto do projeto, etc. Você também pode configurar os Campos Customizados para aparecerem na pré-visualização do cartão, assim você vê essas informações sem clicar no cartão.

Se uma versão mais simples já é suficiente, você poderia parar aqui e pronto! Já tem seu próprio sistema de CRM gratuito.

Mas, se você investir um pouco mais de tempo na configuração do seu quadro do Trello, há muitas maneiras de deixá-lo mais poderoso e economizar horas e horas da sua agenda.

Dica profissional: Adicione uma lista chamada “Recursos” como a primeira lista do quadro que é seu software de CRM. Use a lista para armazenar templates para e-mails, anotações de conexões do LinkedIn, apresentações e qualquer outra coisa que você usa como referência ou materiais que você envia frequentemente para os seus leads.

3. Implemente fluxos de nutrição de seus contatos com sua nova ferramenta de CRM

Fazer follow-up com seus leads pode ser um processo chato e difícil.

Você quer passar tempo falando com as pessoas (ou melhor, trabalhando com elas!), não documentando tudo que está fazendo para conquistá-las.

No Trello é muito mais fácil nutrir os seus contatos. Você não vai precisar se preocupar com anotações de contatos perdidas ou saber as datas certas para fazer o follow-up.

Muito pode ser automatizado e organizado, e você vai conseguir visualizar tudo em um lugar só — seu sistema de CRM gratuito no Trello!

Aqui estão algumas funcionalidades práticas para ajudar você no processo de nutrir os seus contatos:

Checklists

Conheça a funcionalidade de checklist: é super fácil e está disponível em todos os cartões do Trello.

Se você tem uma lista de passos que você realiza quando entra em contato com os leads, crie uma checklist no cartão. Você só precisa criá-la uma vez, depois consegue copiar cartões com a checklist ou copiar apenas a checklist para outros cartões!

É uma ótima maneira de saber exatamente o que você já fez para acompanhar o contato e qual é o próximo passo.

Quando você visualizar o quadro inteiro, vai ver uma contagem dos itens já concluídos em cada checklist. Quando completar todos os itens da lista, a contagem fica verde, o que é um ótimo indicador visual de que você fez tudo naquele passo do funil para esse lead.

Dica profissional: Se você está sempre usando a mesma checklist, crie uma checklist como template que seja fácil de copiar onde precisar:

Datas de Entrega no seu sistema de CRM grátis

Outra funcionalidade que pode ser utilizada quando você cria um quadro é a Data de Entrega. Use esse recurso para monitorar quando você precisa fazer algo para um contato.

Por exemplo, talvez você enviou um e-mail para o contato hoje e quer acompanhar esse passo semana que vem.

Em vez de acrescentar uma anotação no calendário (ou torcer para lembrar), configure a data de entrega no cartão, e o Trello cria um alerta de notificação para você. Sua notificação vai direcionar você diretamente ao cartão para você tomar uma ação e fazer algo que está na checklist (ou atualizar as anotações).

Quando você concluir a ação, mude a data de entrega para seu próximo prazo.

Dica profissional: Habilite o Power-Up do Calendário para ter acesso à visualização de calendário que mostra suas tarefas pendentes por semana ou mês. É uma ótima maneira de monitorar seu fluxo do pipeline e garantir que você tenha consistência com seus leads semana após semana. 

Você também pode usar a funcionalidade de Filtro para apenas mostrar cartões com datas de entrega que estão próximas. Já se convenceu que o Trello pode ser sua ferramenta de CRM gratuita? Tem mais por vir!

Comentários

Por falar em anotações, se você quiser anexar mais informações ao cartão de um contato, pode usar a caixa de Descrição ou a funcionalidade de Comentários.

Os comentários são úteis para acrescentar informações com recorrência, pois informam o horário em que o item foi acrescentado, como anotações sobre o que está acontecendo em uma base temporal: “Leila abriu o e-mail” ou “Alex precisa que eu crie uma proposta com esses detalhes”, etc.

Anexos

Use os anexos do cartão para acrescentar TUDO que você precisa às informações do seu contato. Você pode armazenar propostas, apresentações, contratos, fotos relevantes ou outros documentos. Você pode acessar facilmente os anexos no seu quadro do Trello em qualquer dispositivo.

É perfeito para organizar todos os documentos do seu contato relacionados a uma venda.

Dica profissional: Habilite os Power-Ups do Google Drive ou do Dropbox para anexar pastas inteiras aos seus cartões do Trello, inclusive com pré-visualização de documentos e anotações da última vez em que foram editados.

E-mail para o Trello

Não está a fim de copiar e colar e-mails da sua caixa de entrada para o Trello? Não precisa! Você pode usar a funcionalidade de e-mail para quadro do Trello de algumas formas diferentes:

Cada quadro do Trello tem um endereço de e-mail específico que cria um cartão novo assim que recebe um e-mail nesse endereço. Então, você pode organizar uma lista chamada “Entrada” e encaminhar toda a comunicação com seus leads para esse e-mail, para depois organizar os cartões no seu quadro do Trello.

