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Wie wird man ein Projektmanagement-Meister mit Trello-Tool

3 Power-Ups für das Projektmanagement

Als Projektmanager muss man sich viele Hüte aufsetzen und man jongliert mit zu vielen Bällen gleichzeitig in der Luft. Man könnte sich eigentlich als modernen Spaßvogel bezeichnen. Doch manchmal ist der Tiefgang und das Gewicht deiner Verantwortung nicht zum Lachen. Um ein Projekt von A bis Z zu erstellen, muss man:

  • Eine Tonne Informationen verwalten
  • Den Aufgabenstatus stets verfolgen
  • In jeder Phase die richtigen Stakeholder einbinden, damit Engpässe den Fortschritt nicht behindern

Grundsätzlich muss sichergestellt sein, dass Projekte ohne große Hürden und Stolpersteine voranschreiten, während man selber mit leichtem Schritt ein Lächeln auf den Lippen behalten sollte.

Wenn du aber merkst, dass es sich zum Haare ausraufen hin entwickelt, lass dir besser keine grauen Haare wachsen (hoffentlich vermeidest du so auch unangenehme Kopfschmerzen). Mit starken Projektmanagement Tools, mit Hilfe einiger leistungsstarken Power-Ups kannst du eine Show auf die Beine stellen, die sich gewaschen hat.

Die vier Phasen des Projektmanagements 🌑🌒🌓🌕

Bevor wir uns mit den Prozessen und Projektmanagement Tools befassen, mit denen du ein PM-Kraftpaket aufbauen kannst, möchten wir uns noch einmal mit den Grundlagen befassen. Unabhängig davon, ob du ein neues Produkt entwickeln, deine Unternehmenswebsite neu gestalten oder die jährliche Offsite für dein Team planst, dein Projekt wird die gleichen vier Phasen durchlaufen: Planung, Aufbau, Durchführung und Abschlussphase. Hier erhältst du einen schnellen Überblick, welche Arbeiten in den einzelnen Phasen ausgeführt werden.

1. Die Planung

Die Planungsphase ist genau das, was du als gegeben hinnehmen musst – der Schritt, in dem dein Projekt Gestalt annimmt und geplant wird. In dieser Phase umfassen deine Hauptaktivitäten die Durchführung von Forschungsarbeiten zur Zielbestimmung und Anforderungen des Projekts, die Identifizierung von Stakeholdern, die Definition der Projektziele, die Bestimmung von Umfang und Ressourcen, sowie die Zuordnung der Tools für das Projektmanagement und alle weiteren wichtigen Aufgaben. Dies ist eine der wichtigsten Phasen, da viele Erwartungen und Anforderungen an das Projekt in einem zusammenhängenden Plan zusammengefasst werden müssen. 

2. Der Aufbau

Nun, da du die Pläne fertig erstellt hast, ist es Zeit, mit dem Aufbau des Projekts zu beginnen. Bevor du jedoch beginnen kannst, muss du dein Team zusammenstellen und den Teammitgliedern klare Anweisungen zu Zeitplänen, Budget, Ressourcen, Erwartungen und Anforderungen geben. Ein guter Weg, um ein Projekt reibungslos zu starten, ist das Ausrichten eines Kick-off-Meetings, um den Projektplan zu erläutern, die Prozesse zu überprüfen und anstehende Fragen deines Teams zu beantworten.

3. Die Durchführung

In der Umsetzungsphase geschieht etwas magisches. Es ist die Aktionsphase — in der die Arbeit tatsächlich erledigt wird. Dies ist der Zeitpunkt, an dem dein Projektplan den Vogel abschießt. Für dich als Projektmanager ist es von entscheidender Bedeutung, Aufgaben, Zeitpläne und das Budget zu überwachen, über Fortschritte zu berichten und eine offene Kommunikation mit allen Beteiligten am Projekt aufrechtzuerhalten. 

4. Die Abschlussphase

Trara! Du kannst dir die Hände reiben, tief durchatmen: das ist erstmal genug für heute. Aber nicht so schnell. Obwohl die Abschlussphase das Ende eines Projekts markiert, hast du noch etwas Arbeit vor dir. Die Abschlussphase ist die Zeit, die Projektleistung zu bewerten und die Bereiche zu besprechen, bei dem das Team sich übertroffen hat aber auch die, in denen man sich in Zukunft verbessern sollte.

