Os projetos da sua equipe no trabalho estão presos a uma rotina que varia de ter muitas coisas a não conseguir terminar nada? Talvez você esteja tendo dificuldade para progredir nas suas tarefas, ou talvez, você e sua equipe não saibam no que focar e o que fazer primeiro.
É possível que este tutorial do Scrum seja a solução dos seus problemas. O método Scrum pode dar mais direção ao seu trabalho, garantir que você só esteja trabalhando em tarefas que agreguem valor e permitir que você monitore com clareza o progresso semanal das suas métricas prioritárias.
O que é o Scrum?
O site oficial Scrum.org define o método Scrum como “um framework em que as pessoas podem tratar de problemas complexos e adaptativos ao entregarem — de modo produtivo e criativo — produtos de altíssimo valor”. Se você está por dentro das teorias de gestão de projetos, pode-se dizer que Scrum é um tipo de metodologia ágil que usa sequências de trabalho incrementais e iterativas.
Em outras palavras, o Scrum é um processo que ajuda as pessoas a solucionar problemas e concluir projetos com o máximo de produtividade possível e garantindo que os projetos em que trabalham tenham o maior valor possível.
No início, o Scrum era uma forma das equipes de software administrarem seus novos lançamentos, mas logo se tornou um modo de trabalho que todo tipo de equipe considera útil, desde o time de Sucesso do Cliente até o time de Produto.
Com o Scrum, sua equipe vai sempre ver o progresso de seus projetos em tempo real ao classificar as tarefas em estágios como “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Só de bater o olho, você consegue ver se aquele post do blog ou aquele recurso estão sendo trabalhados ou se nem sequer foram iniciados. Seus projetos e suas tarefas também vão receber feedback durante o processo, o que significa que as tarefas sendo movidas para a lista “Feito” serão, não só produtivas, como mais bem-sucedidas.
Muitas equipes estão usando o Scrum para se organizar e o Trello ajuda bastante nesse desafio. Quer descobrir se o Scrum é ideal para você e como o Trello pode lhe ajudar a começar? Confira o nosso tutorial de Scrum a seguir.
Como saber se o Scrum é o melhor método para a sua equipe?
Aqui estão alguns critérios para ajudar você a decidir se o Scrum é ideal para sua equipe:
- Você tem projetos bem definidos. O Scrum depende de que exista uma meta final muito específica com que a equipe inteira está alinhada. Daí em diante, as tarefas individuais que levam a essa meta são delegadas aos membros da equipe. Se os problemas da sua equipe sempre são atacados com metas ambíguas, então, provavelmente, não é sua hora para mergulhar no Scrum ainda.
- Seus projetos podem ser divididos em partes menores. Às vezes, uma tarefa que você considera isolada, na verdade, tem diversas partes menores. Por exemplo, você pode pensar que o que você faz é “estratégia de conteúdo”, mas na verdade é uma combinação de vários projetos: criar um cronograma editorial, definir palavras-chave de SEO, escrever um post para o blog e muito mais. A razão por que os projetos precisam ser divididos no Scrum é para que você consiga realizar componentes do projeto consistentemente a cada uma ou duas semanas e avançar em direção à meta principal.
- Trabalho improvisado não define sua semana. A eficácia do Scrum vem de sua capacidade de planejar e fazer alterações no planejamento semanalmente, em vez de dia após dia. Inclusive, o Scrum foi desenhado como uma forma de evitar que um grupo de pessoas trabalhasse em iniciativas aleatórias, desconexas e não alinhadas com uma meta em comum.
- Seu objetivo é receber feedback e fazer melhorias. A essência do Scrum é fazer coisas pequenas, pedir feedback e então agregar as sugestões no plano geral. Se você não estiver sintetizando o que seus clientes, colegas de trabalho ou leads pensam a respeito de seus produtos ou campanhas, não vai aproveitar ao máximo o Scrum porque seu plano não se baseia em revisão e iteração constantes.
Acha que isso daria certo na sua equipe? Saiba como começar com este tutorial de Scrum.
Comece pequeno: faça por partes
Uma regra básica do Scrum é construir algo pequeno e depois iterar. Implementar o Scrum na sua equipe não é exceção.
Em vez de ler tudo que puder sobre a metodologia Scrum e Ágil e de incorporar todo esse universo na sua equipe, comece pequeno e acrescente aos poucos. Tudo que você realmente precisa para começar é:
- Alinhar todo mundo em um grande projeto: A essência do Scrum é fazer com que todos da equipe trabalhem em partes individuais de um todo. Quando a equipe conhece a visão geral, fica fácil dividir as partes menores em sprints de uma ou duas semanas.
