Usando quadros do Trello para montar um workflow online super flexível

workflow online

Que a verdade seja dita: Nem todos os quadros do Trello são iguais.

Há vários tipos de quadros do Trello. Alguns são fluxos de trabalho detalhados e outros são só repositórios de informações. Alguns têm só alguns cartões, e outros estão totalmente lotados. O importante é o que funciona para você e sua iniciativa específica.

Mas você pode tornar sua coleção de quadros e de fluxos de trabalho ainda mais eficaz conectando vários quadros em um único workflow online super flexível. Funciona assim:

Como planejar os seus quadros do Trello (sim, no plural!)

No começo é comum ter só um quadro rápido para criar listas no clássico formato de lista de tarefas diárias. Essa é uma maneira fácil e simples de colocar no papel todas aquelas tarefas que estão na sua cabeça, tendo uma noção maior da situação de cada uma. Você pode até dividir suas listas em tarefas diárias e metas de longo prazo. Talvez fique mais ou menos assim:

exemplo de workflow online

Mas e se um dos cartões estiver se transformando em um projeto enorme com várias pequenas etapas individuais? Aí está na hora de migrar essa tarefa para um quadro dedicado só para ela.

Neste exemplo, vamos supor que o projeto enorme que comentamos é o maior sonho da sua vida: escrever um livro. (Parabéns! Estou torcendo por você.) O que começou como uma meta de longo prazo no seu quadro de lista de tarefas agora é um plano detalhado que precisa de suas próprias partes independentes. Talvez o seu quadro “Escrever livro” fique mais ou menos assim:

exemplo 2 de workflow

Legal! Agora você tem dois quadros: seu quadro de lista de tarefas diárias e seu quadro mais detalhado do projeto “Escrever livro”. Você pode conectar o seu quadro “Escrever livro” ao seu quadro principal “Lista de tarefas” para navegar entre eles rapidamente. Vai ficar mais ou menos assim:

workflow online

Por um lado, seu quadro “Escrever livro” permite que você veja o panorama geral de como está indo o projeto, e por outro, você ainda pode acrescentar pequenas tarefas que deseja fazer imediatamente no seu quadro “Lista de tarefas”. Por exemplo, sua meta da semana pode ser “Editar o capítulo 2”. Essa seria uma pequena tarefa no seu quadro de lista de tarefas, mas o contexto maior do projeto estaria conectado. Esse workflow online facilita mergulhar no quadro do projeto e ainda detalhar as tarefas semanais da vida normal no quadro diário.

Expandindo o seu uso do Trello

Ao longo do tempo e com mais colaboradores, o seu universo do Trello vai aumentar. Seja para o trabalho ou para seu uso pessoal, com o tempo você terá uma uma rede de quadros conectados entre si. Vai ficar mais ou menos assim:

como usar o Trello

Quando entendemos como todos os quadros se conectam, temos controle de todas as tarefas e ainda potencializamos a flexibilidade de usar diferentes tipos de workflow online. Abaixo estão outras formas de deixar seus diferentes fluxos de trabalho ainda mais poderosos:

1. Quadros de repositório

Às vezes a gente só precisa de um quadro para armazenar coisas. Essas “coisas” podem ser links de recursos, instruções ou arquivos explanatórios. Esses quadros Trello são basicamente repositórios de informações. Pense nos quadros de repositório como enciclopédias: são feitos para conseguirmos encontrar materiais de referência.

Um bom exemplo de quadro de repositório Trello é o Quadro do Manual dos Funcionários:

quadro de repositório workflow

Todas as informações nos cartões são links, documentos anexos e basicamente informações tipo aqueles arquivos “Leia-me” que vêm com programas de computador. Esses quadros são muito úteis para não se perder nenhuma informação, especialmente se chegam pessoas novas na sua equipe que precisam de acesso às informações.

Você também pode copiar outros cartões já concluídos de outros quadros. É comum os cartões ficarem ativos por um tempo, mas depois que o propósito deles for cumprido, é uma boa ideia arquivar as informações como referência. Você pode fazer isso copiando o cartão para outro quadro ou simplesmente movendo-o completamente para ele.