Die erfolgreichsten Projekte beinhalten eine Vielzahl von Entscheidungsfindungen zu verschiedenen Roadmap-Punkten. Trello gibt dir und deinem Team einen klaren Überblick über den Status, den Fortschritt und den Erfolg eurer Projekte. Power-Ups eröffnen einem Board neue Perspektiven, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus unterstützen sie dich bei unternehmensübergreifenden Boards, welche die teamübergreifende Zusammenarbeit fördert.

Lass uns diesen schrittweisen Ansatz des Projektmanagements auf einen robusten Trello-Workflow anwenden:

Alles auf die Reihe kriegen: Die Planungsphase

Wie gelangt man von einem leeren Board zu einem leistungsstarken Workflow? Alles beginnt mit einem Plan. In der Projektplanungsphase werden Untersuchungen durchgeführt, werden Ziele und Anforderungen festgelegt, sowie Ressourcen und Hauptaufgaben gründlich betrachtet.

Trello hilft dir und deinem Team dabei, Projektpläne, Aufgaben und Fortschritte auf einfache Weise durchzuziehen. Natürlich kannst du die klassischen Arbeitsabläufe „Aufgaben“, „Ausführen“ und „Fertig“ verwenden, aber so hast du weder einen robusten Prozess noch Flexibilität.

Das Trello-Board beginnt mit einer Liste allgemeiner Informationen, in der Wichtiges zum Startdatum, zur Projektübersicht, zu den Board-Umgangsregeln, zu den Verantwortlichkeiten der Teammitglieder, zu Metriken, zu KPIs, sowie zur Unternehmens-Roadmap enthalten sind. Die nächste Liste ist Market Research, gefolgt von Inbox. Der Posteingang ist für dich als Projektmanager vorgesehen, hier können eingehende Aufforderungen, Fragen und Feedbacks gestellt und beantwortet werden.

Die folgenden Listen bilden das Rückgrat des Projektmanagement-Workflow-Tools: Backlog, Bestätigung, In Bearbeitung, Gesperrt/Pause, Startbereit und Live. Die Aufgaben werden auf Karten platziert und Teammitglieder, die dieser Aufgabe zugewiesen sind, werden der Karte hinzugefügt. Die Karte durchläuft den Workflow, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.

Project Management Tool Board

Kopiere dieses Board

Bringe deine Prioritäten in Ordnung

Je nach Projekt sind möglicherweise viele Karten auf deinem Board. Manchmal kann es für Teammitglieder schwierig sein, herauszufinden, welche Aufgaben oberste Priorität haben. Glücklicherweise muss dein Team mit dem Airfocus Power-Up nicht mehr raten.  

Mit dem Airfocus Power-Up kannst du deine Trello-Karten priorisieren und effektivere Roadmaps erstellen. Du kannst deine Prioritätspunkte (den Punkt, den du einer Aufgabe gibst, um eine bestimmte Prioritätsstufe zu bestimmen) und Roadmap-Visualisierungen direkt auf deinem Trello-Board anzeigen, so wird dein Team auf eine Linie ausgerichtet und fokussiert.

Projektmanagement Tool Airfocus-1

Mit dem Airfocus Power-Up kannst du die Prioritätswerte des Airfocus auf dem Trello-Karten-Titelbild anzeigen, sodass dein Team auf einen Blick feststellen kann, was am wichtigsten ist. Ebenfalls gibt es einen Schnellzugriff auf eine Element-Tabelle, auf eine Prioritätsübersicht, auf ein Kanban-Board und auf eine Gantt-Roadmap, sodass du nicht ständig zwischen deinen Werkzeugen wechseln musst. Auf diese Weise kannst du und dein Team bei eurem nächsten Stand-up-Meeting Zeit sparen.