- Definir seu sprint: Decida quanto tempo você vai se concentrar em cada grupo de tarefas. Os sprints geralmente levam uma ou duas semanas. Então, você vai conseguir contar o número de sprints que vai precisar para terminar o projeto todo. (Isso mesmo, vai prever o futuro e impressionar seu chefe ao mesmo tempo!)
- Decidir quais serão suas listas: É comum começar apenas com as listas “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Você pode incorporar outras depois, como “Em revisão” ou “A seguir”, mas não se preocupe com isso agora.
- Organizar o planejamento dos sprints e as retrospectivas: Crie um evento no calendário toda vez que seu sprint terminar — a cada semana ou de 15 em 15 dias — e revise o que aconteceu. Depois planeje o que quer fazer no sprint seguinte.
- Monte um backlog: Seu backlog é uma lista de todas as tarefas em que você pode trabalhar. Quando começar, pense em todas as coisas que sua equipe poderia fazer: pesquisando, desenvolvendo novos recursos, respondendo a perguntas de clientes, etc.
- Eleja um Product Owner e um Scrum Master: Selecione uma pessoa da sua equipe para ser o Product Owner. Ele(a) vai priorizar, em ordem de importância, o backlog de todas as potenciais tarefas e determinar em quais delas sua equipe deve se concentrar primeiro. O Scrum Master é a pessoa que garante que todo mundo siga o protocolo do Scrum.
Crie suas listas no Trello
É aqui que o Trello dá o toque de mágica no Scrum:
Você já definiu qual é sua meta principal, então crie um quadro no Trello para acrescentar todas as tarefas pequenas e detalhadas!
Crie cartões para as tarefas que você quer realizar. Lembre que elas não devem levar mais do que uma semana, senão é provável que você precise dividi-las um pouco mais.
Crie seu backlog primeiro, depois crie três listas: “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. (Pode dar o título que quiser. Para ilustrar, você também pode chamar a primeira lista de “Pendências” em vez de “A fazer”.
Acrescentar uma lista “Em revisão” é outra ótima ideia se você tem muitos itens que precisam ser revisados. Outra lista que você pode incluir é “Passar para semana que vem”, colocando tudo que você não consegue terminar durante o sprint. Isso não deve acontecer com frequência, e se acontecer, você deve procurar entender por que isso está acontecendo.
Planeje seu primeiro sprint
Você já organizou suas listas e várias tarefas no backlog. Agora chegou a hora de planejar seu primeiro sprint!
Seu Product Owner deve adiantar um pouco do planejamento antes de todo mundo se reunir. Essa pessoa analisa o backlog e cuidadosamente avalia cada cartão para determinar quanto esforço as tarefas envolvem, o potencial valor que pode resultar delas, as datas de entrega relacionadas e as prioridades gerais da equipe.
Durante a primeira reunião de planejamento do sprint, o Product Owner decide quais tarefas serão envolvidas no sprint. Claro, deve rolar um debate com a equipe para que todo mundo concorde com essas iniciativas. Por mais que o Product Owner tome a decisão final, não é uma ditadura, e o feedback de todo mundo deve ser levado em conta.
Quando você decidir quais tarefas incluir no sprint, vai precisar adicionar story points (pontos por história). Story points são um número — associado a uma tarefa — que nos dá uma ideia de quanto esforço é envolvido. Algumas equipes não usam números, mas, sim, um framework como “tamanhos de camiseta” (PP, P, M, G, GG). A intenção não é medir o número exato de horas de esforço que uma tarefa leva, mas sim dar uma noção do tamanho do esforço em comparação com outras tarefas.
Por exemplo, você pode definir que a tarefa “Escrever um post para o blog” seja 5 e “Publicar no Facebook” seja 1 porque uma requer muito mais trabalho que a outra (ou pense na comparação entre os tamanhos de camiseta G e PP).
Para determinar os story points ou os tamanhos de camiseta, pergunte para sua equipe. Isso não é algo que o Product Owner decide, e sim, que a equipe desenvolve em conjunto. Todo mundo pode sugerir um número e depois debater o assunto até chegar em um consenso sobre o de quanto esforço é envolvido. Não é desejável que uma pessoa pense que uma tarefa requer pouco esforço enquanto outra pensa que a mesma tarefa vai levar a semana toda! É muito importante que todos entrem em acordo.
Quando suas tarefas estiverem divididas em partes menores, você estará pronto para começar seu sprint!
