Técnicas de gestão de projetos para resolver os 5 erros mais comuns em projetos (com analogia de comidas)

Com apenas algumas dicas, ferramentas e técnicas de gestão de projetos, você e seu time podem evitar esses 5 principais erros em gestão de projetos e serem vistos como os grandes líderes de projetos que vocês são.

Gerenciar um projeto complexo não é como dar uma volta no parque. Para prosperar, líderes de projetos devem entender o engajamento, os objetivos, desafios, orçamento, e comunicação tanto do seu time quanto dos stakeholders. Além de estarem preparados para os obstáculos inevitáveis que irão surgir ao longo do caminho e que exigirão grande flexibilidade do time para mudar e se adaptar a novos planos. A verdade é que mesmo se você não for um líder de projeto por carreira, você está propenso a passar por isso de uma forma ou de outra.

Saber lidar com todas essas mudanças não é uma habilidade que apenas líderes de projetos podem ter, mas ajuda a conhecer algumas estratégias privilegiadas para gerenciar projetos com sucesso. Com apenas algumas dicas, ferramentas e técnicas de gestão de projetos, você e seu time podem evitar esses 5 principais erros em gestão de projetos e serem vistos como os grandes líderes de projetos que vocês são.

Para te deixar com água na boca por essas técnicas, nós iremos examinar esses erros como se estivéssemos planejando um festival de comida. Pegue um aperitivo e vamos lá!

1. Não ter um projeto definido de forma clara

A primeira tarefa que um líder de projeto deve fazer é definir um projeto de forma clara. Não definir o projeto com seus elementos principais (desafios, objetivos, entregáveis e métricas de sucesso) é a receita clássica para um trabalho em equipe desastroso.

Trabalhe com sua equipe para identificar e definir qual o entregável preferido do projeto. Estabeleça uma meta compartilhada para seu time e garanta que está tudo alinhado com a missão da sua empresa. Depois dessa etapa você pode agora quebrar esse objetivo em metas menores e mais claras. Inclua uma linha do tempo com as principais conquistas que devem ser alcançadas e forneça a seu time métricas de sucesso possíveis de serem alcançadas.

Vamos agora ao exemplo do festival de comida (porque, afinal, quem não gosta de uma deliciosa comida de rua?). Então, vamos supor que você está encarregado de fazer o primeiro festival anual de comida da sua cidade (parabéns por isso). Mas por onde você começa?

Comece definindo o objetivo do festival de comida: promover um jeito fácil, social e divertido para moradores da cidade conhecerem restaurantes locais assim como desenvolver um senso de comunidade em torno da cultura alimentar de São Paulo. Claro que com um evento desse tamanho você precisa estar preparado para desafios como localização, permissões da prefeitura, restaurantes participantes, clima imprevisível entre outros fatores.

Também é importante estabelecer um critério de sucesso desde o começo assim como uma visão do que seria o resultado ideal. Nesse exemplo delicioso que estamos montando, o número de ingressos vendidos e a quantidade de restaurantes participando seriam bons indicadores de sucesso do evento. O resultado ideal seria um lindo dia de sol com milhares de pessoas comendo deliciosas comidas e tendo uma experiência incrível no Parque do Ibirapuera em São Paulo.

2. Falha em conseguir a aprovação dos stakeholders

Um dos erros mais caros que um líder de projetos pode fazer é não conseguir o engajamento necessário dos funcionários e executivos antes de começar. Na realidade, 33% dos projetos falham porque os principais executivos da empresa não se envolvem. Como diz o velho ditado: "basta uma maçã podre para estragar todas as demais" e de fato apenas um executivo "VIP" pode impedir até mesmo os melhores planos.

Para um time funcionar no nível mais elevado, todos os membros do time devem estar completamente "comprados" com a visão e o processo. É de responsabilidade do líder de projeto garantir que todos da equipe se sintam o máximo engajados possível. Essa é uma das técnicas de gestão de projetos mais importantes.

