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So förderst du eine agile Arbeitsweise in deinem Unternehmen

Von | Veröffentlicht am | 7 Minuten Lesedauer
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Trello_Blog_Illos_(10)Wenn du aus der Softwareentwicklung kommst, hast du das Wort Agil mit Sicherheit schon das eine oder andere Mal gehört. Seit Jahren setzen sowohl Entwickler als auch Start-ups auf diese moderne Projektmanagementmethode, bei der Teams in kleinen, iterativen Abschnitten an größeren Projekten arbeiten, um schneller Fortschritte zu erzielen, umgehend Feedback einzuholen und sich kontinuierlich zu verbessern.

Wenn sich das alles für dich ziemlich gut anhört, bist du nicht allein. Traditionelle Unternehmen jeder Größe wenden sich heute agilen Methoden zu. Sie beschränken diese Umstellung nicht auf ihre Entwicklungsteams, sondern führen agile Arbeitsweisen unternehmensweit ein.

Angesichts der Tatsache, dass agile Organisationen ein höheres Maß an Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterengagement und operativer Leistung verzeichnen, ist dieser Wandel nicht allzu überraschend. Wahrscheinlich bist auch du interessiert daran, dich dem Trend anzuschließen. Glücklicherweise sind die richtigen Prozesse zur Unterstützung deiner agilen Transformation einfach zu implementieren.

Was genau ist eine agile Organisation?

In der Softwareentwicklung bezieht sich "agil" auf eine ganz bestimmte Reihe von Prozessen und Ansätzen zur Entwicklung von Produkten. Außerhalb von Softwareteams bezieht sich "agil werden" jedoch eher auf eine agile Denkweise – es bedeutet, eine Arbeitsweise mit den folgenden Merkmalen einzuführen:

  • Unabhängigkeit: In einem agilen Unternehmen arbeiten alle Teams und Teammitglieder unabhängig und eigenverantwortlich. Anstatt sich durch bürokratische Prozesse zu kämpfen und unzählige Stakeholder in jede Entscheidung einzubinden, suchen agile Teams selbstständig Lösungen für Probleme, bringen Produkte oder Verbesserungen schnell auf den Markt und iterieren auf der Grundlage von Feedback.
  • Offene Kommunikation: Zusammenarbeit ist das Fundament erfolgreicher agiler Unternehmen und eine offene Kommunikation ist das Bindeglied, das diese Zusammenarbeit von Teams ermöglicht. Wenn du agile Workflows einführen möchtest, musst du es deinen Teams und Teammitgliedern leicht machen, miteinander zu kommunizieren, Einblicke in die Arbeit der anderen zu erhalten und Updates zu teilen.
  • Kontinuierliches Lernen und Optimieren: Agile Unternehmen haben oft den Ruf, innovativ zu sein, weil sie aus jedem Projekt Lehren ziehen und bei zukünftigen Projekten entsprechende Verbesserungen vornehmen. Prozesse, die zu häufigem Nachdenken anregen, können dazu beitragen, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.

Im 15th State of Agile Report äußerten über 60 % der Unternehmen, die agile Workflows nutzen, dass diese ihnen beim Umgang mit wechselnden Prioritäten helfen, die Produktivität und Arbeitsmoral steigern und die Markteinführungszeiten verkürzen.

Unternehmen lassen sich derlei Ergebnisse einiges kosten. Doch zum Glück kannst du dieselbe Transformation auch mit den Tools durchführen, die du bereits verwendest.

So entwickelst du agile Workflows

Die Einführung einer agiler Arbeitsweise in Teams außerhalb der IT hat sich zwar 2021 im Vergleich zu 2020 verdoppelt, doch der Umstieg verläuft nicht immer reibungslos – 46 % der Unternehmen berichten, dass Inkonsistenzen bei Prozessen und Verfahren der Einführung im Weg stehen.

Die Einführung neuer Prozesse kann durchaus zur Herausforderung werden. Das muss aber nicht sein. Gib deinen Teams die Möglichkeit, sich anzupassen, indem du im gesamten Unternehmen konsistente Workflows einführst, die die agile Arbeitsweise unterstützen.

Unterteile Aufgaben in verwaltbare Blöcke

Der erste Schritt bei der Einführung eines agilen Workflows besteht darin, Projekte in unabhängige Blöcke zu unterteilen, die von einzelnen Mitarbeitern bis zu einem bestimmten Fälligkeitsdatum bearbeitet werden können. So kommt die Einführung neuer Produkte, Initiativen und Kampagnen viel schneller voran, da du rasch erkennen kannst, was funktioniert und was nicht.

