4 Tipps für agile Teamarbeit mit Trello Enterprise

Die agile Methodik wurde 2001 von einer kleinen Gruppe von Softwareentwicklern veröffentlicht. Sie wurde entwickelt, um die Zusammenarbeit zwischen funktionsübergreifenden Teams zu unterstützen, die an Projekten in schnelllebigen, sich ständig ändernden Umgebungen beteiligt sind. Heute wird diese Methodik von Teams aus verschiedenen Branchen auf der ganzen Welt genutzt. Eine Studie der Harvard Business Review musste jedoch feststellen, dass 90 % der Unternehmen "mit der Einführung unternehmensweiter agiler Arbeitsmethoden Probleme hatten".

Einmal alle aufseufzen.

Trello ist es wichtig, dass Teams bei der Umsetzung agiler Praktiken erfolgreich sind (klar, oder?). Aber wie gelingt das? Zunächst sollte man dafür sorgen, dass Teams hinsichtlich der Prozesse und Tools einheitlich ausgerichtet sind – zu agilem Arbeiten gehört auch ein Arbeitsmanagementsystem wie Trello Enterprise, das eine effiziente Kommunikation und Organisation über Abteilungen hinweg ermöglicht. 

Hier erfährst du, wie das neue Arbeitsmanagementsystem Trello Enterprise den Erfolg agiler Teams durch mehr Zusammenarbeit, Anpassung und Transparenz unterstützt.

1. Agile Teamarbeit an einem zentralen Ort

Zusammenarbeit ist in einer agilen Welt extrem wichtig. Agile Teams erledigen ihre Aufgaben abteilungs- und manchmal sogar unternehmensübergreifend. Infolge der COVID-19-Pandemie arbeiten derzeit deutlich mehr Menschen von zu Hause aus. Teams bleibt dabei keine andere Option, als häufiger außerhalb der normalen Büroumgebung und manchmal sogar außerhalb der traditionellen Arbeitszeiten zusammenzuarbeiten. Bei Trello Enterprise bilden Boards und Karten die Grundlage für das gemeinsame agile Arbeiten. Damit können sich Teams schnell austauschen und wichtige Informationen mühelos mit Kollegen teilen – alles an einem zentralen Ort.

Anpassbare Boards bieten einen Gesamtüberblick, sodass alle Teammitglieder stets sehen können, wo sich Aufgaben im Workflow befinden – von der Ideenphase bis zur Fertigstellung. Trello bietet eine Reihe Board-Vorlagen, die Teams vollständig an ihre Anforderungen anpassen können.

Alle Boards enthalten entsprechende Karten mit Details zu bestimmten Aufgaben. Karten können Checklisten, Fälligkeitsdaten, Dateianhänge, Gespräche und vieles mehr umfassen. Sie sorgen dafür, dass alle im Team immer auf demselben Stand sind. Dies erleichtert eine schnelle und einheitliche Art der Kommunikation, was besonders hilfreich ist, wenn asynchron arbeitende Teams Projekte an andere Abteilungen übergeben.

Und dann gibt es eben noch Label, mit denen Teams deinen Projekten Struktur verleihen können – so sieht man auf einen Blick, wo die Prioritäten liegen. Durch das Farbsystem erkennt jedes Teammitglied direkt, welche Aufgaben als Nächstes fällig sind. Auch wenn die Arbeit an einer Aufgabe aufgrund einer offenen Frage oder eines Problems unterbrochen ist, wird dies sofort erkannt.

Ein Netzwerk von Tierrettungsorganisationen verwendet Trello-Boards, -Karten und -Label, um Bilder und wichtige medizinische Informationen zu Haustieren in Not über die jeweiligen agilen Organisationen hinweg problemlos zur Verfügung zu stellen. Auf dem Board für die Koordinierung von Transporten haben die agilen Organisationen, die Tiere vermitteln, jeweils eine Karte für jedes Tier, das adoptiert werden kann. Tierheime mit freien Kapazitäten können diese Karten dann auf ihre Liste mit Tieren verschieben, die sie aufnehmen können. Wichtige Details wie Bilder des Tieres auf dem Titelbild, Label mit Informationen dazu, ob das Tier sterilisiert/kastriert ist oder Gesundheitsprobleme hat, und andere medizinische Daten sind direkt auf der Karte vermerkt. Dank der unmittelbaren Verfügbarkeit all dieser Informationen können Tierheime schnell reagieren und helfen.

