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5 einfache Butler-Regeln für die Automatisierung deines Workflows

Tutorial: Butler Grundlagen und Regeln einrichten

Kürzlich haben wir Oscar Triscon, den Schöpfer des Butler-Tools in unserem New Yorker Büro getroffen. Er verriet uns seine fünf beliebtesten Butler-Regeln.

Butler begann im Jahr 2016. Zu dem Zeitpunkt arbeitete Oscar Triscon an seinem vorherigen Startup. Er verwandte Trello für die Projekt-Verwaltung, für sein Prozess-Management und um Aufgaben zu verfolgen. 

"Ich habe damals Trello verwandt, um Projekt- und Prozessmanagement zu betreiben und Aufgaben zu verfolgen," sagt Oscar „und habe mich in Trellos Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit verliebt. Nach einer Weile lebte ich mich in die Trello-Routine ein, die sehr gut für mich funktionierte. Allerdings stellte ich fest, dass immer wieder die gleichen Dinge zu erledigen waren. Die Idee, Trello und damit die Workflows zu automatisieren, war die natürliche Folge.“

Butler wurde als Software-Roboter (Bots) gestartet und steht jedem Trello-Nutzer zur Verfügung. In einfacher Sprache können die Befehle zur Standardisierung und Workflow-Automatisierung der wiederholbaren Prozesse geordert werden. Basierend auf Trigger reagiert Butler sofort und führt die Aktionen für dich aus. Oscar Triscon konnte, zur Freude aller, Butler nicht für sich behalten. 

“Mir ist der Gedanke gekommen, dass Butler auch für andere nützlich sein könnte“, sagt Oscar. "Deshalb habe ich Butler für Trello auf der 'Titelseite des Internets' dem SubReddit publiziert. Die Resonanz war Begeisterung, und es bildete sich eine User-Community, die nach weiteren Funktionen der Workflow-Automatisierung fragte. Mir wurde klar, dass ich ein wichtiges Bedürfnis geweckt hatte.“ 

Ja, in der Tat ein wichtiges Bedürfnis! Butler wird heute von Millionen Trello-Benutzern auf der ganzen Welt verwendet, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern.

Ein kurzes Briefing zu Butler

Butler für Trello ist ein integriertes Tool zur Automatisierung des Workflows. Einfach und zeitsparend können Automatisierungen erstellt werden, mit denen nahezu jede Aktionsfolge in Trello ausgeführt werden kann. 

Wenn du das Butler-Fenster über dem Menü-Button deines Boards öffnest, werden möglicherweise sogar eine Reihe von Automatisierungstipps angezeigt. Wähle die Grundlagen für deine Workflow-Automatisierung aus. Das Wichtigste bei Butler ist die ständige Suche nach einer Optimierung der Workflow-Automatisierung.  

Was mit Butler erstellt werden kann:

  • Regeln, die sofort durch eine festgelegte Aktion ausgelöst werden.
  • Schaltflächen, die mit einem einzigen Klick eine Aktion auf einem Board oder auf einer Karte ausführen.
  • Fälligkeitsdaten, Befehle, die ausgeführt werden, wenn sich der Fälligkeitstermin nähert.
  • Kalenderbefehle, die in festgelegten Kalenderintervallen ausgeführt werden.

Jeder Trello-Benutzer kann die Butler-Leistung auf seinen Boards nutzen. Kostenlose Trello-Boards haben die Möglichkeit, eine Butler-Regel zu aktivieren. Während Business-Class und Enterprise-Konten nahezu unbegrenzte Schaltflächen, Fälligkeits- und Kalenderbefehle für alle Boards erhalten.

Ziemlich genial, oder?

Und jetzt möchte ich die von Oscar Triscon erwählten fünf wichtigsten Butler-Regeln vorstellen. Sie werden dir viele Klicks, Kartenverschiebungen und eine ganze Reihe anderer mühsamer Arbeiten ersparen.

