Achtung an alle Teams: Zeitraubende Meeting-Vorbereitungen sind endgültig vorbei

Das effektive Team-Meeting-Finale

Meeting-Vorbereitungen und natürlich das Meeting selbst kosten Zeit. Zeit ist Geld. Aber eigentlich ist Zeit wichtiger als Geld. Es ist deine wertvolle Energie, die du einsetzt und die nicht mehr zurück kommt.

Verstehe uns nicht falsch. Tagträume, Gedichte schreiben, meditieren, sich an Texte eines Lieds erinnern oder eine Idee für eine Zeichentrickfigur entwerfen, alle verdienen ihre Zeit auf rechtmäßige Weise. Nur nicht in einem Meeting—es sei denn, genau das war der Zweck dieses unglaublich interessanten Meetings (dann füge uns bitte diesem Kalender hinzu!).

Stell dir vor, du kommst aus einem Meeting und fühlst dich nun bestärkt und gewappnet. Du siehst nun das Gesamtbild und hast einen klaren Überblick wie und wo du nun deine Arbeit einsetzen kannst. Du weißt nun genau was du als Nächstes zu tun hast, und der Rest des Teams ebenso.

Unmöglich? Ganz und gar nicht. Viele von uns sind der Meinung, dass Meetings nun mal das notwendige Übel unserer Arbeit sind. Daher machen sie auch keine großen Anstalten, sie effizienter zu gestalten.

Meeting-Gif

Laut der Atlassian-Studie werden 50% der Meetings als unproduktiv angesehen. Dies bedeutet, dass es diesen Meetings an einem eindeutigen Ergebnis mangelt und die Folgeschritte nicht erkennbar sind. Obwohl gemeinsam verbrachte Zeit als gemeinschaftlich und produktiv angesehen werden, ist es nicht immer möglich, auch die anstehende Arbeit zu erledigen. Dieselbe Studie ergab, dass die US-amerikanischen Unternehmen Gehaltskosten von 37 Milliarden US-Dollar für unnötige Meetings ausgeben. Das Geld wird buchstäblich aus dem Bürofenster geschmissen.

Wenn du also in einen Kalender voller Meetings starrst, ist es vielleicht an der Zeit, einen Gang zurückzuschalten und deinen Zeitplan attraktiver zu gestalten—ohne dass du an einem Kurs teilnehmen musst oder an einem weiteren Seminar, dass deine Meetings-Fähigkeiten verbessert.

Du kannst deinen Seufzer runterschlucken, denn das Update gibt es schon hier! (Und es ist einfach einzurichten.)

Vielen Dank

Die Team-Meeting-Frühjahrskur

Wir haben bewährte, zeitschonende Richtlinien entwickelt, und ein kostenloses Team-Meeting-Trello-Board, dass du für deine Meeting-Vorbereitung kopieren kannst. Genießt es, dass nun für dich und deine Kollegen Team-Besprechungen ohne Frustrationen ablaufen.

Wöchentliche Teambesprechungen im Trello-Board

Board kopieren

Lass uns ausführlich auf die Details eingehen, wie du das ständige Besprechungs-Vorbereiten und deine wöchentlichen Teammeetings ein für alle Mal umgestalten kannst.

Hier also dein neues Lieblingsboard

Bevor du dich an den Konferenztisch setzt, werfe einen Blick auf das wöchentlichen Team-Meeting-Vorbereitungs-Board. Das Wichtigste zuerst: Siehst du die Liste mit dem Titel "Meeting Template“? ⬇️ Kopiere diese Liste, während du dich auf deine nächste Besprechung vorbereitest.

So kopierst du eine Trello-Liste

Gehe zum Board

Planst du ein Meeting ein paar Minuten vor dem Beginn, nichts für ungut, aber das muss geändert werden. Ein erfolgreiches Teammeeting erfordert einige Tage der Meeting-Vorbereitung, damit dein Team Zeit hat, sich auf die Besprechung vorzubereiten. Hier bei Trello werden wöchentliche und zweiwöchentliche Teammeetings abgehalten und alle Beteiligten werden daran erinnert, Karten hinzuzufügen, sodass sie 4-5 Arbeitstage vor dem effektiven Meeting die Inhalte schon zur Diskussion stehen.

Normalerweise kommunizieren wir diese per Chat oder richten Erinnerungen für alle ein. Sobald die Einladung zum Meeting geteilt wurde, können alle im Team Karten zur Liste hinzufügen, solange das zu diskutierende Thema mindestens ein Viertel unseres Teams betrifft.

wie man Karten zu einer Trello-Liste hinzufügt
Lege Karten unterhalb des Platzhalters "Nächste Meeting" für Elemente an, die du in für deine nächste Besprechung vorbereiten und erörtern möchtest. Dein Team sollte sich selbst hinzufügen, sodass eine visuelle Verbindung zwischen Diskussionselementen und Inhaberschaft besteht.

Welche Arten von Besprechungskarten sind also für ein effektives Meeting sinnvoll?

Möglicherweise möchtest du darauf hinweisen, dass etwas Neues ansteht. Warum nicht eine Zusammenfassung der wichtigsten Erfahrungen und Erkenntnisse an die anderen Teammitglieder weitergeben und so sicherstellen, dass Fehler angesprochen werden?

wie man Dateien an Trello-Karten anfügt
Füge deinen Meeting-Karten Bilder, Dateien und Checklisten hinzu, um so mehr Kontext zu bieten und das Interesse der Teilnahme im Voraus zu erhöhen.

Möchtest du Anregungen von anderen Teammitgliedern erhalten zu etwas, an dem du gerade arbeitest? Solltest du asynchron nach Feedback oder Ideen fragen, kann es sehr hilfreich sein in der Besprechungszeit die Zusammenhänge zu klären.

