Wie wichtig ist kontinuierliche Prozessoptimierung für dein Team?

Arbeit verändert sich und wird schneller. Im vergangenen Jahr wechselten Unternehmen scheinbar über Nacht von In-Office zu Home-Office und Remote-Work. Doch viele Unternehmen waren noch nicht dafür gewappnet. Sie hatten einfach nicht die richtigen Praktiken und verwendeten immer noch dieselben Tools, Prozesse und Methoden, wie in den letzten zehn oder mehr Jahren.

Deshalb wird Prozessoptimierung angewandt. Sie ermöglicht Unternehmen, einen proaktiven Ansatz zu verfolgen und aktuelle Prozessverbesserungen zu analysieren und zu identifizieren. Nur wenn Unternehmen ihren aktuellen Status genau analysieren, erkennen sie, wie sie ihn optimieren können. Eine Vorgehensweise der Prozessoptimierung kann z.B. sein, weitere Mitarbeiter einstellen, unnötige Schritte eines Workflows eliminieren oder neue Technologien einführen.

Um zu überleben, müssen sich Unternehmen den Veränderungen ihrer Branche und der Weltwirtschaft anpassen. Eine kontinuierliche Prozessverbesserung macht dies möglich, ist allerdings nicht einfach. Veränderungen sind niemals einfach. Mit den richtigen Tools können Unternehmen auch die große Herausforderung einer Prozessoptimierung bewältigen.

Gewinne Mitarbeiter für eine Prozessverbesserung

Veränderungen können wegen unbekannter Risiken beängstigend sein. Die Aussage der Forschung ist klar, wenn es um den Arbeitsbereich geht: Mitarbeiter verlieren nicht gerne die Kontrolle.

Nehmen wir das Beispiel "Tools". Arbeitnehmer bleiben lieber bei Altbekanntem. Formeln der Tabellenkalkulation der alten Schule werden gehostet und Hunderte, wenn nicht sogar Tausende, E-Mail-Posteingänge von Nachrichten und digitalen Dateien werden so organisiert, dass nur der Account-Besitzer damit zurecht kommt. Für alle anderen sind es spanische Dörfer. Man sehnt sich nach Vorhersehbarkeit, Kalkulierbarkeit und Routine, obwohl dies in der alten Form nicht besonders effizient ist.

Mitarbeiter sind nicht per se gegen neue Technologien. Aber erschwerend ist für sie, dass neue Arbeitsmittel selten von den Unternehmen effektiv implementiert werden. Tools werden kurzfristig oder überstürzt eingeführt oder einfach nur zur Verfügung gestellt. Abschließend geht man zum nächsten Punkt des Change-Managements und zur Tagesordnung über. Dies führt dazu, dass Arbeitnehmer sich frustriert fühlen und sich nicht sicher sind, wie man das neue Tool eingliedert und wie es ihnen und dem Unternehmen zugute kommen kann. Wie also vorgehen?

Versetze deine Mitarbeiter in die Lage, auf sinnvolle Weise zu arbeiten

In einer globalen Studie über Technologie am Arbeitsplatz stellte die Unternehmensberatung PricewaterhouseCoopers fest, dass 90% der Führungskräfte der Meinung seien, sie entschieden sich für neue Technologien, um ihre Teams zu unterstützen. Allerdings stimmten dem nur 53% der Mitarbeiter zu.

Wenn du nicht genau weißt, welche Tools dein Team für seine Arbeit benötigt, kann eine falsche Auswahl katastrophale Auswirkungen auf die Mitarbeiter haben. Die Arbeitszufriedenheit und das Engagement leiden. Dies kann sich im Laufe der Zeit negativ auf das Unternehmen auswirken.

Mitarbeiter wünschen sich Tools, die ihnen bei der Erledigung ihrer Arbeit helfen, Werkzeuge, die sich positiv auf ihre tägliche Arbeit auswirken und die ihnen ihre dringlichen Fragen beantworten.

Wenn du nicht genau weißt, welche Tools dein Team für seine Arbeit benötigt, kann eine falsche Auswahl katastrophale Auswirkungen auf die Mitarbeiter haben.

Tools wie Trello-Enterprise ermöglichen es den Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und das gemeinsame Konzept zu verstehen, wie ihre Beiträge und ihre Arbeit zu einem Ganzen, zu einem Projekt oder einer größeren Initiative werden. Dies ist alles in Echtzeit einsehbar.

