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Unterscheide 4 Kommunikationsstile in deinem Unternehmen

Kommunikationsstile in einem Team

Turbulente Zeiten sind ein Stresstest für jeden in einem Unternehmen. 

Ob es sich um eine Firmen-Fusion, um kollektive Entlassungen oder um eine Pandemie handelt — diese drastischen Veränderungen und Ungewissheiten decken die Stärken und Schwächen eines jeden auf. Und ob es dir gefällt oder nicht, du wirst die wahre Kommunikationsfähigkeit deines Teams entdecken, wenn es ins Chaos stürzt.

Wenn die Produktivität nachlässt, sich dein Team nicht versteht oder die Moral sinkt, ist es an der Zeit, den Kommunikationsstil jedes Team-Mitglieds zu bewerten. Sobald du die Vorlieben und Tendenzen der einzelnen bei ihrem Informationsaustausch kennst, kannst du den Kommunikationsmodus bestimmen und optimieren.

Aber zuerst musst du das WARUM und WOZU der einzelnen Kommunikationsstile und -strategien verstehen und WIE du eine mögliche Überkommunikation (absolute Transparenz und Aufklärung) in schwierigen Zeiten im Team optimieren kann.

Ist Überkommunikation während einer Krise die Lösung?

Wenn sich das Arbeitsleben instabil anfühlt, suchen die Mitarbeiter des Teams nach zusätzlichen Informationen. Das gibt ihnen ein Gefühl der Sicherheit. Leider neigen viele Unternehmen gerade bei Firmen-Turbulenzen dazu, weniger zu kommunizieren, aus Angst, das Falsche zu sagen.

Eine verminderte oder fehlende Kommunikation mit Mitarbeitern verängstigt das Team. 1991 stellten Forscher der University of South Carolina und der Rutgers University of New Jersey diese These in einer Studie, an der zwei Probanden-Gruppen beteiligt waren, auf den Prüfstand.

In diesem Versuch erhielten die Teilnehmer der ersten Gruppe ein Schreiben der Geschäftsleitung, das über eine Unternehmens-Fusion informierte. Es wurde eine realistische Vorschau und deren Auswirkungen, einschließlich Informationen zu Entlassungen, Beförderungen und Gehaltsänderungen dargelegt. Darüber hinaus erhielten diese Mitarbeiter Zugang zu Newslettern und zu einer Hotline und regelmäßige Treffen mit dem Betriebsleiter wurden ins Leben gerufen.

In der zweiten Gruppe, der Kontrollgruppe, wurden die Informationen jedoch wie bisher auf ein Minimum beschränkt. Die Probanden der Kontrollgruppe erhielten außer dem Schreiben über die bevorstehende Fusion keine zusätzliche Unterstützung oder Information.

Während bei allen Teilnehmern unmittelbar nach der Fusions-Ankündigung eine zunehmende Unsicherheit zu verzeichnen war, stieg das Unbehagen der ersten Probanden-Gruppe nach der Transparenz und der Offenlegung des realistischen Vorausblicks nicht mehr an. Bei der Kontrollgruppe allerdings wurde eine Unruhe-Steigerung weiterhin beobachtet. Ergebnis: Am Ende stieg die Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Fürsorge innerhalb der ersten Versuchsgruppe auf das Niveau vor der Fusions-Ankündigung, während die zweite Gruppe weiter mit dem Verlust der Gruppengemeinschaft kämpfen musste.

Wenn es schwierig wird, gilt fürs Team: Heraus mit der Sprache, ohne ein Blatt vor den Mund zu nehmen! Das Team braucht eine offene Kommunikation mit seinen Leadern. Während seiner Amtszeit als CEO von Skillshare, einem Online-Marketplace und globalen Talent-Netzwerk, wandte Michael Karnjanaprakorn Überkommunikation an, um eine Optimierung der Team-Kommunikation zu erreichen.

"Überraschungen sind in Ordnung. Es ist unmöglich, in einer Welt ohne Überraschungen oder schlechten Nachrichten zu leben," schreibt Karnjanaprakorn. "Egal, ob es sich um gute oder schlechte Nachrichten handelt, warte nicht bis zur letzten Minute, um sie deinem Team zu übermitteln!"

