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Como trabalhar usando o Trello e Email ao mesmo tempo

trello time

No mundo ideal, todas as pessoas reciclariam seu lixo e conduziriam seus projetos em um quadro do Trello, incluindo clientes externos ou colegas, que são adicionados como Convidados ou Observadores.

Mas, no mundo real, devido a políticas internas das empresas ou por falta de vontade do cliente em usar uma nova ferramenta de trabalho (mesmo que seja fácil), o trabalho acaba sendo coordenado através do email também. 

Mas, isso não significa que você precisa abandonar o seu quadro do Trello para dar continuidade ao projeto.

Com isso em mente, reunimos algumas dicas úteis para você continuar conduzindo o trabalho no Trello, mesmo que seus clientes ou colegas prefiram usar o Email.

Como integrar o E-mail ao Trello?

Quando alguém faz um pedido ou envia algo por e-mail, a primeira coisa a fazer é tirar essa demanda da sua caixa de entrada e enviar para o Trello. Em seguida, você pode organizar e priorizar essa atividade na sua agenda.

Existem integrações, funcionalidades e Power-Ups do Trello que fazem isso. Aqui vão algumas opções:

E-mail para quadro

trello gmail

Cada quadro do Trello tem um endereço de e-mail único que permite criar novos cartões apenas enviando ou encaminhando e-mails para esse endereço. Inclusive, você pode selecionar a lista e a posição em que você quer criar os novos cartões.

Cartões criados dessa maneira tem como nome o assunto do email e a descrição, como corpo do email. Qualquer anexo no e-mail também é automaticamente adicionado ao cartão.

Veja como configurar isso:

  1. No menu do quadro, clique em "Mais..." e em seguida clique em "Configurações de e-mail para quadro"
  2. Selecione a lista e a posição para os novos cartões que serão criados.
  3. Copie o endereço de e-mail gerado pelo Trello e faça um teste enviando um e-mail para esse endereço.

✨Dica top: Como o e-mail de cada quadro é longo, e gerado automaticamente, salve o endereço de e-mail do quadro e dê a ele um nome que seja mais fácil de lembrar.

Ao enviar um e-mail para um quadro, você pode poupar tempo no Trello ajustando o assunto da seguinte maneira:

  • Facilite a organização incluindo "#NomeDaEtiqueta" ou "#CorDaEtiqueta" no assunto também.
  • Adiante a inclusão de membros escrevendo "@usuário" no assunto ou colocando-os em cópia no e-mail.

Quer conhecer alguns casos legais de como outras pessoas estão usando o e-mail para quadro? Leia mais sobre a funcionalidade de e-mail para quadro do Trello! 

Gmail e Outlook

trello outlook

Se você usa o Gmail ou Outlook, pode aproveitar as vantagens das integrações via add-on do Trello para Gmail e add-in do Trello para Outlook. Ambas as funcionalidades permitem criar novos cartões em qualquer parte do Trello sem sair da sua caixa de entrada.

Você pode selecionar o quadro e a lista onde quer criar o novo cartão, editar o nome e a descrição dele. Além disso, com o add-in do Trello para Outlook, você pode inclusive acrescentar uma data de entrega.

Aqui vão alguns recursos práticos para você começar a usar:

trello gmail

trello outlook

Power-Up do SendBoard

trello email

O Power-Up do SendBoard é super prático. Com ele você pode não só criar novos cartões direto dos e-mails, como também responder e-mails e gerenciar a comunicação direto do Trello. Em suam, ele traz a sua caixa de entrada para dentro do Trello, assim o seu time não tem que ficar pulando de app em app e consegue melhorar a produtividade.

De forma parecida com a funcionalidade de e-mail para quadro, serão criados novos cartões para cada e-mail em uma determinada lista, só que nesse caso associando um e-mail do time ao endereço de e-mail do quadro (por exemplo, sales@company.com). A vantagem desse Power-Up é que seu time pode trabalhar em uma resposta e enviá-la diretamente do Trello com os mesmos recursos de escrita do email, incluindo anexos.

