No mundo ideal, todas as pessoas reciclariam seu lixo e conduziriam seus projetos em um quadro do Trello, incluindo clientes externos ou colegas, que são adicionados como Convidados ou Observadores.
Mas, no mundo real, devido a políticas internas das empresas ou por falta de vontade do cliente em usar uma nova ferramenta de trabalho (mesmo que seja fácil), o trabalho acaba sendo coordenado através do email também.
Mas, isso não significa que você precisa abandonar o seu quadro do Trello para dar continuidade ao projeto.
Com isso em mente, reunimos algumas dicas úteis para você continuar conduzindo o trabalho no Trello, mesmo que seus clientes ou colegas prefiram usar o Email.
Como integrar o E-mail ao Trello?
Quando alguém faz um pedido ou envia algo por e-mail, a primeira coisa a fazer é tirar essa demanda da sua caixa de entrada e enviar para o Trello. Em seguida, você pode organizar e priorizar essa atividade na sua agenda.
Existem integrações, funcionalidades e Power-Ups do Trello que fazem isso. Aqui vão algumas opções:
E-mail para quadro
Cada quadro do Trello tem um endereço de e-mail único que permite criar novos cartões apenas enviando ou encaminhando e-mails para esse endereço. Inclusive, você pode selecionar a lista e a posição em que você quer criar os novos cartões.
Cartões criados dessa maneira tem como nome o assunto do email e a descrição, como corpo do email. Qualquer anexo no e-mail também é automaticamente adicionado ao cartão.
Veja como configurar isso:
- No menu do quadro, clique em "Mais..." e em seguida clique em "Configurações de e-mail para quadro"
- Selecione a lista e a posição para os novos cartões que serão criados.
- Copie o endereço de e-mail gerado pelo Trello e faça um teste enviando um e-mail para esse endereço.
✨Dica top: Como o e-mail de cada quadro é longo, e gerado automaticamente, salve o endereço de e-mail do quadro e dê a ele um nome que seja mais fácil de lembrar.
Ao enviar um e-mail para um quadro, você pode poupar tempo no Trello ajustando o assunto da seguinte maneira:
- Facilite a organização incluindo "#NomeDaEtiqueta" ou "#CorDaEtiqueta" no assunto também.
- Adiante a inclusão de membros escrevendo "@usuário" no assunto ou colocando-os em cópia no e-mail.
Quer conhecer alguns casos legais de como outras pessoas estão usando o e-mail para quadro? Leia mais sobre a funcionalidade de e-mail para quadro do Trello!
Gmail e Outlook
Se você usa o Gmail ou Outlook, pode aproveitar as vantagens das integrações via add-on do Trello para Gmail e add-in do Trello para Outlook. Ambas as funcionalidades permitem criar novos cartões em qualquer parte do Trello sem sair da sua caixa de entrada.
Você pode selecionar o quadro e a lista onde quer criar o novo cartão, editar o nome e a descrição dele. Além disso, com o add-in do Trello para Outlook, você pode inclusive acrescentar uma data de entrega.
Aqui vão alguns recursos práticos para você começar a usar:
trello gmail
- Acrescente o add-on do Trello para Gmail.
- Confira o post sobre como ter uma caixa de entrada zero e-mail com Trello para Gmail.
- Saiba mais na nossa página de ajuda.
trello outlook
- Acrescente o add-in do Trello para Outlook
- Leia nosso post que traz os detalhes sobre as vantagens do Trello para Outlook.
- Saiba mais na nossa página de ajuda (que continua super útil).
Power-Up do SendBoard
O Power-Up do SendBoard é super prático. Com ele você pode não só criar novos cartões direto dos e-mails, como também responder e-mails e gerenciar a comunicação direto do Trello. Em suam, ele traz a sua caixa de entrada para dentro do Trello, assim o seu time não tem que ficar pulando de app em app e consegue melhorar a produtividade.
