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Alles über OKRs: Wie du sie in Trello festlegst, sie ausführst und sie zurückverfolgen kannst

How to use Trello to track OKRs.

Du willst dich also verbessern? Etwas erobern?

Wir möchten das auch!

Wir bei Buffer haben große Pläne ein Social-Media-Tool zu entwickeln, dass für Social-Marketeers überall verfügbar ist, wie Google Analytics für Website-Inhaber. Es ist ein großes, brenzliges, mutiges Ziel, was meinst du? Aber wie beginnen wir überhaupt auf so ein Ziel hinzuarbeiten?

Wir haben auch umfangreiche Marketingpläne, um große Projekte zu starten (Kurse!), neue Kanäle zu erforschen (Snapchat!) und nicht etwa den ganzen Tag im Slack zu verbringen (Monotasking!). Es ist schwer, auf dem richtigen Weg zu bleiben. Aber wie können wir Prioritäten setzen, wenn jedes Ziel so aufregend und so groß ist?

Kommt dir das bekannt vor? Stell dir vor, du hast die Möglichkeit, die von dir gesetzten Ziele zu erreichen (egal wie groß), und du bleibst auch bis zur Vollendung am Ball.

Unser Lösungskonzept besteht heutzutage darin, uns auf OKRs zu konzentrieren, die rigorose Methode der Zielsetzung und Fortschrittsverfolgung, von der wir festgestellt haben, dass sie einen großen Einfluss auf unseren Fokus, unsere Spannung und unsere Ergebnisse hat. Lies weiter, um genau zu erfahren, wie die OKR-Methode bei Buffer für uns arbeitet, von der Auswahl unserer Optionen bis zur Nachverfolgung.

Ein OK, bitte was? Eine kurze Geschichte und Definition der OKRs

OKRs stehen für Objectives & Key Results. Objectives sind in der Regel die gewünschten Ergebnisse, sie sind deine Zielsetzung; die Key Results  sind die messbaren Methoden und Wege, von denen du sicher bist, dass du sie erreichen kannst

Anders ausgedrückt…

  • Das Objective hilft bei der Beantwortung der Frage "Wohin möchte ich gehen?"

  • Das Key Result  hilft bei der Antwort: "Woher weiß ich, dass ich dort angekommen bin?"

OKR Examples

Quelle: https://blog.weekdone.com/introduction-okr-objectives-key-results/

Die OKR-Methode kam 1999 bei Google an, als Venture-Capital Legende John Doerr dies bei Larry Page und Sergey Brin.

Diese OKR-Modelle werden seitdem bei Google eingesetzt - und es sieht ja wirklich so aus, dass Google seit den 90er Jahren ein gutes Wachstum erzielt hat.

Lasst uns über soziale Beweise sprechen!

Um zu sehen, wie das Unternehmen die OKR-Prozesse ausführt, beschreibt Rick Klau von Google Ventures Startup Lab, wie die OKR-Methoden (mithilfe von San Francisco 49er-Referenzen) aussehen und wie Google über setting & tracking, also über Einstellung und Nachverfolgen denkt:

https://www.youtube.com/watch?v=mJB83EZtAjc

Google ist nicht das einzige große Unternehmen, dass OKRs verwendet. Zu den Unternehmen, die OKR-Modelle an der einen oder anderen Stelle erfolgreich eingesetzt haben und/oder dies bis heute tun, gehören Twitter, Sears, LinkedIn, Oracle und Zynga.

3 Gründe, warum wir OKRs im Buffer ausführen

Wir haben bei Buffer viele verschiedene Arbeitsstile durchlaufen, um zu testen, wie wir alle am besten und am glücklichsten arbeiten.

