Wann hast du es das letzte Mal geschafft, den Berg deiner To-Do-Liste innerhalb deines 8-Stunden-Arbeitstages abzuhaken? Du kannst dich nicht erinnern? Das ist okay. Hast du das Gefühl, dass deine Zeit unter deinen Händen verrinnt und dass dich das geradezu frustriert?
Bleibst du auf bis in die Puppen, um die unvollständigen Arbeiten unbedingt zu Ende zu führen, und um zu beweisen, dass du eine produktive Person bist? Wundert es dich, dass viele ihre Arbeit in weniger als 8 Stunden erledigen? In Europa beispielsweise werden deutsche Wissensarbeiter dafür gelobt, dass sie nur 35 Stunden pro Woche arbeiten. (Übrigens wurde der Begriff "Wissensarbeiter" 1959 von Peter Drucker in seinem Buch "Landmarks of Tomorrow" geprägt.) Finnen arbeiten durchschnittlich 6,5 Stunden pro Tag und ein typischer Däne beendet seinen Arbeitstag um 16 Uhr.
Es ist dennoch möglich, alle Aufgaben der To-Do-Listen innerhalb begrenzter Arbeitszeiten, beziehungsweise einer verkürzten Arbeitswoche zu erledigen.
Also, wie kannst du das ändern? Wie kannst du an deinem Arbeitstag mehr erreichen, ohne rund um die Uhr zu arbeiten?
Was kannst du tun, dass deine Zeit nicht immer unter deinen Fingern zerrinnt? Die ALPEN-Methode ist die Lösung, um deinen Tag produktiv zu planen: eine Zeitmanagement- und Verwaltungsmethode mit sorgfältig ausgearbeiteten Aufgabenlisten, Pufferzeiten und geplanten Pausen.
Was ist ALPEN-Methode?
Die ALPEN-Methode des deutschen Zeitmanagement-Experten und Wirtschaftswissenschaftlers Prof. Dr. Lothar J. Seiwert hat nichts mit Bergsteigen oder dem europäischen Gebirge zu tun. Definition: A-L-P-E-N ist ein Akronym und steht für folgende fünf Elemente:
A: Notieren der Aufgaben, der Termine und der geplanten Aktivitäten
L: Schätzung der Länge
P: Planung der Pufferzeiten
E: Priorisieren der Entscheidungen
N: Überprüfen durch Nachkontrolle
Im Kern geht es um eine zeitgesteuerte To-Do-Liste, die nur ausgewählte priorisierte Aufgaben enthält. Die ALPEN-Methode ermutigt dich, während geplanter Zeitblöcke zu arbeiten und Pausen-Zeitpuffer festzulegen. Wenn von Zeitmanagement die Rede ist, ist meist Selbstmanagement gemeint. Denn Zeit lässt sich nicht managen — sie vergeht immer gleich schnell. Man selbst kann aber Prioritäten setzen, Aufgaben delegieren oder Nein-Sagen.
Wie genau kann die ALPEN-Methode verwendet werden, um den überquellenden To-Do-Listen Herr zu werden?
Probiere es aus und finde deinen Weg!
So verwaltest du deine Zeit mit dem ALPEN-Zeitmanagement
Von der Planung deiner To-Do-Liste bis zur Nachkontrolle deiner fertiggestellten Aufgaben ist die ALPEN-Methode der Schlüssel eines effektiven einfachen Prozesses.
1. Erstelle eine To-Do-Liste mit allem, was anliegt und mit allem, an das du denken musst
Oft wird angenommen, dass eine mentale Checkliste als Leitfaden für deinen Tag ausreicht. Aber die Wahrheit ist, unser persönlicher Arbeitsspeicher behält nicht mehr als vier Elemente gleichzeitig im Kopf — deshalb sollte hier eine To-Do-Liste einspringen. Die ALPEN-Methode ist ein Befürworter der Aufgaben-Priorisierung. Dies führt zu einer gut handelbaren Liste und deine ehemalig nie endende To-Do-Liste ist ab sofort Schnee von gestern.
Beginne mit allen täglichen Aktivitäten. Nimm anstehende Aufgaben und Termine in deine To-Do-Liste auf. Einfließen sollten auch nicht erledigte Aufgaben aus vorangegangenen Planungen/Tagen, bereits feststehende Meetings usw. Stelle sicher, dass jede noch so kleine Aufgabe notiert wird.
Idealerweise plane alles noch am Vorabend oder direkt als Erstes am Morgen. Glücklicherweise macht es uns Trello einfach, alle Aufgaben aufzulisten. Erstelle auf deinem Trello-Board eine Karte für jede Aufgabe unter "To-Do" und der erste Schritt ist erledigt.