De forma parecida com a funcionalidade de e-mail para quadro, serão criados novos cartões para cada e-mail em uma determinada lista, só que nesse caso associando um e-mail do time ao endereço de e-mail do quadro (por exemplo, sales@company.com). A vantagem desse Power-Up é que seu time pode trabalhar em uma resposta e enviá-la diretamente do Trello com os mesmos recursos de escrita do email, incluindo anexos.
Para mais mais informações sobre os planos do Power-Up do SendBoard, consulte o site do serviço.
Traga feedbacks para dentro do Trello
Digamos que você tenha enviado um e-mail para um cliente com um trabalho a ser revisado e ele quer te dar um feedback. É fácil enviar essas observações diretamente do e-mail ao Trello na forma de um comentário em um cartão. Assim como cada quadro tem um endereço único de e-mail, cada cartão do Trello também tem um e-mail associado.
Nossa! Cada cartão do Trello? Sim! 🤯
Para acessar esse endereço de e-mail no Trello, abra o cartão, clique em compartilhar (na seção de Ações) e copie o endereço de e-mail do cartão. Qualquer e-mail enviado desse endereço vai aparecer no cartão como um comentário para você.
Envio automático de atualizações do e-mail para Trello com o Butler
E para fechar com chave de ouro, poupe seu tempo e alguns cliques com a automação de processos do Butler. Times do Business Class e Enterprise têm funcionalidades avançadas no Butler, incluindo a possibilidade de enviar e-mails que ativam ações para Botões, Regras, Calendário e comandos de Data de Entrega.
Isso significa que à medida que os projetos vão avançando, você pode atualizar os clientes automaticamente.
Por exemplo, uma Regra poderia ser criada para que sempre que um cartão for movido para a lista chamada "Esperando feedback do cliente" um e-mail seja enviado, incluindo tanto o texto original quanto informações trazidas com o uso de variáveis no Butler.
Nesse exemplo de uso, estou enviando um e-mail para meu cliente incluindo as seguintes informações:
- Endereço de e-mail:
- Assunto: Feedback no {cardname}
- Corpo do texto: Olá ,
Nós avançamos no {cardname} e gostaríamos do seu feedback antes de finalizarmos o projeto.
Para lembrar, seu pedido foi o seguinte:
{carddescription}
Você pode acessar os arquivos que precisam de revisão na nossa pasta compartilhada do Dropbox [aqui] (www.dropbox.com).
Enviando o feedback até {cardduedate} conseguimos cumprir a data de entrega combinada.
Muito obrigado,
Brian
Como pode ver, eu incorporei variáveis no assunto do e-mail e alguns campos para economizar tempo, já que o Butler pode puxar essas informações para mim automaticamente. Veja o que cada variável faz:
- - Variável de campos personalizados para o Campo personalizado do "e-mail".
- {cardname} - Nome do cartão
- - Variável de campo personalizado para o "Primeiro Nome"
- {carddescription} - Descrição do cartão
- [aqui](www.dropbox.com) - Link (neste caso, para a pasta compartilhada do Dropbox)
- {cardduedate} - Data de Entrega do cartão
E para criar suas próprias Regras do Butler para envio de e-mails, siga estes passos:
- Ative o Power-Up do Butler no seu quadro, caso ainda não tenha feito.
- No menu do Butler, selecione "Regras"
- Clique em "Adicionar Regra"
- Para o gatilho, selecione "quando um cartão é movido para" a lista 'Aguardando Feedback do Cliente'" e então clique no botão '+' para adicioná-lo.
- Para a ação, clique no ícone de chat para localizar o campo de envio de email.
- Insira o endereço do e-mail, o assunto e o corpo do e-mail que você gostaria de enviar automaticamente e clique no símbolo '+' para acrescentá-lo à Regra.
- Clique no botão de "Salvar" e pronto!
Viu como Trello e o Email se dão muito bem?
Como você pode ver, há várias formas de coordenar o Trello e E-mail juntos no seu fluxo de trabalho.
Quer você esteja se relacionando com clientes, leads ou escrevendo um feedback, você pode continuar trabalhando no Trello, enquanto seus colegas continuam usando o Email!
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Leia mais: Infográfico para você aprender todos os atalhos no Trello
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