Projektmanagement Tool Airfocus-2

Planungs-Profi-Tipps
  • Um die richtigen Listen in deinem Board zu erstellen, frage dich: "Was sind die verschiedenen Schritte unseres Prozesses? Welche Probleme möchten wir lösen?" dann handle basierend auf deinen Antworten.
  • Erstelle eine allgemeine Karten-Informationsliste, um dem, der die Projektdetails noch nicht kennt oder dem, der gerade dem Board hinzugefügt wurde, einen Kontext zu geben.
  • Wenn Aufgaben erledigt wurden, weise diese Karten dem zu, der sie abgeschlossen hat. Auf diese Weise kannst du leicht auf Karten zugreifen und relevante Informationen zur Arbeitsbelastung erhalten. Das wird vor allem relevant, wenn du zukünftige Aufgaben oder Projekte vorbereitest.

Sobald du etwas errichtest, wird sie kommen: Die Aufbauphase 🔨

Nachdem du deinen Plan erstellt und den Trello-Workflow fertig hast, kannst du dein Team einladen. Denn in dieser Phase stellst du dein Team zusammen, weist den entsprechenden Stakeholdern die richtigen Aufgaben, sowie die einzelnen Tools des Projektmanagements und erstellst den Zeitplan für das Projekt. Das ist ein guter Zeitpunkt, Regeln, Prozesse und Erwartungen deines Trello-Workflows und Boards zu überprüfen und dich mit deinem Team zu besprechen, damit sich alle darauf konzentrieren, wie die Arbeit kohärent und zusammenhaltend erledigt werden kann. So kannst du den Ball ins Rollen bringen; füge Personen deinem Board hinzu, weise den Teammitgliedern Karten zu und lege Fristen fest.

Gesamtbild mit mehreren Fristen

Es kann verwirrend werden, wenn mehrere Fristen und Zeitpläne für ein Projekt erstellt wurden. Mit dem BigPicture-Power-Up können ganz einfach Zeitleisten kombiniert und Karten von einem Board (und auch auf anderen Boards!) in einem Diagramm angezeigt werden. BigPicture zeigt Trello-Karten in Form von Aufgaben an, die auf einfache Weise im Gantt-Diagramm zusammen mit dem PSP (Projektstrukturplan) zugewiesen werden können.

Projektmanagement Tool Gantt Chart

Dieses Power-Up erfolgt dynamisch und gibt dir eine neue Projekt-Perspektive; ausgewählte Daten werden so angezeigt, wie du es möchtest. Wenn dein Team ein Wasserfallmodell verwendet, kann ausgewählt werden, dass alle geplanten Schritte und die zugehörigen Fristen im Modul Projektstrukturplan angezeigt werden. Bevorzugst du eine Gantt-Tabelle und möchtest du Abhängigkeiten hervorheben, bist du davon nur ein Klick entfernt. Mit BigPicture kannst du und dein Team eure Projektlaufzeit auf einen Blick bewerten.

Build-Up-Profi-Tipps

  • Lege beim Zuweisen von Karten an Teammitglieder klar fest, was dies bedeutet. Ist diese Person der Owner, der Vollstrecker oder die Referenzperson dieser Karte?
    Das Erkennen der einzelnen Rollen und Verantwortlichkeiten vor dem Zuweisen der Karten hilft, Engpässe zu vermeiden.

Die Implementierungsphase 🚀

Dies ist sicher der Lieblingsmoment eines jeden Projekts – wenn es vollendet ist. Mit Plan und zugewiesenen Aufgaben durchläuft es deinen gut durchdachten wunderschönen Workflow.

Auch wenn dies aufregende Zeiten sind, sind sie auch ganz schön stressig. Als Projektmanager ist es wichtig, den Projektfortschritt im Auge zu behalten und ihn zu überwachen, zu steuern und zu protokollieren. Mit Trello kannst du die Kommunikation im Board aufrechterhalten; die Teammitglieder kommentieren und aktualisieren direkt in den jeweiligen Karten.

In dieser Phase können Teammitglieder die Drag & Drop-Funktion in Trello verwenden, um den Fortschritt der Aufgaben und des gesamten Projekts anzuzeigen. Aber was ist mit den Aufgaben, die zu lange in der Liste "In Bearbeitung" zu bleiben scheinen? Wie kannst du sicherstellen, dass Engpässe den Projektfortschritt nicht aufhalten? Die Antwort liegt im Time-in-List-Power-Up.