Für ein Kundensupportteam bringt der Wechsel zu einem agilen Workflow wahrscheinlich keine große Veränderung mit sich. Das Team kann ein Trello-Board mit eingehenden Kundenanfragen und Anfragekarten einrichten und Teammitglieder können sich mühelos in Karten kennzeichnen und sie entlang eines Workflows von "Incoming" über "In Bearbeitung" bis zu "Done" verschieben.

Wie sieht es jedoch aus, wenn beispielsweise ein Marketingteam eine vollständige Produkteinführungskampagne planen möchte – inklusive einer E-Mail-Marketingkampagne, einer Influencer-Strategie und einer riesigen Werbetafel am Times Square?

Du teilst das Projekt auf. Hierfür ist die Zeitleistenansicht in Trello äußerst hilfreich, da du darin größere Projekte entlang einer Monats- oder Quartalszeitleiste planen kannst. Erstelle spezifische Tags für jedes Projekt, das erledigt werden muss (wie "E-Mail-Marketingkampagne", "Influencer-Strategie" oder "Werbetafel"), und trage dann größere Fristen oder Ziele in deine Zeitleiste ein.

Anschließend unterteilst du mithilfe der erweiterten Checklisten in Trello jedes größere Ziel in Unteraufgaben. Die erweiterten Checklisten sind unabhängige Aufgaben auf deinen Trello-Karten und können Teammitgliedern mit einem Fälligkeitsdatum zugewiesen werden. Sobald du einer Aufgabe auf deiner Checkliste ein Fälligkeitsdatum zugewiesen hast, wird sie in deinen Kalender- und Zeitleistenansichten angezeigt, sodass du genau siehst, wie dein Projekt in verwaltbare Blöcke unterteilt ist.

Dort weist du Aufgaben zu, fügst Fristen hinzu und ermöglichst deinem Team, mit der Arbeit zu beginnen.

Halte die Kommunikation aufrecht

Ohne offene und transparente Zusammenarbeit kann die Bearbeitung unabhängiger Aufgaben schnell dazu führen, dass Arbeit doppelt gemacht wird oder dass Silos entstehen. Wenn die Teammitglieder nicht sehen, woran die anderen arbeiten, oder nicht wissen, wie ihre Arbeit zum Gesamtziel beiträgt, können Projekte schnell aus dem Ruder laufen.

Nehmen wir an, deine Vertriebs- und Kundenerfolgsteams haben für ihre tägliche Arbeit agile Workflows eingeführt. Dein Vertriebsteam arbeitet sich konzentriert durch seine Pipeline und schließt Geschäfte ab. Wenn neue Kunden hinzukommen, ist es für dein Kundenerfolgsteam wichtig, Einblicke in die Vorgehensweise deines Vertriebsteams zu haben, über die Kundengespräche Bescheid zu wissen und die Erwartungen der neuen Kunden zu kennen. Andernfalls gehen Kundenversprechen möglicherweise unterwegs verloren – und letztendlich sind alle unzufrieden.

Deshalb ist die Pflege eines offenen und kollaborativen Trello-Boards so wichtig. Kunden mit dem Trello Enterprise-Tarif können granulare Berechtigungen für ihre Boards festlegen, sodass sie von bestimmten Benutzern, Teams oder unternehmensweit angezeigt werden können. Achte darauf, dass die richtigen Teams Zugriff auf die richtigen Boards haben und halte die Kommunikation so offen wie möglich (natürlich ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen). Anstatt über mehrere verschiedene Plattformen teamübergreifend zu kommunizieren, können Teams Updates, Notizen und Fragen an einem Ort austauschen: Trello-Karten.

Auch durch die Zentralisierung von Informationen kannst du die Kommunikation und Zusammenarbeit fördern. In unserem Beispiel mit dem Vertriebs- und Kundenerfolgsteam könnte dies bedeuten, dass die gesamte Kundenkommunikation auf Trello-Karten protokolliert wird – unabhängig davon, ob der Chat per Telefon, E-Mail oder Slack stattfindet. Glücklicherweise ist es mit den unbegrenzten Integrationen von Trello einfach, Dokumente, Client Relationship Management (CRM)-Dateien oder Chatunterhaltungen an Karten anzuhängen. Auf diese Weise bleiben alle auf dem Laufenden und die Kunden zweifeln nie daran, dass sie in guten Händen sind.

Führe tägliche Stand-up-Meetings ein

Das tägliche Stand-up-Meeting ist in agilen Organisationen eine beliebte Aktivität und findet in der Regel morgens statt: Die Teams besprechen im engsten Kreis ihre aktuelle Arbeit. Diese schnellen Meetings mit einer Dauer von maximal 15 Minuten sind eine gute Methode, um alle Teammitglieder über Probleme und Chancen auf dem Laufenden zu halten.