2. Schätze die Zeitdauer bis zum Abschluss der einzelnen Aufgaben
Die meisten To-Do-Listen sind nicht durchführbar, da sie mit unrealistischen Erwartungen erstellt wurden. Die Zeiten sollten nicht zu knapp kalkuliert sein. Nichts ist frustrierender, als ständig seinen Plan anpassen zu müssen. Die Vorgaben sollten realistisch aber ambitioniert sein. Mit deiner Zeitzuweisung für jede Aufgabe erhältst du eine gute Vorstellung, was an einem Tag erreicht werden kann. Bei häufig wiederholenden Aufgaben wird dies schnell zur Routine.
✨ Profi-Tipp: Dank des Power-Ups der "Benutzerdefinierten Felder" ist es ein Kinderspiel, deinen Trello-Karten neben jeder aufgelisteten Aktivität eine geschätzte Zeitdauer zuzufügen.
Gehe zum Menü deines Boards, wähle das Power-Up der "Benutzerdefinierten Felder" aus und aktiviere es. Klicke dann auf das Zahnradsymbol, um unter der "Power-Up-Einstellung" die "geschätzte Zeit" einzutragen.
3. Füge deinem Zeitplan Pufferzeiten hinzu
Diese Zeit-Spielräume für außerplanmäßige Situationen schaffen trotz strikter Planung etwas Flexibilität, denn manchmal kann es schwierig sein, die genaue Zeit zu schätzen, die zum Beenden einer Aufgabe benötigt wird. Dafür gibt es zwei Hauptgründe:
- Ab und zu unterliegen wir Planungsfehlern, unterschätzen die Zeit, die für eine Aufgabe benötigt wird.
- Unvorhergesehenes, wie ein dringendes Treffen, können in eine Zeitplan-Katastrophe ausarten und das Geplante über den Haufen werfen.
Die Lösung, damit deine Projektsteuerung nicht zusammenbricht: eine Pufferzeit.
„Sie vergrößert deinen Spielraum und verhindert, dass Terminpläne nicht eingehalten werden. Das bedeutet, — weniger Stress und Hektik, sollten deine Pläne, Vorhaben und Projekte nicht wie geplant laufen“, schreibt die Schriftstellerin und Mentorin Micah McGuire in "The Startup" der Blog-Publishing-Plattform "Medium".
Die Pufferzeit hilft dir dabei, Zeit auszugleichen, wenn Termine, Meetings oder deren Vorbereitungen einmal mehr Zeit in Anspruch nehmen als vorgesehen.
Angenommen, du planst ein, dass der Marktforschungs-Abschluss deines Projektes nicht länger als eine Stunde dauern wird, aber in Wirklichkeit wird allzu oft der Zeitplan gesprengt. Wir vergessen oft, dass Verzögerungen jederzeit eintreten können. Wir wissen, dass die Ausführung einzelner Aufgaben mitunter ihre Zeitlimits überzogen haben, glauben aber, dass dies der Vergangenheit angehört und sich nicht wiederholen könnte. Besser du bleibst auf der sicheren Seite und fügst deinen Terminen eine Pufferzeit von 15 Minuten hinzu.
Im Idealfall ist es wünschenswert, 40% deines Arbeitstages für Pufferzeiten einzuplanen.
4. Entscheide, welche Aufgaben beibehalten und welche gelöscht werden können
Nachdem deine To-Do-Liste mit geschätzten Zeiten und Pufferzonen fertig erstellt ist, wirst du feststellen, dass sie nicht in deinen Tag passt. Sie ist zu lang. Der nächste Schritt heißt: Bereinige deine Liste, setze Prioritäten!
Beginne die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Hier kann das Eisenhower-Prinzip helfen. Teile deine Aufgaben in vier Quadranten mit den Achsen "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit" und setzte Prioritäten:
- Was ist dringend und wichtig? Erledige es zuerst!
- Was ist wichtig aber nicht dringend? Entscheide, wann du es durchführen kannst!
- Was ist dringend aber nicht wichtig? Delegiere es oder setze es auf mittlere Priorität!
- Was ist weder dringend noch wichtig? Lösche es!
Auf deinem Trello-Board kannst du diesen Vorgang des ALPEN-Prinzips leicht ausführen. Erstelle für jedes der vier Eisenhower-Matrix-Quadranten ein Label. (Rechts auf deiner Trello-Karte kannst du Label-Beschriftungen hinzuzufügen). Nach diesem Modell sollten deine Label lauten: "Zuerst erledigen", "Entscheiden, wann es erledigt werden soll", "Delegieren oder auf mittlere Priorität setzen" und "Löschen".
Füge jeder der Karten auf deiner Liste eines dieser Label hinzu. Anschließend handle entsprechend. Lege beispielsweise fest, wann Aufgaben mit der Bezeichnung "Entscheiden, wann es erledigt werden soll" bearbeitet werden können und lösche Aufgaben mit der Bezeichnung "Löschen".
Sortiere und verschiebe schlussendlich deine Aufgaben/Karten nach Priorität. Jetzt ist deine für dich zugeschnittene Liste zum Handeln bereit.
