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Asynchrone Arbeitszeiteinteilung ist die Zukunft von Remote Work

Von | Veröffentlicht am | 9 Minuten Lesedauer
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Stell dir vor, du wärst ein ganz normaler Arbeiter im Jahr 1914 und wir befänden uns am Ende der industriellen Revolution, in der feste Arbeitszeiten, wie wir sie heute kennen, eingeführt wurden. Du arbeitest in einer Autofabrik am Fließband (das Henry Ford erst vor einem Jahr eingeführt hat). Während das Auto auf dem Fließband weiterbefördert wird, besteht deine einzige Aufgabe darin, die Reifen zu montieren und dann auf das nächste Auto zu warten.

Deine Kollegen müssen zur selben Zeit anwesend sein wie du, andernfalls würde das Fahrzeug auf dem Fließband zur nächsten Station transportiert werden, ohne dass wichtige Teile angebracht wurden. Und du hättest keine Möglichkeit, wichtige Informationen weiterzugeben. Die einzige Möglichkeit, Nachrichten sofort auszutauschen, ist das Telefon. Aber das haben die wenigsten Menschen – schon gar nicht zu Hause. Und dass man sich Arbeit mit nach Hause nimmt kommt mit einer derart schweren Ausrüstung gar nicht erst in Frage.

Du bist aber kein typischer Arbeiter Anfang des 20. Jahrhunderts. Heutzutage verfügst du über die notwendige Technologie, um Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit über mehrere Zeitzonen hinweg zu ermöglichen. Wenn du diesen Blogbeitrag liest, bist du aller Wahrscheinlichkeit nach ein Wissensarbeiter, der seinen Tag am Rechner verbringt, und nicht mit der Bedienung von Maschinen.

Warum also hältst du dich trotzdem noch an ein Arbeitsmodell, das für eine andere Zeit gedacht war?

Nachstehend werden wir auf die Vorteile von asynchronem Arbeiten eingehen sowie auf die Unternehmen, die bereits darauf umgestellt haben. Außerdem erklären wir, warum du ebenfalls auf eine asynchrone Arbeitsweise umstellen solltest.

Aber was genau ist asynchrones Arbeiten?

Die Unterschiede zwischen synchronen und asynchronen Arbeitsrhythmen

Synchrones Arbeiten findet gleichzeitig statt. Asynchrones Arbeiten hingegen nicht.

Beim synchronen Arbeiten, bei dem jeder in deinem Team zur gleichen Zeit arbeitet, wird davon ausgegangen, dass wir wie Maschinen sind. Dass wir an jedem Wochentag zur selben Zeit schuften und mit gleichbleibender Energie wiederholbare Ergebnisse liefern. 

Im Kontext der Fließbandarbeit ist synchrones Arbeiten sinnvoll: Jede Person ist für eine sich wiederholende Aufgabe zuständig und liefert stabile und vorhersagbare Ergebnisse. Jedes Teammitglied muss physisch anwesend sein, damit alle Einzelteile zusammengesetzt werden können.

Für moderne Wissensarbeiter kann synchrones Arbeiten jedoch unnötig und ineffizient sein. Natürlich spricht auch vieles für eine gewisse Routine, aber nicht jedermanns Routine ist auch für den Rest des Teams ideal. 

Beim asynchronen Arbeiten, bei dem jeder in deinem Team arbeitet, wann es ihm beliebt, steht folgende Tatsache im Mittelpunkt: Unterschiedliche Menschen haben auch unterschiedliche Bedürfnisse, deshalb wird ihnen mehr Flexibilität und Freiheit gewährt.

So funktionieren die neuen Arbeitsmodelle richtig

Aber funktioniert asynchrones Arbeiten tatsächlich? Sieh dir die folgenden Unternehmen als Beleg dafür an, dass es klappen kann.

Trello

Trello ist ein Unternehmen, das vor allem auf Remote-Arbeit ausgerichtet ist. Das Content-Team, mit dem ich arbeite, verwendet das Tool, um Blogposts zuzuweisen und den Workflow von freiberuflichen Autorinnen wie mir zu verwalten. Wir veranstalten (und brauchen auch) keine Meetings und versenden selten E-Mails. Solange ich meine Artikel rechtzeitig einreiche, spielt es keine Rolle, wo oder wann ich arbeite.

