Trello ultimativ, vollendet, überragend für CRM Workflow Breakdown

CRM Tool Trello

Wenn du Produkte oder Dienstleistungen verkaufen möchtest und deine Verkaufszahlen in einem Google-Dokument oder einer Google-Tabelle verwalten willst, raufst du dir wahrscheinlich jeden Tag die Haare. Dokumente und Tabellen sind hilfreiche Werkzeuge, aber sie sind nicht der einfachste Weg, das Kommen und Gehen deines Umsatz-Funnels zu visualisieren.

Wenn du so bist wie ich, dann bist du noch nicht bereit für ein erweitertes Tool wie Salesforce oder HubSpot, aber du brauchst nun mal einen Ort, um alle deine Vertriebskontakte zu organisieren. Da ich nicht wusste, wie ich einen erfolgreichen Mittelweg finden sollte, entschied ich mich, Trello auszuprobieren und stellte fest, dass es alle Anforderungen an eine CRM-Software erfüllte – und es kommt noch besser, keine großen Schwierigkeiten bei der Umsetzung und ohne gesalzene Abonnementgebühren zahlen zu müssen.

Es ist verblüffend einfach Trello einzurichten und zu verwenden, um deine Leads und Kundenkontakte zu verwalten. Im Folgenden zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du ein CRM-System oder Kundenbeziehungs-Management-System mit Trello erstellen kannst.

1. Mit dem richtigen Layout beginnen

Beginne beim Aufbau deines Boards mit deinem Layout. Am besten erstellst du dein CRM-System mit einer Liste für jede Phase deines Vertriebskanals. Wie sieht dein “Funnel“ / Trichter aus? Beginnt er mit der Kontaktaufnahme, Reflexion Studien und dann Erwerb und Kauf? Liste jeden Kontaktpunkt mit deinen potentiellen neuen Kunden auf. Diese Berührungspunkte werden in einer Trello-Liste dargestellt.

Hier ist ein Beispiel, wie meins aussieht:

CRM Board Trello

Ich habe am Ende auch zwei Kontaktlisten hinzugefügt, die nicht zu einem Verkauf führten. Diese können als "Zukünftiges Follow-Up"  oder als "Kein Abschluss" katalogisiert werden.

Der richtige Fluss ist entscheidend, denn wenn du dein Board nicht richtig einrichtest, wirst du nicht wissen, wo du deine Kontakte platzieren sollst. Vielleicht musst du mit ein paar verschiedenen Möglichkeiten spielen, um dein Board zu organisieren, bevor es für dich Sinn macht.

Wenn du eine neue Ebene in deinem “Funnel“ einfügen möchtest, füge sie als Liste hinzu. Wenn du bemerkst, dass sich zwei Ebenen zu ähnlich sind, wie zum Beispiel "Überlegung" und "Entscheidung", und es somit in deinem Kanal nicht genug Bewegung gibt, straffe den Begriff und ziehe ihn zusammen; so kannst du den Stufennamen neu definieren. Das ist das Schöne bei Trello: du kannst jederzeit einen neuen Workflow-Schritt erstellen oder ihn sogar ändern.

2. Füge deine Kontakte hinzu und organisieren sie

Jetzt kannst du deine Kontakte eingeben. Jeder Kontakt wird als Trello-Karte dargestellt. Alle benötigten Informationen kannst du auf einer Karte speichern und Trello verfügt über zahlreiche Funktionen, mit denen du deine Aufzeichnungen einfach und übersichtlich verwalten kannst.

Du kannst natürlich auch manuell Kontakte hinzufügen, aber das Leben ist doch viel zu kurz, um das zu tun.

Woher bekommst du deine neuen Kontakte? TypeForm? Google Formulare? Es besteht die Möglichkeit, dass du eingehende Leads automatisch an Trello sendest. Mein Lieblingsweg ist das Werkzeug mit Namen Zapier. Jedes Mal, wenn jemand dein Formular ausfüllt, werden diese Information automatisch an eine Karte in der "Incoming"-Liste deines Trello-Boards gesendet, bereit, um nun von dir in deinen Arbeitsablauf eingefügt zu werden.