Para mais mais informações sobre os planos do Power-Up do SendBoard, consulte o site do serviço.

Traga feedbacks para dentro do Trello

trello email

Digamos que você tenha enviado um e-mail para um cliente com um trabalho a ser revisado e ele quer te dar um feedback. É fácil enviar essas observações diretamente do e-mail ao Trello na forma de um comentário em um cartão. Assim como cada quadro tem um endereço único de e-mail, cada cartão do Trello também tem um e-mail associado. 

Nossa! Cada cartão do Trello? Sim! 🤯

Para acessar esse endereço de e-mail no Trello, abra o cartão, clique em compartilhar (na seção de Ações) e copie o endereço de e-mail do cartão. Qualquer e-mail enviado desse endereço vai aparecer no cartão como um comentário para você. 

Envio automático de atualizações do e-mail para Trello com o Butler

E para fechar com chave de ouro, poupe seu tempo e alguns cliques com a automação de processos do Butler. Times do Business Class e Enterprise têm funcionalidades avançadas no Butler, incluindo a possibilidade de enviar e-mails que ativam ações para Botões, Regras, Calendário e comandos de Data de Entrega.

Isso significa que à medida que os projetos vão avançando, você pode atualizar os clientes automaticamente.

Por exemplo, uma Regra poderia ser criada para que sempre que um cartão for movido para a lista chamada "Esperando feedback do cliente" um e-mail seja enviado, incluindo tanto o texto original quanto informações trazidas com o uso de variáveis no Butler.

trello email

Nesse exemplo de uso, estou enviando um e-mail para meu cliente incluindo as seguintes informações:

  • Endereço de e-mail:
  • Assunto: Feedback no {cardname}
  • Corpo do texto: Olá ,

    Nós avançamos no {cardname} e gostaríamos do seu feedback antes de finalizarmos o projeto.

    Para lembrar, seu pedido foi o seguinte:

    {carddescription}

    Você pode acessar os arquivos que precisam de revisão na nossa pasta compartilhada do Dropbox [aqui] (www.dropbox.com).

    Enviando o feedback até {cardduedate} conseguimos cumprir a data de entrega combinada.

    Muito obrigado,
    Brian

Como pode ver, eu incorporei variáveis no assunto do e-mail e alguns campos para economizar tempo, já que o Butler pode puxar essas informações para mim automaticamente. Veja o que cada variável faz:

  •    - Variável de campos personalizados para o Campo personalizado do "e-mail".
  •  {cardname}  - Nome do cartão
  • - Variável de campo personalizado para o "Primeiro Nome"
  • {carddescription} - Descrição do cartão
  • [aqui](www.dropbox.com) - Link (neste caso, para a pasta compartilhada do Dropbox)
  • {cardduedate} - Data de Entrega do cartão

E para criar suas próprias Regras do Butler para envio de e-mails, siga estes passos:

  1. Ative o Power-Up do Butler no seu quadro, caso ainda não tenha feito.
  2. No menu do Butler, selecione "Regras"
  3. Clique em "Adicionar Regra"
  4. Para o gatilho, selecione "quando um cartão é movido para" a lista 'Aguardando Feedback do Cliente'" e então clique no botão '+' para adicioná-lo.
  5. Para a ação, clique no ícone de chat para localizar o campo de envio de email.
  6. Insira o endereço do e-mail, o assunto e o corpo do e-mail que você gostaria de enviar automaticamente e clique no símbolo '+' para acrescentá-lo à Regra.
  7. Clique no botão de "Salvar" e pronto!

Viu como Trello e o Email se dão muito bem?

Como você pode ver, há várias formas de coordenar o Trello e E-mail juntos no seu fluxo de trabalho.

Quer você esteja se relacionando com clientes, leads ou escrevendo um feedback, você pode continuar trabalhando no Trello, enquanto seus colegas continuam usando o Email!


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Leia mais: Infográfico para você aprender todos os atalhos no Trello