Mit Trello können Mitarbeiter Projekte, Prozessoptimierungen und die Kommunikation untereinander mithilfe von Boards und Team-Arbeitsbereichen problemlos anzeigen. Ob es sich um ein Marketingteam handelt, das an externer Kommunikation arbeitet, oder um ein Entwicklungsteam, das den nächsten Sprint plant — Trello hilft Teams, unabhängig vom geografischen Standort synchron zusammenzuarbeiten. Informationen, Workflows und den sofortigen Zugriff — alles an nur einem Ort! Trello hilft durch seine Vorlagen und sein intuitives Design, die Anwendung des Tools während der Handhabung zu erlernen und unterstützt so die digitale Einführung im gesamten Unternehmen.

Workflow-Effizienz fördert die Prozessverbesserung

Eine effektive Prozessoptimierung erfordert eine kontinuierliche Vorwärts-Dynamik. Ineffiziente Workflows können den Fortschritt verlangsamen oder schlimmer noch — alles zum Stillstand bringen.

Nehmen wir das klassische Fließband. Ein Spielzeugauto fährt durch die vorgesehenen Stationen und jeder Montage-Takt fügt ein anderes Teil hinzu — zuerst der Rahmen, dann die Räder, dann die Türen. Bei der Station, die die Farben aufträgt, muss dies wegen der besonderen Mischtechniken der einzelnen Farben zeitlich gut abgestimmt sein. Wäre dies nicht der Fall, würden sich rasant schnell die Autos stapeln. Das Räderwerk der "Modernen Zeiten" würde versagen und der Rückstand erschiene bald unüberwindbar.

Workflow-Engpässe sind häufig die Übeltäter, die einer Prozessoptimierung entgegenwirken. Sie machen es schwierig, das Ergebnis vorherzusagen, wie schnell z.B. ein Team ein Projekt abschließen oder einen wichtigen Software-Patch veröffentlichen kann. Engpässe werden sehr oft erst erkannt, wenn sie bereits Schaden verursacht haben. Mit den richtigen Tools kannst du Workflows überwachen, Engpässe vermeiden oder beheben, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Engpässe identifizieren und Aufgaben automatisieren

Arbeiten, die eher in Schüben als in einem planbaren Ablauf ausgeführt werden, können auf einen Engpass hinweisen. Ein Designteam benötigt beispielsweise einen Vorsprung für die Unterzeichnung der Konzeptskizzen, bevor es seine Idee in die Tat umsetzen kann. Wenn Ideen erst genehmigt werden müssen, hat dies möglicherweise eine Pause zur Folge, bevor das Projekt abgeschlossen werden kann.

Für das Designteam stellt der Genehmigungsprozess einen Bremsklotz dar. Workflow-Störungen und Engpässe weisen häufig auf schlecht zugeteilte Ressourcen oder eine veraltete Prozess-Vorgehensweise hin. Durch die Identifizierung des Problems können Teams Brainstorming-Lösungen entwickeln.

Trello-Enterprise bietet Teams einen umfassenden Einblick, wie Aufgaben in ihrem Workflow optimal ausgeführt werden. Mithilfe von Trello Listen wie "Auftragserwartung", "Nachforschen" oder "Ausstehende Überprüfung" erkennen Teams sehr schnell, wo sich Karten in Engpässen stapeln und die Ursache untersuchen.

Teams können Aufgabenbereiche und die dafür zugewiesenen Mitglieder filtern. So sieht man, ob ein Teamkollege überlastet ist oder wer möglicherweise zusätzliche Aufgaben übernehmen kann. Das Filtern nach Fälligkeitsdaten zeigt, welche Aufgaben in welcher Zeit erledigt werden müssen. So können Prioritäten gesetzt werden, und es wird eindeutig, welche Aufgaben zuerst anliegen.

Mit Trello-Enterprise können Teams auch unbegrenzt die Automatisierungen nutzen. So wird die Anzahl der sich wiederholenden Aufgaben reduziert. Wie hilft dies bei Engpässen? Stelle dir einen Teamleiter vor, der zu Beginn eines Entwicklungssprints oder einer Markteinführungskampagne immer wieder die gleichen Karten erstellen muss. Karten-Wiederholung oder Board-Vorlagen können automatisch Aufgaben oder Projekte starten, sodass Teams sofort mit der Arbeit beginnen können.

