Ein Tutorial angepasst an David Allens Selbstmanagement Methode GTD (Getting Things Done) durch das Trello Board, by Daniel Chait (CEO Greenhouse).
Ab und zu stolpert man über Dinge, die so gut zusammenpassen, dass man sich fragt, wie konnte man jemals mit dem einen ohne die Kombination des anderen auskommen, wie Currywurst mit Pommes oder Kartoffelpuffer mit Apfelmus. Trello und Getting Things Done ist genau das -zwei großartige Ideen-, die sich perfekt ergänzen!
Erfahre, wie du Trello einsetzen kannst, integriere "GTD", und kläre und verarbeite all die "Dinge", die du in deinem Berufs- und Privatleben erreichen willst.
Was ist dieses Framework “Getting Things Done”?
"Getting Things Done" (oft abgekürzt als GTD) ist eine beliebte und effektive Methode für das Arbeits- und Zeitmanagement. Im Jahr 2001 wurde GTD, kreiert von dem Produktivitäts Berater David Allen, zu einem Bestseller, der sich schnell zu einem Kult entwickelte. Da ich selbst ein gewohnheitsmäßiger Zauderer bin (der immer mit Fokus und Priorisierung kämpft), fand ich GTD-Methode unglaublich überzeugend und relevant für meine Arbeit.
Wenn du "Get Things Done" noch nicht kennst, empfehle ich dir Allens Buch zu lesen. Der wichtigste Teil von GTD, den ich für mich integrieren wollte, ist ein klares Protokoll, wie man all die Dinge, die man braucht aus dem Kopf an einen organisierten Ort bringen kann, wo man Ablenkung vermeiden und sich auf die Ausführung konzentrieren kann. In der GTD-Terminologie sind dies die Phasen "Sammeln", "Verarbeiten" und "Organisieren".
Die Umsetzung von GTD in Trello
GTD selbst ist einfach eine Reihe von Ideen in einem Buch. Es ist nicht wirklich eine Software oder irgendetwas ähnliches das greifbar wäre. Viele Jahre habe ich kein gutes System gefunden, dass ich einsetzen konnte. Ich habe Notepad, Microsoft OneNote, Things und viele andere Software-Tools ausprobiert, keines von ihnen hat mir wirklich geholfen die Zeitmanagement Methode GTD umzusetzen.
Und dann kam eines Tages “Trello“!
Ich habe entdeckt, wie ich Trello perfekt nutzen kann, um meinen GTD-Workflow anzukurbeln und seitdem bin ich süchtig danach.
Ich finde, dass Trello besonders nützlich für die Phasen "Sammeln", "Verarbeiten" und "Organisieren" ist, daher werde ich etwas detaillierter auf jeden dieser Schritte eingehen, und genau erklären wie ich Trello verwende.
Mein Trello GTD Board
Sammeln von Informationen im "Posteingang"
Dieser Schritt ist ziemlich einfach: Es geht darum, sicherzustellen, dass ich alle die Ideen festhalte, die mir den ganzen Tag in den Sinn kommen. Egal, ob es sich um eine Frage handelt, die ich mir stelle während ich von einem Ort zum anderen pendle, oder eine kurze Unterhaltung mit einem Mitarbeiter oder eine Kunden E-Mail; ich muss sicherstellen, dass ich all das so schnell wie möglich festhalte, damit es nicht verloren geht.
Solange das Zeug aus meinem Kopf im Posteingang landet, weiß ich, dass ich es nicht aus den Augen verliere; später, wenn ich Zeit habe, werde ich es genauer durchgehen, verarbeiten und organisieren.
Hier ist meine Trello Spalte "Posteingang" abgebildet:
Die E-Mail an Board Funktion ermöglicht es dir, eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse für jedes Board zu erstellen. Wenn eine E-Mail an diese Adresse gesendet wird, erstellt Trello automatisch eine Karte in deinem gekennzeichneten Board und in deiner Liste. Du kannst beliebige Informationen oder Bilder hinzufügen.
Wenn ich in der U-Bahn bin oder in einer Schlange an einem Food-Truck stehe und es kommt mir eine großartige Idee, mail ich einfach mein Trello-Board an und diese Karte wird in meinem Posteingang gesammelt und wartet darauf, bis ich sie bearbeite.
Viele dieser Ideen werden von der Trello Mobile App erledigt.
Wenn ich ein paar Minuten Zeit übrig habe, aber nicht in der Nähe meines Schreibtischs bin, kann ich dennoch durch mein Board schauen und ganz einfach Karten erstellen, Notizen machen, Elemente verschieben usw.
Informationen verarbeiten
Beim Ideen Sammeln geht es, wie ich im vorherigen Abschnitt umrissen habe, um Effizienz für unterwegs. Ich möchte ja nur den Kern des Problems oder der Frage erfassen, so dass ich genügend Informationen sammle, um darüber später, wenn ich an die "Verarbeitung" gehe, nachzudenken.