Dando continuidade ao assunto de escrever um livro, você pode criar um quadro de repositório que sirva como fonte de inspiração  na fase de planejamento, antes de começar o projeto. Você pode colocar links, histórias inspiradoras ou outros recursos que quer lembrar quando realmente começar a escrever seu livro.

2. Movendo cartões entre quadros do Trello

Mover cartões de um quadro do Trello para outro é fácil e não interrompe o seu workflow online. Você pode contar com os seguintes recursos quando estiver movendo cartões:

  • Cores da etiqueta: Quando você move um cartão de um quadro para outro, ele mantém a mesma cor de etiqueta. Só para esclarecer, se o nome da etiqueta estiver diferente nos seus quadros, só a cor da etiqueta vai ser copiada, não o nome.
  • As capas dos cartões permanecem. As capas dos cartões continuam as mesmas quando eles são movidos de um quadro para outro. As capas dos cartões também permanecem quando você copia um quadro inteiro.
  • Comunicado sobre a remoção de um membro. Basicamente funciona da mesma forma. Quando você passa um cartão de um quadro para outro, os membros do cartão que não são membros do quadro de destino são removidos. Automaticamente, o Trello deixa uma nota na atividade do cartão informando quem foi removido. Dica profissional: Se você quiser manter os mesmos membros no cartão quando movê-lo, adicione os membros ao quadro de destino antes de mover o cartão.
  • Você também pode copiar em vez de mover o cartão. Se você quiser que o mesmo cartão fique visível em vários quadros, pode copiar o cartão. Nessa situação, você pode mover o cartão para uma lista de itens concluídos ou movidos no primeiro quadro e depois copiá-lo para o workflow online do quadro seguinte. Com a cópia, você pode guardar ou descartar as etiquetas, anexos, comentários e membros.

3. Turbinando com automação

Se você precisa mover cartões de quadro para quadro com muita frequência, não precisa repetir esse passo até cansar. Deixe que os robôs te ajudem!

Usando serviços automatizados como o Butler ou o Zapier, você pode automatizar ações como: toda vez que um cartão for movido para a lista chamada “Concluído”, automaticamente transferir esse cartão para o “Quadro de referências”. Assim fica facinho copiar e mover os cartões Trello de quadro para quadro.

workflow com automação

Para lembretes automatizados ou tarefas recorrentes, você também pode usar o Card Repeater e Card Snooze, que são Power-Ups do Trello:

O Card Repeater permite configurar um cartão recorrente que é criado de tempos em tempos em um intervalo que você escolher. Por exemplo, se você faz as mesmas coisas toda segunda-feira de manhã para entrar no ritmo da semana, você pode configurar um cartão para aparecer na sua lista de tarefas toda segunda, começando a semana com uma checklist dos mesmos itens.

O Card Snooze é para os cartões que estão na sua lista de tarefas faz um século, mas você sabe que não vai dar atenção para eles agora. Você pode configurar um cartão para ser arquivado e reaparecer em outra segunda-feira (ou em outro intervalo de tempo), quando você estiver se sentindo mais motivado (a gente entende!).

Para ativar um desses serviços de automação, clique em “Menu” no lado direito do seu quadro Trello, depois em “Power-Ups”, e então pesquise no diretório de Power-Ups.

Mais dicas de workflow online do Trello

Cartões não são a única coisa que você pode mover entre os quadros. Dê uma olhada nestes artigos de ajuda com instruções mais detalhadas para ajudar o Trello a se encaixar no seu workflow online:

Quando o assunto são os quadros do Trello, talvez seja que nem pipoca: Não dá para comer uma só. De qualquer forma, para manter os quadros Trello organizados e fluindo bem entre si, é só conectá-los usando um raciocínio lógico que faz sentido para você.

Como você conecta vários quadros do Trello? Conte para a gente os seus exemplos de workflow online no Twitter @trello_br ou em atendimento@trello.com!

Leia mais: Da ideia ao MVP: Crie um melhor fluxo de trabalho do seu produto com 5 Power-Ups