2. Mit flexiblen Workflows und agilen Arbeitsmethoden ans Ziel

Für agile Teams sind Workflows das A und O. Es sind immer mehrere Teams beteiligt, zahlreiche bewegliche Elemente müssen koordiniert werden, und man steht häufig dabei vor den unterschiedlichsten Hindernissen. Um effektiv zusammenarbeiten und Fristen erfolgreich einhalten zu können, benötigt dein Team einen flexiblen Workflow, der Mitarbeiter und Projekte voranbringt. Trello Enterprise optimiert den Workflow mit anpassbaren Integrationen und Automatisierungen, die die Anzahl sich wiederholender Aufgaben minimieren, die Kommunikation verbessern und sich in vorhandene Tools einbinden lassen.

Butler verwendet beispielsweise Befehle in natürlicher Sprache, um fast jede Aufgabe in Trello zu automatisieren – vom Erstellen benutzerdefinierter Schaltflächen bis hin zur Zuweisung von Aufgaben an Teamkollegen. Teams werden sogar an bevorstehende Fristen erinnert. Diese Automatisierungen sparen Zeit und ermöglichen es deinem Team, sich voll und ganz auf das Projekt zu konzentrieren.

Mit Trello-Integrationen können deine Teams das volle Potenzial der Tools ausschöpfen, die sie bereits verwenden – einschließlich Slack, Gmail, Salesforce und vielen weiteren. So muss nicht ständig zwischen Bildschirmen hin- und hergewechselt werden und die Zusammenarbeit in Abteilungen, die verschiedene Tools verwenden, wird vereinfacht. 

Das Team der gemeinnützigen Organisation DoSomething.org hat seine Workflow-Anpassungen mit Trello ganz schön auf Vordermann gebracht. Mithilfe von Trello und Zapier bearbeitet es mehr als 1.100 Tickets pro Monat. Es nutzt Automatisierung, um den Zeitaufwand für Anfragen zu reduzieren. Dank Integrationen und Power-Ups können die Mitarbeiter nahtlos und mühelos auf beiden Plattformen arbeiten.

3. So behalten selbstorganisierte Teams die Übersicht

Agile Teams müssen die Arbeitsabläufe jederzeit in Bewegung halten. Stillstand ist keine Option. Sprints, bei denen Teams nur wenig Zeit haben, um bestimmte Projekte abzuschließen, und enge Fristen bilden einen großen Bestandteil der agilen Methoden. Agile Teams müssen sehen können, wer an was arbeitet, wo sich bestimmte Aufgaben im Workflow befinden und wo sich Probleme abzeichnen – nur so können sie ihre Fristen einhalten und Ziele erreichen.

Die neuen Ansichten von Trello Enterprise, also Tabellenansicht, Dashboard-Ansicht und Zeitleistenansicht, ermöglichen einen optimalen Einblick in bestimmte Aufgaben und die Arbeitsverteilung. Diese Ansichten sind für das gesamte Team zugänglich und helfen, Aufgaben besser zuzuweisen, Kollegen zu unterstützen und Engpässe zu erkennen.

Tabellenansicht

Die Tabellenansicht bietet einen allgemeinen Überblick über alle Boards. Alle Teammitglieder sehen die Karten mehrerer Trello-Boards in einem kompakten und überschaubaren Format. So wird auf einen Blick deutlich, auf welche Weise Teams und Abteilungen verknüpft sind. Die Karten in der Tabelle können gefiltert und nach Listen, Label, Mitgliedern und Fälligkeitsdaten sortiert werden.

Die Tabellenansicht ist für agile Teams äußerst nützlich, da sie einen Überblick über den Fortschritt bestimmter Aufgaben und auf die Unternehmensziele hin bietet. Teams können den Status des Gesamtprojekts schnell anzeigen und gleichzeitig Aufgaben nach Abteilungen organisieren. Durch das Filtern der Liste lässt sich einfach verfolgen, wo die Arbeitslast gerade am höchsten ist. So lassen sich Aufgaben gleichmäßiger verteilen und Burn-outs werden vermieden.

