Trabalho a distância: os prós e contras de uma equipe de trabalho sem fronteiras

Quando uma organização realmente abre as portas para o trabalho a distância, ela começa a pensar globalmente, mesmo ela percebendo isso ou não. Ao tirar o trabalho em equipe de um escritório físico, a colaboração se torna um sistema de crenças e práticas que podem realizar coisas em qualquer lugar.

Ao olhar para histórias de sucesso sobre o trabalho remoto, startups geralmente são consideradas tendências. Mas mesmo entre esses “modelos emergentes de negócios do setor privado”, equipes que trabalham a distância pela internet 100% do tempo ainda são relativamente raras. E ainda mais raras são as equipes verdadeiramente globais.

De fato, a ideia de gerenciar uma equipe espalhada por dezenas de países e fuso horários pode parecer extremo. O quê, nós pensamos, faz da nossa experiência como uma organização humanitária e de desenvolvimento de 70 anos valer a pena ser compartilhada.

Desenvolvendo equipes além das fronteiras

UNICEF atua em 190 países e territórios e passou 70 anos trabalhando para proteger os direitos de toda criança e melhorar a vida de crianças e suas famílias. Defender o direito de crianças ao longo de suas vidas exige uma presença global, seja por uma rede estruturada de escritórios ou pela expansão de equipes móveis para a linha de frente das maiores crises globais com suporte em larga escala. Permanecer relevante e adequado a um mundo acelerado com necessidades em mudanças constantes, também significa separar um espaço para testar e desenvolver modelos organizacionais.

Esta é uma área que a equipe do Centro Global de Inovação (CGI) da UNICEF pode testar e compartilhar informações: aplicar um modelo de colaboração radicalmente diferente e como podemos criar mudanças globais. Parte desse modelo é empurrando o trabalho remoto ao extremo. Nós somos 17 pessoas vivendo em 11 locais, com 71% que fazem teletrabalho, 53% que são nômades e 41% que trabalham em horário parcial.

Antes de lançar oficialmente o CGI em 2015, você provavelmente nos encontraria trabalhando em uma pequena equipe de 7 pessoas em Kampala, Uganda. Uma vez que nosso propósito ficou claro - identificar, avaliar e implementar ideias inovadoras e tecnologias que pudessem ser escaláveis a nível nacional ou multinacional - nos tornamos uma equipe totalmente distribuída. Na verdade, tão distribuídos, que nossos dias úteis se tornaram quase inteiramente assíncronos.

Embora o trabalho em equipe possa ser difícil, o impacto é inestimável. Nós pudemos recentemente entregar informações que salvaram a vida de mais de 22.000 pessoas durante o furacão Irma, tudo em menos de 30 horas. E isso é só o começo: leia tudo sobre a nossa jornada de colaboração assíncrona aqui.

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Nós incluímos as dicas deste artigo e muito mais em um guia completo (e gratuito!) para todos que querem implementar o trabalho remoto. Acesse aqui:

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Nós achamos que nossa equipe é um exemplo bem-sucedido de “trabalho a distância extremo”, principalmente porque evoluímos através de tentativas e erros durante o caminho.

Como fazer isso funcionar? Aqui estão os prós, contras e as principais lições aprendidas que pensamos estar em sintonia com qualquer time, de startup a instituição tradicional, que está buscando a colaboração em uma escala global.

Os prós de construir uma equipe global

Confiança e competência são fundamentais para dar o nível de autonomia necessário para uma equipe quando se trabalha de diferentes pontos do mundo.  Entretanto, com objetivos claros e um entendimento comum das melhores práticas de trabalho remoto, você pode colher mais benefícios de uma equipe sem fronteiras.

1. Contrate as melhores pessoas, independente de onde elas vivam. Atingir uma gama mundial de talentos sem precisar realocar pessoas, fornece acesso a uma riqueza de especialidades e diversidades que são necessárias para o trabalho. Quando se trata de resolver problemas difíceis, planejar projetos com organizações externas ou mesmo simplesmente fazer um brainstorming, ter as melhores pessoas disponíveis para o trabalho com sua extensa experiência e especialidade significa que seus resultados serão muito melhores.
2. Trabalhe com horários flexíveis que se adequem melhor com as demandas organizacionais e à vida. O trabalho flexível permite que membros da equipe lidem com as demandas de forma fluida, o que para alguns significa flexibilizar sua agenda para dedicar metade de suas noites para ligações que podem ir de 20h às 00h. A estrutura colaborativa assíncrona também significa que membros podem prosperar ao trabalhar nos horários que eles são mais produtivos - pegar o melhor de quem acorda com os passarinhos ou de quem dorme com as corujas para alcançar objetivos claros.
3. Tenha uma cobertura contínua do tempo para o caso de iniciativas importantes. Especialmente no caso de implementações de emergência, nossa equipe pode ser ainda mais efetiva se alavancarmos nossa capacidade de entregar um trabalho em um ciclo de 24 horas. Uma vez que você tem a estrutura colaborativa organizada, isso significará mais trabalho finalizado em menos tempo!
4. Seja ágil, constantemente testando ferramentas e métodos de colaboração e trabalho. Uma equipe “extrema” já está no limite dos métodos de trabalho inovadores e esse espírito pode prosperar em todos os aspectos da organização. Somos capazes de modelar agilidade e ajudar a testar ideias em outras áreas, compartilhando nossas experiências e lições aprendidas com o trabalho a distância. Isso pode informar como a organização por inteiro olha para o trabalho flexível e onde mais pode ser aplicado.