Deixe seu sprint mais robusto
Enquanto você estiver apenas começando, não tente incorporar muito de uma vez só. Em vez disso, ao planejar seu sprint a cada semana, converse sobre o sprint anterior e o que poderia melhorar. Tente encontrar uma maneira de melhorar a cada semana. Dica: Não incorpore esses recursos só para experimentar algo novo. Procure um recurso que ajude a solucionar um problema que você está enfrentando.
Etiquetas
Você pode usar etiquetas de diversas maneiras. Use-as sempre que quiser dar mais clareza aos projetos. Por exemplo, você pode usar as etiquetas como categorias de projetos. Se você for da área de marketing, pode usar “Conteúdo” ou “Materiais para promoção”. Se você for do atendimento ao cliente, pode usar “Estudo de caso” ou“Integração”, etc.
Você também pode usar etiquetas para identificar mais detalhes sobre uma tarefa no meio de uma lista. Antes de acrescentar uma lista “Em revisão” ao nosso quadro de Sprint para Marketing, simplesmente usamos uma etiqueta com o mesmo nome. A etiqueta identifica coisas que estão na lista “Fazendo” como pendentes de revisão antes de serem movidas para a lista “Feito”. Isso é útil quando apenas uma pessoa, como um gerente, é quem revisa as iniciativas.
Checklists
As checklists são sensacionais para detalhar ainda mais as tarefas. Em situações em que você tem uma tarefa com várias partes menores, a checklist é uma ótima maneira de manter a tarefa organizada e garantir que nenhum dos detalhes seja deixado de lado. Também é muito útil para que os membros da equipe vejam exatamente em que passo está a tarefa e quanto falta para ela ser concluída.
Donos
Cada equipe trabalha de um jeito diferente. Em algumas, o sprint pode não começar até que toda tarefa tenha um dono designado. Em outras equipes, talvez comece sem donos, e cada pessoa escolhe uma tarefa e se torna dona dela quando começa o trabalho. Não importa como isso seja feito, o Trello está aqui para facilitar. Você pode designar um dono ou até vários donos para cada cartão e pode mudar o dono quando mover o cartão para outra fase.
Datas de entrega
O ideal é que a maioria das suas tarefas seja concluída até o fim do seu sprint, mas às vezes você pode ter prazos específicos nas tarefas antes do fim do sprint. Se esse for o caso, você pode designar uma data de entrega no cartão do Trello para deixar claro quando tem um prazo chegando. Isso também vai acionar lembretes e notificações para você não esquecer. Se você tiver várias tarefas assim, pode usar o Power-Up do Calendário para ver tudo no modo de visualização Calendário.
Visualize seu quadro Trello no modo de visualização Calendário para ver quando é a data de entrega de cada tarefa no sprint.
Power-Ups
Se você quiser chegar a um nível ainda mais avançado, tem vários Power-Ups e extensões do Chrome que podem lhe ajudar a aproveitar ainda mais o Scrum e o Trello depois desse tutorial. Minhas extensões do Chrome favoritas são a Scrum for Trello, que automaticamente soma o número de story points em um cartão para você ver o total de pontos em uma lista, e o Trello Card Counter, que calcula o número de cartões em cada lista e o número total de cartões no quadro.
Há dezenas de Power-Ups diferentes no diretório do Trello. Aqui estão alguns dos meus favoritos e uma explicação de como eu os uso:
Google Drive: Anexe arquivos e até pastas inteiras a cada projeto. As pré-visualizações dos anexos estão embutidas no cartão e também mostram quando os arquivos foram editados por último e por quem.
Slack: Mantenha a sua equipe informada quando uma iniciativa passa para outra fase inserindo atualizações do Trello em canais relevantes do Slack. Você também pode comentar e mover cartões no Trello diretamente do Slack.
Custom Fields: Se você quer atualizar algo para cada tarefa e as etiquetas não fazem o que você precisa, os campos personalizados funcionam muito bem! Eles permitem uma personalização adicional dos cartões em um piscar de olhos.
Hello Epics: Esse recurso permite configurar relações hierárquicas entre os seus cartões. Acho isso útil quando tenho um projeto enorme que precisa ser dividido em várias tarefas grandes.
Outros ótimos Power-Ups para usar com a metodologia ágil incluem Burndown, Planning Poker e Agile Cards.
Pronto para experimentar o Scrum e o Trello depois deste tutorial?
Está esperando o quê? Sua equipe no trabalho pode começar a usufruir dos benefícios do Scrum agora mesmo! Copie este exemplo “Quadro de Sprint para Marketing” e comece a falar sobre o Scrum com sua equipe.
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