In den täglichen Stand-ups erklärt jedes Teammitglied kurz, woran es arbeitet. Als Strukturierungshilfe werden hierfür gerne folgende Sätze verwendet: "Seit dem letzten Stand-up habe ich [Erfolg oder Aufgabe hier einfügen]. Bis zum nächsten Stand-up werde ich [Aufgabe hier einfügen]. Diese Probleme bremsen mich aus: [Problem hier einfügen]."

Dieses Format macht allen klar und deutlich, was gerade bearbeitet wird, was als Nächstes geschieht und auf welche Risiken sie achten sollten. Lokale Teams kommen für die Meetings einfach schnell zusammen und Remote-Teams halten das Stand-up über eine kurze Telefonkonferenz ab.

Befinden sich deine Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen? Keine Sorge! Stand-ups können auch asynchron durchgeführt werden – zum Beispiel in einem Slack-Channel oder auf einem gemeinsamen Trello-Board.

Auf diesem Board hat das Team Label zur Kennzeichnung der einzelnen Wochentage hinzugefügt. Die Teammitglieder können für jeden Tag Karten hinzufügen und kurz erläutern, woran sie am Vortag gearbeitet haben, was für den jeweiligen Tag ansteht und von welchen Blockern sie behindert wurden. Wenn andere Teamkollegen Fragen, Feedback oder Vorschläge haben, können sie auf der jeweiligen Karte eine asynchrone Unterhaltung führen. So bleibt die Zusammenarbeit im Vordergrund, selbst wenn Mitarbeiter an verschiedenen Orten oder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.

Steigere die Innovationskraft mit Projektretrospektiven

Unternehmen, die bereits umgestiegen sind, sehen die Auswirkung auf die Fähigkeit eines Unternehmens, Innovationen voranzutreiben und sich an Veränderungen anzupassen, als einen der größten Vorteile der agilen Methoden an. Laut McKinsey waren 93 % der Teams, die vor COVID-19 ein agiles Modell eingeführt hatten, erfolgreicher als diejenigen, die während der Pandemie ohne agile Methoden arbeiteten. Agile Teams berichteten über ein höheres Maß an Mitarbeiterengagement, Kundenzufriedenheit und betrieblicher Leistung.

Die Einführung von Projektretrospektiven trägt zur Förderung einer agilen Teamkultur der kontinuierlichen Verbesserung bei: In Post-Mortem-Meetings besprechen die Teams nach einem Projektmeilenstein Fortschritte, Herausforderungen und Chancen.

Mithilfe von Projektretrospektiven kann dein Team durchgängig aus seinen Erfolgen und Misserfolgen lernen – und diese Lehren dann in zukünftige Projekte einfließen lassen.

Ob persönlich oder über einen Videoanruf – eine Projektretrospektive wird am besten in Echtzeit durchgeführt, damit die Erkenntnisse der anderen spontan diskutiert werden können. Beginne in Trello mit dem Aufbau eines Retrospektiven-Boards für dein Team und passe es an deine speziellen Anforderungen an. Es kann hilfreich sein, einige Grundregeln für das Team festzulegen (z. B. immer positive Absichten anzunehmen oder klärende Fragen zu stellen) sowie eine Agenda als Leitfaden für die Diskussion zu erstellen.

Lass deine Teammitglieder während der Retrospektive besprechen, was gut gelaufen ist, was nicht und warum. Dies ist ein wichtiger Lernprozess, aber du solltest auch am Ende des Meetings Zeit für eine Besprechung zukünftiger Aktionen einplanen. Lass die Teammitglieder in einem Brainstorming zusammentragen, welche Aktionen die aktuellen Probleme lösen und welche Prozesse oder Aktionen zukünftige Projekte verbessern können.

Achte wie bei allen Aufgaben in einem agilen Unternehmen darauf, dass diesen Aktionen nach der Diskussion ein Besitzer und ein Fälligkeitsdatum zugewiesen werden. Auf diese Weise werden alle eure Erkenntnisse aus dem vergangenen Projekt zu umsetzbaren Erkenntnissen, die das nächste Projekt verbessern – und das darauffolgende und alle weiteren.

Setze auf eine agile Unternehmensführung mit Trello Enterprise

Auch in größeren Firmen profitieren Teams von einer agilen Arbeitsweise. Erfahre, wie du agile Workflows erfolgreich in deinem Unternehmen umsetzt. (Es hat seinen Grund, dass die meisten agilen Organisationen Trello für die Verwaltung ihrer Aufgaben einsetzen.)

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie Trello Enterprise deine agile Transformation unterstützt, wende dich bitte an uns!


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