Also, bei Zweifel: Wende Überkommunikation, absolute Transparenz und Aufklärung an! Gehe jetzt noch einen Schritt weiter: Erlerne verschiedene Kommunikationsstile und teile Informationen und Meinungen einfühlsam und effektiv mit deinen Teammitgliedern!

4 Kommunikationsstile und wie man sie im Team erkennt

Erkenne den Kommunikationsstil deiner Teammitglieder und lege fest, wie die interne Kommunikation in deinem Unternehmen am besten gehandhabt werden soll. Lass uns gemeinsam vier Kommunikationsstile durchgehen. An Beispielen wirst du erkennen, was getan werden muss, um besser zu kommunizieren und um den Erfolg deiner Teammitglieder sicherzustellen.

1. Passiver Kommunikationsstil

Bei passiver Kommunikation werden die eigenen Bedürfnisse und Wünsche untergeordnet. Eigene Ansichten, Gefühle, Bedürfnisse und Wünsche werden als unwichtig betrachtet. Diese Passivität nimmt dem Individuum die Kontrolle und erlaubt anderen, über den Ausgang von Situationen zu entscheiden. Der Mitteilende zögert sich zu äußern, weil er Konflikte vermeiden will. Ein passiver Kommunikationsstil wirkt auf Mitarbeiter locker, eventuell sogar schüchtern.

GIF "Alles okay"- Beispiel eines passiven Kommunikationsstils

Zeichen passiver Kommunikation in Unternehmen

  • Schweigen und Zögerlichkeit. Wenn es einen Teamkollegen gibt, der bei wichtigen Besprechungen nie seine Meinung äußert, handelt es sich möglicherweise um eine passive Kommunikation.
  • Stillschweigende Billigung und Duldung. Halte Ausschau nach Personen im Team, die zwar eine Meinung äußern, diese jedoch ändern, sobald eine andere Person eine gegenteilige Ansicht vertritt. Zum Beispiel könnte ein passives Teammitglied etwas vorschlagen, aber sobald er hinterfragt wird, macht er einen Rückzieher, etwa: "Ich bin einverstanden mit allem, was ihr entscheidet."

Wie man am besten mit Passiv-Kommunizierenden umgeht:

  • Kommunikations-Tipp: Sprich mit deinen Teammitgliedern, die sich passiv verhalten one-on-one. 1:1 ist die beste Option für einen passiven Kommunikator. Es ist unwahrscheinlich, dass sich ein passiv Kommunizierender zu Wort meldet. Wenn sich andere in der Nähe befinden, fühlt er sich möglicherweise wohler, wenn du dich privat unter vier Augen mit ihm austauschst.

  • Kommunikations-Tipp: Biete mehrere Kommunikationsmodi an.‑ Gib deinen passiven Mitarbeitern verschiedene Möglichkeiten, um auch über ihre Gefühle und Sorgen zu kommunizieren. Anstatt sie beispielsweise während eines Meetings anzusprechen, sende ihnen anschließend eine E-Mail.

  • Kommunikations-Tipp: Hilf ihnen, sich bei der Arbeit psychisch sicher zu fühlen. Psychologische Sicherheit schafft eine Atmosphäre, in der sich alle, insbesondere passive Teammitglieder, wohl fühlen. Es zeigt dem ganzen Team, dass die Äußerung der eigenen Meinung nicht negativ ausgelegt wird, mag diese Stellungsnahme noch so unpopulär sein.

2. Aggressiver Kommunikationsstil

Am anderen Ende dieses Kommunikations-Spektrums stehen Mitarbeiter mit einem aggressiven Kommunikationsstil, die ihre Meinung oft in unverblümter Weise und sogar rücksichtslos in Bezug auf Bedürfnisse, Gefühle, Wünsche und Meinungen anderer bekannt geben. Es sind normalerweise selbstbewusste Redner. Sie sind es, die den größten Teil der Gespräche während der Team-Besprechungen führen und scheuen sich nicht, ihre Gedanken zu einem Thema auszudrücken.

GIF Katzen-Hundekampf - Beispiel eines aggressiven Kommunikationsstils

Dies wird oft als gesunde Portion Selbstvertrauen dieser Akteure gedeutet. Solltest du eine Interaktion fürchten, handelt es sich wahrscheinlich um einen aggressiven Kommunikator.