Wie in der GTD-Methode beschrieben, besteht die Idee während der Verarbeitungsphase darin, alle Elemente im Posteingang durchzuarbeiten und herauszufinden, ob etwas getan werden muss und wenn ja, was, wann und von wem. Ziel ist, alles "Gespeicherte" im Posteingang durchzugehen und nur Aktionen (für mich oder andere) dort zu lassen, auf die ich dann während meiner Bearbeitungszeit eingehen kann.
Die Verarbeitungsphase kann nach folgendem Ablaufdiagramm dargestellt werden:
Aber ist es auch umsetzbar?
Einige Aufgaben des Posteingangs kann man sofort erledigen (z. B. "Sende eine E-Mail an folgenden Mitarbeiter, um unsere Q4-Angebote anzukündigen"). Einige werden nicht sofort durchführbar sein (wie eine Buchempfehlung, eine Quittung aus einem Kauf, etc.). In diesen Fällen gibt es nichts zu tun.
Also, wenn das Inbox-Sammelsurium "nicht umsetzbar" ist, kann ich es entweder sofort wegwerfen (das ist ziemlich einfach) oder es zu meiner Liste "Referenzmaterial" hinzufügen.
In Trello benutze ich den Button "Archivieren", um Karten, die ich momentan nicht weiter verfolgen möchte, in der Spalte "Referenzmaterialien" zu lagern; ich kann dann später darauf zugreifen. Ein simples Verschieben und diese Buchempfehlung ist nun an einem jederzeit erreichbaren praktischen Ort gespeichert.
Irgendwann, wenn ich zum Beispiel eine Reise machen möchte oder der Frühjahrsputz steht vor der Tür, schaue ich durch meine Referenzmaterialien und finde interessante Ideen, in die ich mich dann weiter vertiefen kann. All das Gespeicherte ist aus meinem täglichen Leben, aus meinem Kopf verbannt worden und dennoch gut verwahrt - so kann es mich nicht ablenken.
Andererseits, wenn ich das Thema irgendwann angehen möchte, kann ich mir Gedanken machen, welche Handlung wichtig ist, was und wann etwas getan werden muss und von wem.
Nur ein Schritt zur Vollendung?
Manchmal fehlt es nur an einem einzigen Schritt um etwas zu erledigen. Dieser Schritt kann lang oder kurz sein (dazu kommen wir später), es handelt sich aber immer um Elemente, für die keine große Planung nötig ist, und die ohne einer Koordination mit anderen durchführbar ist. Ein gutes Beispiel könnte z.B. sein: "E-Mail senden an Klient X, um sich für den Vertrag zu bedanken."
Wenn ein Element nicht in einem einzigen Schritt umsetzbar ist oder abgeschlossen werden kann, hält GTD ein "Projekt" bereit. Projekte können sehr umfangreich sein (z. B. "Reorganisation der Verkaufsabteilung") oder auch klein ("z.B. Urlaub planen").
Für jedes Projekt erstelle ich eine separate Karte. In der Kopfzeile der Karte stelle ich das Ziel des Projekts dar und beschreibe, was ich erreichen möchte. Hier ist ein Beispiel:
Meine Projektkarten sind alle in einer eigenen "Projekt"–Liste geordnet. Ich verwende gerne zusätzliche Karten mit einer farbcodierten Beschriftung, um untergeordnete Überschriften innerhalb einer Spalte zu erstellen (dies hilft mir, die Projekte nach Bereichen zu kategorisieren und viele verschiedene Bereiche mehrerer Projekte gleichzeitig zu bearbeiten). So könnte meine Projektliste aussehen:
Einmal in der Woche gehe ich jedes Projekt durch und überprüfe es. Dabei sind die Kernfragen, auf die ich besonders achte, folgende:
- Ist dieses Projekt noch aktuell? Oder ist es abgeschlossen? Sollte das der Fall sein, kann ich die Karte dieses Projektes archivieren.
- Gibt es bei dem bearbeitenden Projekt noch eine offene Aktion für mich? Wenn das nicht der Fall ist, finde ich heraus, was als nächstes passieren muss, und erstelle die richtige Aktionskarte (für meine Spalte "Aktionsgegenstände").
Sollte eine weitere Person an diesem Projekt beteiligt sein auf deren Aktion ich warten muss (unten erkläre ich, wie ich das handhabe), kann ich mich zusammen mit ihr einchecken, um zu sehen, wie sie vorankommt und ihr helfen.
Fehlen jetzt noch mehr als zwei Minuten zum Projektabschluss?
Wenn ich nun meine Liste durchsehe, kann ich die Elemente behandeln, die in nur einem einzigen Schritt umsetzbar sind. Die nächste Frage lautet: "Brauche ich hierfür mehr als zwei Minuten?"