É uma ótima opção e pode atender às suas necessidades. Porém, tem uma maneira mais avançada de usar a funcionalidade de e-mail para quadro.

Você sabia que todo cartão individual também tem seu próprio endereço de e-mail?

Quando você conseguir o endereço de e-mail de um contato, crie um filtro no seu e-mail que envia automaticamente toda a comunicação com esse contato para o endereço de e-mail do cartão do Trello correspondente.

(Se você estiver usando o Gmail, clique em “Configurações” → clique em “Filtros” → clique em “Criar novo filtro” → defina o e-mail “De” como seu lead → clique em “Criar filtro” → clique em “adicionar endereço de encaminhamento” → (Acrescentar o endereço de e-mail do cartão do Trello) → e então clique em “Criar filtro”. Repita o mesmo processo para definir o e-mail “Para” como o endereço de e-mail do seu lead, assim você consegue monitorar os e-mails que você envia e que recebe também .)

Se você não gostar muito dessa solução, pode usar o add-on do Gmail para o Trello e conectar seus e-mails a um cartão específico. É tão fácil que você vai querer transformar todos os e-mails na sua caixa de entrada em um cartão do Trello.

Soneca do Cartão

Você tem que acompanhar uma notificação com seu lead, mas ainda está esperando alguma coisa? Não tem problema, é só usar o Power-Up de Soneca do Cartão, e o cartão (inclusive as notificações de data de entrega) é arquivado até a hora específica que você determinar.

Quando chegar a data, o cartão vai aparecer automaticamente na lista que você escolher.

Repetidor de Cartão

Se você tem tarefas específicas para fazer toda semana, não precisa criar manualmente um cartão do Trello toda segunda-feira de manhã.

Você pode usar o Power-Up de Repetidor de Cartão para criar um cartão que seja repetido no dia e horário recorrentes que você escolher, com todas as informações (ou checklists) de que você precisa. Talvez seja um lembrete mensal para fazer uma limpa no seu quadro do Trello do sistema de CRM gratuito!

Rastreador de Pacotes

Se você está enviando pacotes ou correspondências rastreadas para seus leads e clientes, pode usar o Power-Up de Rastreador de Pacotes para monitorar os envios com as informações de rastreamento acessíveis no cartão, sabendo exatamente quando tudo é entregue!

4. Crie relatórios para sua ferramenta de CRM no Trello

Você já está com seu sistema de CRM gratuito rodando e já está nutrindo seus contatos, mas precisa saber como está a eficácia dos seus métodos de acompanhamento.

Está conseguindo mover seus contatos no fluxo do seu funil de vendas?

Embora não haja opções-padrão para relatórios no seu quadro do Trello, há várias maneiras de extrair estatísticas e criar relatórios sobre seus contatos e sobre como seu CRM (e seu processo de vendas) está desempenhando.

Conte os contatos em cada estágio do seu sistema de CRM gratuito

Use a extensão do Chrome de contagem de cartões (Original Card Counter for Trello) para contar o número de cartões em cada lista. Com isso, você pode ver com facilidade quantos contatos estão em cada estágio do seu funil.

Integre ferramentas de gerenciamento de tempo

Você passa muito tempo acompanhando seus contatos?

Integre ferramentas que monitoram tempo, como Harvest ou Time Camp, para ver quanto tempo você está gastando com cada contato.

Você pode usar um rastreador para comparar o tempo gasto vs. o valor de um cliente. Dessa forma, você pode descobrir que passa muito tempo em clientes de baixo valor, e talvez reconsidere a gestão dos seus recursos.

Com esses Power-Ups, você pode começar a monitorar seu tempo com um cartão específico do Trello. Assim, quando você começar o seu trabalho de fazer follow-up, já vai estar no Trello e poderá simplesmente dar partida no cronômetro!

Nenhum contato é esquecido

Use o Power-Up de Envelhecimento de Cartão para separar visualmente os leads que estão esfriando.

Esse Power-Up vai mudar o visual do cartão (deixando-o mais transparente ou tornando o visual dele mais “desgastado”) se ele não foi editado ou se ninguém mexeu nele recentemente. Você vai conseguir ver rapidamente quais leads precisam de um empurrãozinho e não precisará se preocupar com os contatos se perdendo com o tempo. Os Power-Ups vão ajudar você a tornar o Trello um software de CRM poderoso para gerenciar sua carteira de clientes e prospects.

Que tal experimentar o sistema de crm grátis do Trello?

Só porque muitos sistemas de CRM são feitos especificamente para vendas, não quer dizer que são as melhores (ou únicas) opções a serem consideradas. De fato, eles são geralmente mais caros e têm mais funcionalidades do que você precisa para começar.

Experimente usar o Trello como ferramenta de CRM gratuita para ver se ele atende às suas necessidades (e orçamento!) e se ele ajuda você a acompanhar seus leads com eficácia e chegar ao passo importante: trabalhar com seus clientes.

Fique à vontade para copiar este template de CRM e criar seu próprio pipeline de vendas no Trello.

Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para atendimento@trello.com.