Gute Zusammenarbeit reduziert den Zeitaufwand für Besprechungen

Seit Jahrzehnten verlassen sich Teams auf Meetings, um Informationen auszutauschen, Beiträge zu leisten oder einen Konsens über ein Thema zu erzielen. Jedoch sind sich Mitarbeiter einig, dass ständige Besprechungen oft unproduktiv und Zeitverschwendung sind. Diese eingefahrenen Gewohnheiten zu ändern, ist sicher nicht leicht.

Besprechungen verkürzen wertvolle Zeit, die eingesetzt werden könnte, um Aufgaben zu erledigen. Meetings stören oder unterbrechen den Arbeitsablauf. Um ablenkungsfrei bis zu einem Abschluss arbeiten zu können, kommt es vor, dass Mitarbeiter früher zur Arbeit kommen, bis spät bleiben oder überhaupt vermeiden, ins Büro zu gehen.

Eine kontinuierliche Prozessverbesserung fordert Teams auf, bessere und effiziente Arbeitsmethoden zu finden. Dazu gehören ebenfalls ein Informationsaustausch und gut geplante Teammeetings. Die heutige Technologie bietet den Teams die Möglichkeit einer virtuellen Zusammenarbeit jederzeit und von überall.

Gib deinen Mitarbeitern das Werkzeug in die Hand, sich von jedem Ort und zu jeder Zeit miteinander zu verbinden

Veränderungen der heutigen Arbeitssituation führen dazu, dass immer mehr Teams remote oder in einer Hybrid-Mischung aus Homeoffice und Büro arbeiten. Daher verlassen sich Teams verstärkt auf Tools, die diese gemeinsame Arbeit vereinfachen.

Mithilfe von Tools, die die Team-Zusammenarbeit fördern, können Mitarbeiter in Echtzeit oder, wann immer es für sie bequemer ist, miteinander in Verbindung treten. Diese asynchrone Methode ermöglicht es, sich auf erforderliche Aufgaben voll und ganz zu konzentrieren. Die Entscheidung, wann Benachrichtigungen und Mitteilungen überprüft werden, liegt bei jedem einzelnen.

Zusammenarbeits-Tools sind mehr als ein Mittel, um gemeinsam eine Arbeit zu erledigen — sie helfen Remote- und Hybrid-Teams, sich verbunden zu fühlen. Diese gemeinsam genutzten Arbeitsbereiche werden zum Zentrum für Teamaktivitäten und Interaktionen.

Zusammenarbeits-Tools sind mehr als ein Mittel, um gemeinsam eine Arbeit zu erledigen — sie helfen Remote- und Hybrid-Teams, sich verbunden zu fühlen.

Trello-Enterprise bietet Teams flexible und individuelle Arbeitsbereiche, in denen jeder strategisch festlegen kann, wie er seine Zusammenarbeit gestalten möchte. Gespräche zu einem bestimmten Thema können auf einer relevanten Karte gespeichert und Teammitglieder markiert werden. Mitarbeiter aktivieren die Überwachungsoption einer Karte, um über alle Neuigkeiten und Aktualisierungen eines Gesprächs oder einer Aufgabe informiert zu werden. Mit Trello wird jede Interaktion dokumentiert, sodass jeder Prozess und jeder einzelner Schritt filterbar ist.

Brainstorming unter den Teamkollegen wird durch das Abstimmungs-Power-Up erleichtert. Jeder kann über vorgeschlagene Themen abstimmen. Überlege dir, welche Aufgaben als Nächstes zu bewältigen sind oder welches virtuelle Teambuilding-Event dir Spaß macht. Es war noch nie einfacher, einen Konsens unter den Teammitgliedern zu erzielen. Wenn Besprechungen zu aktuellen Geschehnisse erforderlich werden, sei es virtuell oder im Büro, können Team-Besprechungsboards euch dabei unterstützen.

