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Mit dem Eisenhower Prinzip Prioritäten setzen! [Video-Tutorial]

Eisenhower-Prinzip Tipps + Trello-Board Ideen

Das Eisenhower-Prinzip (in deutsch Eisenhower-Matrix), ist eine Zeitmanagement-Technik zur Aufgaben Priorisierung. Sie kann ab sofort die Antwort auf deine überlasteten Aufgabenlisten und Benachrichtigung-Albträumen sein.

Du hast ganz schön viel am Hut. Neben deinen eigentlichen Projekten scheinen noch 50 weitere kleine Aufgaben auf dich zu warten, und alle erfordern deine Aufmerksamkeit. Eine Tonne unbeantworteter E-Mails lauern in deinem Posteingang auf dich. Ein Mitarbeiter eines anderen Projekts benötigt dringend deine Eingaben zu einem bestimmten Thema, und die Frist ist schon abgelaufen. Ganz zu schweigen von dem überquellenden Wäschekorb, der zu Hause auf dich wartet.

Bei all diesen Prioritäten, die gleichzeitig durch dein Gehirn flitzen, ist es schwierig, eine davon in Angriff zu nehmen. Die Angst, nicht zu wissen, wo du anfangen sollst, versetzt dich in einen Zustand der Überanalyse, der Analysis Paralysis.

Du fühlst dich überfordert und festgefahren. Und wenn du keine Zeitmanagement Methode benutzt, tappst du leicht in die Falle, dass jede Aufgabe gleich dringend und gleich wichtig sei.

Aber es gibt nicht nur schlechte Nachrichten. Lösungen zur Priorisierung und Entscheidungsfindung sind nichts Neues. Tatsächlich wurde uns vor mehr als einem halben Jahrhundert eine der größten Rahmenbedingungen für Entscheidungsfindung und Zeitmanagement gegeben. Von einem Produktivitätsmeister der alten Schule, einem vielbeschäftigten Landsmann, die Rede ist von dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten Dwight David "Ike" Eisenhower.

Während seiner Regierungsperiode managte Präsident Eisenhower die Spannungen des Kalten Krieges, beendete den Koreakrieg und schuf unter anderem das Interstate Highway System. Man könnte sagen, er war ein sehr beschäftigter Gesell, und dankenswerterweise hat er dieses Produktivitätserbe uns allen hinterlassen. Es läutete das Ende des Hurry/Worry ein und machte Schluss mit der Besorgnis, alle Aktivitäten innerhalb eines Tages abschließen zu müssen.

Das Eisenhower Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip (oder Eisenhower-Quadrant) ist eine einfache, aber äußerst effektive Methode, Prioritäten deiner Aufgaben festzulegen, damit die wichtigsten Aufgaben nicht plötzlich, jäh, abrupt und unerwarteten auf der Strecke bleiben. 

Hier ein kurzes Video-Tutorial, wie du deine Aufgaben mit dem Eisenhower Modell in erledigen, delegieren, planen und eliminieren aufteilst

 

 

Die Idee ist, dass alle Aufgaben in vier Kategorien, den Eisenhower-Quadranten mit den Achsen "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit" sortiert werden. Diese vier Quadranten erhalten auf Grund ihrer Priorität Zahlenwerte von 1 bis 4.

Eisenhower-Matrix-QuadrantBildquelle: Jamesclear.com

  1. “Wichtige” und “dringende” Aufgaben. Diese Kategorie erhält die Prioritätsstufe 1 im Eisenhower-Prinzip und sollte dein Hauptaugenmerk sein.

  2. “Wichtige”, aber “nicht dringende” Aufgaben. Dies sind langfristige Ziele und Aufgaben, die für deine persönliche und berufliche Entwicklung wichtig sind, aber keine festen Fristen haben. Trage sie im Eisenhower Quadranten Prioritätsstufe 2 ein.

  3. “Nicht wichtige”, aber “dringende” Aufgaben. Diese Aufgaben Prioritätsstufe 3 im Eisenhower-Prinzip, können delegiert werden oder du planst sie ein, nach Abschluss deiner Aufgaben des ersten Eisenhower-Quadranten.