Zeichen aggressiver Kommunikation in Unternehmen

  • Die erste Antwort auf eine Frage ist schnell parat und Unterbrechungen, wenn andere sprechen, sind häufig.
  • Hartnäckigkeit und Dominanz und sogar sarkastische oder herablassende Kommentare während eines Gesprächs.
  • Anschuldigungen, Schreien, Drohen, Prahlen oder Abwertungen und ein kämpferischer Tonfall.
  • Mitarbeiter mit diesem Kommunikationsstil äußern sich häufiger und nehmen somit bei Besprechungen deutlich mehr Zeit in Anspruch, mehr als Kollegen mit anderen Kommunikationsarten.
  • Gefühle oder Meinungen anderer werden übergangen.
  • Die Meinungen anderer werden ohne Rücksichtnahme in Frage gestellt.

Wie man am besten mit Aggressiv-Kommunizierenden umgeht:

  • Kommunikations-Tipp: Grenzen umreißen und sich durchsetzen. Aggressive Kommunizierende können Schwierigkeiten haben, Grenzen zu respektieren. Daher ist es wichtig, Regeln klar darzulegen. Sollte beispielsweise ein aggressiver Redner während eines Meetings jemandem das Wort abschneiden, musst du als Führungskraft eingreifen, z.B.: "Ihr Kollege [Name XYZ] war noch nicht fertig. Lassen Sie ihn bitte aussprechen, danach haben Sie das Wort.“

  • Kommunikations-Tipp: Gib ihnen einen Weg, ihren aggressiven Stil zu kanalisieren. Übe selbst gewaltfreie Kommunikation. Unter Druck gesetzt ist nämlich dein Gegenüber eher bereit, aggressiv zu handeln. Bei einer Krise gibt es viel Treibstoff für Reizbarkeit. Nimm der Aggressivität den Wind aus den Segeln. Eine bessere Kommunikation beginnt mit Einfühlsamkeit. Auch hier ist ein 1:1 Gespräch angebracht. So können Probleme ohne Aggressivität ausgedrückt werden.

Die Psychologin Dr. Sanam Hafeez berichtet in TODAY NEWS:

"Uns begegnen persönlich, sowie online Courage, Tapferkeit, Herz und Freundlichkeit, leider aber auch Menschen, die aggressiv, beleidigend oder unangemessen handeln."

Wichtig ist es anzusprechen, anstatt untätig zuzusehen, wie Mitarbeiter ihre Frustrationen durch aggressive Kommunikation an Kollegen auslassen. Ziehe sie zu einem Gespräch zur Seite und äußere deine Bedenken.

3. Passiv-aggressiver Kommunikationsstil

Passiv-aggressiv Kommunizierende sind schwierig. Sie finden indirekte Wege, um auf ihre Unzufriedenheit hinzuweisen. Sie erscheinen bei einigen nett, bei anderen sind sie unfreundlich. Oftmals vermeidet ein passiv-aggressives Teammitglied, Probleme direkt anzusprechen.

GIF nicht verärgert - Beispiel eines passiv-aggressiven Kommunikationsstils

So geben sie ihre Probleme möglicherweise an jemanden weiter, der nichts mit ihrem Konflikt zu tun hat.

Zeichen passiv-aggressiver Kommunikation in Unternehmen

  • Zwiespältiges Verhalten: Einerseits emphatisch und freundlich, andererseits aggressiv mit den Menschen, mit denen man in Konflikt steht.
  • Ein unfreundlicher Tonfall, auch wenn die ausgesprochenen Worte sympathisch erscheinen.
  • Traurigkeit in der Stimme, ohne dass die Worte dies ausdrücken.
  • Vereinzelt mit Teammitgliedern über einen Konflikt reden, mit anderen das Problem jedoch nicht ansprechen.
  • Keine Übereinstimmung zwischen Worten und Handlungen, zwischen Körpersprache, Tonfall und Mimik. Passiv-aggressiv Kommunizierende sagen eine Sache, handeln aber auf eine andere Weise.