  • Teal / Petrol  (basierend auf dem Buch “Reinventing Organizations”, by Frederic Laloux - Ein Leitfaden zur Gestaltung sinnstiftender Formen der Zusammenarbeit)

  • Keine Manager sehr flache Struktur, fast Holokratie

  • Keine Ziele

  • Viele Ziele

  • OKRs

Gleichzeitig sind wir ziemlich schnell gewachsen. Das Team bestand aus 17 Personen, als ich vor zwei Jahren dazu stieß. Nun sind wir ein 82 Personen starkes Team. Während wir wuchsen und von der Zukunft träumten, hatten wir das Gefühl, dass ein System nützlich sein könnte, um das große Ziel zu erreichen, das wir für das Unternehmen planten. Ein System, dass uns dabei helfen sollte, dass alle an ein und dem gleichen Strang ziehen. Wir haben OKR-Modelle verwendet, um unseren Weg in Richtung dieser gesteckten Ziele zu verwirklichen, und dies wurde in jedem Quartal dieses Jahres 2016 neu überprüft und erneut festgelegt. Das ist das Resultat, das wertvollsten das wir für uns gefunden haben:

1. OKRs erhöhen die Deutlichkeit

Einer der größten Vorteile von OKRs ist die Struktur und die Deutlichkeit und Klarheit, mit der ein Unternehmen auf gemeinsame Ziele hinarbeiten kann. Echt gut, wie es bei weekdone beschrieben wird:

Das Hauptziel der OKR-Methode besteht darin, Unternehmensziele, Team- und persönliche Ziele mit messbaren Ergebnissen zu verknüpfen und alle gemeinsam in die richtige Richtung zu leiten.

Und wenn dein Team von Dutzenden oder sogar Hunderten, alle in die gleiche Richtung - am gleichen Strang ziehen, wirst du unglaubliche Ergebnisse erzielen!

Diese Klarheit und Deutlichkeit habe ich sofort im ersten Quartal (Januar bis März) bei unseren OKR-Beispielen bei Buffer gespürt. Ich arbeitete an der Erstellung einzelner Kunden-Fallstudien. Das ist wirklich eine bedeutsame und auch unterhaltsame Aufgabe, die durch die Perspektive der OKR-Methode umso wichtiger wurde. Um Einnahmen zu erzielen, konnte ich aus meinen OKR Fallstudien Grenzlinien ziehen bis zu unseren unternehmensweiten OKR-Modellen:

  • Fallstudien führen zu…

  • Middle-Funnel, Bottom-Funnel Traffic-Generierung, führt zu…

  • Höhere Conversion-Raten, die zu… (einem marketing weiten OKR-Modell) führen

  • mehr Probestarts, das heißt ....

  • Erhöhung der MRR (monthly recurring revenue)  monatlichen wiederkehrenden Einnahmen (ein unternehmensweites OKR-Modell)

2. OKRs erhöhen den Fokus

Zu den Best Practices der OKR-Methode gehört es, sie regelmäßig zu überarbeiten - idealerweise jede Woche. Ich habe sie sogar täglich erneut bearbeitet.

Immer wenn ich mit einer neuen Aufgabe konfrontiert wurde oder wenn ich fühlte, dass ich von meiner Arbeit abzuweichen drohte, hörte ich auf und fragte mich:

"Bringt es mich näher an meine Ziele?"

Dann würde ich mit Sicherheit mein OKR Trello-Board herausziehen (mehr dazu unten) und nachsehen, ob meine aktuellen Aufgaben zu meinen festgesetzten Zielen passen. Stimmt dies überein, kann ich mich wieder meinen Aufgaben zuwenden und mir sicher sein, dass ich mich in die richtige Richtung bewege. Sollte ich aber einen Konflikt feststellen, dann hätte ich eine Ausrede, um mich anderen Aufgaben zu widmen.

3. OKRs erhöhen die Zusammenarbeit

Dies ist wahrscheinlich eine der besten Lektionen, die du als erstes lernen solltest (Danke, OKRs!) - Man kann nicht alles alleine machen.