Ich verwende Zapier, um eine Formularübermittlung eines Google-Formulars vorzunehmen und so eine Trello-Karte mit den Informationen zu erstellen. Das ist unglaublich praktisch, da hier die meisten meiner Geschäftsbeziehungen herkommen! Meiner Meinung nach sind es die Personen, die sich die Zeit nehmen das Formular auszufüllen, diejenigen, die am meisten an diesem Kontakt interessiert sind. Wenn sie das Formular ausfüllen fragen sie ja im Grunde nach meiner Dienstleistung - also möchte ich sie auf jeden Fall schnell in meinen Vertriebskanal aufnehmen!

Auch wenn du Google Forms nicht verwendest, ist es aber wahrscheinlich, dass du Zapier oder ein Power-Up verwendest, um es mit Trello zu verbinden. JotForm, TypeForm, SurveyMonkey oder fast jedes andere Formular-Tool werden unterstützt. Dies erspart dir jede Menge manuelle Arbeit, wenn durch das Ausfüllen eines Formulars derjenige automatisch deinem System zugefügt wird.

Wenn du Leads über E-Mails erhältst, kannst du ebenfalls Zapier oder die ursprüngliche E-mail-an-Board feature verwenden (mehr dazu später). Es gibt auch ein Gmail add-on für Trello , mit dem du E-Mail-Inhalte mit nur einem Klick direkt an dein CRM-Board senden kannst.

Wenn du einen Kontakt hinzufügst, verwendest du Labels, um die Leads zu filtern und zu kategorisieren. Beispielsweise kannst du mithilfe von Filtern feststellen, woher der Kontakt stammt, welches Produkt oder welche Dienstleistung interessiert und auf welcher Ebene das Interesse liegt.

CRM kontakt

Um einen zusätzlichen Kontext auf einen Blick zu erzielen kannst du die benutzerdefinierten Felder  verwenden, um relevante Informationen zu einem Lead einzubeziehen, die bei der Überprüfung des gesamten Boards angezeigt werden. Du kannst ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, um die E-Mail-Adresse des Kontakts, die Telefonnummer, den erwarteten Geschäftswert oder andere Kontaktinformationen anzuzeigen. Und du kannst benutzerdefinierte Felder festlegen, die in der Kartenvorschau angezeigt werden, damit diese Informationen sichtbar werden, ohne auf die Karte klicken zu müssen.

kontakttaufnahme CRM workflow

Auf der Basis-Ebene kannst du genau hier aufhören, und *PENG*  hast du ein CRM-System.

Wenn du jedoch etwas mehr Zeit in die Einrichtung deines CRM-Trello-Boards investieren möchtest, gibt es viele Möglichkeiten es leistungsfähiger zu machen, und so sparst du Stunden deiner wertvollen Zeit.

Profi-Tipp: Füge eine Liste namens "Ressourcen" als allererste Liste deines CRM-Boards hinzu. Verwende diese Option zum Speichern von E-Mail-Vorlagen, LinkedIn-Verbindungsnotizen und Präsentationen, sowie für alles, auf das du häufig als Referenz verweist, oder für Materialien, die du häufig an Leads versendest.

CRM ressourcen

3. Kontakte pflegen mit deinem Trello CRM

Deine Kontakte zu betreuen kann ein langwieriger und schwierig zu verfolgender Prozess sein. Du möchtest deine Zeit doch damit verbringen mit Menschen zu sprechen (oder besser noch mit ihnen zu arbeiten!) und nicht deine Zeit damit vertun um alles mögliche zu dokumentieren, um genau diese Menschen zu gewinnen.

