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Nutze Agile Arbeitsmethoden, um deine Aufgaben flexibel zu organisieren

agile prozesse

Die Agile Entwicklung wird schon seit Langem von Programmierern als effektive Strategie genutzt, um Code zügig zu versenden. Nun werden dieselben Theorien so angepasst, dass sie auch von nicht-technischen Arbeitern genutzt werden können, um zu erledigende Dinge zu priorisieren, indem sie die Vorzüge des Agilen Projektmanagement nutzen.

Dinge zu erledigen bedeutet nicht nur, ein Produkt zu versenden oder Punkte auf einer Liste abzuhaken oder auch ein Projekt als “erledigt” zu verbuchen. Dinge zu erledigen ist ein Prozess: es ist eine Denk- und Handlungsweise, welche Planung, Ausführung, Iteration und Reflexion umfasst.

Es gibt häufig Rückschläge. Es gibt viele bewegliche Teile. Und ohne einen klaren Prozess des Projektmanagements werden oft Aufgaben übersehen und Fristen verpasst. Oft erfordern die effektivsten Prozesse die Zusammenarbeit von verschiedenen Teams, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erreichen. Kurz, Dinge zu erledigen ist nicht leicht, und es läuft fast nie reibungslos ab. Fast nie.

Lyndi Thompson ist Senior Demand Generation Manager bei Accolade Health. Ihre Aufgabe ist es, mit funktionsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten, um Menschen die Welt der visuellen Datenanalyse näherzubringen. Außerdem ist sie unter den Trellonutzern die unangefochtene Meisterin im Agilen Projektmanagement.

Lyndis professionelles Board umfasst hunderte von Karten, mehr als 40 Mitglieder und perfekt sortierte Listen, die klar vorschreiben, was zu priorisieren ist, was zurückgestellt ist, und was einfach nur beiläufige Gedanken sind. Diese Strategien helfen ihr dabei, ihre Teams zu steuern, den Überblick über eine übermäßige Menge an Initiativen zu behalten und genau festzuhalten, was wichtig ist, und was zurückgestellt werden kann.

Durch Agile Arbeitsmethoden in Trello kann Lyndi es vermeiden, verwirrende Software zu nutzen und ihr Team davon abhalten, isoliert zu arbeiten.

Wir alle können neue Tipps gebrauchen, wie wir einen effektiven Taskflow pflegen können. Diese bewährten Methoden können von jedem, in jeder Branche, angewendet werden, um Dinge auf eine bessere Weise zu erledigen. Sehen wir uns also einmal näher an, wie Lyndis Trello Workflow ihre Produktivität optimiert:

Mache Retrospektiven in deinem Agilen Workflow zu einer Priorität

agile projekte

In Lyndis Agilem Trello Board ist die Liste ganz links die “Erledigt”-Spalte. Das mag auf den ersten Blick überraschend wirken, da viele Nutzer den Kanban-Ansatz verfolgen, aber es ist tatsächlich eine sehr intuitive Strategie. Als erstes eine Liste von bereits abgeschlossenen Dingen zu haben ist eine Strategie, die ihr dabei hilft, sich zum Angehen der nächsten Punkte zu motivieren.

Durch abgeschlossene Aufgaben zu scrollen ist ein tolles Gefühl, aber es geht dabei nicht nur um das schöne Gefühl. Es ist auch eine effiziente Referenz für die Erstellung von Quartalsberichten oder jährlichen Retrospektiven. Genau aus diesem Grund sagt Lyndi, dass sie nur selten Karten archiviert, es sei denn, sie werden wirklich als irrelevant erachtet. Wenn es darum geht, Quartalsberichte zu erstellen, werden dank des Agilen Workflow-Prozesses keine wichtigen Initiativen vergessen. Sie kann durch ein schnelles Runterscrollen in der “Erledigt”-Liste ganz einfach sehen, welche Projekte wann erledigt wurden.

Sprinte voraus, damit du nicht zurück fällst

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Die nächste Liste daneben heißt “Aktueller Sprint,” und darin hält sie etwa fünf Dinge. Sprint ist ein Agiler Begriff und gibt an, auf welchen Aufgaben aktuell im jeweiligen Projekt der Fokus liegt. Sprint-Listen können individuell oder teamorientiert sein, und sie werden durchgearbeitet, bis sie entweder abgeschlossen sind, oder durch äußere Umstände behindert werden.

Die Liste kurz zu halten sorgt dafür, dass diese Aufgaben erledigt werden, und diese Aufgaben in ihrer eigenen Sprint-Liste zu führen macht deutlich, dass sie jederzeit Vorrang vor allem anderen haben.

Mit ihrem aktuellen Sprint verknüpft hat sie außerdem Listen für “Als Nächstes” und “In Arbeit”. Das macht sie so, damit die Aufgaben-Pipeline aktiv bleibt. Den Aufgaben systematisch eine Hierarchie zuzuteilen bedeutet, dass jedes Projekt angemessen priorisiert wird und Fristen eingehalten werden.