Viele meiner persönlichen OKR-Modelle sind auf die Beteiligung meiner Teamkollegen angewiesen. So kann ich zum Beispiel keine neue Landingpage life schalten, da ich keine Front-End-Development Skills habe. Und auch bei neuen Infografiken bin ich aufgeschmissen, da ich keine entwerfen kann.

Ich habe festgestellt, dass diese Abmachung unter den Buffer-Nutzern auf ganzer Linie üblich ist. Deshalb haben wir vor dem Abschluss der OKR-Beispiele darauf geachtet, einen Verhandlungszeitraum einzuplanen. So kann man ganz einfach zu den Personen Kontakt aufbauen, mit denen man die Projekte bearbeitet, und mit ihnen so leicht eine gemeinsame Basis finden; auch endet die Aufgabe bei allen gleichzeitig und zwar auf der OKR-Liste eines jeden.

Wie erstellen wir bei Buffer Marketing-OKRs

Wir haben bei Buffer viele verschiedene OKR-Stufen. Es gibt unternehmensweite OKR-Modelle, die von Joel Gascoigne und Leo Widrich, unseren Mitbegründern bei Buffer festgelegt wurden. Dann gibt es OKRs für jeden Buffer-Bereich: Marketing, Produkte, Zufriedenheit, Technik, Daten, Systeme, Community, Kundenentwicklung, Mitarbeiter, Betriebe usw. Darüber hinaus hat jede Person in jedem Team ihre eigenen OKRs. Es sieht ein bisschen so wie dieses Diagramm von BetterWorks aus:

Betterworks Team Diagram & OKRs

Ein paar Wochen vor Beginn eines neuen Quartals müssen wir uns alle überlegen, was wir in den kommenden Monaten erreichen wollen. Joel und Leo werden bei der Festlegung der unternehmensweiten OKRs helfen; dann arbeiten wir als Marketing Team zusammen, um zu besprechen, wie die einzelnen OKRs in unserem Bereich aussehen könnten.

Hier findest du eine kurze Liste einiger unserer Top-Tipps fürs OKRs Setting bei Buffer:

  • Objectives - Eure Ziele sollen hochgesteckt und anspruchsvoll sein und sich eher außerhalb eurer Komfortzone befinden; sie dürfen sich ruhig etwas unangenehm anfühlen.

  • Key results - Die wichtigsten Ergebnisse sind nachweisbar. Sie müssen eine messbare Größe haben.

  • Idealerweise erzielt ihr nur 70% eurer OKRs.

  • Solltet ihr 100% des gesteckten Ziels erreichen, waren eure OKRs nicht anspruchsvoll genug.

  • Niedrige Noten werden nicht bestraft

  • Achtet darauf, nicht zu viele Ziele gleichzeitig erreichen zu wollen. Im Allgemeinen sind maximal fünf mit jeweils maximal fünf Key Results ausreichend.

Und hier unsere vielleicht größte Erfahrung mit OKRs: Du kannst (und solltest) dich während des Quartals ständig hinterfragen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen. Vor allem bei SaaS-Startup passieren die Dinge schnell, wir lernen schnell, und die Ziele, die wir uns setzen, sind in einigen Wochen möglicherweise nicht mehr adäquat.

Unsere Marketing-OKRs für das zweite Quartal (April bis Juni) umfassten fünf verschiedene Ziele, denen wir drei bis fünf Key Results zugewiesen hatten. Hier ist ein OKR auf Medium, das wir uns für´s letzte Quartal erhoffen:

Buffer's list of OKRs.

(Die vollständige OKR-Liste kannst du hier einsehen)

Das Setting macht wirklich Spaß. Es ist eine Chance Großes zu träumen, darüber nachzudenken, wo du dich befindest und wohin du dich entwickeln möchtest, und darüber nachzudenken, wie du dorthin gelangst.

Nicht weniger Spaß macht das Tracking? Ich persönlich habe viel Freude an dem System, das wir für unsere Marketing-OKRs verwenden.