Der Countdown läuft

Projektmanagement Tool List-Power-Up

In der Power-Up-Listen-Zeit wird automatisch beobachtet, wie lange sich eine Karte in einer aktuellen Liste befindet. So erhältst du einen Einblick, welche Aufgaben oder welche Teammitglieder Leistung blockieren. Dieses Power-Up zeigt die Zeit auf der Vorderseite jeder Karte an, sodass du auf einen Blick Trödel-Karten erkennen kannst. Du kannst die Leistung gegenüber SLAs verfolgen und sehen, welche Aufgaben ausgeführt werden müssen, um innerhalb der Terminplanung zu bleiben.

Back-of-Time-Karte der Power-Up Liste

Das Time-in-List-Power-Up eignet sich hervorragend für Retrospektive Meetings, hier liegen die Erfahrungswerte und zeigen wo ihr in eurem letzten Projekt effizienter hättet arbeiten können.

Implementierungs-Profi-Tipps

  • Wenn nach bestimmten Informationen gesucht werden soll, füge den Karten Label hinzu, um sie zu filtern. Beispielsweise ein Label für hohe Priorität. Damit werden dir nur Aufgaben mit hoher Priorität angezeigt.

Annahmeschluss: Die Abschlussphase ⏰

Herzlichen Glückwunsch! Ihr habt euer Projekt ausgeliefert, die Arbeit pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen. Du und dein Team können nun einen gemeinsamen Freudentanz veranstalten. Aber bevor ihr nun auf euren Erfolg anstoßt, habt ihr noch eine kleine Aufgabe vor euch. Die Abschlussphase ist von entscheidender Bedeutung, um den Erfolg des Projekts zu dokumentieren und bei zukünftiger Planung zu helfen.

Du kannst einfach alle Karten auf der Projekttafel in die Liste "Live" oder "Done" ziehen, dies ist jedoch noch kein perfekter Abschluss. Du solltest auch noch sicherstellen, dass du in Zukunft problemlos auf alle deine Projektteile zugreifen und bei Bedarf die Siege und Schwierigkeiten des Projekts nachprüfen kannst.

Zwei Power-Ups stehen dafür bereit, um deinen Projektplan und deine Berichte für das nächste Mal zu organisieren:

Automatisierung und Zukunftsplanung

Anstatt jede Karte nach Abschluss einzeln von Hott nach Hüh zu ziehen, kannst du dieses Aufräumen mit dem Butler Power-Up automatisieren. Mit diesem Power-Up kannst du Regeln erstellen, Befehle planen und benutzerdefinierte Schaltflächen erstellen, um automatisch Aktionen auf deinem Trello-Board und auf deinen Karten auszuführen. Beispiel: Wenn Stefanie von der QA einer Karte ein grünes Label hinzufügt, kannst du in Butler eine Regel festlegen, nach der diese Karte verschoben wird, sobald das Label hinzugefügt wird.

Butler Power-Up Funktionalität

Sobald dein Projekt abgeschlossen ist, ist es wichtig, den Erfolg und die Leistung des Projekts zu erfassen. Mit dem Slide-Power-Upkannst du ganz einfach eine endgültige Präsentation erstellen Damit kannst du dein Trello-Board mit einem Klick in eine Google-Slide-Präsentation verwandeln.

Google Slides Power-Up in Trello

Abschlussphasen-Profi-Tipps

  • Füge in deiner Informationsliste auf dem Board eine Karte hinzu, die beschreibt, wie der Erfolg deines Projekts aussieht. So kannst du es für deine Projektrückschau heranziehen und die zukünftigen Erwartungen mit der Realität vergleichen.

Organisierte Prozesse: Der beste Freund des Projektmanagers

Projektmanager sind der Klebstoff der Teams zusammenhält. In Bezug auf Planung, Kommunikation und Berichterstellung ist es wichtig, dass du organisiert und Detail orientiert bist, damit dein Team in die richtige Richtung an den Start gehen kann.

Zu jedem Zeitpunkt wird eine Vielzahl von Aufgaben, Besprechungen und Erwartungen ausgeglichen. Mit diesem organisierten Prozess und dem erweiterten Workflow für das Projektmanagement kannst du den Erfolg durch jede Strategie, jeden Sprint und jede Sendung sicherstellen.


Übersetzung und Interpretation aus dem Englischen by Doret Pohl.

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Siehe auch: Benutze Trello wie ein Profi - “vollständiges Tutorial”.