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So setzt du Projektmanagement-Perfektion mit Trello frei

Projektmanagement im Trello Board

Wir haben es schon alle irgendwann mal gemacht, ob es nun zu unseren offiziellen Aufgaben gehört oder nicht. — Du hast ein Projekt fertigzustellen. Dein Team ist fix und fertig, die Knie sind schwach, die Arme schwer.

Nun, nicht alle von uns sind bereit auf der Bühne zu stehen, Feuer zu spucken (mir fehlt's hier sicherlich an Talent), aber die meisten von uns haben mit unserem Team gearbeitet und das Projekt mit geplant. Der Start eines Projekts kann dich schwach in den Knien werden lassen. Einmal unabhängig davon, ob du einen soliden Plan hast, um große Ergebnisse zu erzielen, oder nicht.

Zum Glück haben wir ein fertiges Trello-Board für deine Projekt Steuerung, das du leicht kopieren kannst, um dein nächstes Projekt in Sekundenschnelle auf den Weg zu bringen!

Das Geheimrezept zur Projektplanung

Bevor wir uns den Besonderheiten widmen, wollen wir über die Schlüssel zur Projekt Steuerung und Projekt Controlling von Teamprojekten sprechen. Ein gutes System hilft dir in drei Hauptbereichen:

  1. Eine Menge Informationen organisieren.

  2. Verfolge Aufgaben und deren Status auf Schritt und Tritt.

  3. Reduziere Engpässe, indem du die richtigen Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt einkreist.

Wenn wir diese direkt in ein Produktivitätssystem übertragen, muss dein Team:

  1. Eine Stelle, sie zu knechten, speichere dort alle relevanten Details.

  2. Eine visuelle Darstellung, woran gerade gearbeitet wird, zusätzlich zu den erledigten Aufgaben und zu den anstehenden Aufgaben.

  3. Eine einfache Möglichkeit, die richtigen Personen in den richtigen Projektphasen einzubringen.

Mal sehen, wie's aussieht!

Jongliere mit allen Details, im großen Stil😎

Projektmanagement-Workflow im Trello-Board

Dies ist die Argusaugen-Position: dein Projekt Board.

Hier arbeitet dein Team, in allen Details — vom Kickoff-Meeting bis zur Schluss Aufgabe. Jede Liste enthält wichtige Informationen. Erkundige dich wie der Workflow im Einzelnen am besten abläuft, und finde heraus, wie alles und jeder auf dem Laufenden bleiben kann.

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Liste: Projektressourcen

Hier werden wichtige übergeordnete Details zum Projekt gespeichert. Diese Liste ist das Richtige für alle Board-Richtlinien und Tipps (z. B. das Beschriften der Board Etiketten) und für das Rückverfolgen aller Teilnehmer.

Es ist auch ein großartiger Ort für phasenverschobene Statusaktualisierungen. Teammitglieder können eine wöchentliche Aktualisierung hinzufügen (oder das für sie geeignete Intervall). Auf einen Blick erhältst du den Überblick.

Bonus: Karten Statusaktualisierungen sind speziell für Praxis freundliches Remote-Working!

Liste: Fragen für das nächste Meeting

Wir waren alle schon bei einem Meeting, das auch gut per E-Mail hätte gelöst werden können. Diese Liste soll sicherstellen, dass deine Team-Projekt-Meetings nicht in diese Falle geraten!

Alle Teammitglieder können dieser Liste Karten mit Fragen oder Updates hinzufügen; anschließend muss dazu im Stand-Up Stellung genommen werden, bzw. besprochen werden. Dies wird auf zwei Arten bewerkstelligt:

  1. Entwickelt eine Agenda, um so den Fokus auf Meetings zu erhalten.

  2. In einigen Fällen werden Fragen schon auf der Karte beantwortet, — sodass keine Zeit für dieses Thema in einem Meeting benötigt wird.

Jetzt sieh dir das an, deine Teambesprechungen sind so konzentriert, dass wir unsere Spannung und Begeisterung kaum unterdrücken können.

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Eine Studie von Atlassian besagt, dass unnötige Meetings in US-Unternehmen 37 Milliarden Dollar an Gehaltskosten verursachen. Also besser Geld sparen und deine Meetings auf dem richtigen Weg planen.