Wissensaustausch-Praktiken wirken sich positiv auf Zeit und Geld aus

Je größer dein Unternehmen wird, desto schwieriger kann es sein, Informationen zwischen Abteilungen und Mitarbeitern auszutauschen. Oft haben Unternehmen die falschen oder zu viele Tools, sodass man unsicher ist, wo nach den benötigten Informationen gesucht werden soll. Diese ineffizienten Wissensaustausch-Praktiken können großen Unternehmen durchschnittlich 13,3 Millionen US-Dollar pro Jahr kosten.

Wenn Informationen auf mehreren Tools verteilt oder auf den PCs jedes Teammitglieds gespeichert werden, verbringen die Mitarbeiter mehr Zeit mit Ressourcen-Suche oder mit der Neuerstellung dieser Ressourcen. Die eigentliche Arbeit bleibt unerledigt. All diese zusätzliche Arbeit beeinträchtigt den Erfahrungsaustausch unter den Mitarbeiten. In einer Umfrage unter 1.000 Arbeitnehmern äußerten 81% ihre Frustration darüber, dass sie arbeitsrelevante Informationen nicht finden konnten.

Noch schwieriger wird es für Mitarbeiter, die mit den Anforderungen der Remote-Work noch nicht vertraut sind, wenn sie keinen Zugriff auf die erforderlichen Daten haben. Betrachten wir die jüngste Verschiebung, die Unternehmen auf der ganzen Welt als Reaktion auf die Pandemie vorgenommen haben, bemerken wir Schwierigkeiten unter anderem in der Zusammenarbeit und in der Kommunikation. Methoden zur Prozessoptimierung in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen werden dringend nötig.

Teams brauchen Projekt-Einblicke und genaue Infos über die geführten Gespräche. Dies muss an einem zentralen Ort stattfinden. Die Umstellung auf Remote-Arbeit bringt ineffiziente Praktiken ans Licht.

Gib deinem Team ein zentrales Wissensmanagement

Ein zentrales Wissensmanagement schafft einen "Single Point of Truth" (SPOT), ein allgemeingültiger redundant gehaltener Datenbestand, auf den das gesamte Unternehmen für benötigte Informationen zugreifen kann. Dieses Maß an Transparenz ist beispielhaft und fördert eine Prozessverbesserung. Es ermöglicht Teammitgliedern und Führungskräften, Informationen zu finden, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Trello-Enterprise zeichnet sich durch dieses Wissensmanagement aus. Jedes Board ist einem Thema gewidmet. Ein detaillierten Einblick in ein Produkt oder alles, was neue Mitarbeiter über deinen Onboarding-Prozess wissen müssen, wären Themen. Durch diesen leicht zugänglichen Datenbestand können alle Mitarbeiter die benötigten Informationen schnell finden, ohne einen Dritten um Hilfe bitten zu müssen.

Mit Trello profitieren Teams von dem in Echtzeit aktualisierten Wissen. Wenn Teams den Prozess des Informationsaustauschs beherrschen, können Mitarbeiter darauf vertrauen, dass die Informationen auf dem letzten Stand sind. Früher datierte oder laufende Entwürfe können als historische Referenz an Karten angehängt werden. Mitglieder des Marketingteams sind somit sicher, keine alte PowerPoint-Präsentation einer Markenentwicklung (Branding) zu bearbeiten.

Bist du nun besorgt darüber, dass man auf Informationen zugreifen könnten, die nicht für Dritte bestimmt sind? Auf Unternehmens- oder Abteilungsebene legt der Trello-Enterprise-Admin die Board-Berechtigung fest, sodass nur zugelassene Mitarbeiter auf bestimmte Boards oder Arbeitsbereiche zugreifen können. Umfangreiche Kunden-Profile, vertrauliche Finanzinformationen oder geheime Produktmerkmale während der Entwicklung sind vor versehentlichem internen und externen Zugriff geschützt.

Prozessverbesserung beginnt ganz oben

Veränderung ist unvermeidlich. Wenn Unternehmen eine kontinuierliche Prozessverbesserung und in ihren Praktiken und Tools Agilität einsetzen, sind sie auf neue Trends ihrer Branche vorbereitet. Als Führungskraft hast du die Power, dies zu erreichen. Du kannst nicht nur die notwendige Prozessverbesserung vorantreiben, sondern auch die Tools zur Verfügung stellen, die dein Team zum Erfolg führen.

Mit Trello-Enterprise hat dein Team die besten Voraussetzungen, jede Herausforderung zu meistern.