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Wie automatisiere ich die Erstellung eines Gantt-Diagramms mit Trello und Eleggant?

Gantt-Diagramme für Projekt-Roadmaps mit Elegantt & Trello

Eine Roadmap ist eine visuelle Darstellung des Entwicklungszeitplans eines Projekts. Es liefert nicht nur ein Gesamtbild des Projekts, sondern ermöglicht es dir auch, eine strategische Vision mit deinem Team zu teilen. Mit einer Projekt-Roadmap kann dein Team die Anstrengungen koordinieren und die Ziele effektiv nach einem gemeinsamen Plan erarbeiten und erreichen.

Im Kern sollte eine gute Projekt-Roadmap diese folgenden vier Schlüsselelemente enthalten:

  • Ziele
  • Zeitpläne
  • Eckdaten
  • Aufgabenabhängigkeit

Diese Liste kann jedoch zu einer sehr komplizierten Darstellung von Informationen führen, wenn du alle beweglichen Teile deines Projekts berücksichtigen möchtest. Das Gantt-Diagramm-Tool kann dein bester Freund sein, um Informationen auf den Punkt zu bringen, und sie zu visualisieren. Ja, das sagten wir schon.

Gantt Chart in Trello erstellen

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Das Gantt-Diagramm ist im Grunde genommen eine grafische Darstellung, die eine Liste von Aufgaben zeigt mit zugewiesener Zeitangabe, die für die Erledigung der Aufgaben zur Verfügung steht.

Gantt-Projekte haben häufig einen schlechten Ruf, weil sie zu kompliziert und schwer zu interpretieren sind. Es gibt jedoch eine Reihe von Gründen, warum du einen zweiten Blick auf sie werfen solltest:

  • Informationen sind sehr einfach gemeinsam zu nutzen: Jeder im Projekt wird zeitgleich über Aktualisierungen informiert. Das Gesamtbild zu teilen ist oft eine gute Möglichkeit, sich gegenseitig zu motivieren.
  • Planungssicherheit: Sobald die Planungsphase abgeschlossen ist, kannst du gezielte und effektive Entscheidungen in Bezug auf Ressourcenzuweisungen, Zeitpläne und sogar bezüglich der eigenen Aufgaben treffen.
  • Überwache den Projektfortschritt auf Produktivität: Mithilfe Gantt-Diagramme kannst du Aufgaben, Termine und Fristen optimal nutzen, und maximale Effizienz erzielen. Stelle es dir so vor: Wenn du ja weißt, dass jemand anderes darauf wartet, dass du deine Aufgabe beendest, also die Folgearbeit von deiner abhängig ist, würdest du dann zögern, deinen Part des Gantt-Charts fristgemäß zu erstellen?

Der Schlüssel für diese Vorteile, besteht darin, Gantt-Diagramme erstellen und optimal zu nutzen, ohne dass Vorbereitungen und Aktualisierungen erforderlich sind. Wenn du eine Projekt-Roadmap in Trello erstellst, kannst du automatisch und nach Bedarf Gantt-Diagramme erstellen. Plane dein Projekt, und dein Diagramm wird folgen. Nicht so beängstigend, oder?

So erstellst du mit Trello und dem neuen Elegantt Power-Up eine Gantt-orientierte Projekt-Roadmap.

Konzentriere dich auf dein Board

Ein Trello-Board wird häufig erstellt, weil man ein bestimmtes Endresultat im Auge hat. Vielleicht ist aber dein tag-tägliches Trello-Board nicht gerade geeignet, die perfekte Roadmap deiner Träume zu werden. Dann erstelle stattdessen ein neues, das sich deinem Projektplan gezielt anpasst. Mache dein Projektziel auf einer Trello-Karte sichtbar, so kannst du dich immer darauf beziehen, solltest du Zweifel an den Projektaufgaben oder an den Projektprioritäten haben. Frage dich auch immer: "Hilft uns das wirklich, unser Ziel zu erreichen?"

Da jede Board-Aufgabe Teil deiner Roadmap (und deines Gantt-Diagramms) wird, definiere und überprüfe die Projektprioritäten regelmäßig. Und habe auch keine Bange, Aufgaben wegzuwerfen, wenn sie nicht mit dem zuvor definierten Ziel übereinstimmen. Frage dich:

  • "Ist diese Anstrengung gut genug für das, was ich tun möchte?"
  • "Habe ich genug Zeit, um diese Aufgabe zu erledigen, ohne den Zeitplan des Projekts zu stören?"
  • "Hilft mir diese Aufgabe wirklich bei meinem Ziel?"

