7 Möglichkeiten, Aufgabenverwaltung mit Trello optimal zu organisieren

Aufgabenverwaltungs-Software Trello

Ganz gleich, wie sehr du auch versuchst immer den Überblick in deiner Aufgabenverwaltung zu behalten, die Fristen laufen dir davon, und dein eigentlich gewählter Beruf verblasst, vergleichbar zu dem, was du  tagtäglich bewältigen musst. Es ist nicht nur aus Vernunftgründen notwendig deine wichtigsten Aufgaben zu erledigen, sondern es ist ebenso für den Erfolg des gesamten Teams wichtig, denn wer will schon unnötigen Stress mit dem Chef.

Um sicher zu sein, dass du nichts vergisst, findest du auf deinem Board eine To-Do-Liste. Wenn du dir die Liste anschaust, werden dir sieben Möglichkeiten ins Auge springen, mit denen du dich auf der sicheren Seite fühlen kannst, und ab sofort werden dir keine wichtigen Aufgaben mehr durch die Lappen gehen.

Alle deine Karten, auf einem Blick

War es immer schon dein Wunsch alle deine zugewiesenen Karten, all deiner Boards, von allen deinen Teams an einem Ort zu haben? Das geht! Und zwar auf der Kartenseite. Um darauf zuzugreifen, klicke auf deinen Avatar in der oberen rechten Ecke von Trello und wähle  "Karten" aus dem Menü, oder setze ein Lesezeichen auf diesen praktischen Link.

Trello My Cards Page

Auf dieser Kartenseite kannst du zugewiesene Karten (auch die mit deinem Avatar)  nach Plan oder Fälligkeitsdatum sortieren. Du kannst wählen, ob du Karten allen im Team zeigen möchtest oder nur ausgewählten Mitgliedern des Teams, und du kannst filtern, wann die Karten zuletzt aktiv waren und bearbeitet wurden - letzter Tag, Woche, Monat, Jahr (wer weiss, vielleicht werden vergessene Projekte auch wieder zum Leben erweckt).

Aufgabenverwaltung

Das Tolle daran ist, dass du zwei verschiedene Möglichkeit hast deine Arbeit zu sichten, du kannst Karte um Karte sortieren, oder eben auch nach Fälligkeitsdatum. Sollte bei vielen deiner Aufgaben kein Fristen angegeben werden, ist die beste Möglichkeit nach Karten zu filtern, um alle relevanten Informationen auf einen Blick zu sehen.

Aufgabenmanagement

Wenn deine Aufgabenverwaltung zeitsensible angelegt ist und du dich auf Fälligkeitsdaten verlässt, werden bei der Bewertung der Karten anhand des Abgabedatums schnell die Karten angezeigt die überfällig sind, gefolgt von zukünftigen Fälligkeitsterminen. Danach werden alle Karten angezeigt, deren Fälligkeitsdaten eingehalten wurden (Herzlichen Glückwunsch!). Zuletzt alle deine Karten ohne Datumsfrist.

Und wie steige ich ein, um die Karte zu bearbeiten? Klicke auf sie, um sie direkt zu bearbeiten, oder verwende die Befehlstaste, um die Karte in einem neuen Browser-Register zu öffnen. Vorbei mit den Ausreden. Nie wieder Karten, die übersehen werden!

Bleib auf dem Laufenden

Manchmal möchte man verfolgen, was mit einer bestimmten Karte passiert ist –  obwohl sie nicht einmal zu deinem Aufgabenmanagement, also zu deinen zugewiesenen Aufgaben gehört. Wenn du dich auf dieser Karte anmeldest, wirst du ebenfalls benachrichtigt, aber das bedeutet auch, dass deine Karten-Seite möglicherweise unübersichtlich wird, und das kann dazu führen, dass keiner mehr weiss wer an was arbeitet.

Aufgabenmanagement-Software

Hier kommt das Abonnieren der Karten ins Spiel, um die Aufgabenverwaltung zu erleichtern. Klicke auf die Schaltfläche "Abonnieren einer Karte", um Benachrichtigungen über wichtige Aktionen dieser Karte zu erhalten, und um immer über diese gewählte Karte auf dem Laufenden zu sein. Für diejenigen, die noch mehr Infos über die Aufgabenmanagement-Software von Trello haben wollen, kann eine ganze Liste oder sogar ein komplettes Board abonniert werden. Aber sei vorsichtig, das kann eine Lawine von Benachrichtigungen ins Rollen bringen.

Hole dir eine sortierte Liste

Aufgabenverwaltungs-Software

Werden deine Listen immer länger, dass du Angst bekommen musst  überfällige Karten zu übersehen, die sich möglicherweise im “below the fold“-Bereich verstecken; die man eventuell vergisst, weil man sie ja nur zu Gesicht bekommt, nachdem man alles abscrollt. Durch ein Klicken auf das Symbol des Listenmenüs werden alle Karten summiert und nach Fälligkeitsdaten sortiert. Es ist echt magisch anzusehen, wie sich alle Karten wie durch ein Wunder organisieren. Alle Daten sind nun nach Fristen schön in einer übersichtlichen Reihenfolge festgehalten. (Karten, die als erledigt markiert sind, und Karten ohne Datum erscheinen unten.) Dadurch werden alle Karten für alle sichtbar sortiert. Und alle, die Deadlines im Augen behalten wollen, arbeiten mit einer gemeinsamen Perspektive.