So werden OKRs in Trello verfolgt

Screenshot of Trello OKRs tracking board.

^ unsere Buffer Marketing OKRs

Bei Buffer haben wir die Freiheit, unsere OKRs jederzeit zu verfolgen. Es gibt einige großartige Tools für ein stabiles OKR-Tracking. Ich habe alles in einem Trello-Board gefunden was ich brauchte. Hier seht ihr wie ich das Board für Buffer's Marketing-OKRs zusammensetze.

Erst-Konfiguration

Das Grundlayout ist folgendermaßen aufgebaut:

  • Jedes Objective, Ziel ist in einem Listen-Titel zusammengefasst

  • Jedes Key Result erhält eine eigene Karte unter seiner Objective-Liste

  • Jede Karte enthält eine ausführliche Beschreibung der OKR-Details

  • Labels zeigen den Status der Key Result an

Eines meiner größten Ziele auf dem Trello-Board war es  a.) die Dinge anwendbar zu machen, b) sie gut lesbar und verständlich zu machen und c) sie gut und schön zu gestalten. Zum Glück sind alle drei Wünsche gleichzeitig erfüllt worden!

Ich weiss, dass ich nicht das Objective insgesamt in einen Listen-Titel pressen kann. Etwa so „Wenn Menschen über Unternehmen nachsinnen, die zu den besten auf Medium zählen, sollten sie Buffer als die Nr.1 nennen“ – nein, das wäre wirklich nicht besonders geschickt. Also habe ich alles zusammengefasst. Jeder Trello-Listenname ist eine übergeordnete Zusammenfassung des Objectives, das manchmal in einem oder in zwei Worten erfasst wird.

Auf ähnliche Weise erhält jedes Key Result eine eigene Trello-Karte mit einer stark abgekürzten Beschreibung auf der Kartenvorderseite:

Key result from OKRs tracked on Trello card.

In der Karte gehe ich ausführlicher auf das vollständige Objective und auf das Key Result ein:

Trello Content Marketing OKRs card.

Ich benutze auch ein sehr einfaches Labelsystem, das zeigt, wie weit wir mit jedem Key-Result gekommen sind:

  • Planung: "Noch haben wir nicht angefangen, aber wir denken viel über das Thema nach!"

  • In Bearbeitung: „Derzeit wird daran gearbeitet!“ (Dies ist unser meist verwendetes Label.)

  • Fertig: "Voller Erfolg!"

  • Fertig (vorerst): Eine nette Art zu sagen: "Wir haben das Objective nicht ganz erreicht ... aber eines Tages setzen wir uns sicherlich erneut daran und können es dann erreichen."

Trello labels help track OKRs.

All of our color-coded Key Result status labels.

Checklisten

Eine der besten Möglichkeiten den Fortschritt bei den Key Results zu verfolgen, ist die Verwendung von Checklisten. Dies ist sehr sinnvoll für die Ergebnisse, die wir uns vorgenommen haben, so erreichen wir eine "beliebige Anzahl Dinge", wie Blog-Beiträge, Experimente und dergleichen.

Hier ist eine Checkliste um folgendes Ergebnis zu erreichen "Führen Sie 8 Experimente durch, um den Traffic zum Social Blog zu steigern":

Checklists help keep OKRs on track.

Für die Ergebnisse, die nicht so einfach in To-Do-Listen umgewandelt werden können, haben wir eine etwas andere Tracking-Einstellung. Die Checkliste wird im gesamten Quartal zu einer Reihe von Meilen Markierungen, die uns dabei helfen, regelmäßig für das Einchecken verantwortlich zu sein und die Karte mit den neuesten Statistiken oder Aktivitäten zu aktualisieren:
Set mile markers to track OKRs.

