Was soll der ganze Wirbel um die Inbox-Zero-Strategie?

Es ist nun über 20 Jahre her, dass E-Mails sich etablierten. Es ist kaum zu glauben, dass E-Mails nach so langer Zeit und so vielen neuen Technologien eine der beliebtesten Formen der Geschäftskommunikation geblieben ist.

Heute erhalten wir mehr E-Mails als jemals zuvor, und viele von uns haben das Gefühl, im eigenen Posteingang zu ertrinken. Es gibt jedoch viele Möglichkeiten, wie du deine Kommunikation verbessern kannst, ohne gleich in einem Ozean neuer Nachrichten zu versinken.

Das Erreichen einer Inbox-Zero wird allerdings überbewertet

Möglicherweise hast du schon von dem Inbox-Zero-Konzept gehört: eine Technik, die von dem Schriftsteller und Podcaster Merlin Mann entwickelt wurde. Inbox-Zero ist im Wesentlichen ein strukturierter Denkprozess täglichen Durchsuchens und Löschens deines E-Mail-Posteingangs. Wie bei vielen Produktivitätsmethoden, die einer strukturierten Routine folgen, kann es eine Vielzahl von Befürwortern und auch Kritikern geben. Doch meiner Erfahrung nach gibt es nur wenige Produktivitätstechniken, die mehr missverstanden werden, als das Inbox-Zero-Konzept.

Wie die meisten Dinge, die einen gewissen Kultstatus erlangen, auch dank seines prägnanten Namens, erreichte Inbox-Zero eine ansehnliche Anhängerschaft. Und mal ehrlich: wer möchte am Abend keinen leeren Posteingang haben? Aber das ist nicht wirklich der Schlüssel zum Inbox-Zero-System. Es geht hier nicht um ein Endziel. Es ist vielmehr eine Methode deine E-Mails richtig in Angriff zu nehmen.

Um Inbox-Zero in die Praxis umzusetzen, musst du so vorgehen, dass du jede auf dich wartende E-Mail berührst. Es wird nicht nur alles überprüft, was an dich gesendet wurde, sondern du musst auch sehr schnelle Entscheidungen treffen, was mit den einzelnen Nachrichten getan werden soll. Es sind 4 klare Aktionen, für die du dich entscheiden musst: "Löschen", "Delegieren", "Zurückstellen" oder "Ausführen".

Löschen - Wirst du diese E-Mail nie wieder aufrufen? Dann lösche sie. Oder archiviere sie so, dass sie aus deinem Posteingang verschwindet und du sie bei Bedarf finden kannst. Der Schlüssel zu diesem Schritt (und zu den drei folgenden) besteht darin, dass gelesene E-Mails niemals in deinem Posteingang verbleiben.

Delegieren – Bist du wirklich die richtige Person um diese E-Mail-Anfrage auszuführen? Wenn nicht, leite sie an jemanden weiter, der es ist. Keiner muss ein Manager sein, um zu delegieren. Und denke immer daran, nur weil du in der Lage bist, etwas zu tun, heißt das nicht, dass du es tun solltest.

Zurückstellen - Diese Nachricht zu behandeln dauert einige Zeit? Müssen hier Dateien gefunden und angehangen werden, um diese E-Mail zu beantworten? Dann markiere diese E-Mail mit einem Label und/oder lege sie in einen separaten Ordner, damit du sie bearbeiten kannst, sobald du den Rest deiner neuen Nachrichten durchgearbeitet hast.

Ausführen – Benötigt diese E-Mail eine schnelle Antwort? Schaffst du das in weniger als 2 Minuten? Wenn ja, dann verschwende keine Zeit, und schon gar nicht um sie an eine andere Stelle zu platzieren. Wenn sie wirklich sehr schnell zu bearbeiten ist, erledige es sofort und fahren dann mit dem Rest deiner E-Mails fort.