Möglich macht dies das Trello-System aus Boards, Karten und Listen. In jeder Phase des Redaktionsprozesses gibt es eine Liste – von der Kurzpräsentation bis zur Veröffentlichung – und jeder Artikel hat eine Karte. Die Kommunikation erfolgt über Kommentare und der zugewiesene Editor bzw. Autor jedes Artikels erhält Benachrichtigungen, wenn sich der Kartenstatus ändert.

Die Trello-App bietet umfassende Transparenz, sodass alle am Redaktionsprozess Beteiligten jederzeit den Fortschritt eines Artikels nachvollziehen können. Auf diese Weise veröffentlichen wir pro Jahr ungefähr 150 gut recherchierte Inhalte im Trello-Blog.

Gumroad

Gumroad, eine Plattform für den Verkauf von digitalen Produkten, ist ein Unternehmen, das nicht nur vorwiegend, sondern ausschließlich auf asynchrones Arbeiten ausgelegt ist.

"Die Umstellung auf eine vollständige Remote-Arbeit war toll", twitterte Gumroad-Gründer Sahil Lavingia. "Der eigentliche Vorteil ergab sich jedoch aus dem asynchronen Arbeiten."

Das bedeutet, dass das Unternehmen keine Meetings abhält. Ja, richtig gehört. Stattdessen kommuniziert das Team via GitHub und Slack mit einer erwarteten Antwortzeit von 24 Stunden. 

"Da es keine Stand-up- oder Sync-Meetings gibt und einige Projekte teure Feedbackschleifen für die Zusammenarbeit erfordern können, ist für eine derartige Arbeitsweise eine klare und überlegte Kommunikation nötig", schreibt Lavingia

Für Gumroad scheint das gut zu funktionieren. Das Unternehmen erwirtschaftet einen annualisierten Umsatz von 11 Millionen US-Dollar und ist im Jahresvergleich um 85 % gewachsen.

Mibo

Mibo ist eine Videochat-App für informelle Hangouts und Team-Bonding-Aktivitäten, mit der sich Teilnehmer in einer virtuellen Welt bewegen können. Doch obwohl Mibo ein synchrones Tool entwickelt hat, arbeitet sein Team eindeutig asynchron. Alle Mitarbeiter arbeiten komplett remote, sind in Europa ansässig und halten sich grob an feste Bürozeiten. Trotzdem steht es ihnen frei, ihren Zeitplan so anzupassen, dass sie Besorgungen machen, Zeit mit der Familie verbringen oder ungestört produktiv arbeiten können. 

"Feste Arbeitszeiten sind zwar wichtig, wir vertrauen uns aber auch gegenseitig, dass die Arbeit erledigt wird", sagt Baz Hand, Head of Marketing bei Mibo. "Und eine gute Kommunikation macht häufige Diskussionen in Echtzeit überflüssig."

Für asynchrones Arbeiten nutzt Mibo Tools wie Loom, Slack und Shortcut. Und was ist der größte Vorteil, den Baz Hand festgestellt hat? Bessere Fokussierung.

"Es ist eigentlich verrückt zu erwarten, dass du zu bestimmten Zeiten Bestleistungen bringen kannst und dich dazu an anderen orientieren musst", erklärt er. "Durch asynchrones Arbeiten kann ich über Herausforderungen nachdenken, meine Gedanken sammeln oder konzentriert an etwas arbeiten, weil keine Termine anstehen."

Im April 2021 hat Mibo 1 Million US-Dollar an Startkapital gesammelt und arbeitet gerade intensiv am nächsten App-Update. 

GitLab

Die DevOps-Plattform GitLab ist vollständig auf Remote-Arbeit ausgelegt. Ihre mehr als 1.300 Teammitglieder sitzen in 65 Ländern und es gibt keine firmeneigenen Büros. Einer der Kernwerte von GitLab ist die "Bevorzugung von asynchroner Kommunikation", außerdem ist das Unternehmen ein Verfechter des nichtlinearen Arbeitstags. 