Mach Platz in deinem Gehirn - mit einer Ramschablage

agiles projektmanagement

Zusätzlich zu Listen wie “Als Nächstes” und “Aktueller Sprint” gibt es eher ruhende Ablagen für langfristigere Strategien, Besprechungsnotizen, oder einfach spontane Ideen.

Lyndis Liste mit dem Namen “Marketingideen-Kühlschrank” enthält so ziemlich jede Idee, die sie jemals hatte, und für die es noch keine entsprechende Karte gibt.

Lyndi erklärt, dass diese Art von Ablagen super für Brainstorming-Meetings sind, wenn jemand nach Ideen fragt, die sie schon mal ausprobieren wollten, aber nie umsetzen konnten. Anstatt versuchen zu müssen, plötzlich alte Ideen aus dem Gedächtnis hervorzukramen, scrollt Lyndi einfach diese Liste durch und schaut, ob irgendwelche Ideen darin für die aktuelle Diskussion relevant sind. Oder, wie sie es nennt, “Platz im Gehirn machen.”

Genauso wie die Aufgaben in einem Projekt, ist es wichtig, auch flüchtige, aber fruchtbare Ideen aufzuzeichnen, die dann später für künftige Projekte und Strategien hilfreich sein können.

Identifiziere Hindernisse im Prozess

agile arbeitsmethoden

Keine Angst vor der “Zurückgestellt”-Liste. Es gibt jede Menge Gründe, warum Projekte sich festfahren, und es ist wichtig festzustellen, dass es einen Grund gibt, weshalb sie nicht erledigt werden. Ziehe diese Karten in einen “Zurückgestellt”-Bereich, statt sie in anderen Listen liegen zu lassen.

Eine sehr effektive Art, die “Zurückgestellt”-Liste zu nutzen ist es, diese Karten in Einzelgesprächen zu behandeln. Statt die produktive Arbeitssitzung von jemandem im Büro oder in einem Chat-Kanal zu unterbrechen, hebe diese Punkte für das nächste Meeting auf. Das ist ein guter Zeitpunkt, um Probleme zu beheben.

Lyndi hat auch eine Liste, die einfach “Fragen” heißt. Alles, worüber sie grübelt, fügt sie als Karte hinzu. Wenn sie die Antwort findet, postet sie sie in der Karte und lässt sie dort. Wenn sie die Antwort nochmal nachschlagen muss, kann sie einfach nach der Frage suchen. Es ist ein großartiger Wissensspeicher, und außerdem eine weitere Art, wertvollen Platz im Gehirn freizugeben.

Bleib geistig gesund und stärke dein Team

stärke dein Team

Lyndis Board ist allerdings nicht nur für sie selbst da. Sie pflegt mit ihren Kollegen eine “Offenes Board Politik” und hat fast 40 Mitarbeiter hinzugefügt.

“Alle Notizen von Teambesprechungen werden unaufgefordert in Trello aufgenommen” erklärt sie. “Ich weise jeden im Raum, ebenso wie die abwesenden Stakeholder, der Karte zu, sodass sie eine Kopie des Protokolls dieses Meetings bekommen.” Trello macht es einfach, auf wichtige Teammitglieder hinzuweisen, sie in ein Gespräch einzuladen, und ihnen zu erlauben, auszusteigen, wenn sie für das Projekt nicht mehr gebraucht werden.

Trotz der Tatsache, dass ihre Abteilung wächst, sagt Lyndi, dass sie und die Boards ihrer Teammitglieder zu großartigen Quellen von Links, wichtigen Daten und Kontakten geworden sind, ohne dass jemals jemand gesucht werden müsste.

In der Agilen Methodik geht es nur darum, weniger zu tun, um mehr zu schaffen. Verbessertes Zeit- und Projektmanagement führt zu einem produktiven und nahtlosen Prozess für dich und deine Teams. Profi-Tipp: Viele Agile Prozesse in Trello können automatisiert werden.

Agile Projekte in ein Trello Board zu überführen ist eine schnelle und anschauliche Art, um effektiver zu arbeiten. Lyndi nutzt es in ihrem Marketingjob, aber diese Ansätze sind grundlegende Tipps, die sich in jeder Branche leicht anwenden lassen.

Bereit, diese Ideen in deinen eigenen Workflow aufzunehmen? Wir haben ein Beispiel-Board erstellt, das auf Lyndis Prozess basiert, und das du für deinen eigenen Gebrauch kopieren kannst*:

agile methoden Trello

Besonderer Dank an Lyndi Thompson, die uns einen so detaillierten Einblick in ihre Trello-Workflows gewährt hat.


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Siehe auch: Wie beginne ich in meinem Mitarbeiterteam mit der Scrum Methode und mit Trello?