Nutze die Trello-Gantt-Diagramme und strukturiere deine Projekte

Genau wie ein erfolgreicher Roadtrip benötigt dein nächstes Projekt viele Fika-Pausen, gute Musik, aber in erster Linie eine Roadmap.

Eine Roadmap ist eine visuelle Darstellung des Projekt-Entwicklungszeitplans. Sie liefert nicht nur ein Gesamtbild des Projekts, sondern ermöglicht es dir auch, die strategische Vision mit deinem Team zu teilen. Mit einer Projekt-Roadmap kann dein Team alle Projekt-Aufgaben koordinieren und somit Ziele effektiv nach einem gemeinsamen Plan erreichen.

Im Kern sollte eine gute Projekt-Roadmap diese folgenden vier Schlüsselelemente enthalten:

• Ziele
• Zeitpläne
• Eckdaten
• Aufgabenabhängigkeit

Wenn du alle beweglichen Zeitplan-Segmente deines Projekts berücksichtigen möchtest, kann dies jedoch zu einer sehr komplizierten Informations-Darstellung führen. Hier bietet sich als Projektmanagement-Zeitplan das Gantt-Diagramm-Tool an. Dieser Gantt-Projektplan visualisiert Informationen und bringt sie auf den Punkt.

Das Ziel ist, deine eigene Richtung zu finden. Jedes Team, je nach Größe, Umfang und Art des Projekts, hat seine Präferenzen, wie es Gantt-Diagramme erstellt und verwendet. 

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Bei einem Gantt-Diagramm handelt es sich um die grafische Darstellung einer Aufgaben-Liste, sowie der dafür vorgesehenen Zeitangaben.

Gantt-Projekte haben häufig einen schlechten Ruf, weil sie zu kompliziert und schwer zu interpretieren sind. Es gibt jedoch eine Reihe Gründe, warum du einen zweiten Blick auf sie werfen solltest:

1. Informationen sind gut gemeinsam zu nutzen: Jeder im Projekt wird gleichzeitig über Aktualisierungen informiert. Das Gesamtbild zu teilen, ist eine gute Möglichkeit, sich gegenseitig zu motivieren.
2. Planungssicherheit: Sobald die Planungsphase abgeschlossen ist, kannst du gezielte und effektive Entscheidungen in Bezug auf Ressourcenzuweisungen, auf Zeitpläne und sogar bezüglich der eigenen Aufgaben treffen.
3. Überwache den Projektfortschritt und erhalte Produktivität: Mithilfe der Gantt-Diagramme kannst du Aufgaben, Termine und Fristen optimal nutzen und maximale Effizienz erzielen. 

Ein typisches Beispiel einer Prokrastination: Dein Kollege wartet auf die Erledigung deiner Aufgabe, aber du zögerst jedes Mal, wenn du den ersten Blick auf dein derzeitiges Gantt-Diagramm wirfst und schiebst die Bearbeitung vor dir her.

Die Lösung liegt in einem Gantt-Diagramm, das online erstellt und optimal genutzt werden kann, ohne dass große Vorbereitungen und Aktualisierungen erforderlich sind. Wenn du eine Trello-Projekt-Roadmap erstellst, kannst du jederzeit automatisch und nach Bedarf Gantt-Diagramme erstellen. Plane dein Projekt und dein Gantt-Diagramm wird auf dem Fuß folgen. Klingt gut, oder?

Bevor wir uns mit den Details beschäftigen, erfahre jetzt und hier, wie du ein Trello-Board einrichtest, um die Erstellung eines voll funktionsfähigen (und sogar unterhaltsamen) Gantt-Charts zu optimieren.

Konzentriere dich auf dein Trello-Board

Ein Trello-Board wird häufig erstellt, wenn man ein bestimmtes Endresultat vor Augen hat. Vielleicht ist aber dein tagtäglich genutztes Trello-Board nicht für eine perfekte Roadmap geeignet. Erstelle stattdessen ein neues, das sich deinem Gantt-Projektplan gezielt anpasst. Mache dein Projektziel auf einer Trello-Karte sichtbar. So kannst du dich immer darauf beziehen, solltest du Zweifel an den Projektaufgaben oder an den Projektprioritäten haben. Frage dich auch immer: "Hilft uns das wirklich, unser Ziel zu erreichen?"

Da jede Board-Aufgabe Teil deiner Roadmap (und deines Gantt-Chats) wird, definiere und überprüfe die Projektprioritäten regelmäßig. Und scheue dich auch nicht, Aufgaben auszusortieren, wenn sie nicht mit dem zuvor definierten Ziel übereinstimmen. Hinterfrage also:

"Ist mein Einsatz ausreichend für das, was ich erreichen möchte?"

