Die 80/20-Regel: entferne deine inneren Barrieren und erreiche ein effizientes Arbeiten

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Beginnt deine Arbeitswoche oft so? Es ist Montag. Einen Kaffee in der Hand haltend, stöberst du durch deine E-Mails, gehst dein Trello durch, checkst die Slack-Kanäle und dein Instagram-Feed. Du versuchst dir einen Überblick zu machen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, was deine Schwester heute morgen in Cancun anstellte und welche Projekte dir dein Team auf deinen Schreibtisch gestapelt hat.

Plötzlich ist es an der Zeit für ein Meeting und dann kommt noch ein dringendes Projekt dazwischen, dass alles verzögert, äußerndem kannst du dich partout nicht auf den Bericht konzentrieren, an dem du arbeitest. Du verspürst ein dumpfes Gefühl im Gehirn, à la Getting-Things-Done. Alles sieht dringend aus. Alles muss gemacht werden.

Stunden vergehen, und du fühlst dich immer noch angespannt, mit Informationen überladen und, schlimmer noch, geplagt von FOMO ("Fear of missing out" - Angst davor, etwas zu verpassen, Angst es nicht zu schaffen). Dein Tag geht zu Ende und du denkst nur noch an das, was du nicht geschafft hast. Du warst den ganzen Tag beschäftigt, warum fühlst du dich nicht produktiv? Warum hast du das Gefühl nicht effizient gearbeitet zu haben?

Warum können Produktivitätssysteme die Produktivität nicht verbessern?

Es liegt nicht an den Systemen. Alle diese Systeme arbeiten an der Verbesserung der Produktivität — du musst sie nur richtig einsetzt. Pomodoro Technik, Scrum, Deep Work, die Liste ist lang. Wenn du diese Produktivitätssysteme einsetzt und wiederholst, wirst du von den Vorteilen profitieren…

Die Antwort ist möglicherweise nicht dort, wo du sie vermutest Es könnte an der Zeit sein, den Fokus von den äußeren Systemen auf die innere Motivation und den Fokus zu richten. Ja, es könnte an der Zeit sein, sich deiner Routine zuzuwenden und zu sagen: "Der Haken liegt nicht bei dir, sondern bei mir."

Denke an das oft zitierte Paretoprinzip bzw. der 80-zu-20-Regel, und verinnerliche es. Wenn du 80% deiner produktivitätsorientierten Anstrengungen auf die 20% der wiederkehrenden internen Hindernisse anwendest, wäre das Ergebnis erstaunlich. Anstatt deinen Notizen Prozess kontinuierlich verbessern zu wollen, solltest du dir die Mühe machen, herauszufinden, warum du jeden Montag zwei Stunden an Fokus verlierst oder warum sich dein Hals zuschnürt, wenn ein neuer Arbeitsblock beginnt.

Und warum nicht gleich anfangen? Hier sind ein paar der häufigsten mentalen Blockaden, die du vielleicht überprüfen möchtest:

Angst: Der unerwartete Produktivitätskiller

Verbesser deine Produktivität mit der 80/20-Regel.

Denke an diesen betäubenden Moment der Lähmung, der während eines Arbeitstages einsetzt und deine Produktivität beeinträchtigt: Was fühlst du? Es ist sehr wahrscheinlich, dass sich dein Körper in den klassischen Selbstschutz versetzt Kampf / Flucht / Erstarren und als Stressantwort sich entscheidet zu erstarren. Dieser Zustand mag für einige physische Bedrohungen gut sein, ist aber unbrauchbar, wenn du vor Entscheidungen stehst den überlaufenden Posteingang zu bearbeiten oder einen Verkaufsgespräch zu tätigen.

Es gibt viele Arten von Furcht, die dazu führen, dass dein Bauchgefühl dein Urteilsvermögen beeinträchtigt. Beim nächsten Mal, anstatt die Angst zu ignorieren oder zu bekämpfen, stelle dir diese entscheidende Frage: "Wovor habe ich Angst?"