Desafios do trabalho remoto extremo

Estaríamos mentindo se dissermos que o trabalho remoto extremo não vem com seus próprios desafios específicos. Aqui estão os maiores problemas a serem considerados quando estabelecer as bases para um positivo trabalho em equipe remoto:

1. 1. Pode ser difícil formar laços estreitos e amizades sem interações pessoais. Alguns membros de nossa equipe trabalharam juntos por mais de três anos sem nunca ter encontrado fisicamente! Empatia ao se comunicar é essencial para evitar mal entendidos que podem acontecer quando não se fala pessoalmente. Não esqueça também de criar momentos frequentes de vínculos informais, como canais que incentivem o compartilhamento de informações do tipo “o que está acontecendo”, mas sem ser de trabalho - eles colocam a pessoa e personalidade em foco. Vídeos também permitem melhores interações de “pessoas reais”, com uma riqueza de linguagens não verbais que emoticons não conseguem transmitir.

Onze de nossos membros do CGI encontraram ano passado em Amman na Jordânia. Encontros fora do escritório podem ser ótimos para construir relacionamentos e espírito de equipe.

2. Você terá que trabalhar mais para ficar visível quando estiver desconectado da sede. O relógio biológico da UNICEF permanece em Nova Iorque, então coordenar reuniões e revisões é um desafio frente a uma variedade tão grande de fuso horários. Baixa visibilidade pode ser um problema, exigindo uma comunicação mais forte e intencional com as pessoas certas para manter seu time conectado ao centro da organização.
3. Pode ser uma luta confiar plenamente em suas ferramentas e ter confiança que a colaboração assíncrona irá produzir resultados adequadamente e no tempo. Cada time terá seu próprio e único estilo de trabalho, uma equipe remota nunca pode descansar acreditando que um processo que funciona hoje irá funcionar igualmente bem amanhã. Sempre se questione se uma certa ferramenta, processo ou workflow está funcionando em seu total potencial e não tenha medo de fazer mudanças quando a equipe julgar necessário.
4. A tecnologia pode te desanimar quando se trata de manter a comunicação limpa e clara. Desde variar entre diferentes soluções de teleconferência quando elas falham, estar presente em múltiplos canais de mensagens, até a falta de sincronia que vai contra as preferências pessoais de comunicação - às vezes pode ser difícil manter todos no mesmo ritmo. Ferramentas confiáveis (e testes extensos dessas ferramentas) irão percorrer um longo caminho, assim como descobrir em conjunto com sua equipe com clareza qual o propósito de cada e quando usá-las.
5. Você deve ser adaptável a desafios de gerenciamento exigentes e diferentes. Satisfazer as necessidades de uma equipe distribuída globalmente não é uma realização pequena. Todos estão passando por um ambiente diário diferente e estão passando por desafios que podem ser menos fáceis de identificar de longe. Cuidar dos sentimentos de isolamento devem estar sempre em mente. Estar disponível e empático para resolver problemas como um gerente é muito importante para manter uma equipe remota em um lugar positivo.

Trabalho em equipe, não dividido

No final do dia, a prova está nos resultados.

Somente em 2016, servimos 89 países com uma equipe de 17 pessoas, todas trabalhando remotamente. Ajudamos a mudar leis e vidas em 39 países ao conectar mais de 4 milhões de jovens aos seus líderes tomadores de decisão, apoiando governos a obter informações em tempo real e tomar ações que tiveram resultados como alcançar mais crianças com imunizações que salvam vidas do que nunca antes, e fornecemos informações online gratuitas para mais de 10.7 milhões de usuários ao redor do mundo, ajudando a reduzir a separação digital.

Tudo conquistado com um pouco de inovação, alguma ajuda da tecnologia e a paixão por cada criança!