"Habe ich genug Zeit, um diese Aufgabe zu erledigen, ohne den Zeitplan des Projekts zu stören?"

"Hilft mir diese Aufgabe wirklich, mein Ziel zu erreichen?"

Indem du den Inhalt deines Boards ständig hinterfragst, erkennst du auch die "kritischen Pfade", wie z.B. eine Aufgaben-Sequenz, die kurz vor dem Fälligkeitsdatum steht. Sie muss priorisiert und rechtzeitig erledigt werden, um nicht das gesamte Projekt zu verzögern. Der kritische Pfad deines Projekts besteht aus "Must-Have"-Anordnungsbeziehungen: Aufgabenabhängigkeiten, die nur gestartet werden können, wenn die vorherigen abgeschlossen sind. 

Endergebnis: Stelle dein Team auf Erfolg ein! Konzentriere dich darauf, welche Aufgaben für den Abschluss des Projekts wirklich wichtig sind.

Break it down (Erreiche Großes in kleinen Schritten)

Beginne deine Listen-Organisation mit der Produktionssteuerung eines Kanban-inspirierten Workflows:

Mit der Kanban-Methode "ziehst" du nach dem Pull-Prinzip deine Aufgaben nach Bedarf und nach Kapazität in den Prozessvorgang. Das heißt, während des Bearbeitungs-Prozesses verschiebt sich diese Karte auf dem Trello-Projektboard von links nach rechts.

Nachdem du die Workflow-Phasen "To-Do“, "in Bearbeitung“ und "Done“ festgelegt hast, unterteile dein Projekt in Hauptbereiche. Ernenne das Top-Level deiner Aufgabenorganisation entsprechend deiner Projekte und kennzeichne sie anhand von Label. So kannst du Aufgaben deiner verschiedenen Teams (wie Marketing, Entwicklung und Design) oder die Hauptteile deiner Projekte (wie Logistik, Standort, Gäste und, wer weiß, Flitterwochen) organisieren. Später können diese Aufgaben nach ihren Label-Bezeichnungen sortiert werden.

Während du dein Projekt entwirfst, ist es hilfreich, alle Ideen schon in der Entwurfsphase in einem separaten Dokument zu sortieren. Zu empfehlen ist, das Projekt in Untergruppen, Aufgaben, Checklisten usw. aufzuschlüsseln. So erhältst du kleine Aufgabenbereiche, die in Bezug auf die Ausführungszeit leichter abschätzbar sind. Der Trick besteht darin, deine Aufgaben so spezifisch wie möglich zu betiteln, bestehend aus Subjekt + Verb. Zum Beispiel ist die Bezeichnung "Pressearbeit" eher eine Projekt-Untergruppe als eine Aufgabe. Während "Liste der Fachjournalisten erstellen" eine echte Aufgabe darstellt.

Sobald du mit deiner Projektstruktur zufrieden bist, kannst du deine Aufgaben auf deinem Trello-Board unter der Liste "To-Do" erstellen. Verwende verschiedenfarbige Label. So kannst du Aufgaben deines Top-Level-Teams oder der verschiedenen Projektteile gut zuordnen und organisieren.

Ein weiterer Teil des "Break-it-Down"-Prinzips besteht darin, sicherzustellen, dass deine Aufgabentitel und -beschreibungen klar genug definiert sind. Wenn etwas nicht eindeutig betitelt wird, kann eine scheinbar kleine Aufgabe, zu einem großen Problem werden, vor allem, wenn mehrere Teams an der Aufgabe beteiligt sind und wichtige Meilensteine/Eckdaten festgelegt wurden.

Lege den Projekt- und Zeitplan mit einem Gantt-Diagramm fest

Das richtige Timing ist eine der größten Herausforderungen der Gantt-Projektplanung. Definiere die wichtigsten Meilensteine, auch um bedeutende Erfolge auf dem Weg zum Ziel zu kennzeichnen. Setze Fristen! So stellst du sicher, dass alle Projektaufgaben pünktlich abgeschlossen werden. Hier sind einige Tipps, die dir dabei helfen:

• Frage dich, was bei deinem Plan eventuell hinderlich werden könnte. Wo liegen die Risiken? Wie kannst du diese vermeiden?
• Stimme dich mit deinem Team ab und überlegt gemeinsam, wie lange es dauern könnte, bis die jeweils zugewiesenen Aufgaben erledigt sind.
• Fristen sind gut. Aber besser ist, die Dauer der Durchführung im Visier zu haben. Deine Projekt-Roadmap muss End- und Startdaten enthalten. 
• Aufgaben, dessen Durchführung „einfach“ oder „schnell“ erscheinen, sind oft im Nachhinein Verzögerungen ausgesetzt. Vermeide Fristen an Wochenenden oder an Feiertagen. Besser ist es im Vorfeld zu entscheiden, ob eine Frist am Montag nach dem Wochenende, oder am Freitag davor abgeschlossen werden soll. So beschränkst du eine Fristüberschreitung auf ein Minimum.