Trello macht es uns einfach Kontakte zu pflegen. Du musst dir keine Gedanken mehr über fehlende Kommunikationsnotizen machen oder dich erinnern, wann du weiterarbeiten musst. Alles kann automatisiert und organisiert werden und du kannst alles an einem Ort sehen: Trello CRM-Software!

Hier sind einige nützliche Funktionen, mit denen du dich um deinen Lead-Pflege-Prozess kümmern kannst:

Checklisten

Schau dir die Checkliste an: Sie ist super einfach und für alle Trello-Karten einsatzbereit. Wenn es eine Standard-To-Do-Liste gibt, die du berücksichtigst wenn du mit deinen Leads fortfährst, erstelle einfach eine Checkliste auf der Karte. Das musst du nur einmal machen und dann kannst du die Karten mit der Checkliste kopieren oder wenn du möchtest einfach die Checkliste auf andere Karten übertragen! Das ist ein guter Weg um das bereits Erledigte zu verfolgen, um einen Kontakt zu pflegen und um zu sehen was als nächstes erledigt werden muss.

CRM checklisten

Wenn du dir das gesamte Board ansiehst, siehst du eine Anzahl Elemente die auf der Checkliste abgehakt sind. Wenn du alle aufgelisteten Aufgaben fertiggestellt hast, bekommt das Markierte eine grüne Farbe; ein großartiger visueller Hinweis darauf, dass du alles in dieser Funnel-Stufe / Trichterstufe für dieses Lead abgeschlossen hast.

Profi-Tipp: Wenn du immer wieder die gleiche Checkliste verwendest, erstelle eine Vorlagen-Checkliste, die du jederzeit bei Bedarf kopieren kannst:

Copy checklist functionality in Trello

Fälligkeitsdaten

Eine weitere sofort verfügbare Funktion, sobald du ein Board erstellst, ist die der Fälligkeitstermine. Verwende sie um zu verfolgen, wann du das nächste Mal etwas für einen Kontakt tun musst.

Vielleicht hast du gerade heute eine E-Mail verschickt, und du möchtest nächste Woche noch einmal hierzu nachfragen. Anstatt eine Notiz in deinen Kalender zu legen (oder erhoffst du, es dir zu merken?), lege einfach das Fälligkeitsdatum auf Termin und Trello wird dich daran erinnern. Diese Erinnerungsbenachrichtigung bringt dich direkt zu deiner Karte zurück, dort kannst du nun etwas unternehmen und etwas auf deiner Checkliste nachprüfen (oder eine Nachricht hinterlassen).

Sobald du die Aktion abgeschlossen hast, änderst du das Fälligkeitsdatum auf die kommende Frist.

CRM tool

Profi-Tipp: Aktiviere den Kalender Power-Up, dann erhälst du eine praktische Kalenderansicht, in der alle ausstehenden Aufgaben nach Wochen oder Monaten angezeigt werden.

Dies ist eine gute Möglichkeit, den Fluss deines Betriebskanals im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass du Woche für Woche über eine konstante Führungsaktivität verfügst.

Du kannst auch nur die Filterfunktion verwenden, um Karten mit den nächst anstehenden Fälligkeitsterminen anzuzeigen.

Kommentare

Apropos Notizen, wenn du einer Kontakt-Karte weitere Informationen hinzufügen möchtest, kannst du das Feld Beschreibung oder auch die Feature-Funktion Kommentare verwenden. Kommentare sind hilfreich für fortlaufende Informationen, da sie bei den einzelnen Elementen den genauen Zeitraum registrieren – sozusagen einen Zeitstempel aufdrücken wann etwas hinzugefügt wurde, z.B. Informationen über etwas, das von Zeit zu Zeit auftreten kann, wie zum Beispiel "Leslie hat die E-Mail geöffnet" oder "Alex braucht meine HIlfe, um einen Vorschlag mit folgenden Details zu machen" usw.