Wenn du diese Aktionen bei jede E-Mail ausführst, kannst du eine große Anzahl neuer Nachrichten im Schnelldurchgang bearbeiten. Und mach dir keine Sorgen, sollten neue Nachrichten eingehen, während du die schon vorhandenen E-Mails bearbeitest. Das Ziel ist nämlich nicht, deinen Posteingang auf Null zu halten. Es geht einzig darum, dass du deine Nachrichten schnell bearbeitest, um zu deinen wirklich wichtigen Arbeiten zu gelangen.

Weniger E-Mails = mehr Zeit für echte Arbeit

Natürlich musst du kein Inbox-Zero-Anhänger sein, um deine E-Mails unter Kontrolle zu haben. Es gibt andere Möglichkeiten wie man mit E-Mails umgehen kann, um weniger Stress zu haben. Weniger häufiges Abrufen deiner E-Mails kann sich z.B. erheblich auf deine Produktivität auswirken.

Eine Forscherstudie der University of British Columbia untersuchte die Auswirkungen des lediglich dreimaligen täglichen E-Mail-Abrufs. In diesem Experiment haben zwei Teilnehmergruppen die gleiche Menge an E-Mails gesendet und empfangen. Während eine Gruppe aufgefordert wurde, ihre E-Mails so oft zu überprüfen, wie sie wollten, überprüfte die andere Gruppe ihren Posteingang lediglich dreimal am Tag. Die Gruppen wechselten dann in der folgenden Woche zur entgegengesetzten Aufgabe. Das Stressniveau beider Gruppen wurden von den Forschern überwacht.

Das Ergebnis könnte dich überraschen: Die Teilnehmer der Gruppe, die ihre E-Mails nur dreimal am Tag überprüften, gaben an, dass sie sich weniger gestresst fühlten. Es wurde festgestellt, dass ihr erheblich geringerer Stresslevel vergleichbar war mit anderen bekannten Entspannungstechniken, wie z.B. Atemübungen und Meditation.

Aus der reinen Zahlenperspektive verbrachte die 3x/täglich-Gruppe durchschnittlich 20% weniger Zeit in ihren Posteingängen. Infolgedessen hatten sie mehr Zeit in der Woche für wichtigere Aufgaben.

Beachten wir den ausschlaggebenden Faktor: alle Teilnehmer hatten mit der gleichen Menge E-Mails zu tun. Der Unterschied bestand lediglich darin, wie oft am Tag von ihnen eine Verbindung zur Inbox hergestellt wurde. Durch den eingeschränkten Umgang mit ihren E-Mails spürten die Teilnehmer eine deutliche Stress-Reduzierung, was es ihnen wiederum ermöglichte, effizienter und effektiver mit ihrer Zeit umzugehen.

Denken außerhalb der Inbox

Es gibt unzählige Tools, die versprechen, unsere Kommunikationslast zu verringern. Und einige sind sogar viel besser als andere.

Boomerang

Boomerang ist eine solche Funktions-Erweiterung, ein Add-in für Google Mail und für Outlook. Boomerang ersetzt nicht den vorhandenen E-Mail-Client, sondern bietet zusätzliche Funktionen. Man kann z.B. mit dieser Funktion eine Nachricht vorübergehend ruhen lassen, um sie zu einem besseren Zeitpunkt wieder im Posteingang zu aktivieren. Auch gibt es die Möglichkeit eine Nachricht so zu planen, dass sie erst in Zukunft zugestellt wird.

Boomerang kann auch gesendete E-Mails verfolgen, um festzustellen, ob der Empfänger innerhalb eines gewünschten Zeitraums geantwortet hat. Wenn zum ausgewählten Fälligkeitsdatum keine Antwort eingeht, sendet Boomerang die ursprüngliche Nachricht als Erinnerung in den Posteingang zurück. Du kannst dann entscheiden, was die nächste und beste Vorgehensweise ist. Dank dieser Funktion kannst du Flags und andere Labels, die du manuell überprüfen musstest, (und häufig genug vergessen hast), hinter dir lassen.

