Wir haben ein paar aufregende Butler-Updates für dich und stellen dir zwei neue Automatisierungsfunktionen vor, mit denen du zum ultimativen Teamplayer in Sachen Produktivität wirst: E-Mail-Berichte und Befehlsfreigabe.
Mit den E-Mail-Berichten kannst du in Windeseile automatisierte Berichte für wichtige Informationen wie überfällige Karten erstellen und diese mit beliebigen Personen teilen. Die Befehlsfreigabe macht ihrem Namen alle Ehre: Wenn du eine gute neue Regel entdeckt hast, solltest du sie nicht für dich behalten! Füge sie stattdessen direkt anderen Boards hinzu. Sehen wir uns diese beiden neuen Automatisierungsfunktionen genauer an.
Endlich etwas Nützliches in deinem Posteingang
Halte alle Beteiligten über aktuelle und bevorstehende Aufgaben, potenzielle Blocker, die sich negativ auf den Arbeitsfortschritt auswirken können, und die persönliche Aufteilung des Workloads auf dem Laufenden.
Ab sofort kannst du mit nur wenigen Klicks geplante E-Mail-Berichte für wichtige Informationen mit hoher Priorität erstellen: in einem Board für Karten, die überfällig oder bald fällig sind, in deinen zugewiesenen Karten oder in einem wöchentlichen Board-Schnappschuss. E-Mail-Berichte können an alle per E-Mail geschickt werden, einschließlich dir selbst, deinen Kollegen, Stakeholdern und sogar Personen, die nicht Teil des Boards sind.
E-Mail-Berichte lassen sich in vier einfachen Schritten einrichten:
- Klicke oben auf einem Board auf die Schaltfläche "Automatisierung" und wähle "E-Mail-Berichte".
- Wähle eine Berichtvorlage: Board-Schnappschuss, Bald fällig, Überfällige Karten oder Meine Karten. (Hinweis: Klicke auf "Meine E-Mail-Berichte anzeigen", um zum Tab mit geplanten Befehlen in Butler zu gelangen, wo du die E-Mail-Berichte bearbeiten oder löschen kannst.)
- Konfiguriere deinen Bericht: Wähle einen Tag und eine Uhrzeit aus, wann der Bericht gesendet werden soll, füge bis zu zehn E-Mail-Adressen von Empfängern hinzu und passe die Betreffzeile sowie die Nachricht selbst an, um mehr Kontext zu geben. Auf der rechten Seite des Bildschirms siehst du eine Vorschau, während du Änderungen vornimmst.
- Wähle "Bericht planen" aus, um die Einrichtung abzuschließen oder klicke auf "Einen Testbericht per E-Mail an mich senden", wenn du den Bericht überprüfen möchtest, bevor du ihn speicherst.
Über einen E-Mail-Bericht in deinem Posteingang kann jeder, der Zugriff auf das entsprechende Trello-Board hat, dieses direkt aufrufen, um die Details zu sehen, Aufgaben zu prüfen und die Arbeit entsprechend aufzuteilen. Wir hoffen, dass E-Mail-Berichte ein wertvolles Tool für die Automatisierung sind, mit denen dein Team stets informiert bleibt und Zeit im Alltag spart – egal ob es montags für einen guten Start in die Woche genutzt wird oder die Erfolge im Team damit gefeiert werden.
Die erste Regel der Automatisierung lautet: Behalte gute Automatisierungsregeln nicht für dich
Einer der leistungsstärksten Aspekte der Automatisierung besteht darin, dass Workflows dadurch einen definierten Prozess erhalten, der weit über die Zeitersparnis bei mühsamen Aufgaben hinausgeht und alle (menschlichen) Fehler beseitigt, die bei der Verwaltung eines Projekts die größten Kopfschmerzen und Verzögerungen auslösen.
Wenn du eine Reihe von Regeln und Befehle für den Kalender oder das Fälligkeitsdatum ermittelst, solltest du nicht Himmel und Erde in Bewegung setzen müssen, um diese Automatisierungen auch auf anderen Boards anwenden zu können. Schließlich möchten wir alle mit Automatisierung Zeit sparen, oder nicht?
Deshalb haben wir die Befehlsfreigabe für Regeln, Kalender und Fälligkeitsdaten eingeführt. Mit der Befehlsfreigabe kannst du bestehende Automatisierungen schnell anderen Boards hinzufügen oder bearbeiten, auf welchen Boards die Automatisierung bereits ausgeführt wird.
So gibst du Befehle für andere Trello-Boards frei:
- Klicke im Automatisierungsmenü auf "Regeln". Finde dann den Befehl für die Regel, den Kalender oder das Fälligkeitsdatum, den du einem anderen Board hinzufügen möchtest.
- Klicke auf "Add to another Board" (Einem anderen Board hinzufügen) und wähle im Popover-Fenster des Drop-down-Menüs das Board aus, das du freigeben möchtest. (Hinweis: Du kannst auch den Namen des Boards in das Eingabefeld schreiben, um nach einem bestimmten Board zu suchen.)
- Klicke auf die Schaltfläche "Add to board" (Zum Board hinzufügen).
- Als Nächstes kannst du deine Automatisierungen überprüfen und falls nötig Änderungen an Unstimmigkeiten in Listennamen usw. vornehmen.
- Bist du zufrieden? Dann klicke auf "Add automation" (Automatisierung hinzufügen).
Wenn du sehen möchtest, auf welchen Boards ein Befehl bereits ausgeführt wird, und den Befehl deaktivieren möchtest, dann klicke auf "Enabled on 'x' boards" (Auf 'x' Boards aktiviert) und hebe die Auswahl dieser Boards auf. Alternativ kannst du über diese Option auch Befehle zu Boards hinzufügen.
Das ist auch schon alles! Ein paar neue Automatisierungsfunktionen, von denen wir hoffen, dass sie dir das Teilen und Arbeiten in Trello erleichtern. Welche zeitsparenden Automatisierungstricks nutzt du am liebsten? Sag es uns auf Twitter!
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