5 Butler-Regeln, die deine Workflows in Trello-Boards automatisieren

1. Wenn es bearbeitet und erledigt ist, sollte es auch abgehakt sein

Dies ist ein Klassiker. Wenn eine Karte in die Liste "Done" verschoben ist, möchte man sicherstellen, dass auch das Fälligkeitsdatum als "eingehalten" markiert wird.

Markiere also das Fälligkeitsdatum als erledigt (vorausgesetzt, die Karte hatte überhaupt ein Fälligkeitsdatum)! Füge einen visuellen Hinweis hinzu, wenn eine Aufgabe erledigt wurde. So stellst du sicher, dass Trello bis zur tatsächlichen Fälligkeit keine weiteren Benachrichtigungen sendet.

Verschoben nach "Done"

Natürlich kann dieser Regel alle möglichen anderen Aktionen hinzugefügt werden. Beispielsweise kann man zu diesem Zeitpunkt auch sich selbst (oder alle Mitglieder) von der Karte entfernen lassen.

Auch kann eine wechselseitige Regel hinzugefügt werden. Auf diese Weise können offene Karten sofort im Moment der Erledigung und der Einhaltung des Fälligkeitsdatums auf "Done" verschoben werden:

Fälligkeitsdatum eingehalten

2. Sortiere deine Listen

Sortiere deine Aufgaben nach Prioritäten in deinem Prozess-Management. Das ist eine gute Möglichkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Butler kann dir dabei helfen, genau das zu automatisieren:

Sortierliste

Du kannst deine Liste auch nach anderen Kriterien sortieren, z.B. nach Label-Beschriftungen, dem Wert eines benutzerdefinierten Feldes oder sogar nach einem sekundären Kriterium.

3. Verteile die (Arbeits-) Last

Wenn du in einem Team arbeitest (oder die Aufgaben auf die Mitglieder deiner Familie verteilen möchtest), kann Butler die Team-Mitglieder nacheinander hinzufügen:

Karten zur Trello-Liste "als Nächstes" hinzufügen

Du kannst auch den Dienstplan eingrenzen, indem du eine bestimmte Karte angibst, aus der Mitglieder ausgewählt werden sollen. Auch kann die Zuweisungsreihenfolge per Zufall ermittelt werden. Das macht die Automatisierung eures Workflows doch echt spannend.

4. Vergiss niemals eine Frist

Butler findet Daten einer Karte und kann das Fälligkeitsdatum automatisch festlegen. Er wird zu deinem persönlichen Assistenten:

Wie man mit Butler die Fristen in Trello einhält

Butler versteht sogar Ausdrücke wie "nächsten Freitag um 10 Uhr". (Während numerische Daten in Standardformaten allgemein verstanden werden, funktioniert ein geschriebenes Datum derzeit lediglich in Englisch.)

5. Erstelle einen einfachen Web-Bot und arbeite mit benutzerdefinierten Feldern

Wenn du so etwas vorziehst, könnte der ultimative Produktivitäts-Hack darin bestehen, einen eigenen Bot zu erstellen, der auf Kommentare mit speziellem Text reagiert:

Genehmigt

Beachte die Verwendung der Variablen, z.B. {Benutzername}. Er wird automatisch durch den Trello-Benutzernamen der Person ersetzt, die eine Aktion ausführen soll.

Bringe mit Butler leistungsstarke Automatisierung deiner Workflows auf deine Boards

5 einfache Butler-Regeln, die du sofort in deine Trello-Boards einrichten kannst. Butler hat deinem Prozess-Management noch viel mehr zu bieten: Erstellung weiterer Regeln, Schaltflächen und Befehle, mit denen du die mühsamen Aufgaben deines Teams erledigen kannst. So können alle sich auf die wirklich wichtige Arbeit konzentrieren.

Erfahre in diesem kostenlosen On-Demand-Webinar mehr über die Möglichkeiten, Butler zu verwenden:

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siehe auch: Beherrsche Multi-Board-Workflows mit Trello und Butler-Prozessautomatisierung