Wie man am besten mit Passiv-Aggressiv-Kommunizierenden umgeht:

  • Kommunikations-Tipp: Bleib cool! Wie die Autorin, Psychologin und Spezialistin in Sozialarbeit Signe Whitson in Psychology Today erklärt, versuchen passiv-aggressive Mitarbeiter andere dazu zu bringen, den Ärger auszudrücken, den sie selbst nicht verbalisieren können.

    Signe Whitson schreibt:

"Die beste Strategie für den Umgang mit einem passiv-aggressiven Mitarbeiter ist, seine Dynamik und Handlungsweise zu verstehen und eine bewusste Entscheidung zu treffen, ruhig und professionell zu bleiben, egal, was man ihm gegenüber sagt oder tut.“

  • Kommunikations-Tipp: Ermutigen zu Offenheit. Solltest du feststellen, dass ein Teamkollege über jemanden spricht, der ihn verärgert hat, ist es gut, ihm folgende Frage zu stellen: "Haben Sie mit [Name XYZ] darüber gesprochen?" Bei passiv-aggressiven Kommunizierenden lautet die Antwort häufig "Nein." Ermutige denjenigen, mit der beteiligten Partei offen zu sprechen.

    Gib ihm am besten einen Vorschlag: "Wenn ich an Ihrer Stelle wäre, würde ich dies persönlich mit [Name/ XYZ] besprechen. Zeigen Sie ihm, wie Sie sich fühlen. Ich wette, [XYZ] hat keine Ahnung, was Sie verärgert hat.“

  • Kommunikations-Tipp: Handle nach dem Modell der kooperativen assertiven Kommunikation. Auch du könntest ein passiv-aggressiver Kommunizierender sein, solltest du feststellen, dass ein Teamkollege dich meidet oder dass jemand Kommentare hinter deinem Rücken abgibt. Es liegt an dir, sich ihm zu nähern und zu erfragen, ob er über etwas offen sprechen möchte.

4. Durchsetzungsstarker, assertiver Kommunikationsstil

Nachdem wir die Merkmale betrachtet haben, die mit passiv, passiv-aggressiv und aggressiv verbunden sind, werfen wir einen Blick auf einen idealen Kommunikationsstil: das durchsetzungsstarke Kommunizieren.

Ein selbstbewusster Kommunizierender spricht Probleme direkt an, zeigt seine persönlichen Grenzen, während er Überzeugung und Selbstsicherheit ausstrahlt und den Respekt für andere beibehält.

GIF Zuversichtlich - Beispiel eines assertiven Kommunikationsstils

“Sind Sie selbstbewusst, fragen Sie nach dem, was Sie benötigen, sprechen Sie offen darüber, was Sie wollen und halten Sie die Augen offen, um zu erkennen, wenn jemand Sie ausnutzt“, schreibt die Psychologin Dr. Cristalle Y. Sese. "Sie können die Dinge, die Sie tun, mit Zuversicht angehen und einen direkten Einfluss auf Ihre Umgebung erzielen."

Es überrascht nicht, dass der assertive Kommunikationsstil die besten Ergebnisse am Arbeitsplatz erzielt. Eine in der Fachzeitschrift Employee Relations veröffentlichte Studie verglich passive, aggressive und durchsetzungsstarke Kommunikation von Managern mit 400 Mitarbeitern.

Die Forscher fanden heraus, dass sich Mitarbeiter unter Führungskräften, die einen assertiven Kommunikationsstil verwendeten, am meisten unterstützt fühlten. Darüber hinaus steigert diese von den Mitarbeitern wahrgenommene Unterstützung die Zufriedenheit und das organisationsbezogene Selbstwertgefühl, was wiederum Fehlzeiten verringerte und Arbeitsleistung steigerte.

Zeichen durchsetzungsstarker Kommunikation in Unternehmen

  • Probleme angehen, sobald sie bemerkt werden, anstatt die Augen vor ihnen zu schließen und zuzulassen, dass sie sich verschlimmern.
  • Emotionale Intelligenz zeigen, die Fähigkeit, Emotionen (in sich selbst und in anderen) erkennen und auf gesunde Weise damit umgehen.
  • Dieser Kommunikationsstil ist klar, offen und direkt, kooperative und konstruktiv.
  • Bereitschaft, um Hilfe zu bitten.
  • Ruhige, feste Stimme. Aktives und aufmerksames Zuhören.
  • Sichtweisen anderer anerkennen, bewerten und gleichzeitig die eigene Perspektive erklären.