Die Antwort könnte dich überraschen:

  • Hast du Angst etwas Neues zu machen? Versuche, deine Aufgabe in kleinere Aufgaben aufzuteilen, und löse diese dann nacheinander, das schafft dir das Gefühl eines Erfolgserlebnisse, oder benutze einen Timer und nach Mark Twains Prämisse den Frosch im Hals runterzuschlucken, beginne mit der schwierigsten und wichtigsten Aufgabe deiner To-Do-Liste.
  • Hast du Angst zu versagen? Deine Ängste genau zu bestimmen, ist immer der erste Schritt. Sobald du genau weißt, wovor du Angst hast, kannst du entscheiden, wie du dieser Angst begegnest (hast du Angst, deine Miete nicht zahlen zu können oder vor deinem neuen Kollegen wie ein Idiot auszusehen?) Stelle dich dieser Angst.
  • Was ist mit FOMO? Wir alle spüren “Fear Of Missing Out" die Angst, etwas zu verpassen und haben alle unterschiedliche Lösungen parat. Wenn du genau weißt, was für dich Erfolg bedeutet, und du die Entscheidung triffst, auf diesem Weg zu bleiben, ist das schon ein großer Schritt in die richtige Richtung. Möglicherweise musst du den ständigen Kontextwechsel stoppen, mit Meditation beginnen, oder eine Dankes-App herunterladen.  

Ein getrübtes „Warum“ macht alles komplizierter

Kennst du die Volkserzählung zweier Maurer, die gefragt wurden, was sie tun? Der erste Maurer sagte: "Logo! Ich verlege Ziegelsteine!“ Und der zweite schaute sich das unfertige Bauwerk an und lächelte: "Ich baue einen Tempel.“

Und du? Legst du Ziegelsteine oder baust du einen Tempel? Ob du selbstständig bist oder für ein Unternehmen arbeitest, wenn du den Grund deiner Arbeit nicht kennst ist Verwirrung und Unübersichtlichkeit vorbestimmt. Wenn du dich beim Start eines neuen Projektes verwirrt fühlst oder Schwierigkeiten bei der Priorisierung hast, solltest du dir die Zeit nehmen, intensiv und so viel wie möglich über das "Warum" dieser Arbeit zu erfahren.

Viele Unternehmer und Führungskräfte sind sich darin einig, dass ein zweckorientierter Weg ein eindeutiger Indikator für Erfolg ist. Ein zielgerichtetes Business steht in positiver Beziehung zu Motivation, Zusammengehörigkeit, Konnektivität und letztendlich zu mehr Erfolg.

Vielleicht machst du ja eigentlich zu viel

machst du zu viel? Konzentriere dich auf deine 20%, um die Produktivität zu verbessern.

Ob "FOMO" daran Schuld ist und dich dazu führt, zu allem Nein (oder Ja) zu sagen oder eine legitime Leidenschaft für deinen Job; wenn du zu viel zu tun hast, gibt es nun mal keine Möglichkeit, alles auf einmal zu erledigen.

Wenn du ständig zu viel in deinen Tag drängen musst, ist es an der Zeit, das 80/20-Prinzip auf deine Arbeit anzuwenden. Welche Aktivitäten bringen die höchste Rendite? Und was bringt am Wenigsten? Schmeiße die kleineren Aufgaben von deiner Liste und sieh, wie du dich dann fühlst. Hast du Schwierigkeiten, nein zu sagen? Vielleicht ist es an der Zeit es zu lernen.

Dringt dein Leben in deine Arbeit ein?

Wir beschäftigen uns alle mit internen Hindernissen, versuchen sie auszumerzen, um die Produktivität zu verbessern. Aber wenn dein häusliches Leben ständig in dein Arbeitsleben eingreift—wenn du den Streit, den du mit deiner Schwester hattest, oder die abgrundschlechten Schulnoten deines Sohnes nicht aus deinem Kopf bekommst, oder es dich beschäftigt, dass dein Backofen explodiert ist —du beim besten Willen nicht abschalten kannst, wette ich mit dir, dass du Bewältigungstechniken für den Umgang mit Stress im Allgemeinen dringend brauchst. Dies hilft dir klar Schiff zu machen, abzuschalten, wenn es an der Zeit ist, sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

Stressbewältigungstechniken sind so einzigartig wie der Stress, den man fühlt. Bei den meisten handelt es sich entweder um den Umgang mit Emotionen oder um die eigentliche Problemlösung. Es kann Jahre des Experimentierens dauern, um zu lernen, wie du als Individuum am besten mit Stress umgehen kannst, aber es ist ein lohnendes Experiment, das dein Leben drastisch zum Besseren verändern kann.

Setze auf 80/20 zur Verbesserung deiner Produktivität

Versuche in den nächsten drei Monaten die 80/20-Regel auf deine Produktivitätsbemühungen anzuwenden - das sind also 80% Aufwand für die schwierigen Fälle und 20% für deine internen Barrieren. Tauche tief in die Materie ein, umarmen dich und gebe Antworten auf die richtigen Fragen. Dann wirst du beobachten, wie deine Effizienz steigt.