comments on trello cards

Anhänge

Verwende Kartenanhänge, um ALLES, was du brauchst, zu deinem Kontakt hinzuzufügen. Du kannst Vorschläge, Präsentationen, Verträge oder andere relevante Dokumente oder Bilder speichern. Du kannst von jedem Gerät aus auf alle Anhänge deines Trello-Boards zugreifen. In Bezug auf einen Verkauf ist es die perfekte Organisation aller deiner Kontakt-Dokumente;

Profi-Tipp: Aktiviere Google Drive oder Dropbox Power-Ups, um gesamte Ordner mit Dokumentenvorschau und genauen Zeitangaben der letzten Bearbeitung in deine Trello-Karten einzufügen.

E-Mail an Trello

Keine Lust auf mühsamen Weg E-Mails deines Posteingangs für Trello zu kopieren und dann einzufügen? Brauchst du nicht! Du kannst die E-mail-an-Board-Funktion von Trello auf verschiedenste Weise nutzen:

Jedes Trello-Board hat eine spezifische E-Mail-Adresse, durch sie wird jedesmal eine neue Karte erstellt, wenn eine E-Mail an diese Adresse geschickt wird. Du kannst also eine Eingangs-Liste erstellen und alle deine Lead-Nachrichten an diese E-Mail-Adresse weiterleiten, und dann die Karten auf deinem Trello-Board sortieren und organisieren.

Das ist wirklich eine großartige Möglichkeit und könnte deinen Bedürfnissen entsprechen. Aber es gibt eine erweiterte Alternative die E-Mail-an-Board-Funktion zu verwenden. Wusstest du schon, dass jede einzelne Karte ebenfalls über eine eigene E-Mail-Adresse verfügt?

kontakt-e-mail-adresse Trello CRM

Wenn du eine Kontakt-E-Mail-Adresse erhältst, kannst du einen Filter bei deiner E-Mail aktivieren, der automatisch die gesamte Kommunikation dieses Kontaktes an die E-Mail-Adresse der Trello-Karte sendet.

(Wenn du Google Mail verwendest, gehe einfach zu den Klickeinstellungen → Klicke auf Filter → Klicke auf Neuen Filter erstellen → Definiere die E-Mail "von" als deinen Lead → Klicke auf Filter erstellen → Klicke auf "Weiterleiten" --> (Nun eine neue Weiterleitungsadresse hinzufügen, die als Adresse dieser Trello-Karte fungiert) dann klicke auf Filter kreieren. Wiederhole den gleichen Prozess, um die "to"-E-Mail als deine Lead-E-Mail zu definieren. Nun kannst du die gesendeten und eingehenden E-Mails verfolgen.)

gmail setup for trello

Wenn du diese Lösung nicht so toll findest, kannst du ebenfalls das Gmail add-on für Trello verwenden, um deine E-Mails mit einer bestimmten Karte zu verbinden. Das ist so einfach, dass du ab sofort jede eingehende E-Mail in eine Trello-Karte umwandeln möchtest.

Trello Add-on For Gmail

Karte zurückstellen

Wenn du eine Nachricht bekommst, und du möchtest sie auch sofort bearbeiten, allerdings fehlen noch Fakten? Kein Problem - verwende einfach das Karten-Zurückstell-Power-Up, so wird diese Karte (einschließlich der Benachrichtigung des Fälligkeitsdatums) für einen von dir festgelegten Zeitpunkt archiviert. Bei Fälligkeit dieses Termins erscheint die Karte automatisch in der von dir zugewiesenen Liste.

Karten-Zurückstell-Power-Up

Karten Wiederholung

Wenn sich jede Woche bestimmte Aufgaben wiederholen, musst du nicht jeden Montagmorgen eine Trello-Karte manuell erstellen.

Du kannst den Karten-Wiederholungs-Power-Up verwenden, damit sich eine Karte an einem von dir gewählten bestimmten Tag, zu einer bestimmten Uhrzeit mit allen benötigten Informationen (oder Checklisten) wiederholt. Wäre doch vielleicht nicht schlecht eine monatliche Erinnerung:  jetzt das CRM-Trello-Board aufräumen!