Erstelle ein Fälligkeitsdatum auf jeder Karte. Jetzt, wo alle Aufgaben auf einer Zeitachse aufgelistet, kategorisiert und festgelegt sind, bist du von deinem Online-Gantt-Diagramm nur noch einen Klick entfernt.

Deine Gantt-Diagramm-Optionen in Trello

Nun hast du die Methodik, die Empfehlungen und sogar die Philosophie des Gantt-Diagramms herausgearbeitet. Lass uns also gemeinsam untersuchen, wie du diese Gantt-Projektplan-Technik mit Trello verwirklichen kannst.

Im Trello-Power-Up-Verzeichnis kann auf folgende Tools zugegriffen werden:

Planyway

Mithilfe des Planyway-Power-Ups kann die Team-Timeline-Funktion verschiedener Ansichten des Projekts abgerufen werden. Das bedeutet, dass deine Projekte in verschiedenen Formen angezeigt werden können, unabhängig davon, ob es sich um mehrere Teammitglieder oder um verschiedene Listen handelt.

Das Beste an Planyway ist, dass deine Trello-Karten und -Listen nahtlos mit der Planyway-Benutzeroberfläche synchronisiert werden. Alle Projektaktualisierungen und Fälligkeitsdaten werden sofort in Planyway übertragen.

Planyway ist eine kostenlose Power-Up. Die darin enthaltene Team-Timeline-Funktion ist jedoch nur mit einem bezahlten Planyway-Plan verfügbar.

TeamGantt

Während man einen kostenpflichtigen Plan für ein größeres Team benötigt, gibt es eine kostenlose Option mit dem TeamGantt-Power-Up geeignet für kleinere Teams.

Füge das TeamGantt-Power-Up deinem Trello-Board hinzu, aktiviere es und wähle die Projekte aus, die auf der Gantt-Konfiguration angezeigt werden sollen. Die Darstellungs-Optionen der Gantt-Diagramme sind so vielfältig wie deine Projekte, egal, ob du mehrere Karten einzeln darstellen möchtest, oder mehrere Karten auf einem Board vereinen willst.

Placker

Das "Projects-by-Placker-Power-Up" ist ein All-in-One-Power-Up für den Zeitplan deines Projektmanagements. Es enthält ein umfassendes Gantt-Diagramm. 

Placker bietet ein flexibles Gantt-Diagramm mit umfangreichen Funktionen. Du kannst Karten und Checklisten auf einem oder mehreren Boards einplanen. Das Layout und die Filter sind nach deinen Wünschen einstellbar. Beachte die Abhängigkeiten zwischen Karten und Checklisten-Elementen, so erkennst du die "kritischen Pfade". Die Projekt-Baselines visualisieren deine Ressourcen-Planung in der Ressourcen-Übersicht.  

Placker und Trello sind nahtlos integriert. Alle Aktualisierungen der Karten in Trello werden auch im Gantt-Diagramm angezeigt. Gleichzeitig werden alle Aktualisierungen der Gantt-Charts auf deinen Trello-Boards aktualisiert. Auf diese Weise wird niemals ein Update verpasst.

Aktiviere das "Projects-by-Placker-Power-Up" auf deinem Trello-Board. Placker verfügt mehr als nur über Gantt-Diagramme. Es stellt sicher, dass du deine Pläne erfüllst. Verwende das Trello-Card-Mirror-Power-Up, um die Arbeit auf mehrere Boards zu verteilen, zu synchronisieren oder um deinen Status auf deinen Dashboards zu verfolgen. Das Projects-by-Placker-Power-Up beginnt mit einer 15-tägigen kostenlosen Testversion und erfordert danach einen kostenpflichtigen Plan.

Du "Gantt´st" nicht genug bekommen?

Gantt-Diagramme sind fantastische und visuelle Möglichkeiten, Aktivitäten zeitbezogen anzuzeigen, deine nächsten Team-Projekte zu organisieren, insbesondere mit Trello im Schlepptau: Du bekommst ein gradliniges, komplettes und produktivitätsorientiertes Projekt-Zeitplan-Management. 

Dein Trello-Board erhält mit dem Strukturplan eines Gantt-Projektplans einen exzellenten Überblick, der den Fortschritt vorantreibt: Es ist an der Zeit, das nächste Projekt über die Ziellinie zu bringen und darüber hinaus.