Kämpfe nicht mit E-Mails, begrüße sie stattdessen in Trello

In einer perfekten Welt recycelt jeder seinen Abfall und jeder, der in Zusammenarbeit mit Kollegen an einem Projekt arbeitet, macht dies auf demselben Trello-Board. Auch Arbeiten, an denen externe Kunden oder Kollegen beteiligt sind, werden über ein und das selbe Board abgewickelt; da Gäste und auch Beobachter hinzugefügt werden können.

In der Realität wird dies jedoch manchmal erschwert, wenn es darum geht, ein neues Tool für bessere Zusammenarbeit zu verwenden (auch wenn es einfach wäre). Ob aufgrund interner Richtlinien oder aufgrund des mangelnden Willens des Kunden - so bleibt es bei veralteten Medien oder E-Mails. 

Das bedeutet natürlich nicht, dass du dein geliebtes Trello-Board verlassen musst, um dein Projekt voranzutreiben.

Hier findest du einige nützliche Trello-Tipps für die Arbeit mit Kunden oder Kollegen, auch wenn diese nicht aus ihrem alten E-Mail-Trott herauskommen.

Rüste zu Trello-E-Mails auf

Wenn jemand eine Anfrage stellt oder eine Idee hat, die er per E-Mail sendet, muss er diese zunächst aus dem Posteingang raus nach Trello verschieben, damit er sie mit dem Rest seiner Arbeit organisieren und priorisieren kann.

Trello bietet eine Handvoll Funktionen, Integrationen und Power-Ups um dies zu erreichen. Hier sind einige Optionen.

E-Mail-to-board

Jedes Trello-Board verfügt über eine spezifische E-Mail-Adresse, mit der du neue Trello-Karten erstellen kannst, durch E-Mail-Senden oder -Weiterleiten. Dabei kann sogar die Liste und Position ausgewählt werden, auf der die neuen Karten erstellt werden sollen.

Die so neu erstellten Karten verwenden die E-Mail-Betreffzeile als Kartennamen und den Text der E-Mail als Kartenbeschreibung. Auch Attachments können über E-Mail den Karten angehängt werden.

Hier erfährst du wie es eingerichtet wird:

1. Klicke im Board-Menü auf "Mehr ..." und dann auf "Einstellungen für E-Mail to Board".
2. Wähle die Liste und die Position für die neuen Karten aus
3. Kopiere dir deine spezifische E-Mail-Adresse und teste sie indem du eine E-Mail an diese Adresse schickst

✨Profi-Tipp: Da es sich bei jeder Board-E-Mail-Adresse um eine lange, zufällig generierte Zeichenfolge handelt, solltest du in deinem E-Mail-Client einen neuen Kontakt mit einem Namen erstellen, der leichter zu merken ist.

Wenn du E-Mails an ein Board über die E-Mail-to-board-Adresse sendest, kannst du dir sogar einige Arbeit in Trello sparen, indem du dem Betreff Folgendes hinzufügst:

• Füge Label hinzu, indem du in die Betreffzeile #Labelname, #Labelfarbe (diese bitte in englisch angeben, z.B. "#pink," “#blue,” "#green", etc.) oder #Labelnummer eingibst.
• Füge Mitglieder hinzu. Gebe dazu den @Nutzernamen oder die E-Mail-Adresse eines Trello-Mitglieds in die Betreffzeile ein

Möchtest du coole Anwendungsfälle für E-Mail-to-board sehen? Schaue dir diesen ausführlichen Blog-Post an. 

Gmail und Outlook

Wenn du entweder Gmail oder Outlook verwendest, kannst du die Trello-Integrationen mit dem Trello Add-On für Gmail und dem Trello Add-In für Outlook nutzen. Mit beiden kannst du neue Trello-Karten erstellen, ohne deinen Posteingang zu verlassen.

Du kannst auswählen, in welchem Board und in welcher Liste eine neue Karte erstellt werden soll, dann den Namen der zu erstellenden Karte bestimmen und die Beschreibung der Karte bearbeiten. Mit dem Trello-Add-In für Outlook kannst du der Karte sogar ein Fälligkeitsdatum hinzufügen.

Hier sind einige nützliche Ressourcen, damit du sofort loslegen kannst:

Gmail

• Füge das Trello Add-On für Gmail hinzu
• In unserem ausführlichen Blogpost erfährst du, wie du deinen Gmail-Posteingang in den Griff bekommst
• Weitere Informationen findest du in unseren praktischen Hilfsdokumenten

Outlook

• Füge das Trello Add-In für Outlook hinzu
• Werfe einen Blick auf unseren ausführlichen Blogpost, der alle Fakten zur Inbox Zero enthüllt
• Weitere Informationen findest du in unseren (immer noch) praktischen Hilfsdokumenten

SendBoard Power-Up

Das SendBoard Power-Up ist ein wirklich großartiges Power-Up. Hier kannst du nicht nur neue Karten über deine E-Mails erstellen, sondern auch auf deine verbleibenden E-Mails antworten und so deine gesamte Kommunikation innerhalb Trello verwalten. Dein Posteingang wird tatsächlich nach Trello verlagert. So muss dein Team während der Arbeit nie wieder zwischen den Apps wechseln.