Dashboard-Ansicht

In der Dashboard-Ansicht, in der Daten in leicht lesbaren Diagrammen organisiert und visualisiert werden, können Teams ihre Projekte aus der "Vogelperspektive" sehen. Standardmäßig sind in Trello vier Kartensets vorkonfiguriert – Karten pro Liste, Karten pro Mitglied, Karten pro Label und Karten pro Fälligkeitsdatum. 

Diese Diagramme zeigen, welcher Prozentsatz der Aufgaben überfällig ist, wie viele Aufgaben ausgeführt oder abgeschlossen wurden und welches Teammitglied gerade die meiste Arbeit hat. Sollte dieses Format für dein Team nicht relevant sein, kannst du die Diagramme natürlich auch an eure Anforderungen anpassen.

Durch die Betrachtung des großen Ganzen hilft die Dashboard-Ansicht dem Team dabei, den Überblick zu behalten und sich nicht in Einzelaufgaben zu verzetteln. Sie liefert die notwendigen Daten, mit denen Teams proaktiv denken und potenzielle Schwierigkeiten prognostizieren statt nur darauf reagieren können.

Zeitleisten-Ansicht

Die Zeitleistenansicht zeigt Aufgaben in einem praktischen Zeitleistenformat an. Teams können Projektaufgaben nach Start- und Fälligkeitsdatum organisieren und Daten einfach per Drag & Drop anpassen, wenn sich Fristen verschieben.

Diese Ansicht eignet sich hervorragend für agile Teams, die größere Projekte in überschaubare Teile für Sprints aufteilen möchten. Jeder Schritt, der erforderlich ist, um ein wichtiges Ziel zu erreichen oder ein Projekt abzuschließen, ist klar zu erkennen. Das macht es einfacher, die Motivation des Teams aufrechtzuerhalten und potenzielle Hindernisse oder Engpässe in jeder Projektphase vorherzusehen.

4. Die Erfolge (und Potenziale) deiner agilen Teams jederzeit auf den Boards im Blick

Ein wichtiger Teil des agilen Prozesses ist die Retrospektive, die es Teams ermöglicht, sich nach Projektabschluss noch einmal vor Augen zu führen, was gut funktioniert hat – und was nicht. Trello Enterprise-Boards machen es agilen Teams ganz einfach, über ihre verschiedene Aufgaben und die Struktur des Workflows nachzudenken. So lässt sich rückblickend leicht feststellen, wo die Dinge gut gelaufen sind und wo noch Verbesserungsbedarf besteht.

Durch die visuelle Darstellung von Trello wird unmittelbar deutlich, welche Bereiche problematisch oder besonders erfolgreich waren. Dein Team kann Label verwenden, um Aufgaben zur weiteren Diskussion in Retrospektiven zu kennzeichnen, und sehen, welche Aufgaben nach einem Sprint überfällig oder nicht beendet waren.

"Für jedes Projekt, an dem wir arbeiten, sehe ich auf dem Trello-Board sofort, ob wir in den meisten Aufgaben noch mittendrin stecken oder ob sie schon kurz vor der Fertigstellung stehen", sagt Jonathan Hoefler von Hoefler& Co. über die Verwendung von Trello.

Mit Trello Enterprise können Teams sogar Retrospektiven abhalten. Die Boards bieten einen Überblick darüber, was gut gelaufen ist und was besser hätte laufen können. So können Teams genaue Aktionsschritte festlegen und gemeinsam bei einem Brainstorming neue Ideen finden. In diesem Beispiel für eine Sprint-Retrospektive kannst du sehen, wie das ablaufen könnte.

Trello-Enterprise führt agile Teams zum Erfolg

Die einzigartigen und anpassbaren Funktionen von Trello werden von einigen der innovativsten Unternehmen der Welt, darunter auch von Google und Kickstarter, für agile Projektmethoden genutzt. Nicht ohne Grund wird es regelmäßig als eines der besten Projektmanagement-Tools bezeichnet.

Eröffne deinem Team das volle Potenzial agiler Methoden! Das Trello Enterprise-Team zeigt dir in einer benutzerspezifischen Demo gern, wie Trello Enterprise dein Unternehmen unterstützen kann. Wenn du es gar nicht erwarten kannst, Trello Enterprise in Aktion zu sehen, sieh dir das On-Demand-Webinar von Trello an.