In einem Artikel auf seiner Website beschreibt GitLab den nichtlinearen Arbeitstag eines seiner Teammitglieder. Darren arbeitet von 6:30 bis 8:30 Uhr, geht dann von 10 Uhr bis 15 Uhr mit seiner Familie Ski fahren und arbeitet anschließend von 16:30 bis 22:30 Uhr. Unglaublich, oder? Folgendes steht nach Darrens Beispiel geschrieben:

"Wir sollten an dieser Stelle einen Moment innehalten und uns vergegenwärtigen, dass Zeit relativ ist. Wenn Darren seine Arbeit wieder um 16:30 Uhr aufnimmt, muss er noch sechs Stunden leisten, um auf einen typischen 8-Stunden-Tag zu kommen. Wichtig dabei ist, sich nicht zu sehr auf die Ortszeiten zu versteifen. Um 16:30 Uhr die Arbeit wiederaufzunehmen mag einem absurd vorkommen. Aber für andere Mitglieder seines Teams könnte es dann Morgen, Nachmittag oder Nacht sein.

Der nichtlineare Arbeitstag macht die Tages- und Arbeitszeit komplett voneinander unabhängig und zwingt uns dazu, asynchrone Workflows zu übernehmen. Die Ortszeit spielt nur dann eine Rolle, wenn dein Unternehmen auf Synchronizität setzt, um Aufgaben zu erledigen."

Am Beispiel von GitLab wird deutlich, dass die Umstellung auf asynchrones Arbeiten eine völlig neue Denkweise erfordert. Daneben sollten wir althergebrachte Vorstellungen von der Arbeit vergessen.

Sieben Gründe für einen asynchronen Arbeitsrhythmus

Wir haben dir gezeigt, wie einige Unternehmen erfolgreich eine asynchrone Arbeitsweise übernommen haben. Kommen wir nun zu den Gründen, die dich ebenfalls dazu veranlassen könnten.

1. Es ist gerechter

Synchrone Arbeitsweisen setzen eine Gleichförmigkeit voraus, die zu Ungleichheiten führt. Schließlich haben Menschen unterschiedliche Vorlieben und Lebensumstände. 

Ein gutes Beispiel sind Eltern, die einer Arbeit nachgehen und gleichzeitig ihre Kinder erziehen müssen. Viele Unternehmen erwarten, dass ihre Mitarbeiter zu den regulären Bürozeiten arbeiten. Dabei berücksichtigen sie nicht, dass diese Kinder haben könnten, die während dieser Zeit irgendwo hingefahren oder von der Schule abgeholt werden müssen. Eltern, die über die notwendigen Mittel verfügen, können Babysitter einstellen oder sich für eine Nachmittagsbetreuung entscheiden. Alle, die diese Mittel nicht haben, müssen sich etwas anderes einfallen lassen.

Mit asynchroner Arbeit können sich Eltern jedoch einen Zeitplan zurechtlegen, der auf die Bedürfnisse ihrer Familie zugeschnitten ist. 

"Abgesehen davon, dass ich bessere Arbeit leisten kann, passt asynchrones Arbeiten einfach zu meinem Lebensstil. Ich habe drei aktive Kinder und ein viertes ist unterwegs", sagt Hand. "Ich kann meine Frau unterstützen und mein Arbeits- und Privatleben entspannter gestalten."

2. Du kannst die besten Mitarbeiter einstellen

Wenn du dich ausschließlich an feste Bürozeiten in der Zeitzone deines Unternehmens hältst, schließt du einen Pool an talentierten Mitarbeitern aus, die nicht in deiner Region leben. Durch die Umstellung auf asynchrones Arbeiten öffnest du Tür und Tor für hervorragende Kandidaten weltweit, die andernfalls nicht für dich hätten arbeiten können. 

3. Die Kommunikation wird effizienter

Denke einmal an ein typisches Meeting. Unabhängig davon, ob dieses auf Zoom oder in einem Besprechungsraum stattfindet, wartest du nach Beginn bestimmt immer noch auf Nachzügler, stimmt's? Wenn das Meeting dann endlich angefangen hat, schweifen einige gründlich vom Thema ab oder müssen das eben Gesagte wiederholen, weil es Probleme mit dem Ton gibt. 

Mit der asynchronen Kommunikation kannst du diese Ineffizienzen jedoch eliminieren. Da nichts in Echtzeit stattfindet, musst du nicht herumsitzen und auf andere warten. Weil Mitarbeiter nicht unter Druck stehen, sofort antworten zu müssen, können sie sich Zeit für die Formulierung ihrer Botschaft lassen.