5. Schließe mit der Nachkontrolle ab
Dieser letzte Schritt erfolgt, nachdem du die ALPEN-Methode getestet hast und Feedback zum Gesamtprozess geben möchtest. Das Ziel der Nachkontrolle besteht darin, ausstehende Aufgaben für den nächsten Tag in deine To-Do-Liste aufzunehmen und darüber nachzudenken, wie die Dinge gelaufen sind. Dieser Schritt prüft deine Planung auf Sinnhaftigkeit und Schlüssigkeit. Wurden nicht fälschlicherweise zu viele Stunden Arbeitszeit verplant? Sind die hoch priorisierten Aufgaben auch wirklich die wichtigsten?
Gibt es genügend Pufferzeiten? Nimmt etwa eine Routineaufgabe mehr Platz ein, als in deinem Zeitplan angegeben wurde? Erkenne etwaige Zeitfresser und optimiere deinen Plan entsprechend.
“Ohne Reflexion können wir Ausreden erfinden und uns selbst belügen“, stellt James Clear in seinem Buch Atomic Habits fest. Dies erklärt, warum der letzte Schritt der ALPEN-Methode wichtig für deine Strukturierung ist.
Aus vorangegangenen Planungen solltest du lernen. Das klappt am besten, wenn diese Bilanz am Ende des Tages durchgeführt wird. So können nicht erledigte Aufgaben oder Erkenntnisse einer Fehlplanung am nächsten Tag berücksichtigt werden. Das ALPEN-Modell trägt dazu bei, deine Zeitmanagementfähigkeiten auf lange Sicht zu verbessern.
Wie Teams mit der ALPEN-Methode den Tag planen können
Die ALPEN-Methode eignet sich hervorragend für alle, die ihre To-Do-Listen neu definieren möchten. Klappt dies aber auch, wenn Teams ihre Aufgaben strukturieren müssen? Ein klares JA! Einige Anpassungen müssen möglicherweise vorgenommen werden, um die Effizienz des gesamten Teams zu steigern:
- Visualisieren und Zusammenfassen der Aufgaben in der To-Do-Liste geben allen einen kompakten Überblick und Rahmen für den anstehenden Arbeitstag. Zeitangaben und damit implizierte Limits und Deadlines machen das gesamte Team produktiver. Pufferzeiten und Zeit-Slots helfen Unvorhergesehenes aufzufangen. Alles zusammen schafft Erfolgserlebnisse und damit weniger Stress. "Wir packen das Pensum!"
- Arbeitet Hand in Hand! Die Zusammenarbeits-Zeiten sollten auf euren Listen gemeinschaftlich geplant werden. Der Schlüssel besteht in gemeinsam erarbeiteten Aufgabenlisten, die mit allen Kollegen geteilt werden. So sind alle im Team immer informiert: Gemeinsam planen, sich gemeinsam unterstützen und in den Tag starten, gemeinsam arbeiten und gemeinsam eine Pause einlegen.
- Ermutige dein Team, die Aufgabenliste für den nächsten Tag zu erstellen, bevor der Arbeitstag abgeschlossen wird. Auf diese Weise ist für alle der morgige Tag strukturiert. Das schriftliche Festhalten der einzelnen Aufgaben schafft Verbindlichkeit.
Trello erleichtert die Zusammenarbeit bei den täglichen To-Do-Listen. Du kannst ein persönliches Board und/oder ein Team-Workboard erstellen, um alle deine Aufgaben detailliert zu planen, zu organisieren, zu delegieren und zu verwirklichen. Verwende Label, um jeden Aufgabentyp genau zu definieren.
Ebenso kannst du Checklisten auf deinen Karten verwenden. So können Projekte und große Aufgaben in einzelne Schritte unterteilt werden. Mithilfe erweiterter Checklisten können den Aufgaben unter anderem Fälligkeitstermine zugewiesen werden.
Ein 15-minütiges Team-Meeting einzuplanen, (dies kann asynchron geschehen!) bietet eine Möglichkeit, über das zu sprechen, was am nächsten Tag verbessert werden kann. Ebenfalls solltet ihr bei eurer Planung die persönliche Chronobiologie berücksichtigen. Bedenkt, dass Leistungskurven jedes einzelnen verschieden sind.
Bist du nun bereit deinen Tag nach dem ALPEN-Prinzip zu planen?
Die Planung des Tages mit dem ALPEN-Zeitmanagement-Modell kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber sobald du den Dreh raus hast, hilft dir die ALPEN-Methode über den Berg.
Das Ziel ist, bewusst Raum für gezielte Arbeit zu schaffen und sich von Aufgaben mit niedriger Priorität zu verabschieden. Die ALPEN-Methode hilft dir, alles in Angriff zu nehmen. Du schaffst, was du dir vornimmst!
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Siehe auch: Künstliche-Intelligenz macht uns alle zu Managern. Aber sind wir bereit dazu?
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