Eine neue Sicht auf das, was fällig ist

Während das Auftauchen von Fälligkeitsterminen auf einer individuellen Liste sehr hilfreich sein kann, ist die Visualisierung von Terminen, die die Fristen über das gesamte Board anzeigen, unbezahlbar. Aktiviere den Kalender-Power-Up, um eine neue Ansicht zu erhalten und du wirst alle Karten auf der wöchentlichen oder monatlichen Zeitleiste sehen. Du kannst so die Reihenfolge aller Karten sichten, die möglicherweise auf verschiedenen Listen verteilt sind.

Kalender-Power-Up

Wenn sich eine Frist ändern muss, ziehe einfach diese Karte auf den Kalender und verschiebe sie auf das entsprechende zu ändernde Datum. Das Fälligkeitsdatum der Karte wird automatisch aktualisiert und benachrichtigt alle Personen, dass eine Änderung stattgefunden hat, die an dieser Karte beteiligt sind. Außerdem funktioniert der Kalender-Power-Up in Trello auch auf allen mobilen Geräten, sodass du immer auf dem neuesten Stand bist.

“Q” eine Tastenkombination, die dein Leben erleichtert

Die Tastenkombination “q“  ist eine weitere schnelle Möglichkeit, die wichtigsten Karten zu sichten, während du im Trello arbeitest. Tippe einfach auf deiner Tastatur auf "q" und entferne alle Karten, die nicht von dir als Mitglied abonniert wurden.

Trello Q Keyboard Shortcut

Dies ist nicht nur nützlich, wenn du dich auf das zu bearbeitende Board konzentrieren musst, sondern auch ideal für ein 1:1-Meetings mit deinem Chef. Filter dein Board vor dem Meeting mit der Tastenkombination “q“  und kopiere das Ergebnis in den Board-Link in deinen Browser. Dann sende es an deinen Chef. So werden nur die für das Meeting wichtigen Karten zu sehen sein, das führt zu einem konzentrierten Gespräch (und hoffentlich auch zu einem kürzeren). Profi-Tipp: Dies wird am erfolgreichsten eingesetzt, wenn du viele abgeschlossene Arbeiten vorführen musst.

Ein Power-Up für die Ewigkeit

Wir reden immer darüber, wie leicht es uns fällt die Aufgabenverwaltungs-Software Trello einzusetzen. Es ist einfach cool  zu sehen, wer was macht und wie die Arbeit erledigt wird. Aber was wir nicht zu sehen bekommen ist, wenn eine Arbeit nicht erledigt wird. Sei es, weil eine Karte sich auf dem ersten Blick unbemerkt aus dem Staub gemacht hat, sie wurde vergessen weil sie nie Priorität war oder sie wurde einfach ignoriert, - so kann man oft schwer sagen, wann so eine Karte zuletzt bearbeitet wurde.

Trello Card Aging Power-Up

Das Aktivitätsansicht Power-Up ändert das, indem die Karten ohne Aktivität im Laufe der Zeit visuell "altern", sie verblassen immer mehr mit der Zeit, sodass du die Aufgaben überprüfen kannst, bevor sie völlig veraltet sind. Außerdem kannst du zwischen zwei aufregenden Aktivitäts-Ansichten wählen: Normal- oder Piratenmodus. Kreisch!

Erledige es und vergesse es

Hattest du schon mal so einen Tag, an dem du am liebsten nicht aufgestanden wärst?  Und an so einem Tag muss man trotzdem arbeiten. Vielleicht wurden Montage nicht gerade dafür erschaffen P&L-Report zu erstellen und trotzdem musst du dich konzentrieren. Zum Glück gibt es, genau wie bei deiner Lieblings-Feature auf dem von dir am wenigsten geliebten Gerät, dem Wecker, eine Snooze-Funktion, eine Karten-Zurückstell-Power-Up, mit der du Karten bis zu einem für dich geeigneten Zeitpunkt einfrieren kannst.

Karten-Zurückstell-Power-Up

Lege einfach ein Datum und eine Uhrzeit fest, drücke die Schlummertaste, (Karten-Zurückstell-Taste) und Trello wird sicherstellen, dass es an dich  zurückgeschickt wird, wenn du bereit bist. Du kannst ruhig all dem digitalen Wirrwarr tschüss sagen, und trotzdem sicher sein, dass du es später nicht aus den Augen verlieren wirst.

Was sind deine Tipps und Tricks zur Aufgabenverwaltung mit Trello Software und wie stellst du sicher, dass nichts unter den Tisch fällt und verloren geht? 

Siehe auch:  Wie verbesserst du deine persönliche und professionelle Produktivität mit GTD in Trello


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