Karten-Wiederholungs-Power-Up

Sendungsverfolgung

Möchtest du E-Mails oder Pakete, die du an Leads und Klienten gesandt hast, verfolgen, kannst du das Sendungsverfolgungs-Power-Up benutzen. So behältst du die Tracking-Nummer stets im Blick und weißt genau, wann alles geliefert wurde!

4. Erstelle Berichte für dein Trello CRM

Nun hast du also deine CRM-Software eingerichtet und du pflegst deine Kontakte, aber es ist doch sicher gut zu wissen, wie effektiv deine Follow-up-Methoden sind. Bewegst und betreust du die ganze Zeit die Leute in deinem Verkaufstrichter?

Obwohl es in deinem Trello-Board keine Standardberichtsoptionen gibt, gibt es dennoch mehrere Möglichkeiten Statistiken und Berichte über deine Kontakte zu erstellen und wie dein CRM-System (und dein Verkaufsprozess) funktioniert.

In jeder Phase Kontakte zählen

Verwende die Chrome-Erweiterung “Original Card Counter für Trello”  Original-Kartenzähler für Trello, um die Kartenanzahl deiner Listen zu zählen. Damit hast du einen guten Überblick, wie viele Kontakte sich in jeder Phase deines Funnels/Trichters befinden.

Integriere Zeiterfassungstools

Verbringst du viel Zeit um deine Kontakte zu pflegen? Integrierst du Zeiterfassungstools wie Harvest oder Time Camp, um zu sehen, wie viel Zeit du für jeden Kontakt benötigst? Du kannst ein Überwachungssystem verwenden, um die verbrachte Zeit eines jeden Klienten mit seinem Wert zu vergleichen. So kannst du feststellen, ob du eventuell zu viel Zeit mit Kunden von geringerem Wert verbringst, und das könnte dich dazu führen deine Ressourcenverwaltung zu überdenken.

Wenn du dich innerhalb einer Trello-Karte befindest, kannst du mit diesen Power-Ups die Zeiterfassung starten. Während du dich also innerhalb einer Trello-Karte aufhältst und deine Nachbetreuung beginnst, kannst du einfach die Stoppuhr starten.

time tracker harvest

card aging power-upKein Kontakt fällt durch die Ritze

Verwende die Aktivitätsansicht, um visuell anzuzeigen, welche Leads  in der letzten Zeit nicht bearbeitet wurden, und somit veraltert sind. Dieses Power-Up verändert das Erscheinungsbild einer Karte, wenn sie nicht kürzlich bearbeitet oder berührt wurde (entweder sie verblasst, wird ausgeblendet  oder sie "veraltert" optisch). Schnell kannst du erkennen, welche Leads gedrückt und bearbeitet werden müssen, andererseits brauchst du dir keine Sorgen machen, dass Kontakte im Laufe der Zeit verloren gehen könnten.

Bereit es selbst auszuprobieren?

Nur weil viele ausgereifte CRM-Tools speziell für den Vertrieb entwickelt wurden, bedeutet dies noch lange nicht, dass sie die besten (oder einzigen) Optionen sind, die es zu berücksichtigen gilt. Sie sind in der Regel teuer und haben jede Menge Funktionen, die du für den Einstieg nicht benötigst.

Versuche eine Trello CRM-Software zu verwenden, dann siehst du, ob es deinen Anforderungen (und deinem Budget!) entspricht, und ob es dir dabei hilft deine Leads zu verfolgen und um schlussendlich den wichtigsten Teil zu erreichen: mit deinen Kunden zu arbeiten. Und fühle dich frei, dieses CRM-System zu kopieren und deinen eigenen Vertriebskanal auf Trello zu starten.


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Siehe auch:  7 Möglichkeiten, Aufgabenverwaltung mit Trello optimal zu organisieren