Warum eine optimale Kommunikation für Hybride-Teams und Remote-Teams wichtig ist

Während Remote-Work viele Vorteile hat, besteht ein wesentlicher Nachteil darin, dass der Zugang zu wichtigen Kommunikationsmerkmalen wie Mimik, Körpersprache und Tonfall eingeschränkt ist. Dieser Mangel an Informationen kann zu Missverständnissen und Konflikten führen.

Bei der Befragung von 1.153 Mitarbeitern durch VitalSmarts surveyed im Jahr 2017 wurde festgestellt, dass diejenigen, die von zu Hause aus arbeiteten, häufiger angaben, sich von Mitarbeitern ausgeschlossen oder gemieden fühlen. Für Remote-Mitarbeiter ist es auch schwerer Konflikte zu lösen, schwerer als für In-Office-Mitarbeiter.

Zum Glück gibt es viele Möglichkeiten, diesen negativen Auswirkungen entgegenzuwirken und deinem Remote-Team besser zur Seite zu stehen:

  • Regelmäßige 1:1 Meetings:  Bei persönlichen one-on-one Besprechungen, auch wenn sie virtuell sind, fühlen sich deine Mitarbeiter gesehen und gehört. Du kannst mit ihnen alle Probleme direkt angehen und deinem Team die erforderliche Unterstützung bereitstellen.

  • All-Hands Meetings: Diese Art der Versammlung im Online-Bereich kann die Koordinierung und die Kommunikation unter den Mitarbeitern verbessern, insbesondere, insbesondere in instabilen und turbulenten Zeiten. Dies ist deine Chance, erreichte Meilensteine zu feiern, die nächsten Schritte durchzugehen, Updates jeder Abteilung einzusehen und die Unternehmungsbindung zu fördern.

  • Gemeinsamer Online-Workspace: Die Verwendung eines Online-Projektmanagement-Tools wie Trello ist wichtig, um alle Mitglieder des Teams über Aufgaben, Projektfortschritte und Fristen auf dem Laufenden zu halten.

  • Teambuilding-Aktivitäten: Buchclubs, Quiz, Spieleabende — Das klappt auch alles virtuell. Wir haben für dich sogar eine Teambuilding-Trello-Vorlage, mit der du diese Veranstaltungen im Team organisieren kannst.

Überkommunikation und Transparenz während einer Krise ist für alle Teams wichtig, aber besonders wichtig für Teams, die nicht ständig im persönlichen Austausch sind. Durch die Umsetzung der oben genannten Prozesse kannst du einen besseren Kommunikationsfluss in deinem Unternehmen sicherstellen.

Schwierige Zeiten erfordern einen durchsetzungsstarken assertiven Kommunikationsstil

Jetzt, wo du die Arten der internen Unternehmenskommunikation kennst, verstehst du deine Teamkollegen und -mitarbeiter besser. Aber bleibe flexibel, wenn du die Kommunikationsstile deiner Teammitglieder bewertest. Nicht jeder kommuniziert zu jeder Zeit auf gleiche Weise.

Beispielsweise kann ein Mitarbeiter, der normalerweise ein selbstbewusster Kommunizierender ist, passiv werden, wenn er mit jemanden in Konflikt gerät, den er als einschüchternd empfindet. Ebenso kann ein passiver Kommunikator aggressiv werden, wenn er unter großem Druck steht.

Die gute Nachricht ist, dass niemand für immer einem bestimmten Kommunikationsstil angehört. Durch korrektes Erkennen unerwünschter Verhaltensweisen und durch Anleitung der Führungskräfte können Mitarbeiter daran arbeiten, bessere Kommunikationsstile zu entwickeln.

In schwierigen Zeiten können Chefs Unterstützung geben, indem sie selbstbewusstes Verhalten fördern und ihren Teams in unsicheren Zeiten Stabilität bieten.


Lass uns deine Meinung wissen. Es wäre gut von dir zu hören. Du findest uns auf Twitter (@trello)!

Siehe auch: Wie beginne ich in meinem Mitarbeiterteam mit der Scrum Methode und mit Trello?