4. Es gibt weniger Ablenkungen

Echtzeitkommunikation bedeutet Echtzeitablenkungen. Beim asynchronen Arbeiten werden Unterbrechungen aber immer seltener. Und wie? Bei einer asynchronen Arbeitsweise muss niemand alles stehen und liegen lassen, um sofort zu reagieren. Im Idealfall stellst du deine Push-Benachrichtigungen komplett aus und richtest dir feste Zeiten ein, in denen du Nachrichten prüfst und darauf antwortest. Das erfordert zugegebenermaßen etwas Disziplin und eine Strategie. Sobald diese aber steht, kannst du dich ganz auf deine Arbeit konzentrieren, was normalerweise eher schwierig ist.

5. Du arbeitest nur, wenn es sinnvoll ist

Was wäre, wenn du dich einfach hinlegst, um das Nachmittagstief zu überstehen, anstatt noch einen Kaffee zu trinken? Was wäre, wenn du eine Pause machst, anstatt am Rechner sitzen zu bleiben und geschäftig zu wirken, obwohl dir die Arbeit ausgegangen ist? 

Beim asynchronen Arbeiten kannst du dir einen Zeitplan zurechtlegen, der auf dein Energieniveau und deine Arbeitslast abgestimmt ist. Auf diese Weise kannst du optimale Arbeit leisten – wann auch immer dies sein mag. 

6. Asynchrones Arbeiten fördert die Transparenz

Da deine Teamkollegen nicht unbedingt zur selben Zeit oder am gleichen Ort arbeiten wie du, erfordert eine auf asynchrones Arbeiten ausgerichtete Kultur Transparenz. Deine Kollegen müssen dir quasi über die Schulter schauen können und darüber Bescheid wissen, was vor sich geht. Das kannst du mithilfe von zwei wichtigen Mechanismen erreichen:

  • Dokumentation am Arbeitsplatz: Das sind schriftlich festgehaltene Leitlinien, die deine Prozesse und Richtlinien beschreiben.
  • Projektmanagementtool: Damit ist ein einziger Ort gemeint, an dem sich jeder anmelden kann, um Fortschritte, Abhängigkeiten und Hindernisse von Projekten nachzuvollziehen.

7. Dein Team will es

Es ist kein Geheimnis, dass Mitarbeiter keine Meetings mögen. Laut einer Umfrage von Clarizen-Harris würden 46 % der amerikanischen Angestellten lieber Farbe beim Trocknen zusehen oder sich einer Wurzelbehandlung unterziehen, als an einer weiteren Statusbesprechung teilzunehmen.

Gönne deinem Team eine Pause, indem du es asynchron kommunizieren und arbeiten lässt.

Wann funktioniert asynchrones Arbeiten nicht?

Natürlich arbeiten auch die oben genannten Teams manchmal synchron – bei ihnen ist dies aber kein Standard. Hier sind einige Situationen, in denen synchrones Arbeiten besser ist:

Notfälle

In Notfällen spielt Sofortkommunikation eine entscheidende Rolle, das gilt auch für Unternehmen, die vorwiegend asynchron arbeiten. Sogar Gumroad, das nach eigener Aussage "ausschließlich auf asynchrones Arbeiten" ausgerichtet ist, macht hierbei eine Ausnahme. Beispielweise wenn seine Website nicht aufgerufen werden kann.

Vorstellungsrunde in Teams

Du kennst ja das Sprichwort: Der erste Eindruck zählt. Wenn du jemanden zum ersten Mal triffst, etwa beim Onboarding eines Teammitglieds oder eines Kunden, solltet ihr euch besser in Echtzeit gegenseitig vorstellen, um einen guten Eindruck zu erwecken.

Team-Bonding

Natürlich kannst du mittels asynchroner Kommunikation Bindungen eingehen. Beziehungen baut man aber am besten in Echtzeit auf. Jemanden über einen Witz lachen zu hören oder zu sehen, wie die Augen einer Kollegin aufleuchten, wenn sie gute Neuigkeiten zu berichten hat, ist doch das einzig Wahre.

Die Revolution der asynchronen Arbeitsmodelle ist hier

Ebenso wie das Fließband die Fertigung von Fahrzeugen revolutioniert hat, kann asynchrones Arbeiten die Remote-Arbeit komplett umkrempeln. Zuerst müssen wir uns aber der Relikte aus der Zeit der industriellen Revolution entledigen, die uns die synchrone Arbeitswoche mit festen Zeiten bescherte. Denn über die sind wir mittlerweile hinausgewachsen.


Lass uns deine Meinung wissen. Es wäre gut von dir zu hören. Du findest uns auf Twitter (@trello)!

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