Indem du den Inhalt deines Boards ständig hinterfragst, erkennst du auch kritische Pfade, wie z.B. eine Aufgaben-Sequenz, die kurz vor dem Fälligkeitsdatum steht. Sie muss rechtzeitig erledigt werden, wenn nicht das gesamte Projekt verzögert werden soll. Der kritische Pfad deines Projekts besteht aus "Must-Have” Dependancen Aufgabenabhängigkeiten, die nur gestartet werden können, wenn die vorherigen abgeschlossen sind. Aufgabenabhängigkeiten werden in einem Gantt-Diagramm-Projekt folgendermaßen angezeigt:

Gantt Chart erstellen

Das Endergebnis? Stelle dein Team für den Erfolg auf, konzentriere dich darauf, welche Aufgaben für den Abschluss des Projekts wirklich wichtig sind.

Break it down (und wieder - zerlege große Aufgaben)

Beginne mit der Listen-Organisation und einer einfachen Bestandsführung und Produktionssteuerung, einem Kanban-inspirierten Workflow:

Kanban-Workflow für die Trello-Projekt-Roadmap

Mit der Kanban-Methode "ziehst" du nach dem Pull-Prinzip deine Arbeit nach Bedarf und nach deiner Kapazität in den Prozessvorgang. Das heißt, während eine Aufgabe bearbeitet wird, verschiebt sich diese Karte auf dem Projektboard von links nach rechts.

Nachdem du die Workflow-Phasen "To Do“, "in Arbeit“ und "Done“ festgelegt hast, unterteile dein Projekt in Hauptbereiche. Wähle die oberste Ebene der Aufgabenorganisation entsprechend deinem Projekt und bezeichne und identifiziere sie mit Label. So kannst du Aufgaben deiner verschiedenen Teams (wie Marketing, Entwicklung und Design) oder die Hauptteile deiner Projekte (wie Logistik, Standort, Gäste und wer weiß Flitterwochen) markieren und organisieren. Später können diese Aufgaben nach ihren Label-Bezeichnungen sortiert werden.

Während du dein Projekt entwirfst, ist es hilfreich, alle Ideen schon in der Entwurfsphase in einem separaten Dokument zu sortieren. Zu empfehlen ist es das Projekt in Untergruppen, Aufgaben, Checklisten usw. aufzuschlüsseln. So erhältst du kurze Aufgabenbereiche, die in Bezug auf die Ausführungszeit leichter abschätzbar sind. Der Trick hier besteht darin, deine Aufgaben so spezifisch wie möglich zu betiteln. Bestehend aus Verb + Subjekt. Zum Beispiel ist die Bezeichnung „Pressearbeit“ eher eine Untergruppe als eine Aufgabe, während „Liste der Fachjournalisten erstellen“ eine echte Aufgabe ist.

Sobald du mit deiner Projektstruktur zufrieden bist, kannst du deine Aufgaben auf deinem Trello-Board unter der Liste "Aufgaben" erstellen. Verwende verschiedenfarbige Label. So kannst du Aufgaben deines Top-Level-Teams oder der verschiedenen Projektteile gut zuordnen und organisieren.

Ein weiterer Teil des "Break-it-Down"-Prinzips besteht darin, sicherzustellen, dass deine Aufgabentitel und -beschreibungen klar genug definiert sind. Wenn etwas nicht eindeutig definiert wurde, kann ein scheinbar kleines Stückchen Arbeit zu einem großen Problem werden; vor allem wenn mehrere Teams an der Aufgabe beteiligt sind und wichtige Eckdaten festgelegt wurden.

Lege den Zeitplan für dein Projekt fest

Das richtige Timing ist eine der größten Herausforderungen der Projektplanung. Definiere die wichtigsten Eckdaten, auch um bedeutende Erfolge auf dem Weg zum Ziel zu kennzeichnen. Setze Fristen, so stellst du sicher, dass alle Projektaufgaben pünktlich abgeschlossen werden. Hier sind einige Tipps, die dir dabei helfen:

  • Frage dich, was bei deinem Plan eventuell hinderlich werden könnte. Wo liegen die Risiken? Wie kannst du sie vermeiden?
  • Stimme dich mit deinem Team ab und schätzt gemeinsam ab, wie lange es dauern wird, bis die jeweils zugewiesenen Aufgaben erledigt sind.
  • Fristen sind gut. Aber besser ist, die Dauer der Durchführung im Visier zu haben. Eure Roadmap muss die Enddaten und die Startdaten anzeigen. Aufgaben, dessen Durchführung „einfach“ oder „schnell“ erscheinen, sind oft im Nachhinein Verzögerungen ausgesetzt. Vermeide Fristen an Wochenenden oder an Feiertagen. Besser ist es im Vorfeld zu entscheiden, ob eine Frist am Montag nach dem Wochenende, oder am Freitag davor abgeschlossen werden soll. So beschränkst du eine Fristüberschreitung auf ein Minimum.