Hast du durch eine Konferenz, an der du teilgenommen hast, etwas Neues gelernt? Wissenstransfer ist der Schlüssel zur Innovation und wird von allen geschätzt.

Kommentare, Fragen oder Vorschläge können von Teammitgliedern vor dem Meeting zu den Meeting-Karten hinzugefügt werden, sodass der Karteninhaber sich rechtzeitig darauf vorbereiten kann.

Kommentare auf einer Trello-Karte

Wenn du nach bestimmten Meeting-Traditionen gehst oder jede Woche Wiederholungen erkennbar sind, solltest du sie auf deiner Liste der Meeting-Vorlagen belassen, damit sie jede Woche abrufbar sind. Beispielsweise könnte es sich um allgemeine Team-Updates oder um spezielle Bemühungen deines Teams handeln! (Hier bei Trello nennen wir sie "Team Bravos".)

Checklisten in einer Trello-Karte

Jeder übernimmt eine Meeting-Rolle!

Ok, vielleicht nicht gerade jeder bei jedem Meeting. Aber wie wäre es, wenn du mit deinem Team einen Besprechungs- oder Schriftführer ernennst, (nach dem Rotationsprinzip), um Dinge auf dem neuesten Stand zu halten? Und so funktioniert es:

Besprechungsleiter

Bei jedem Meeting wird das Profil einer Person auf der "Meeting Lead"-Karte angezeigt. Er ist verantwortlich, alle die Teilnehmer, die verspätet sind, die immer auf dem letzten Drücker erscheinen zu erinnern, (sie erneut zu benachrichtigen, falls sie nicht da sind), und während der Besprechung, sicherzustellen, dass alle geplanten Karten vorhanden sind, dass alle Teilnehmer auf dem Laufenden gehalten werden, und dass Gespräche für Hilfs- / Folgetermine eingereicht werden.

Wähle bei jedem Meeting einen anderen Besprechungsleiter aus deinem Team, um das Engagement hoch zu halten.

⭐️ Profi Tipp: Gehe am Besten alphabetisch vor. Danach bestimmt der Besprechungsleiter die nächste Person, die für das nächste Meeting die Aufgaben übernehmen wird.

Schriftführer

Der Schriftführer ist während des Meetings für zusammenfassende Notizen verantwortlich, die er dann als Anmerkungen im Kommentarbereich der Karte hinzuf¨ugt. So kann dein Team später alle Ideen, Entscheidungen oder Ergebnisse überprüfen.

Auch auf der Schriftführer-Karte wird das Profil des jeweilig Verantwortlichen abgebildet. Das kann ein Freiwilliger sein, oder wer weiß die Person, die als letztes zum Meeting eintrifft, (das wird allen Beine machen und jeden dazu ermutigen, rechtzeitig zu kommen😉). Stelle aber sicher, dass dies klar definiert ist, bevor das Meeting beginnt. Wenn Gespräche über Karten auf dieser Liste stattfinden, fügt der Schriftführer Kommentare hinzu, die das Gespräch zusammenfassen.

Besprechungsleiter und Schriftf¨ührer

Gastgeber eines perfekten Teammeetings

Es ist an der Zeit das Meeting ins Rollen zu bringen!

Wenn du pünktlich beginnst und jeden Gesprächspunkt kurz und prägnant hältst, z. B. 2 bis 5 Minuten pro Thema, hilft es jedem, konzentriert und interessiert zu sein und zu bleiben. Die letzten Minuten jedes Meetings sollten reserviert werden, um die nächsten Schritte zu besprechen. Dabei sollte eine Liste erstellt werden mit Aktionselementen, anstehenden Terminen und klare Verantwortlichkeit für jede Aufgabe.

Sollte eines der Themen zu langwierig sein (die Zeit aller steht schließlich auf dem Spiel), kürze es höflich ab und schlagen vor, es aus dem Meeting zu entfernen. Durch ein pünktliches Sitzungsende wird sichergestellt, dass die Energie der Teammitglieder nicht unnötig strapaziert wird.

Denk daran, dass ihr idealerweise in maximal 45 - 60 Minuten durch ein effektives Meeting kommen solltet. Eine der größten Gefahren bei der Durchführung eines Meetings sind Teilnehmer, denen die Begeisterung fehlt oder, die sich leicht ablenken lassen.—Und je länger das Meeting dauert, desto eher wird dies wahrscheinlich eintreffen.

Ziehe nach dem Meeting die vollständige Meeting-Liste in den vorhergehenden Meeting-Bereich deines Trello-Boards. Dies ist äußerst hilfreich, um einen Überblick über alle Besprechungen zu erhalten, und es wird den Mitgliedern, die nicht teilnehmen konnten, der Zugriff auf alle besprochenen Elemente erleichtert.

Listen verschieben in Trello

Scheue dich nicht, deine Besprechungsstruktur im Template zu ändern, sollte dies nötig sein. Bitte etwa alle drei Monate um ein Feedback deiner Teammitglieder zur Besprechungsstruktur, was funktioniert und was eventuell nicht klappt. Der Input deines Teams ist im Laufe der Zeit eine unschätzbare Quelle für Verbesserungen. Mit einem Board, das einen Bezug zu früheren Meetings enthält, kann jeder auf einen Blick die Entwicklung begutachten.

Probier den Workflow aus und teile uns mit, wie es gelaufen ist!

Um eine Kopie unseres Meeting-Planungs-Workflows und weitere produktive Workflows zu erhalten, damit dein Team besser zusammenarbeiten kann, besuche unser neues (und kostenloses) Trello-Team-Toolkit:

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Siehe auch: Was sind Trello-Events?