Sichere deinen Trello-Workflow mithilfe der Datenschutz-Einstellungen

Im Sinne einer unbegrenzten Flexibilität können sogar die Trello-Datenschutz-Einstellungen angepasst werden. Das sichert und optimiert deine Boards und deine Workflows.

Jedes Trello-Board verfügt über drei Datenschutz-Einstellungen:

• Privat
• Für Arbeitsbereich sichtbar
• Öffentlichkeit
• Trello Enterprise-Kunden verfügen mit der Option "Organization Visible" (Für Organisation sichtbar) über eine vierte Einstellung. Dies bedeutet, dass das Board für alle Benutzer innerhalb des Unternehmens sichtbar ist. 

Je nachdem, wie du dein Board verwendest, kann jede dieser Einstellungen aus verschiedenen Gründen nützlich sein. Lass uns gemeinsam einen Blick darauf werfen, wie du deine Datenschutz-Einstellungen anpassen und die Kontrolle über deine Privatsphäre sichern kannst. 

Trello-Datenschutz-Einstellungen auswählen und anpassen

Wenn du ein neues Trello-Board erstellst, gibt es ein paar Datenschutzeinstellungen innerhalb der App. 

Alle Trello-Boards sind Teile eines Arbeitsbereichs. Wenn du ein neues Trello-Board erstellst, ist die Standardeinstellung "Für Arbeitsbereich sichtbar". Ein Arbeitsbereich in Trello ist übrigens eine Gruppe von Trello-Boards und Mitarbeitern, die häufig mit einem Unternehmen, mit einer Abteilung oder sogar mit ihren Familien verbunden ist. 

Dies sind die Datenschutz-Optionen der Board-Einstellung:

• Wenn ein Board für einen Arbeitsbereich sichtbar ist, bedeutet das, dass alle Mitglieder dieses Arbeitsbereichs dem Board beitreten können und dass Karten angezeigt und bearbeitet werden können.
• Wenn ein Board privat ist, können nur Mitglieder dieses Board sehen und bearbeiten.
• Wenn ein Board öffentlich ist, kann jeder, der die Linkdaten besitzt, es einsehen.

Bei jeder neu erstellten Karte wird die Standardeinstellung angezeigt, die jederzeit geändert werden kann, indem du auf den Link "ändern" klickst:

Im obigen Beispiel (Taco's Team) ist das Board standardmäßig für den Arbeitsbereich sichtbar, da diesem Board ein Team zugeordnet ist. Die Sichtbarkeit kann direkt oder nach dem Erstellen des Boards festgelegt werden.

Oben links auf deinem Board befinden sich immer Symbol und Text der Datenschutz-Einstellungen. Jederzeit kann die Einstellung mit einem Klick geändert werden. 

Datenschutz-Einstellung — wann? welche?

Mit jeder der drei Trello-Board-Datenschutz-Einstellungen können unterschiedliche Dinge ausgeführt werden. Hier sind einige beliebte Möglichkeiten.

Board-Einstellung: "Privat"

Die Board-Einstellung "Privat" ist die sicherste Konfiguration. Nur die Board-Mitglieder können darauf zugreifen. 

In der Regel sollte die standardmäßige Privat-Einstellung verwendet werden, um Informationen und Workflows in Trello zu schützen. Hier einige beliebte Workflows für private Boards:

• Manager One-on-One: üblich ist, dass Manager Besprechungen, wöchentlich oder nur einmal im Monat, mit den direkten Mitarbeitern abhalten. Ein privates Board bietet gute Möglichkeit, Tagesordnungspunkte, die miteinander besprochen werden müssen, vertraulich zu behandeln. Auch ist es ein Einfaches, sich per Board später auf diese Punkte zu beziehen.
  
  Auf den Karten können auch Links zu jedem Tagesordnungspunkt notiert oder zugefügt werden. Auch wenn Mitarbeiter über ein Thema diskutieren wollen oder über den beruflichen Aufstieg sprechen möchten, wird dies am besten privat gehalten.
  
  Private One-on-One-Trello-Boards sind sehr praktisch, da jederzeit Karten hinzugefügt werden können, nicht nur während des laufenden Meetings. Eine ebenfalls bewährte Methode ist das Hinzufügen einer "Follow-Up-Liste" mit weiteren Updates für das nächste Treffen. Der renommierte Schriftdesigner Jonathan Hoefler verwendet diesen Workflow.

• Persönliche To-Do-Liste: Wenn du für deine persönlichen Aufgaben ein Board verwendest, kann es hilfreich sein, die Einstellung auf "privat" zu stellen. So behältst du noch etwas unausgegorene erste Entwürfe und deine privaten Aufzeichnungen sehr gut im Auge. Auch kannst du die Organisations-Software Evernote nutzen, um deine persönlichen Notizen und Ideen zu sammeln. 

Board-Einstellung: "Für Arbeitsbereich sichtbar"

Um es noch einmal zu wiederholen: Ein Trello-Arbeitsbereich ist eine Mitglieder-Gruppe, die im Arbeitsbereich gemeinsam Zugriff auf Trello-Boards hat.

Wichtiger Hinweis: Trello-Arbeitsbereiche wurden zuvor als "Teams" bezeichnet und einige Bilder spiegeln diese Namenskonvention möglicherweise noch wider.

Nach der Anmeldung bei Trello.com siehst du die Boards, denen du angehörst und die nach Arbeitsbereichen gruppiert sind. Neben dem Namen für den Arbeitsbereich sind hier auch alle Arbeitsbereich-Mitglieder angezeigt. Du kannst zu allen für den Arbeitsbereich sichtbaren Boards wechseln und die Arbeitsbereich-Einstellungen einsehen.