  4. “Nicht wichtige” und “nicht dringende” Aufgaben. Diese Aufgaben werden in den 4. Quadranten des Eisenhower-Modells gestellt, den Inhalt kannst du getrost links liegen lassen und eliminieren. Musst du dir wirklich GZSZ reinziehen, oder kannst du anstatt Telenovela deine Zeit besser nutzen, um an deinen Aufgaben im 2. Eisenhower-Quadranten zu arbeiten, beispielsweise ein neues Buch pro Monat lesen?

Das Eisenhower-Prinzip ist ein einfaches Framework, mit dem du aus dieser schädlichen Überanalyse ausbrechen kannst; immer dann, wenn du den Wald vor Bäumen nicht mehr siehst, und nicht weißt, womit du anfangen sollst. Indem du jede Aufgabe einem Quadranten des Eisenhower-Modells zuordnest, kannst du leicht nachvollziehen, was genau deine sofortige Aufmerksamkeit erfordert und was warten kann.

Am wichtigsten ist, dass die Eisenhower-Methode dir dabei hilft, dich auf deine langfristigen Ziele zu konzentrieren, und dich vor der ablenkenden Shallow Work schützt; geistlose Arbeit, die dich behindert z.B. das Programmieren zu erlernen, oder andere große Projekte, die mehr Zeit erfordern, und die letztlich dein Leben und deine Karriere verbessern würden.

Warum ist es schwierig Entscheidungen zu treffen?

Die Forschung zeigt, dass die Entscheidungsfindung untrennbar mit Emotionen verbunden ist. Der Teil deines Gehirns, der für Rationalität und Entscheidungsfindung zuständig ist, (der orbitofrontale Cortex, also das Großhirnrindengebiet direkt über der Augenhöhle) und der Teil des Gehirns der Emotionen und Erinnerungen beeinflusst, (die Amygdala oder Mandelkernkomplex als Teil des limbischen Systems) arbeiten zusammen, wenn hochgradige Überlegungen und Denkweisen durchgeführt werden.

Dies bedeutet, dass die Entscheidungsfindung tatsächlich mit der Steuerung der Stimmung verbunden ist. In der Tat werden Angstzustände und Depressionen häufig als Gefühle der Unbeweglichkeit, des Feststeckens und der Unfähigkeit, Entscheidungen zu treffen, eingestuft.

Aus diesem Grund kannst du auf einfache Weise mit dem Eisenhower-Prinzip deine emotionale Belastung reduzieren, und deine Aufgaben oder Entscheidungen besser analysieren. 

Wenn du die Eisenhower-Matrix regelmäßig ausübst, beginnt sich dein Gehirn neu zu vernetzen, und du wirst leicht und schnell den Unterschied zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben erkennen.

Mach es sichtbar

Das Eisenhower-Prinzip kann in dein Trello-Board übertragen werden. Erstelle eine Liste für jeden Quadranten, sowie eine "Eingangsliste", in der du alle zukünftigen to do's ablegen und nach Bedarf durchsuchen kannst. Das wird dann ungefähr so aussehen:

Eisenhower-Matrix

Eisenhower-Prinzip-Musterboard hier

Schauen wir mal auf dein Board, hier kannst du den Lastenausgleich visuell vereinfachen. Hast du viele Karten in der Liste "Nicht wichtige / dringende Aufgaben"? Fange an kleine Dinge aufzuführen, damit diese Listen übersichtlicher und verwaltbarer werden. Diese Aktivitäten können z.B. das Schreiben und Beantworten eines E-Mail-Stapels umfassen, oder auch das Auffüllen mit Tweets und Facebook-Posts deiner Social-Media-Datenstruktur.

Nur das wirklich Dringende wird in die Liste "Wichtige / dringende Aufgaben" eingetragen. Dies sind Aufgaben, die einfach nicht verschoben werden können und denen du deine ungeteilte Aufmerksamkeit schenken musst. Aktivitäten genau zu identifizieren und Zeitblöcke über den Tag einzuplanen in denen du Deep Work ausführst, macht dich effizienter.