Além do mais, ter o suporte dos mais altos executivos da empresa é crucial para um projeto de sucesso. Um bom líder de projeto se comunica de maneira aberta e ajuda todos os stakeholders entenderem o projeto em si e a importância do papel deles no processo.

É difícil de acreditar que será um problema  conseguir que stakeholders se engajem com um delicioso festival de comida, mas você não pode ir em frente sem antes garantir que eles irão te apoiar.

Os stakeholders precisam estar dentro do processo não apenas para te ajudar a conseguir o máximo de restaurantes possíveis e planejar todo o evento, mas também para te ajudar com as entidades locais e conseguir todas as permissões para o evento e uso do parque.

Um dos melhores jeitos de conseguir que seus stakeholders aprovem o projeto e se engajem nele é você incluí-los já no processo de planejamento e dar voz para que eles opinem em como será o evento. Seja a respeito de um parque público ou fechar as ruas de vários quarteirões, há várias pessoas que precisam dar o "OK" para que a festa possa começar.

3. Lidando com Scope Creep

Existem grandes chances de você já ter passado por um scope creep mesmo sem estar totalmente familiarizado com essa técnica de gestão de projetos. Scope creep é quando os objetivos iniciais de um projeto se expandem depois do projeto ter começado. São mudanças sutis, que resultam em projetos levando muito mais tempo para serem completados e entregáveis que estão longe da visão original.

Um cenário comum é: um projeto previamente planejado e com escopo definido começa a se tornar mais complexo na medida que o tempo passa. Mesmo assim, se espera que sua equipe complete o trabalho adicionado sem ser recompensada por isso e no pior do casos se espera que você termine o projeto na mesma data inicial.

A boa notícia é que se você monitora o progresso de um projeto de maneira correta, você será capaz de evitar um scope creep. Líderes de projeto devem ser cuidadosos ao definirem o escopo do projeto antes do trabalho começar. Na medida que o tempo passa, a visão do projeto pode mudar e é uma tarefa do líder de projeto monitorar o escopo e atualizá-lo se necessário. É importante revisitar os objetivos, manter a informação organizada e acompanhar o orçamento.

Um festival de comida tem um simples objetivo de entretenimento com comida. Entretanto, se fizermos um brainstorm e colocarmos mais pessoas envolvidas, novas ideias podem surgir, como por exemplo: no parque terá locais para crianças? E quanto a música ao vivo para os participantes curtirem um bom show? E quanto a recursos para cachorros?

De forma devagar o plano original vai ficando maior e mais extravagante (para melhor ou pior) e é trabalho do líder de projeto garantir que essas ideias não sobrecarreguem o tempo da equipe e as restrições de orçamento. Uma excelente maneira de ter certeza que o projeto está no direcionamento correto é com reuniões semanais para alinhar e revisitar os objetivos, os marcos a serem alcançados, o orçamento com seus principais contribuidores e atualizar o escopo somente quando necessário.

4. Falta de comunicação constante

Todos os grandes times tem uma grande coisa em comum: eles se comunicam frequentemente e de forma efetiva. De fato, uma das reclamações mais comuns que funcionários têm da empresa em que trabalham é a falta de comunicação efetiva.

A chave aqui é eficácia. Você não quer comunicar demais e distrair seu time com e-mails excessivos e interrupções constantes. Na média, funcionários checam seus e-mails 36 vezes em uma hora. Depois de checar o e-mail eles levam até 16 minutos para conseguir focar em outra tarefa. É muito tempo desperdiçado.

A maioria dos erros em gerenciamento de projetos podem ser evitados se você tiver maestria na arte de comunicar e engajar as pessoas certas. Isso significa articular de maneira clara o escopo do projeto, visão e datas de entrega assim como o papel de cada pessoa no time, responsabilidades e expectativas. Comunicação presencial é importante, entretanto, utilizar chats online, vídeos e colaboração em documentos compartilhados podem ajudar times a ficarem na mesma página. Estejam eles perto ou longe.