Wasserfalldiagramme

Wir haben uns eine Reihe von Zielvorgaben für das Quartal gesetzt, wie z.B. "Für unsere neuen Posts die Anzahl der Sitzungen um 30% in den ersten 28 Tagen erhöhen" oder "Im Open-Blog 150.000 Sitzungen pro Monat zu erreichen."

Diese Ziele auszudehnen ist spannend! Und ich möchte sicherstellen, dass wir nicht erst Ende Juni bemerken, dass die im April definierten OKRs nicht die Platzierung erreichten, die wir für sie geschätzt hatten.

Was wir für gut befunden haben, ist eine Wasserfallkarte. Du kannst sie auf unserem Board, an einer Reihe von Karten einsehen:

Waterfall chart on Trello card tracks OKRs.

Ein Wasserfalldiagramm ist ein Liniendiagramm-Duo, das zeigt, wo du dich anfangs befindest, als du dein Ziel festlegtest und wo du dich am Ende der Zielperiode befinden wirst. Die zweite Linie zeigt dir den Fortschritt während des gesamten Zeitraumes.

Wir haben die Unsrigen dem Leitfaden von HubSpot’s Mike Volpe angepasst. Die Grundlagen funktionieren so:

  1. Setze ein Ziel basierend auf einen bestimmten Zeitraum.

  2. Bestimme, wie viel du täglich erreichen musst, um das Ziel zu erreichen.

  3. Plane diesen Fortschritt in einem Liniendiagramm.

  4. Verfolge deinen täglichen Fortschritt. und

  5. Halte diesen Fortschritt auch auf dem Liniendiagramm fest.

So einfach (und auch so kompliziert) ist es. Hier eine Vorlage, die wir verwenden.

Die Variationen, die wir in das Diagramm aufgenommen haben, stammen von einer Umsetzung, die wir im ersten Quartal durchführten. Die Idee der OKRs besteht darin, zielstrebige, dynamische, ehrgeizige Ziele zu setzen, wobei davon ausgegangen wird, dass du in einem Quartal lediglich 70 Prozent deiner OKRs erreichen wirst. Deshalb haben wir dieses Element in unsere Wasserfalldiagramme aufgenommen, die jetzt drei verschiedene Wachstumslinien umfassen:

  •  70% - Auf dem richtigen Weg

  •  85% - Wow, klappt super

  • 100% - Hit! Feuerwerk! Party Rock!

So sah eines unserer Diagramme zu Beginn des Quartals aus:

How to track OKRs using a waterfall chart.

Und wie fügen wir es in Trello ein?

Echt einfach (ein Klacks): Ich mache einen Screenshot des Diagramms in Google Sheets und füge es der Trello-Karte hinzu, so gehe ich auf Nummer Sicher, dass wirklich das letzte Diagramm das Titelbild der Karte ist.

Jetzt liegt´s bei dir

Wenn du nach einer Möglichkeit suchst, deine Produktivität, deinen Fokus und deine Ergebnisse zu steigern, haben wir festgestellt, dass ein Zielsystem wie die OKR-Methode einen echten Schub nach Vorne bringt. Mit OKRs kann man wirklich viel lernen, obwohl wir herausgefunden haben, dass schon diese Grundlagen fundamental sein können, um den Ball in Richtung große Erfolge ins Rollen zu bringen:

  1. Setze dir ehrgeizige Ziele mit messbaren Ergebnissen.

  2. Lege diese Ziele auf ein Trello Board.

  3. Überprüfe regelmäßig deine Fortschritte.

!!!Feier, wenn das Quartal vorbei ist!

Hast du OKRs schon in deiner Organisation eingesetzt? Hast du noch andere Tipps oder Tricks, die zum Ziel führen? Es wäre schön etwas in den Kommentaren von dir zu lesen!


Gut oder schlecht, wir würden gerne deine Meinung hören. Klicke bitte hier und teile sie uns mit.

Siehe auch: Wie verbesserst du deine persönliche und professionelle Produktivität mit GTD in Trello?