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Achtung erweiterte Checklisten: Das Aufgaben-Abhaken bekam gerade eine Verjüngungskur

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In dieser neuen Phase der Remote-Work stellt die Anpassung an digitale Arbeit eine neue Herausforderung dar. Von den Teams wird erwartet, dass sie an noch mehr Besprechungen teilnehmen, mehr Statusaktualisierungen veröffentlichen und eine Vielzahl von Aufgaben erledigen, wobei es wichtig ist, Prioritäten zu setzen. 

Der beste Weg ein großes Projekt aufzuschlüsseln ist mit einer einfachen Checkliste. Es folgt ein Zitat des Arztes Atul Gawande und Autor von Checklisten Manifesto: Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen:

“[Gute Checklisten]... versuche nicht alles zu buchstabieren - eine Checkliste kann kein Flugzeug fliegen. Stattdessen erinnern sie nur an die kritischsten und wichtigsten Schritte, die selbst hochqualifizierte Fachleute übersehen könnten. Gute Checklisten sind vor allem praktisch.

Stimmt es, dass du mehr von deinen Trello-Checklisten erwartest? Aus diesem Grund freuen wir uns, dir erweiterte Checklisten vorstellen zu können, die ab sofort in der Trello Business Class und in Trello Enterprise zur Verfügung stehen.

Wie man sich mit einer Checkliste selbst zur Rechenschaft zieht

Schon beim Erstellen von Checklisten-Elementen können Mitglieder und Fälligkeitstermine hinzugefügt werden, die dann in der Kalenderansicht sowie auf deiner Registerkarte dem "Elementen-Tab" und auf deinem Trello-Start-Screen angezeigt werden. 

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Einer der wichtigsten Vorteile dieser neuen Ansicht ist die Selbstverantwortung. Wenn du große Projekte mit vielen Teammitgliedern im Remote-Modus bearbeitest, können kleine Aufgaben in Vergessenheit geraten. 

Erweiterte Checklisten sind auch ein praktisches Werkzeug für Team-Meetings. Während die Punkte eines Team-Meetings besprochen werden, können Manager Checklisten-Elemente hinzufügen, auf Teamkollegen und auf Fälligkeitstermine verweisen. So kann jeder das Meeting mit einem klaren Wissen darüber verlassen, wer was in Angriff nimmt.

Bonus: Wenn die Checklisten-Elemente unübersichtlich werden und Unteraufgaben erstellt werden müssen, ist es empfehlenswert, sie in eine Karte zu konvertieren. Die Informationen der zugewiesenen Mitglieder und die Fälligkeitsdaten werden auf die neue Karte übertragen.

 
"Die Checkliste macht dich verantwortlich und verhindert eine Überforderung, obwohl alles zur gleichen Zeit erledigt werden muss. Wenn ich an einem Grafik-Projekt arbeite, sind meine Checklisten wie ein Projekt-Kontrollzentrum. Ich kann genau planen, wann ich die nötigen Informationen beschaffe, einen Entwurf fertigstelle, das Endprodukt einreiche, den Druck abschließe und an den Kunden liefere."
 
- Ruth-Ann Brown, Koordinatorin für digitale Medien
 

Checklisten-Elemente in deinem Kalender

Mit erweiterten Checklisten kannst du jetzt Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum in deiner Kalenderansicht anzeigen. Es gibt stilistische Unterschiede zwischen Checklisten und Karten.

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"Dies ist ein Grundpfeiler meiner Remote-Organisation bei der Verwaltung mehrerer Team-Projekte. – Stelle sicher, dass jeder weiß, was seine Rolle ist, wann sein Handeln fällig wird und wie sich dies auf das Gesamtbild auswirkt.”
 
- Chava Tzemach, Kommunikations- und Marketingmanagerin
 

Überblicke alle deine Aufgaben an einem Ort

Du kannst alle dir zugewiesenen Checklisten-Aufgaben in einer neuen Ansicht mit dem Namen “Ihre Elemente” anzeigen lassen. Sobald du bei Trello angemeldet bist, klicke auf das Haussymbol in der oberen linken Ecke. Sofort wirst du zu der Ansicht "Ihre Elemente" weitergeleitet. Hier sind alle Checklisten-Elemente verzeichnet, die dir für alle deine Boards zugewiesen wurden, in der Reihenfolge ihrer Fälligkeitsdaten:

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Dies ist auch hilfreich für hochrangige Stakeholder, die für Aufgaben-Genehmigungen verantwortlich sind.

 
"Dies ist BUCHSTÄBLICH das wichtigste, das ich mir von Trello gewünscht hatte, da es von meinem Team benötigt wird. Als Kreativ-Manager in der Film-Branche müssen meine Mitarbeiter Feedback-Überprüfungen und Aufgaben-Überarbeitungen für mich durchführen und die Daten festlegen, an denen sie im Idealfall fertiggestellt werden sollen. Wir brauchten wirklich eine vertikale Liste in der die Reihenfolge der Fälligkeitsdaten zum Abhaken aufgelistet sind."
 
- Scott Brown, Manager Filmbranche
 

Erweiterte Checklisten sind auch in deiner Mobile-App abrufbar, so dass du dich auf diese Funktion ebenfalls verlassen kannst. Unabhängig davon, wo du dich befindest, kannst du deine Arbeit erledigen. 

Automatisiere deine Aufgaben mit Butler

Genau wie bei anderen Trello-Aktionen können die Butler- Automatisierungen auch bei Mitgliedern angewandt werden. Fälligkeitstermine in der erweiterten Checkliste werden durch Regeln, Karten-Schaltflächen und Fälligkeitsbefehle ausgelöst. 

Wenn du beispielsweise Mitglied eines Verkaufsteams bist und Trello zur Organisation eingehender Demo-Requests verwendest, könntest du folgende Regel erstellen: Immer, wenn eine neue Karte dem Board hinzugefügt wird,

  • - wird der Karte eine neue Checkliste mit dem Namen "Demo Vorbereitung" hinzugefügt
  • - wird der Checkliste eine „Demo-Datum-Bestätigung" hinzugefügt
  • - wird ein Mitglied des Teams zum Checklisten-Element hinzugefügt
  • - wird ein Fälligkeitsdatum datiert auf übermorgen hinzugefügt

Es gibt noch viele weitere Schritte im Demo-Vorbereitungsprozess. Wenn Butler in jedem Element deines Prozesses integriert wird, bleibt dein Team automatisch auf dem Laufenden und zeichnet sich durch Verantwortlichkeit aus.

 
"Ich arbeite in der Planungskommission für die Stadtregierung. Also verlasse ich mich jeden Tag auf die Einhaltung meiner Fälligkeitstermine. Anstatt... 100 zusätzliche Trello-Karten auf einem weiteren Board einzurichten, löse ich meine Problematik sauber, prägnant und übersichtlich auf nur einem Board. Erweiterte Checklisten waren für mich das größte Upgrade auf Trello seit langer Zeit. Vielen Dank, dass dies möglich gemacht wurde!"
 
- John Renfroe, Landschaftsarchitekt
 

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Erweiterte Checklisten sind nur in der Trello Business Class verfügbar. Jetzt kannst du sie 14 Tage kostenlos testen. Du wirst feststellen, wie Trello deine Arbeit maximieren kann.

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