Lege jeweils nur ein Fälligkeitsdatum auf einer Karte fest. Jetzt wo alle Aufgaben auf einer Zeitachse aufgelistet, kategorisiert und festgelegt sind, bist du von deinem Online-Gantt-Diagramm nur noch einen Klick entfernt.

Jetzt wird der Gantt-Projektplan automatisch

Um ein automatisches Gantt-Diagramm für deine Projekt-Roadmap zu erstellen, musst du Elegantt Power-Up in Trello aktivieren.

So aktiviert man Elegantt in Trello

Nach der Aktivierung wird oben rechts in deinem Board neben "Menü anzeigen" der Link "Elegantt" angezeigt. Wähle den Link aus, melde dich mit deinem Trello-Konto an und genehmige die App-Berechtigungen.

Basierend auf deinen Karten erstellt das Elegantt Power-Up automatisch ein Gantt-Diagramm und berechnet das Start- und Enddatum anhand der Kartendaten. Tatsächlich sind die einzelnen Termine für das Gantt-Projektmanagement ausschlaggebend: Elegantt berücksichtigt die vorhandenen Fälligkeitstermine deiner Karten, und erstellt anhand dieser Infos dein Gantt-Diagramm. Sollte für eine Karte kein Fälligkeitsdatum festgelegt worden sein, legt Elegantt die Frist automatisch auf den Freitag nach dem Startdatum.

Auch Startdaten werden ebenfalls automatisch berechnet, sofern nichts anderes festgelegt wurde. Wenn an einem Wochentag eine Karte erstellt oder in das aktuelle Forum verschoben wurde, wird das Startdatum auf den kommenden Montag festgelegt. Andernfalls wird es auf den vorherigen Montag gesetzt. Die Idee ist, die Karten automatisch in wöchentliche Sprints zu gruppieren. Elegantt wird ebenfalls versuchen, die bevorstehenden fälligen Karten eines Mitglieds so zu planen, dass Überschneidungen während des Sprints vermieden werden.

Profi Tipp: Aktiviere die Elegantt for Trello Chrome-Erweiterung, dann werden benutzerdefinierte Startdaten für jede Karte festgelegt.

Elegantt für Trello Chrome Erweiterung

Achte auf den Projektstatus

Sobald du dein Diagramm in Betrieb genommen hast, kannst du mithilfe der Ansichten "Geplant" und "Aktuell" deine Karten in zwei Entwicklungsstadien anzeigen:

  • Die geplanten Start- und Fälligkeitsdaten entsprechen der Zeit, die du für eine Karte anberaumen möchtest (je nach Fälligkeits- und Starttermin).
  • Die effektiven Start- und Enddaten geben die Zeit an, in der du tatsächlich die Aufgabe bearbeitest. Zugrunde gelegt wird die Board-Bewegung der Karte (daher der Kanban-Stil).

Effektive Ansicht im Trello-Gantt-Diagramm

Du kannst auch einen Fertigstellungsgrad für jede Karte anzeigen. Der Fertigstellungsprozentsatz berechnet sich aus der Position der Karte auf dem Board (Liste links außen = 0%, Liste rechts außen = 100%), sowie dem Verhältnis zu den fertiggestellten Elementen der Karten-Checklisten:

Zeitplan

Möchtest du den Fortschritt detaillierter sehen? Du kannst Aufgaben nach ihren Bezeichnungen filtern oder die Zeitleistenansicht ändern. Vergrößere die Ansicht von Woche zu Woche oder verkleinere sie nach Belieben auf eine Monats- oder Vierteljahresansicht.

Zoomansicht im Trello-Gantt-Diagramm

Das Erstellen einer Gantt-Chart-orientierten Roadmap kann sehr intuitiv sein, wenn du sie mit Trello kombinierst. So kannst du deine Aufgaben und den Projektfortschritt aktiv verwalten. Du kannst Kommentare, Vorschläge und weitere Informationen zu den Funktionen der Elegantt Power-Up- und der Chrome-Erweiterung in unserer öffentlichen Roadmap hinzufügen, mit Trello (selbstverständlich😉).


Übersetzung und Interpretation aus dem Englischen by Doret Pohl.

Siehe auch: 7 Möglichkeiten, Aufgabenverwaltung mit Trello optimal zu organisieren