Hier sind einige der häufigsten Anwendungsfälle der Einstellung "Für Arbeitsbereich sichtbar":

• Mitarbeiterverzeichnis für das Onboarding – im Wesentlichen ein digitales "Who is Who"-Board, das für alle Arbeitsbereich-Mitglieder sichtbar und zugänglich ist. Wenn neue Mitarbeiter dem Team beitreten, können sie leicht durch einen Klick auf die Mitglieder-Karten mehr über ihre neuen Teamkollegen erfahren. Außerdem ist es toll für neue Mitarbeiter, wenn sie ihre eigene Karte erstellen können!
  
  Diese Boards sind auf Arbeitsbereich-Sichtbarkeit eingestellt, damit jeder im Unternehmen auf diese Informationen zugreifen kann. Auf diese Weise lässt sich die unangenehme Situation vermeiden, dass man schon dutzende Male mit jemandem im Pausenraum gesprochen hat und sich nicht traut, noch einmal nach dem Namen zu fragen. Mit nur einem Blick aufs Board bist du bestens informiert!
  
  In dieser leicht verständlichen Anleitung erfährst du, wie du ein "Who is Who"-Trello-Board einrichten kannst.
  
  
• OKRs und Zielsetzung: In die Zukunft können wir nicht schauen, dennoch sind OKRs und andere Frameworks einer Zielsetzung wichtig, um Pläne für die Zukunft zu skizzieren.
  
  Teams setzen sich normalerweise Quartals-Ziele oder Ziele für das Geschäftsjahr. Diese Ziele müssen für alle im Team zugänglich sein, da es sich nicht um individuelle Pläne handelt. Es handelt sich um team-übergreifende Aufgaben, die für die Zusammenarbeit aller Team-Mitglieder relevant sind.
  
  Sinn ist es, dass sich alle auf die gleichen Ziele beziehen, die Teammitglieder, ebenso die Manager und alle Stakeholder. So werden die Prioritäten für alle im Team ersichtlich. Durch das Sichtbarmachen aller Team-Infos und Board-Statusaktualisierungen erübrigt sich jedes weitere lästige Nachfragen im Chat. Die Mitglieder des Teams müssen lediglich das Trello-Board überprüfen.
  
  Hier ist eine Vorlage, wie ein OKR Trello-Board eingerichtet werden kann.
  
  

Board-Einstellung: "Öffentlich"

Öffentliche Boards sind äußerst nützlich für spezielle Anwendungsfälle.

Denke daran: Dies sind Boards, die JEDER, der im Besitz des Links ist, sehen kann, auch wenn sie nicht zum Unternehmen gehören. Da es sich um öffentliche Links handelt, werden sie möglicherweise sogar in den Suchergebnissen angezeigt.

Nichtmitglieder und sogar die, die nicht bei Trello angemeldet sind, können Karten und Kartenrückseiten des öffentlichen Trello-Boards einsehen. Allerdings können nur Mitglieder Karten verschieben oder bearbeiten. Vielleicht fragst du dich, warum jemand ein öffentliches Board erstellen möchte, wenn er doch Boards mit seinem Team teilen kann.

Hier sind die Gründe: 

• Öffentliche Roadmaps: Große Unternehmen wie Slack, Twitter (und Trello!) benötigen mitunter einen öffentlichen Weg, um ihren Usern zu zeigen, was sie vom Unternehmen erwarten können.
  
  Öffentliche Roadmaps / Entwicklungspläne können neue Funktions-Aktualisierungen und -Änderungen des Produkts umfassen. Diese sind sowohl für die User hilfreich, wie auch für externe Entwickler. Durch die öffentlichen Roadmaps wissen sie, was sie erwartet. Einige Unternehmen aktivieren sogar das Voting-Power-Up, um Usern die Möglichkeit zu geben, über einen Up-Vote-Button ihre Stimme abzugeben. So wird gemessen, wie viele Personen den Inhalt eines Beitrags gutheißen. Auch gibt es die Möglichkeit, Kommentare auf Karten zuzulassen, wie es auf dem öffentlichen Trello-Board von Buffer üblich ist.
  
  Twitter hat seine API-Plattform auf einem öffentlichen Trello-Board herausgegeben, um API-Entwicklern zu signalisieren, welche Funktionen priorisiert und welche veraltet sind.
  
  

• Ressourcen und Vorlagen: Personen, die eine Vielzahl von Ressourcen unterbringen und diese gemeinsam nutzen möchten, können dies mit einem öffentlichen Trello-Board tun. Dies ist oft für Online-Lehrer nützlich oder auch für diejenigen, die spezielle Trello-Anwendungsfälle in einem Beispielboard vorführen wollen.
  
  Viele Blogger und Produktivitätsexperten verwenden öffentliche Boards, um Links und Ressourcen zu speichern, die sie mit ihrem Publikum teilen möchten. Philip Rogers (Agile-Coach bei Excella Consulting - Arlington, Virginia USA) verwendet ein öffentliches Trello-Board, um seine Retrospektive-Techniken und Übungen zu teilen.
  
  Weitere öffentliche Boards findest du in der Trello Template Gallery. Diese Boards erlauben es uns, interessante Trello-Beispielboards zu teilen. Jeder kann sie kopieren und für seine Ansprüche anpassen.

Kennst du diese Optionen? Sichere deine Trello-Boards und Workflows!

So, jetzt weißt du es: Jede der drei Trello-Datenschutz-Einstellungen – privat, für Arbeitsbereich sichtbar und öffentlich – ermöglichen neuartige Workflows und Anwendungsfälle.

Trello-Boards sind unendlich flexibel. Es ist einfach, ein Board so zu gestalten, dass es deinen Anforderungen und die deines Teams entspricht. Und denke daran: Die Datenschutzeinstellung ist das A und O, private, persönliche und geschäftliche Daten zu sichern.