Spark

Ähnlich wie bei Boomerang, ist Spark eine weitere Möglichkeit, deinen Posteingang zu optimieren. Mithilfe intelligenter Software wird die Wichtigkeit deiner Nachrichten ermittelt. Die Software kann auch den Unterschied zwischen persönlichen E-Mails, Newslettern und möglicherweise der Ursache deiner größten täglichen Posteingangsflut feststellen: Anzeigen/Werbung. Spark kategorisiert diese verschiedenen E-Mail-Arten und sorgt so für eine reibungslose Überprüfung deiner Inbox.

Chat Apps

Es gibt mittlerweile eine erwähnenswerte Zunahme anderer Anwendungen, die auf dem Weg sind, unsere E-Mail-Nutzung zu ersetzen oder zumindest zu reduzieren. Praktisch niemand kommuniziert mehr per E-Mail mit seinen Kollegen: E-Mail-Ketten sind klobig und der perfekte Weg, deinen Posteingang zu verstopfen ist damit vorprogrammiert. HipChat und Slack erfreuen sich bei der Team-Zusammenarbeit über immer wachsender Beliebtheit. Mit Chat-Apps , ein echter Alleskönner für Chat-Fans, kannst du deine Nachrichten auf bestimmte Themen (wie Projekte, Kunden, etc.) konzentrieren. Auf diese Weise ersparst du dir nicht nur eine ständig überfüllte Inbox, sondern kannst wichtige Mitteilungen zu einem bestimmten Thema bündeln, nachverfolgen und überprüfen. Chat-Apps sind besonders beliebt für interne Team-Kommunikationen.

Trello

Projektmanagement-Tools wie Trello können ebenfalls einem E-Mail-Overload entgegensteuern. Wie oft hast du schon versucht, eine E-Mail mit einem bestimmten Anhang zu finden? Eine App wie Trello erlaubt dir dich auf die Konversation zu konzentrieren und du kannst Dateien, Aufgaben und Fälligkeitstermine an einem zentralen Ort bündeln. Wenn du das Gesamtbild betrachtest, hilft dir Trello auch dabei, den Kontext für jedes Projekt zu ermitteln, indem du auf einem Blick siehst, auf welcher Liste sich eine bestimmte Karte befindet.

Lasse nicht zu, dass E-Mails deinen Tag bestimmen

Wie kannst du deine E-Mails effektiver verwalten?

1. Verwende das Inbox-Zero-Konzept, um die Verarbeitung deiner Nachrichten zu beschleunigen. Und denk daran, die Idee ist nicht auf Teufel komm raus eine leere Inbox zu erhalten. Es geht vielmehr darum, eine große Anzahl von Nachrichten schnell zu bearbeiten und dann die zu identifizieren, die deine Aufmerksamkeit verdienen.
2. Höre auf, ständig deine E-Mails zu checken! Wusstest du, dass man sich im professionellen Bereich durchschnittlich 6,3 Stunden am Tag mit E-Mails beschäftigt?? Versuche mal, ob du mit nur 3 bis 4 E-Mail-Sitzungen pro Tag auskommst, damit du dich auf wichtige Aufgaben konzentrieren kannst. Studien zeigen, dass dadurch Stress abgebaut wird.
3. Verwende eine Applikation wie z.B. Boomerang, Trello oder Spark, so hältst du deine Kommunikation konzentriert und zielgerichtet. Wenn du mit einem Team arbeitest, stelle sicher, dass jeder weiß, wie die Kommunikationswerkzeuge in deinem Projektmanagementsystem verwendet werden. So ersparst du dir und anderen Kopfschmerzen.

E-Mails haben sich im Laufe der Jahre sicherlich geändert, doch es sieht ganz so aus, als ob sie weiterhin an unserer Seiten bleiben werden. Also mache sie zu deinen Verbündeten und nicht zu deinen Feinden.

Übersetzung und Interpretation aus dem Englischen by Doret Pohl.

Siehe auch: Ist "Deep Work"-Mangel und ständige Ablenkung der Feind deiner Produktivität? Ein Interview mit Cal Newport