Ähnlich wie bei der Funktion "E-Mail-to-Board", jedoch durch Verknüpfen des Boards mit einer vorhandenen Team-E-Mail-Adresse (z.B. sales@company.com), werden für jede eingehende E-Mail in einer festgelegten Liste neue Karten erstellt. Die Stärke dieses Power-Ups besteht darin, dass dein Team zusammen an einer Antwort arbeiten kann. So kann direkt von der Trello-Karte aus, auf diese E-Mail geantwortet und sogar Attachments hinzugefügt werden.

Das SendBoard Power-Up ist ein kostenpflichtiges Produkt eines Drittanbieters. Bitte überprüfe die hierfür anfallenden Kosten.

Bringe dein Feedback zurück zu Trello

Vielleicht möchtest du einem Kunden eine E-Mail mit einigen zu überprüfenden Arbeiten senden, und erwartest nun sein Feedback. Es ist einfach. Diese Eingabe kann als Kommentar direkt an eine Trello-Karte gesendet werden. Genau wie jedes Trello-Board, besitzt auch jede einzelne Trello-Karte eine spezifische E-Mail-Adresse. 

Wow - das hat echt was: Jede Karte hat ihre eigene E-Mail-Adresse! 🤯

Um auf die E-Mail-Adresse einer Karte zuzugreifen, klicke auf eine Karte, um sie zu öffnen. Dann klicke im Abschnitt "Aktionen" auf der Rückseite auf "Freigeben". Hier kannst du die E-Mail-Adresse der Karte kopieren. Die von dieser Adresse gesendeten E-Mails, werden dann auf der Karte als dein Kommentar angezeigt. 

Automatische E-Mail-Aktualisierung mit Butler

Spare Klicks und Zeit und automatisiere den Vorgang mit Butler. 

Dies bedeutet, dass Kunden automatisch auf dem Laufenden gehalten werden können, während Projekte voranschreiten.

Zum Beispiel, könnte folgende Regel erstellt werden: Wenn eine Karte in die Liste "Warten auf Kundenfeedback“ verschoben wird, dann wird eine E-Mail gesendet, die sowohl vorab ausgefüllte Texte als auch Informationen enthält. Dies geschieht durch die Verwendung von Variablen mit Butler.

In diesem Fall sende ich eine E-Mail an meinen Kunden, die die folgenden Informationen enthält:

• E-Mail-Adresse:
• Thema: Feedback an {Kartenbezeichnung}
• Haupttext: Guten Tag ,
  
  Wir haben bei {Name der Karte} Fortschritte erzielt und würden uns über Ihr Feedback freuen, bevor wir den Auftrag abschließen.
  
  Zur kurzen Erinnerung, wir haben folgendes erstellt:
  
  {Kartenbeschreibung}
  
  Sie können auf die zu überprüfenden Dateien zugreifen, die in unserem freigegebenen Dropbox-Ordner [hier] (www.dropbox.com) für Sie bereit stehen.
  
  Durch Ihre Rückmeldung bis zum {Fälligkeitsdatum der Karte} wird sichergestellt, dass der vereinbarte Liefertermin eingehalten wird.
  
  Mit freundlichen Grüßen,
  Tim

Wie du siehst, habe ich Variablen in die Betreff- und Textfelder der E-Mail eingefügt. Das spart Zeit, da Butler diese Informationen automatisch für mich abrufen kann. Hier findest du eine Aufgliederung zur Bedeutung der einzelnen Butler-Variablen:

•   - Variable Benutzerdefiniertes Feld für die “E-Mail” Benutzerdefiniertes Feld
•  {Kartenname} - Kartenbezeichnung
• - Variable Benutzerdefiniertes Feld für das Benutzerdefinierte Feld “Name”
• {Beschreibung der Karte} - Text zur Beschreibung der Karte
• [hier](www.dropbox.com) - Markdown-Link zum freigegebenen Dropbox-Ordner
• {Kartenfälligkeit} - Fälligkeitsdatum der Karte

Gehe folgendermaßen vor, um deine eigene E-Mail mit Butler-Regeln zu erstellen:

1. Wähle im Butler-Menü "Regeln"
2. Klicke auf "Regel hinzufügen"
3. Wähle "Wenn eine Karte in die Liste verschoben wird" aus, dann klicke auf das Pluszeichen, um den Aktionsauslöser "Warten auf Kundenfeedback" hinzuzufügen.
4. Klicke dann auf das Chat-Symbol, um das E-Mail-Sendefeld zu identifizieren
5. Gebe die E-Mail-Adresse, den Betreff und den Text ein, den du automatisch senden möchtest. Dann klicke auf das Pluszeichen, um es den automatisierten Ausführungs-Regeln hinzuzufügen.
6. Zu guter Letzt klicke auf "Speichern", um diese Regel zu speichern und es kann losgehen!

Überbrücke Kommunikationslücken mit Trello

Wie du siehst bietet Trello eine Reihe von Möglichkeiten, E-Mails nahtlos in deinen Workflow einzubinden.

Unabhängig davon, ob du mit Kunden zusammenarbeitest, Kundenkontakte pflegst oder an Kundenfeedbacks interessiert bist, kannst du deine Arbeit mit Trello erledigen, ohne dabei die in einem E-Mail-Thread vergrabenen wichtigen Informationen zu übergehen.