Wenn die Antwort "Nein" ist, dann handle ich nach der GTD Zeitmanagement-Methode sofort! Nach Abschluss kann dann auch diese Karte archiviert werden und ich kann mit meinem Alltag fortfahren. Es fühlt sich einfach toll an, kleine Sachen auf diese Weise abzuhaken und nicht wieder darüber nachdenken zu müssen. Diese Vorgehensweise ist ideal bei schnellen Dinge, wie das Beantworten von kurzen Anfragen, oder Online Banking, das Bezahlen einer Rechnung usw.
Wenn die Antwort "Ja" lautet, ist es an der Zeit, eine Person und Zeit zuzuweisen, um sie abzuschließen.
Ist dieses Element wirklich für mich?
Einige Elemente werden im Posteingang landen, sind jedoch nicht für mich gedacht. Zum Beispiel kann folgendes eingehen: "Überprüfung der vierteljährlichen Finanzen"; was nur dann geschieht, wenn das Finanzteam seine Überprüfung am Quartalsende abschließt und die Ergebnisse einreicht. In diesem Fall ist die nächste Aktion für das Finanzteam und nicht für mich.
Wenn etwas von jemand anderem getan werden soll, erstelle ich eine "Warte“-Karte" und lege sie in die “Warte“-Liste. Durch diese persönlichen "Warte"-Karten wird deutlich an wen ich Elemente verteile.
Bei meiner wöchentlichen Karten Überprüfung, sehe ich, bei wem ein Element noch offen ist. Wenn nötig, kann ich einen Follow-up mit der Person starten, um zu sehen, ob sie etwas braucht.
Spezieller Tag und Uhrzeit?
Endlich können wir uns auf Dinge konzentrieren, die, mit einem einzigen Schritt umsetzbar sind, und die nicht länger als zwei Minuten dauern. Zuletzt noch ein wichtiger Aspekt: muss das Element zu einer bestimmten Zeit erledigt werden oder nicht?
Ein Beispiel für etwas, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden muss, könnte z.B. die "Teilnahme am Vorstandstreffen am 17. Juni." sein. Anmerkung: Die "Vorbereitung der Juni-Vorstandspräsentation" allerdings muss nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt werden - diese kann innerhalb Ihrer Prioritäten und der verfügbaren Arbeitszeit jederzeit geschehen (lediglich muss dies vor der Vorstandssitzung stattfinden).
Wenn eine Aufgabe zu einer bestimmten Zeit erledigt werden muss, ist der richtige Ort dies festzuhalten nicht Trello, sondern mein Kalender. Ich verwende einen Kalender um meinen Arbeitstag zu organisieren, um mir zu helfen, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu sein.
Wenn das Element jedoch nicht an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Uhrzeit ausgeführt werden muss, gehört er zum Aktionselement.
In den GTD-Bedingungen bedeutet dies, dass das Element fertig ist, wenn Du Deine "Planung" durchgeführt hast, denn dann befindest Du Dich im richtigen Kontext, um dieses Thema zu bearbeiten.
Für diese Elemente verwende ich die "Aktions-Themen"-Liste, die vorgeplante Elemente enthält, mit denen ich effizient arbeiten kann; so werde ich nicht abgelenkt, weil ein weiteres recherchieren und verarbeiten nicht notwendig wird.
Wenn ich Aktionselemente erstelle, um die größtmögliche Effizienz zu erreichen, gebe ich in die Karte so viele Erklärungen und Beschreibungen wie möglich ein.
Auf diese Weise kann ich, wenn ich ein oder zwei Stunden Zeit habe, gezielt an dem Thema arbeiten, ohne Zeit mit Dokumentensuche zu verschwenden, denn alle wesentlichen Details dieses Elementes liegen bereit.
Zum Beispiel könnte ein Aktionselement mit dem gesamten erforderlichen Kontext wie folgt aussehen:
In die Praxis umsetzen
Als ich von Get Things Done erfuhr wurde ich förmlich von dieser Idee eingefangen. Vor Trello musste ich jedoch mit einer Reihe von Software-Systemen kämpfen, von denen keine wirklich für mich funktionierte.
Wenn du an der GTD-Idee interessiert bist, aber noch darum kämpfst sie zu etablieren, möchte ich dich ermutigen, es auszuprobieren. GTD mit Trello hilft mir, organisiert zu bleiben und Ablenkungen zu vermeiden. Es kann sein, dass die Art, wie ich es handhabe nicht der perfekte Weg für dich ist. Möglicherweise musst du einige Anpassungen an der Methode vornehmen, die für deinen Stil oder deine Workflows am besten geeignet sind.
Wenn du es ausprobierst und einen anderen Dreh findest oder Verbesserungsideen hast, würde ich mich freuen, von dir zu hören – bitte teile mir deine Meinung in den Kommentaren mit!
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