To Do Liste:

Dieses erklärt sich wahrscheinlich von selbst, aber besser ist wir reden darüber. Aber um ehrlich zu sein — wir alle brauchen eine gute Portion Motivation, um die Arbeit zu erledigen, von der wir ja behaupten, sie in diesen nervigen Meetings machen zu müssen. 😉

Bewahre eine Karte auf, für alle Dinge, die hier in dieser Liste aufgeführt sind. Jede neue Projektaufgabe sollte hier beginnen. Hier kann man alle W’s sehen: wer arbeitet an was und wann ist es fällig.

Hier zeigen wir einige Trello-Funktionen:

  • Mitglieder hinzufügen auf einzelnen Karten zeigt schnell wer für die Aufgabe zuständig ist.

  • Fälligkeitsdaten geben einen schnellen Einblick, wann eine Aufgabe erledigt werden muss.

  • Kommentare ermöglichen eine schnelle, asynchrone Diskussion, die unabhängig von Zeit und Raum stattfindet. Sie wird der Aufgabe zugeordnet, und jeder kann sie nach eigenem Zeitplan bearbeiten.

  • Checklisten lassen uns bis ins kleinste Detail unsere Projekte planen und durchführen.

Auf diese Weise werden alle Diskussionen, Rückmeldungen und Dateifreigaben auf einer einzigen spezifischen Karte organisiert. Und jetzt mal ehrlich, so organisiert könnte man mich doch glatt für einen verantwortlichen Erwachsenen halten. (#adulting).

Während deine Aufgaben fortschreiten kannst du sie in andere Listen verschieben, wenn der Status dort besser dargestellt wird.

Liste: Noch-Ausstehend

Damit deine To-Do-Liste genauso frisch aussieht wie Will Smith in der Rolle des "Fresh Prince" von Bel-Air, ist die Noch-Ausstehend-Liste der perfekte Ort für die Karten, die fast fertig sind. Wenn die Überprüfung dann abgeschlossen ist oder der letzte Mitarbeiter sich von der Karte abgemeldet hat, kann die Karte aus dem Weg geräumt werden.

"Fresh Prince" von Bel-Air

Liste: Abwarten

Jedes echte Projekt braucht einen Moment des Abwartens. Anstatt bei einer Karte auf der Stelle zu treten, lege sie in diese Liste, wenn du erst mal abwarten möchtest oder musst.

Dadurch bleibt die Aufgabenliste frei von Ablenkungen, die Karte aber bleibt präsent und fällt so nicht in Vergessenheit. Verwende Fälligkeitsdaten, um eine Karte wieder vorgelegt zu bekommen, und somit pünktlich die erforderliche Aufmerksamkeit zu erhalten.

Ähnlich wie eine Sukkulente um die man sich ja kaum kümmern muss, ist es leicht Karten zu vernachlässigen oder zu vergessen. Überprüfe das Aktivitätsansicht-Power-Up, um sicherzustellen, dass keine Karte ignoriert oder vergessen wird. Dies fügt deinem Board eine zusätzliche visuelle Ebene hinzu und verhindert, dass eine wichtige Karte verpasst wird! (RIP - Ruhe in Frieden, Aloe-Pflanze, die mal auf meiner Fensterbank stand)

Liste: Done (auch bekannt als: jetzt wird gefeiert!)

Genieße die Zufriedenheit, wenn eine Karte in die Liste "Done" geschoben wird. 🎉 Du hast es verdient!

Ergänzung: Erledigte Aufgaben und Karten über diese Liste aus dem Weg zu räumen, bietet einen guten Überblick über das, was dein Team kürzlich abgeschlossen hat. Der perfekte schnelle Blick für jeden, der einen schnellen Status-Update sucht.

Vereinfache dein nächstes Projekt

In jedem Projekt gibt es viele Variablen. Aber hier den Überblick zu behalten, muss keine Kopfschmerzen verursachen. Startet mit dem richtigen Fuß! Bringe dich und dein Team zum Laufen und beginnt mit diesem Projektmanagement-Board.

Wenn du ein Projekt zentralisierst und der Workflow aufrechterhalten wird, wirst du überrascht sein, wie viele Details zusammenpassen. Also, probier es aus — die Zukunft wird es dir danken!

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Übersetzung und Interpretation aus dem Englischen by Doret Pohl.

Gut oder schlecht, wir würden gerne deine Meinung hören. Du findest uns auf Twitter (@trello) oder schreibe an support@trello.com.

Siehe auch: 3 Wege, wie du Teamziele setzt und erreichst (und wie du den Prozess tatsächlich auch genießen kannst)