Enquanto transmitir informações para seu time é vital, aprender a ouvir a cada stakeholder é sem dúvida a parte mais crítica da comunicação de gerenciamento de projetos. Passe um tempo com o seu time, faça perguntas e forneça para cada pessoa uma plataforma aberta para eles compartilharem suas opiniões, desafios e sucessos.

Se você está colaborando e trabalhando de forma online tenha certeza que você responde da mesma forma como se você estivesse em uma reunião presencial. Reconheça contribuições de cada membro do time. Quanto mais as pessoas da equipe se sentem partes importantes do seu projeto, mais efetivo ele será. Do outro lado, se as pessoas do seu time sentirem que a opinião e sentimentos deles não importam eles provavelmente não irão fazer o seu melhor trabalho.

Um processo de planejamento compartilhado também pode impactar positivamente o engajamento dos stakeholders, uma vez que as pessoas precisam ter um "assento na mesa". Com tantas pessoas diferentes envolvidas, ter um lugar único e acessível para comunicar e armazenar planos, cronogramas, políticas e qualquer outra documentação do projeto é uma obrigação. Uma ferramenta de controle de projetos flexível pode ajudar você a visualizar seus prazos, marcos a alcançar e facilmente acompanhar responsabilidades. Para documentar os detalhes do nosso evento, o software de colaboração de conteúdo permite que todos os seus colegas de equipe colaborem no agendamento de documentos e menus, garante que todos tenham as versões mais recentes de documentos e reduz as idas e vindas desnecessárias via e-mail para esclarecimento de algum assunto.

5. Não ser flexível

Conforme mencionado anteriormente, é importante monitorar seu escopo à medida que seu projeto evolui para evitar restrições de tempo indesejadas e custos adicionais. Igualmente importante, no entanto, é garantir que o projeto seja executado com flexibilidade.

A gestão flexível vai de mãos dadas, permitindo uma comunicação adequada e avaliando o progresso. Todo projeto é diferente. E cada projeto apresentará desafios únicos que precisarão ser enfrentados de cabeça erguida, com calma e com capacidade de se adaptar. Isso não significa que os gerentes de projetos devem constantemente se concentrar no que eles podem mudar. Significa que, quando novos desafios se apresentam, os gerentes devem ser inteiramente transparentes com seus stakeholders e criar uma nova abordagem para resolver o problema. Por isso é tão importante saber essas técnicas de gestão de projetos.

Lembre-se dessa regra: Seja definitivo em sua visão e flexível na sua abordagem.

Aqui um cenário picante: o seu festival de comida que deveria ser no Parque Ibirapuera não será mais viável devido às licenças necessárias que levarão muito tempo para serem aprovadas. Mas não se preocupe! Como você manteve sua comunicação aberta e acessível com as pessoas certas, você foi capaz de conseguir um local de backup que atendesse aos nossos requisitos. Sua nova localização tem ainda mais espaço, o que significará reorganizar o layout dos restaurantes que irão estar no evento e potencialmente adicionar entretenimento extra. Veja isso como um desafio, ou apenas outro motivo para mais batatas fritas.

Sabendo que qualquer evento ou projeto sempre terão desafios e problemas, desenvolva um plano de backup ou opções alternativas com sua equipe para ajudar a economizar tempo e estresse.

Cozinhando bons projetos sem estresse

Evitar estes cinco erros críticos é um ótima garantia para concluir com sucesso qualquer projeto complexo. Veja que a maioria dos erros se reduz a uma falta de comunicação e engajamento entre os membros da equipe. Usar ferramentas de colaboração para manter sua equipe em sincronia pode ser valioso para o gerenciamento de projetos, ajudando você a se comunicar de forma transparente. Organize detalhes e documentos importantes em um só lugar e mantenha o trabalho sempre se movendo adiante.

Gostou dessas técnicas de gestão de projetos? E como está a gestão do seu tempo em projetos?