Aufgaben, die dringend, aber nicht unbedingt wichtig sind, sind häufig Aufgaben, die bei Bedarf an eine andere Person delegiert werden können. Denke aber daran, dass das Zuweisen von Prioritäten für jeden etwas anderes bedeuten kann. Die Planung deines Flugs für die kommende Konferenz kann für dich dringend sein, da Flugreisen schnell das Budget sprengen, wenn sie nicht rechtzeitig gebucht werden. Andere sehen möglicherweise darin eine Aufgabe, die besser an einen Assistenten delegiert werden kann.

Wenn du eng mit jemandem zusammenarbeitest, z. B. einem Assistenten oder einem Ehepartner (je nachdem, ob es sich um eine Arbeits- oder um eine Aufgabenliste handelt), füge die Person deinem Board hinzu, so kannst du Aufgaben zuweisen und ihr könnt euch austauschen. 

Wenn du dieses Board benutzten möchtest, verwende die Funktion Karte kopieren. So verschiebst du Aufgaben auf ein anderes Board, auf dem ihr dann zusammenarbeiten könnt.

Lustige Tatsache: Präsident Eisenhower war ein Meister im Delegieren. Er schuf die Position des Stabschefs des Weißen Hauses.

Automatisiere alles in deinem Eisenhower-Diagramm

Ein Teil der Besorgnis wenn man mehrere Aufgaben zu erledigen hat, besteht darin, nicht alles an einem Ort aufgezeichnet zu haben. Wenn du grad in deinem E-Mail-Account bist und siehst, dass du einiges beantworten müsstest, aber grad keine Zeit hast, leite dies mit der E-mail-to-Board Funktion von Trello automatisch an deine Eingangsliste weiter. Wenn du dir dann die E-Mail-Stapel zu Gemüte führst, wirst du erkennen, dass es Zeit ist, diese Karten in Kategorien der Eisenhower-Methode einzuteilen.

Wenn du mit mehreren Trello-Boards arbeitest, kannst du eine Karte oder ein Board mit der Funktion verwandte Karten an ein anderes Board anhängen. Auf einen Blick erhältst du so wichtige Informationen aus anderen Projekten, z. B. Fälligkeitstermine und Checklisten; sichtbar auf deiner eigenen Eisenhower-Matrix, sodass du euren Fortschritt nach Herzenslust verwalten kannst, ohne den Trello-Organisationsprozess deines Teams zu ändern.

Um Karten in deiner Eingangsliste zu erstellen, kannst du auch das Automatisierungstool Zapier verwenden. Auch andere von dir verwendete Apps können mit Trello verbunden werden. Wenn bestimmte Ereignisse eintreten, wird dann ein Zap ausgelöst und eine Karte an deine Trello-Liste gesandt.

Beispielsweise kannst du automatisch eine Trello-Karte erstellen, sobald eine neue Zeile in einer Google-Kalkulationstabelle zugefügt wird. Wenn du unterwegs bist und Notizen in Evernote aufschreibst, kannst du sie auf dein Trello-Board verschieben, damit sie später in Aktionselemente umgewandelt werden können.

Und vergiss nicht, dass du auch einfach Karten von anderen Trello-Boards in deine Eisenhower-Matrix einfügen kannst, indem du die Copy-Funktion verwendest.

Lasse die Entscheidungsangst fallen

Die Eisenhower-Methode ist ein visuelles Framework, das mit Produktivitätstools -wie bei Trello- alles organisiert. Es ist eine einfache Möglichkeit, Aufgaben in vier Prioritätsstufen zu kategorisieren, von denen eine gelöscht werden kann. Es sind also nur drei Aufgaben-Stapel, auf die du dich konzentrieren musst.

Du musst nur deine Aufgaben und Ziele analysieren und sie in Aktivitäten gliedern, die du dann innerhalb des vorgegebenen Zeitraums erledigen kannst. Durch diese Eisenhower-Methode werden deine Priorisierungs- und Delegierungsfähigkeiten zu allererster Sahne.

Kurz gesagt, du hast bereits ganz schön viel am Hut. Mache den Priorisierungsprozess des Eisenhower-Prinzips zu deiner Sache. Danke, Ike!

Siehe auch: Ist "Deep Work"-Mangel und ständige Ablenkung der Feind deiner Produktivität?